Аудит расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Министерство Образования Российской Федерации

Кемеровский Технологический Институт Пищевой Промышленности

Курсовая работа

по аудиторскому делу

“Аудит расчетов с подотчетными лицами”.

Выполнила: ст. гр. ЭУ – 63

Уткина Г.Ю.

Проверила: Закамская Л.Л.

Кемерово 2002 год.

Содержание.

Часть 1

Изучение и использование работы внутреннего аудита.      .         .         3

1.1             Общие положения.       .         .         .         .         .         .         .         3

1.2             Место внутреннего аудита в управлении экономическим субъектом.     .         .         .          .         .         .         .         .         4

1.3              Изучение и оценка внутреннего аудита.  .         .         .         5

1.4             взаимодействие аудиторской организации со службой внутреннего аудита экономического субъекта.     .         .         .         .         6

Часть 2

Аудит расчетов с подотчетными лицами. .         .         .         .         9

2.1             Общие положения по организации учета расчетов с

подотчетными лицами, на которые необходимо обратить

внимание аудитору.      .         .         .         .         .         .         9

2.2             Классификация возможных нарушений при ведении операций

по расчетам с подотчетными лицами.      .         .         .         .         10

2.3             Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами.  .         .         .          .         .         .         .         .         11

2.4             Основные контрольные процедуры.        .         .         .         .         16

Аудиторское заключение.      .         .         .         .         .         .         20

Приложение

Изучение и использование работы внутреннего аудита.

a)    Общие положения.

Настоящее правило подготовлено для регламентации аудиторской деятельности и соответствует Временным правилам аудиторской деятельности в Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 декабря 1993 г. № 2263.

Целю правила (стандарта) является определение действий аудиторской фирмы или аудитора, работающего самостоятельно в качестве индивидуального предпринимателя [1], по изучению работы внутреннего аудита, оценке ее влияния на объем и процедуры внешнего аудита, использованию результатов его работы.

Задачами правила (стандарта) являются:

a)      Содействие аудиторским организациям в понимании функций внутреннего аудита, его целей и задач;

b)     Описание требований к изучению и оценке работы внутреннего аудита;

c)     Определение возможности использования результатов работы внутреннего аудита;

d)     Оценка влияния работы внутренних аудиторов на понимание системы внутреннего контроля экономического субъекта, объем и процедуры аудиторской проверки.

Требования данного правила (стандарта) являются обязательными для всех аудиторский организаций при осуществлении аудита, предусматривающего подготовку официального аудиторского заключения, за исключением тех его положений, где прямо сказано, что они носят рекомендательный характер.

Требования данного правила (стандарта) носят рекомендательный характер при проведении аудита, не предусматривающего подготовку  официального аудиторского заключения, а также при оказании сопутствующих аудиту услуг. В случае отклонения при выполнении конкретного задания от обязательных требований данного правила (стандарта) аудиторская организация в обязательном порядке должна отметить это в своей рабочей документации и в письменном отчете руководству экономического субъекта, заказавшего аудит и (или) сопутствующие ему услуги.

Требования правила (стандарта) применяются во всех случаях, когда экономический субъект осуществляет внутренний аудит, независимо от того, делается это силами штатных аудиторов или путем привлечения сторонних организаций и (или) внешних аудиторов.

Аудиторская организация применяет положения данного правила (стандарта) только в отношении деятельности внутреннего аудита, относящегося к аудиту бухгалтерской отчетности.

b)    Место внутреннего аудита в управлении экономическим субъектом.

Для целей правила (стандарты) под внутренним аудитом понимается организованная экономическим субъектом, действующая в интересах его руководства и (или) собственников, регламентированная внутренними документами система контроля за соблюдением установленного порядка ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системы внутреннего контроля.

Внутренний аудит – один из способов контроля за эффективностью деятельности звеньев структуры экономического субъекта.

Организация, роль и функции внутреннего аудита определяются самим экономическим субъектом, а именно его руководством и (или) собственником в зависимости от:

a)      Содержания и специфики деятельности экономического субъекта;

b)     Объемов показателей финансово-экономической деятельности субъекта;

c)     Сложившейся системы управления экономического субъекта;

d)     Состояния внутреннего контроля.

Функции внутреннего аудита могут специальные службы или отдельные аудиторы, состоящие в штате экономического субъекта, ревизионные комиссии (ревизоры), привлекаемые для целей внутреннего аудита сторонние организации и (или) внешние аудиторы.

К институтам внутреннего аудита относятся назначаемые собственником и (или) руководством экономического субъекта информационное и консультационное значение; она призвана содействовать оптимизации деятельности экономического субъекта и выполнению обязанностей его руководства.

Объекты внутреннего аудита могут быть различными в зависимости от особенностей экономического субъекта и требований его руководства и (или) собственников. Как правило, функции внутреннего аудита включают:

a)      Проверки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, их мониторинг и разработку рекомендаций по улучшению этих систем;

b)     Проверки бухгалтерской и оперативной информации, включая экспертизу средств и способов, используемых для идентификации, оценки, классификации такой информации и составления статей отчетности, включая детальные проверки операций, остатков по бухгалтерским счетам;

c)     Проверка соблюдения законов и других нормативных актов, а также требований учетной политики, инструкций, решений  и указания руководства и (или) собственников;

d)     Проверка деятельности различных звеньев управления;

e)     Оценку эффективности механизма внутреннего контроля, изучение и оценку контрольных процедур в филиалах, структурных подразделениях экономического субъекта;

f)      Работу над специальными проектами и контроль за отдельными элементами структуры внутреннего контроля;

g)     Оценку используемого экономическим субъектом программного обеспечения;

h)     Специальные расследования отдельных случаев, например подозрений в злоупотреблении;

i)       Разработку и предоставление предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендации по повышению эффективности управления.

Объективность внутреннего аудита обеспечивается степенью его зависимости в структуре управления экономического субъекта. Это требование к внутреннему аудиту, как правило, обеспечивается тем, что он подчиняется и обязан предоставлять отчеты только назначившему его руководству  и (или) собственникам и независимым от руководителей проверяемых филиалов экономического субъекта, структурных подразделений, органов внутреннего контроля и т.п.

3. Изучение и оценка внутреннего аудита.

Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки.

Эффективности внутреннего аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией  аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур, которые предстоит выполнить аудиторской организации, хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.

Аудитор должен составить программу оценки внутреннего аудита и отразить в соей рабочей документации выводы, касающиеся конкретной работы внутреннего аудита, которая была протестирована, изучена и оценена.

При формировании оценки внутреннего аудита на стадии планирование следует учитывать его:

a)      Организационный статус: положение службы внутреннего аудита в системе управления экономического субъекта, ее возможность и способность соблюдать объективность и независимость, наличие или отсутствие иных обязанностей, действие сдерживающих факторов и ограничений, накладываемых руководством и (или) собственником экономического субъекта на внутренний аудит[2];

b)     Компетентность: профессиональное образование и навыки (опыт работы) аудиторов, политика найма, обучения и повышения квалификации сотрудников службы внутреннего аудита, степень понимания ими стоящих задач и проблем;

c)     Профессиональный уровень: состояние планирования, контроля и документирования работы внутреннего аудита наличие и содержание соответствующих положений  по внутреннему аудиту, рабочих программ и рабочей документации;

d)     Функциональные рамки: содержание и объем работы, которую выполняет служба внутреннего аудита;

e)     Уровень значимости: рассматриваются и принимаются ли к исполнению руководством и (или) собственниками экономического субъекта рекомендации внутреннего аудита.

После оценки деятельности внутреннего аудита на стадии планирования аудиторская организация должна решить: может или не может быть использована работа внутреннего аудита для целей внешнего аудита.

Если аудиторская организация решит использовать работу внутреннего аудита, она должна продолжить ее изучение, ознакомится с рабочими документами внутреннего аудита и убедиться в том, что:

a)      Соответствующие программы и объем работы внутреннего аудита отвечают целям внешнего аудитора;

b)     Работа внутренних аудиторов проводиться по плану и документально оформляется;

c)     Выводы (заключения) внутренних аудиторов достаточно обоснованны полученными ими данными и соответствуют существующим обстоятельствам, а содержание отчетов, подготовленных внутренними аудиторами, соответствует результатам выполненной ими работы;

d)     Зоны повышенных рисков, известные специалистам экономического субъекта, учитываются при планировании работ и проверяются внутренним аудитом;

e)     Отношение руководства и (или) собственников к замечаниям, предложениям и вопросам, поставленными внутренними аудиторами, конструктивное.

Содержание, сроки и объем проверок конкретной работы внутреннего аудита зависят от оценки внешними аудиторами аудиторского риска, существенности объекта проверки и предварительной оценки службы внутреннего аудита. Такие проверки могут включать тестирование объектов, уже проверенных внутренним аудитом, проверку других интересующих объектов, наблюдение за процедурами внутреннего аудита, иные приемы проверки по усмотрению аудитора.

4. Взаимодействие аудиторской организации со службой внутреннего аудита экономического субъекта.

Аудиторская организация должна иметь право свободно и в полном объеме общаться с внутренними аудиторами.

Поскольку задачи внутреннего аудита определяются руководством и (или) собственниками экономического субъекта, они отличаются от задач внешнего аудита, который обязан дать независимую оценку представленной бухгалтерской отчетности. Вместе с тем средства решения специфических задач, стоящих перед внешними и внутренними аудиторами , могут в ряде случаев совпадать и быть использованы при определении содержания, сроков и объема внешних аудиторских процедур.

Если в результате предварительной оценки внутреннего аудита достигнуто взаимопонимание и принято решение использовать работу внутренних аудиторов, аудиторская организация должна найти дополнительные доказательства эффективности этой работы, применяя процедуры, описанные в п. 3.6

Для эффективного использования работы внутреннего аудита аудиторской организации следует:

a)      Рассмотреть план работы службы внутреннего аудита за интересующий период и провести его обсуждение на возможно более ранней стадии аудита;

b)     Определить порядок встреч с сотрудниками службы внутреннего аудита;

c)     Заранее договориться о сроках проведения работ, объеме аудиторской выборки, уровнях тестов, методах определения выборки и порядке документального оформления выполнено работы, которая будет проведена внутренними аудиторами.

В случае использования работы внутренних аудиторов на эффективность аудиторской проверки может повлиять выполнение следующих действий:

a)      Взаимная координация планов аудиторской проверки;

b)     Обмен отчетами;

c)     Регулярные рабочие встречи;

d)     Свободный и открытый взаимный доступ к рабочей документации;

e)     Совместное представление отчетов руководству и (или) собственникам экономического субъекта;

f)      Общий порядок документирования аудита.

Аудиторская организация должна иметь доступ к интересующим ее отчетам внутреннего аудита и быть информирована по любому важному вопросу, который, по мнению внутреннего аудитора, может повлиять на работу аудиторской организации.

Аудиторская организация информирует руководство и (или) собственников экономического субъекта и, возможно, руководителя службы внутреннего аудита о любых обнаруженных фактах, которые могут быть использованы для повышения эффективности и результативности работы внутреннего аудита в будущем.

Аудиторская организация в ходе своей проверки не должна полностью полагаться на работу внутренних аудиторов. Необходимо проводить контрольные проверки статей и операций, уже проверенных внутренними аудиторами. Если они дают сходные (сопоставимые) результаты, корректив в намеченной работе не требуется. В случае выявления расхождений необходимо принять адекватные меры, например изменить содержание или увеличить объем аудиторских процедур.

Аудиторская организация несет полную ответственность за выдачу аудиторского заключения. Письменной информации аудитора  руководству экономического субъекта  по результатам проведения аудита, а так же и за определение содержания, сроков и объема аудиторских процедур. Эта ответственность не уменьшается, если используются какие-либо результаты работы внутреннего аудита.

Часть 2

2.1 Общие положения по организации учета расчетов с подотчетными лицами, на которые необходимо обратить внимание аудитору.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичным расчетом, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

·        Приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

·        Оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

·        Расходы на командировки по территории РФ и за границу;

·        Представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка подотчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот пит аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и потому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы.  С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

·        Авансовые  отчеты;

·        Журнал регистрации авансовых отчетов;

·        Приказы о направлении сотрудников в командировку;

·        Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

·        Сметы представительских расходов;

·        Приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

·        Баланс предприятия (ф. № 1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

·        Отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

·        Главной книге;

·        Журнале ордере № 7, объединяющим в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

2.2    Классификация возможных нарушений при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами.

            Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1.      Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм

1.1             выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

1.2             выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

1.3             выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

1.4             несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

1.5             списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;

2.      нарушения при оформлении командировочных расходов;

2.1             отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку;

2.2             отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

2.3             несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4             отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

2.5             отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3.      нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;

3.1             нарушение порядка удержаний подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2             некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов;

4.      нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;

4.1             выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2             списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле;

5.      нарушения порядка учета представительских расходов.

5.1             несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

5.2             отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

6.      нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

6.1             некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2             неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3             несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах.

2.3           Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

·        Отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

·        Несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

·        Отсутствие на предприятии системы подачи посменных заявлений на выдачу наличных денег наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

·        Несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

·        Задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

·        Списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

·        Отсутствие утвержденных руководителем  предприятия смет представительских расходов;

·        Отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

·        Отсутствие визу руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

·        Выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (таблица 1)

Таблица 1

“Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами”.