Аудит кассовых операций

Аудит кассовых операций

Содержание

Введение

1. Основные законодательные и нормативные документы, регулирующие объект проверки

2. Источники информации для проверки

3. План и программа аудиторской проверки раздела учета

4. Аудит кассовых операций

5. Типичные ошибки

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Одним из значимых в настоящее время, а также перспективных и эффективных видов контроля финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов в условиях рынка является независимый кон­троль — аудит. Независимый контроль (аудит) проводится аудитора­ми, аудиторскими организациями (фирмами), осуществляющими свою деятельность на договорной коммерческой основе за счет заказчика — клиента (проверяемого субъекта), в отдельных случаях — за счет бюд­жетных средств.

Главная цель аудиторской проверки деятельности экономических субъектов предпринимательства заключается в выражении мнения о достоверности показателей их бухгалтерских (финансовых) отчетов. Одной из задач аудиторской проверки является также установление соответствия совершенных экономическим субъектом финансово-хо­зяйственных операций действующему законодательству.

Проверка деятельности организаций требует определенных зна­ний методологии, специальных методических приемов и технических способов, раскрывающих содержание фактов хозяйственной жизни, а также влияющих на них факторов с целью познания предмета аудита.

1. Основные законодательные и нормативные документы, регулирующие объект проверки

К основным законодательным и нормативным документам, регу­лирующим объект проверки, относятся:

1. Порядок ведения кассовых операций в РФ (письмо Централь­ного банка России № 40 от 22 сентября 1993 г.).

2. Закон РФ № 5215—1 от 18 июня 1993 г. «О применении контроль­но-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населени­ем» (ред. от 30 декабря 2001 г.).

3. ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность» (утв. Приказом МФ РФ № 43н от 6 июля 1999 г.).

4. Методические указания по инвентаризации имущества и финан­совых обязательств (Приказ Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995 г.).

5. Порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налого­вых органах (Приложение к Приказу ГНС РФ № БТ-3-14/36 от 22 ию­ня 1995 г.).

6. Методические рекомендации по вопросам применения кон­трольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (Приложение к письму ГНС РФ № НИ-6-07/152 от 5 мая 1994 г.).

7. Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (Постановление МФ РФ № 104 от 30 августа 1993 г.).

8. Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке (Ука­зание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-у).

9. Альбом унифицированных форм первичной учетной докумен­тации по учету налоговых операций (утв. Постановлением Госком­стата РФ № 88 от 18 августа 1998 г.) (ред. от 3 мая 2000 г.).

10. Альбом унифицированных форм первичной учетной докумен­тации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин (утв. Постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25 декабря 1998 г.).

2. Источники информации для проверки

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок — это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с продажами, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставлять кассовые документы с прочими.

Основными документами, которые необходимо изучить при про­верке кассовых операций, являются: кассовая книга; отчеты кассира; приходные кассовые ордера; расходные кассовые ордера; журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистра­ции выданных доверенностей; журнал (книга) регистрации депонен­тов; журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчеты.

Многочисленные и разнообразные операции движения денеж­ных средств в кассе предприятия находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

•    Главная книга;

•    журнал-ордер  №   1 и  ведомость  №   1   (для журнально-ордерной формы счетоводства);

•    регистры синтетического учета кассовых операций по счету 50 (при иных формах счетоводства);

•    бухгалтерский баланс (ф. № 1, строка 261);

•    отчет о движении денежных средств (ф. № 4).

3. План и программа аудиторской проверки раздела учета

Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых опера­ций, аудитор должен спланировать эту проверку, так как «сплошная» проверка не означает, что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Эти документы могут просматриваться неодно­кратно, но каждый раз аудитор выполняет совершенно определен­ную процедуру, направленную на выявление одного из возможных нарушений. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель, а ее результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы (рабочего документа аудитора).

Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия.

Аудитор с помощью специально составленного вопросника оп­ределяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявля­ет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, пла­нирует состав основных контрольных процедур, определяет специ­фические черты ведения учета кассовых операций на предприятии, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стан­дартных процедур.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего кон­троля за движением денежных средств в кассе предприятия для ау­дитора служат:

•    отсутствие на предприятии налаженной системы проведения
внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной налично­сти и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;

•    отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;

•    наличие признаков формального проведения ревизий кассы:

•    назначение в комиссии по проведению ревизий постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизи­онной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится, и др.;

•    предоставление права подписи приходных и расходных кас­совых ордеров другим лицам помимо главного бухгалтера и руково­дителя предприятия, не отраженное в распоряжениях руководителя предприятия;

•    формальное проведение ревизии кассы при смене (увольне­нии) кассиров;

•    отсутствие в штате кассира и возложение этих функций на четного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;

•    отсутствие договоров с кассиром о полной материальной ответственности;

•    отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых опе­раций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому аудитор должен опросить каждого из перечисленных ответственных лиц.

Вопросник аудитора составляется таким образом, что в боль­шинстве случаев ответ не надо вписывать, так как аудитор отмечает в вопроснике полученный ответ, номер процедуры и номер предва­рительного вывода. Вопросник построен по принципу блок-схемы: если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер сле­дующего вопроса указан в графе «Номер следующего вопроса».

Вопросник аудитора  составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа.

Результаты опроса ответственных лиц могут не совпадать: кас­сир может не знать, имеется ли на предприятии приказ о внезап­ных ревизиях кассы, руководитель предприятия — о необходимости заключать договор о полной материальной ответственности с кас­сиром. Несовпадения в ответах на поставленные аудитором вопро­сы также свидетельствуют о слабых сторонах внутреннего контроля.

Ответы на вопросы могут быть типа «должен (должны) быть», т.е. отвечающий не уверен в своем ответе. В таком случае ответ на поставленный вопрос аудитору приходится находить самому или опрашивать других сотрудников предприятия.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать ряд промежуточных выводов, совокупность которых дает право сделать основной вывод о том, что кассовая дисциплина у клиента не соблюдается, а порядок ведения кассовых операций нарушается.

Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку кассовых опера­ций в обычном порядке для оценки существенности статьи «Касса» в отчетности предприятия.

Когда удельный вес кассовых операций велик, например, реализация продукции предприятия ведется через кассу, то это может послужить основанием аудитору для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия.

В общем случае по результатам опроса, а также непосредственного наблюдения за совершением операций по приему и выдаче денег из кассы у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки кассовых операций и намечен состав процедур.

4. Аудит кассовых операций

Аудиторскую проверку денежных средств целесообразно начинать с проверки кассовых операций. Основным норматив­ным актом, регламентирующим порядок осуществления опера­ций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе орга­низации, является Порядок ведения кассовых операций в Россий­ской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Этот доку­мент устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема, оформления кассовых документов и ведения кассо­вой книги, ревизии кассы, а также контроля за соблюдением кас­совой дисциплины.

При проверке аудитор, кроме того, должен руководствоваться Законом Российской Федерации от 25 сентября 1992 г. № 3537-1 «О денежной системе Российской Федерации». В качестве мето­дического материала можно использовать Рекомендации Цент­рального банка РФ от 30 сентября 1994 г. № 113 по осуществле­нию учреждениями банка проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых опе­раций в РФ. Наконец, аудитор должен пользоваться норматив­ными документами, утвержденными соответствующими мини­стерствами и ведомствами, которыми регулируются кассовые опе­рации, имеющие отраслевые особенности (расходование наличных сумм заготовительными организациями, организациями потребительской кооперации, инкассирование торговой вы­ручки и т.п.).

Проверка кассы обычно начинается с проведения инвентари­зации кассовой наличности немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия из других ис­точников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по опе­рациям последнего дня кассир представляет для проверки, а так­же дает расписку о том, что все приходные и расходные докумен­ты включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег.

Далее кассир начинает группировку наличных денег по ответствующим купюрам и в присутствии аудитора и главное бухгалтера организации проводит полный полистный их  счет, включая опечатанные в пачках деньги, полученные в учреждении банка.

Аудитор должен помнить, что выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом орд ре или другом заменяющем его документе, в оправдание остаток наличных денег в кассе не принимается. Наличные деньги, подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считают излишком кассы и зачисляются в доход организации. Часто расписки, якобы подтверждающие получение денег у кассира: сдачу их на временное хранение, во внимание не принимаются

При инвентаризации кассовой наличности аудитору необходимо установить также наличие других ценностей в кассе: ценных бумаг, денежных документов. Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляются данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском отчете. Выявленные в ходе инвентаризации кассовой наличности лишки по рекомендации аудитора приходуются по приходному кассовому ордеру в доход организации (дебет счета 50 и кредит счета 91), и данная операция записывается в кассовой книге, лишки могут быть результатом умышленных действий (неучтенные средства) или допущенных ошибок при приеме и выдаче денежных средств. Поэтому аудитор должен объективно оценить ситуацию и определить правильную формулировку для акта проверки.

Выявленная в ходе инвентаризации незначительная недостача денег может быть погашена кассиром путем внесения недостающей суммы в кассу организации. Данная операция должна быть также оформлена приходным кассовым ордером и записана в кассовой книге. Кассир обязан дать аудитору письменное объясне­ние причин излишков или недостач. При обнаружении значительных недостач вследствие злоупотреблений аудитор может рекомендовать руководителю организации немедленно отстранить кассира от должности и передать дело следственным органам.

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе аудитор оформляет актом по типовой форме № ИНВ-15, который кроме аудитора подписывают кассир и главный (старший) бухгалтер проверяемого экономического субъекта. Этот акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору в дальнейшем проверке полноты оприходования и правильности списания де­нежных средств по кассе.

При проверке кассы аудитору необходимо также выяснить: заключен ли с кассиром договор о материальной ответственности или имеется ли в личном деле кассира обязательство о мате­риальной ответственности, предусмотренное Порядком ведения кассовых операций; соответствует ли помещение кассы требова­ниям, установленным для работы кассира; обеспечены ли охра­на кассы и сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы; имеется ли для хранения денег и дру­гих ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа) для хранения денег и других ценностей в кассе; соблюдается ли уста­новленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам; проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты по таким проверкам.

Затем аудитор переходит к проверке правильности докумен­тального оформления операций. Практика проверок показыва­ет, что во многих организациях кассовые документы составля­ются некачественно, часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции необоснованными. Если такое установлено, то аудитор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру организации с целью принятия оперативных мер.

На следующем этапе проверки следует установить: ведут ли в данной организации по установленной форме журнал регист­рации приходных и расходных кассовых ордеров; все ли кассо­вые документы зарегистрированы в журнале, нет ли пропущен­ных номеров кассовых ордеров; наличие и правильность веде­ния кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера; действительно ли одну кассовую книгу ве­дут в данной организации (особенно это касается многопрофиль­ных организаций, которые данный порядок часто нарушают).

После выяснения соблюдения установленных требований необходимо переходить к проверке законности совершения кас­совых операций, соответствия их Порядку ведения кассовых опе­раций. Проверке подлежат все приходные и расходные денежные

документы за ревизуемый период. При проверке кассовых операций особое внимание аудитор должен уделить выявлению правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денег. Денежные средства могут поступать из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками неиспользованных авансов и др. Тщательной провер­ке аудитора подлежат полнота и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на корешках чеков, выписок бан­ка (по шифру, соответствующему получению наличных денег) и приходных кассовых ордеров. Однако это только формальная сторона проверки, а поэтому необходимо также проверить законность поступления денег в кассу по существу.

Известны случаи, когда организации получали в банках значительные суммы денег в кассу якобы на выплату пособий или на операционно-хозяйственные нужды, а впоследствии эти суммы присваивались должностными лицами путем использо­вания фиктивных расходных ведомостей на вымышленных лиц или фиктивных расходных документов на подотчетных лиц.

Следует тщательно проверить также полноту оприходова­ния выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных, жилищно-ком­мунального, обслуживающих производств и хозяйств. При про­верке приема наличных денег следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, на корешках чеков и вы­писках банка с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг).

Аудитор должен помнить, что в настоящее время в некото­рых организациях умышленно скрывают денежные доходы от государственного налогообложения. Так, например, поступле­ние наличной денежной выручки отражают проводками: дебет счета 50 «Касса» и кредит счетов 76 «Расчеты с разными дебито­рами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 20 «Основное производство» и т.д. В таких ситуациях необходимо провести встречные сверки дебетовых записей по перечисленным счетам на проверяемые суммы с кредитовыми записями на счете 90 «Продажи», и если на кредите счета 90 данных контрольных сумм не окажется, то это представляет собой сокрытый объект (выручка) налогообложения. В таких случаях аудитор должен немедленно сообщить об этом руководителю организации и пре­дупредить о том, к каким последствиям могут привести эти нарушения налогового законодательства. Кроме того, подобные на­рушения и ошибки искажают соответствующие показатели бухгалтерской отчетности организации, а, как известно, основная цель аудита — подтверждение достоверности годовой бухгалтер­ской отчетности организации.

При проверке приходных кассовых документов аудитор дол­жен тщательно изучить (по отдельным не свойственным профилю организации операциям) договоры, заключенные по данным опе­рациям с юридическими и физическими лицами. Так, зачастую денежные средства за реализованную продукцию, товары (работы, услуги), полученные от юридических и физических лиц, отражают в учете в соответствии с выдуманными договорами о совместной деятельности (простого товарищества) или трастовыми договора­ми. В подобных ситуациях необходимо помнить, что физическое лицо, если оно не зарегистрировано как предприниматель, не может заниматься никакими совместными видами деятельности с целью получения прибыли, а трастовыми операциями могут заниматься специальные трастовые компании, имеющие государственное разрешение (лицензию) на данный вид деятельности. Подобные операции проводятся умышленно с целью сокрытия части валовой продукции от государственного налогообложения.

Особое внимание при проверке кассовых операций необхо­димо уделить полноте и правильности учета внереализационных доходов (процентов и дивидендов по финансовым вложениям, штрафов по хозяйственным договорам, арендной платы, безвозмездно полученных сумм и т.д.), а также начисления налогов от этих доходов. Необходимо проверить соблюдение размера лимита наличных расчетов с организациями и физическими лицами — предпринимателями за товарно-материальные ценности. Здесь иногда встречаются нарушения, когда денежные средства приходуют или выдают из кассы сверх установленного лимита наличных расчетов через выдуманные фамилии физических лиц путем оформления на них приходных или расходных кассовых ордеров. Фиктивные лица выявляются путем проверки наличия заключенных договоров с физическими лицами.

Проверяя расходование наличных денег из кассы организа­ции, аудитор должен помнить, что эти операции оформляются расходными кассовыми ордерами или другими надлежаще офор­мленными документами (платежными ведомостями, счетами, заявлениями и др.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими уполномоченными. При проверке необ­ходимо убедиться в юридическом обосновании выдачи из кас­сы наличных денег (зарплата — есть ли приказы о приеме на работу, перемещениях, увольнениях, отпусках, поощрениях, трудовые договоры, акты приемки выполненных работ и др.; выдача в подотчет — приказы на командировку, о выдаче в подотчет; выдача сторонним лицам — доверенность, если это от организации, фактура или корешок приходного ордера и др.; выдача алиментов — исполнительный лист и др.). Во всех расходных кассовых ордерах должны быть проставлены пас­портные данные.

Такая тщательная проверка необходима, потому что, напри­мер, встречаются такие умышленные нарушения, когда в орга­низациях крупные суммы денег из кассы выдаются под видом различных операционно-хозяйственных и представительских расходов, а потом эти суммы списывают на издержки производства (обращения) по фиктивным документам. Другой пример: когда с кредита счета 50 «Касса» без всякого основания списыва­ют на затраты производства или на издержки обращения суммы выплаченных пособий по социальному страхованию, разовой материальной помощи, что необоснованно увеличивает себесто­имость продукции (работ, услуг).

Практика аудиторских проверок показывает также, что из кассы иногда в организациях необоснованно выдают денежные средства физическим лицам (не включенным в списочный состав работников и без предварительного начисления заработной пла­ты) под видом оплаты за маркетинговые, информационные, аген­тские и другие услуги, включая эти суммы в состав издержек про­изводства (обращения); с кредита счета 50 «Касса» на затраты производства в организациях списывают также суммы, оформ­ленные как якобы стоимость купленных за наличный расчет материалов (без предварительного их оприходования и без составления по ним расходных документов). Подобные нарушения и ошибки выявляются довольно часто, и поэтому аудитор должен по таким операциям сначала определить размеры сокрытого объекта налогообложения и размеры скрытых по нему сумм для начисления платежей во внебюджетные фонды социального стра­хования и социального обеспечения. После этого аудитор дол­жен в письменной форме предупредить руководство организа­ции о последствиях указанных нарушений и рекомендовать ему  исправить допущенные ошибки. Особое внимание необходимо обращать на оформление кас­совых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей; наличие на титульном листе платежной ведомости разрешения на выдачу денег (заработной платы, пособий, пре­мий и т.д.) руководителя и главного бухгалтера организации с их подписями и указанием сроков выдачи и сумм прописью; со­ставлен ли реестр депонированных сумм и сделана ли надпись о фактически выплаченной и депонированной сумме; погашаются ли кассовые документы (приходные — штампом «получено», рас­ходные — «оплачено») с указанием даты, нет ли на них следов подчисток или исправлений.

На достоверность финансовой отчетности оказывает влияние правильность отражения операций по движению денежных средств на счетах бухгалтерского учета. Бывают случаи, когда бухгалтер, принимающий отчеты кассира, умышленно или из-за незнания неправильно составляет корреспонденцию счетов, что необосно­ванно приводит к вуалированию доходов организации и умень­шению отчисления налогов в бюджет. Поэтому тщательной проверки требует корреспонденция счетов по каждой кассовой опера­ции. Выявленные нарушения и ошибки целесообразно фиксировать в рабочей таблице (ведомости) по следующей форме (табл. 1).

  Таблица 1

Ведомость проверки кассовых операций
за_____________________ 200  г.

месяц (период)