В сучасній ринковій економіці комерційні банки – банки другого рівня банківської системи України традиційно займають провідне місце в організації і здійсненні грошових розрахунків.

Комерційні банки є суб’єктами господарської діяльності, проте характер їх діяльності специфічний. З одного боку, вони залучають тимчасово вільні грошові кошти фізичних і юридичних осіб, а з іншого – задовольняють як власні потреби, так і потреби своїх клієнтів – фізичних та юридичних осіб в послугах.

Взагалі, банк має унікальне, природне призначення здійснювати посередницькі операції пов’язані з обслуговуванням руху грошових коштів.

В ринковій економіці між банками і суб’єктами господарської діяльності виникають відносини з приводу перерозподілу, збереження грошових коштів і здійснюються вони через процедуру розрахунків. Це стало можливим, бо всі розрахунки між суб’єктами господарської діяльності здійснюються з допомогою грошей. Із їх допомогою завершується перетворення грошової форми виділених засобів у виробничі запаси, одержання виручки і заключного в ній чистого доходу, тобто грошові розрахунки виступають найважливішим фактором забезпечення кругового обігу коштів, а їх своєчасне завершення є необхідною умовою процесу відтворення.

Зазначені теоретичні положення є основою для організації розрахунків підприємств, організацій, населення через банк, звідси бере початок найважливіша платіжно-розрахункова функція банків.

Грошові потоки забезпечують розрахунки, а розрахункова платіжна операція має бути зафіксована бухгалтерським записом.

Розвиток обліку і товарного виробництва обігу грошей історично паралельно тісно перепліталось. При цьому банки, здійснюючи грошові розрахунки, кредитуючи господарство, будучи посередниками в перерозподілі капіталів, суттєво збільшують загальну ефективність виробництва, сприяють росту продуктивності суспільної праці.

Готівкові розрахунки застосовуються в основному у взаємовідносинах підприємств і організацій з населенням, тобто обслуговують рух грошових доходів і витрат населення. У розрахунках між підприємствами та організаціями майже всі господарські платежі (крім дрібних) здійснюються шляхом безготівкових перерахувань.

Новий підхід в організації обліку розрахунків з використанням принципів міжнародних стандартів потребує поглиблених знань в теоретичному плані. Великого значення також набувають питання, пов’язані з вивченням практичних аспектів, методів і форм грошових ресурсів, кредитування, розрахунків.

За останнє десятиріччя розрахунки, що здійснюються в банківській сфері, зазнали суттєвих змін. В першу чергу це стосується введення електронних платежів та нових платіжних систем [29].

Ефективна платіжна система забезпечила управління ліквідними коштами. А це значить, що гроші були в розрахунках до трьох тижнів, а стали обертатися за кілька годин, вивільнена маса грошей пішла на коррахунки у банках, зміцнила позицію ліквідності, тобто ліквідна стаття в балансі „Гроші і коррахунки” збільшилась. Потребу в грошах господарства задовольняли тепер вже за рахунок цієї статті балансу, а відповідно статті є гроші в касі (якщо розрахунки готівкою) і гроші на коррахунках (якщо розрахунки безготівкові). В кінцевому рахунку зменшилась емісія (випуск грошей в обігу), що в свою чергу привело до зниження інфляції. Потреба в грошах була задовільнена реальними грошима, утвореними в процесі господарства. В свою чергу, значно знижені витрати на виготовлення грошей.

Питання по організації касових розрахунків та організації їх обліку в комерційних банках і на сьогодні є надзвичайно актуальними.

Саме широке застосування безготівкових розрахунків в господарському обороті, а також на рівні міжбанківських розрахунків (електронними платежами) дають змогу скоротити готівковий обіг, а значить здешевіти сам процес його організації та інше.

Правильність відтворення касових операцій в бухгалтерському обліку, правильна організація їх обліку, достовірність інформації надто важливі в оперативній банківській роботі і відіграють важливу роль в організації платіжного обороту.

Таким чином, метою написання даної дипломної роботи є всебічне дослідження організації касових операцій в комерційних банках.

Відповідно до поставленої мети в роботі вирішені наступні завдання:

розглянуто теоретичні та правові аспекти організації і обліку касових операцій в банку;

проведено аналіз основних показників економічної діяльності комерційного банку;

досліджено практичні питання здійснення касових операцій на прикладі діяльності ВАТ „Кредитпромбанк” на протязі 2002 - 2004 років;

запропоновано можливі напрямки удосконалення організацій та обліку касових операцій.

Під час написання роботи як джерела інформації використовувалися публікації вітчизняних та зарубіжних авторів, нормативно-законодавчі акти, статистичні дані тощо.

Дослідження проводилося за допомогою методів економічного аналізу та вивчення економічних процесів залежно від конкретних цілей і задач, а саме: аналітичного, групувань, балансового, статистичного та інших.

Розділ 1. Теоретичні та правові основи організації касових операцій у банківських установах

1.1 Сутність та особливість організації касової роботи у банківських установах

Національному банку України як головному банку держави належить монопольне право на емісію грошей, випуск в обіг національних грошових знаків (банкнот та монет). Як центральний банк держави він здійснює грошово-кредитну політику і розпоряджається резервними фондами грошових білетів і монет. Резервні фонди перебувають у виключному віданні Національного банку України і можуть витрачатися лише на підставі його письмових вказівок про випуск грошей в обіг або про видачу їх для потреб Автономної Республіки Крим, територіальних управлінь, інших установ НБУ. Зрозуміло, що такі операції належать до виключної компетенції Національного банку.

Касові операції банку становлять досить великий обсяг роботи і характеризують одну з головних функцій банку. Більше того, контроль стану ринку операцій з готівкою, що його покладено на банківську систему, є однією із важливих передумов поліпшення економічної ситуації в Україні.

Банки, здійснюючи своєчасне касове обслуговування контрагентів (клієнтів), забезпечують тим самим збереження їхніх коштів, а також сприяють додержанню емісійно-касової дисципліни.

Основні аспекти банківської діяльності за цими напрямами викладено в Інструкції «Про касові операції в банках України», затвердженої постановою Правління Національного банку України від 14.08.2003 за №337.

Усі державні, кооперативні, акціонерні, орендні, колективні, громадські та інші підприємства, організації, установи незалежно від форми власності та видів діяльності, а також особи, що є суб'єктами підприємницької діяльності і мають поточний рахунок у банку, зобов'язані зберігати свої грошові кошти в установах банків. За потреби вони можуть одержати готівку з установ банку для розрахунків з оплати праці, грошових виплат та заохочень, купівлі цінних паперів, виплати дивідендів, гонорарів, стипендій, пенсій, витрат на службові відрядження, господарські потреби тощо.

Постановою Правління Національного банку України від 18.01.99 за № 14 передбачено, що за касове обслуговування банк бере з клієнта плату в розмірі, передбаченому договором на касове обслуговування, але не більше 1,0 % від виданої суми готівки.

Плату за касове обслуговування бюджетних організацій, військових частин рекомендується встановлювати в менших розмірах з урахуванням того, що доходи, одержані від комплексного обслуговування державного бюджету, покривають у цілому відповідні витрати банку.

Видача готівки підприємствам зв'язку на виплату пенсій здійснюється безкоштовно на підставі того, що Національний банк підкріплює каси банків на ці операції безкоштовно.

Підприємства можуть мати у касі готівку в межах лімітів залишку готівки в касі, що встановлюється щорічно протягом першого кварталу, а за необхідності ліміти можуть переглядатися протягом року.

Ліміт залишку готівки в касі для кожного контрагента встановлюється тим банком, у якому відкрито його поточний рахунок. Установи банків здійснюють повний контроль за дотриманням чинного порядку ведення касових операцій у народному господарстві України. Перевірки здійснюються за даними бухгалтерського обліку та за первинними грошовими документами. Під час перевірки з'ясовують наявність такого ліміту та забезпечення його щоденного додержання, а також дотримання порядку здавання грошової виручки, своєчасність повернення в банк не виплачених у строк сум заробітної плати, допомог, стипендій тощо. Особливу увагу приділяють контролю правильності витрачання готівки, що одержана в банку, ураховуючи, що її використання на інші цілі, ніж зазначено в чеку, забороняється.

Перевіряючи правильність ведення касової книги і своєчасність обліку надходжень і видач готівки, установлюють відповідність записів касової книги щодо сум, одержаних і зданих до банку.

Як бачимо, установи банків активно впливають на організацію готівково-грошового обігу: Національний банк України, як єдиний емісійний і касовий центр держави, організує і регулює обсяг і структуру готівкової маси відповідно до основних напрямів грошово-кредитної політики; інші банки здійснюють аналіз і прогнозування готівкового обігу, виконують оперативні функції з реалізації єдиної грошово-кредитної політики на території регіону та ін.

З огляду на сказане основними завданнями банків щодо готівкового обігу є:

безумовне виконання актів Верховної Ради України, Законів України, Указів Президента України, нормативних актів Національного банку України з питань регулювання обсягу і структури готівкової маси в обігу;

аналіз сукупних оцінок стану збалансованості грошових доходів і витрат населення;

прогнозування готівкового обігу за загальним обсягом і структурою з урахуванням основних напрямів грошової політики і показників економічного та соціального розвитку;

раціональна організація готівкового обігу та якнайбільше залучення готівки до кас банків;

обмеження готівкової емісії економічно обґрунтованими вимогами зростання обігу готівки;

своєчасна видача готівки суб'єктам господарювання на оплату праці, пенсій, допомог та для інших цілей;

додержання встановленого порядку ведення касової і емісійної роботи;

здійснення контролю за економним та цільовим витрачанням готівки.

Досить значна маса готівки проходить через поточні рахунки контрагентів, що їх відкрито в установах банків і які використовуються для обліку руху коштів. Для проведення касових операцій у банку створюється структурний підрозділ — касовий апарат. Керівництво банку самостійно вирішує питання про структуру касового апарату. Але за будь-яких організаційних форм його побудови касовий апарат проводить приймання та видачу готівки, а також здійснює весь обсяг супутніх операцій: перерахунок інкасованої виручки, розмін грошових купюр і обмін їх на монету, оформлення і видачу грошових чекових книжок.

Операційна каса — не структурний підрозділ банків, який проводить операції з касового обслуговування клієнтів. Залишок грошей в операційній касі обмежено певним лімітом, що визначається за узгодженням з відповідною установою Національного банку залежно від обсягу готівкового обороту конкретного банку та умов його роботи.

Операційна каса може включати окремі види кас, а саме: прибуткову, видаткову, вечірню, перерахункову грошової виручки. Як правило, основний обсяг готівки в системі банків проходить через прибутково-видаткові каси.

Робота касового апарату проводиться в окремих, спеціально обладнаних приміщеннях.

Відповідальним за зберігання грошей (цінностей), що перебувають у грошових сховищах, є керівник банку, його головний бухгалтер та завідувач каси.

Порядок організації емісійно-касової роботи в установах банків України регламентується Інструкцією «Про касові операції в банках України», затвердженої постановою Правління Національного банку України від 14.08.2003 за №337. Її розроблено відповідно до Закону України «Про банки і банківську діяльність» і вона визначає порядок здійснення Республіканським банком Криму, територіальними управліннями й установами всіх інших банків емісійних і касових операцій, інкасації грошової виручки, перевезення і пересилання цінностей, виконання операцій з іноземною валютою і документами в іноземній валюті, дорогоцінними металами, контролю за зберіганням цінностей і додержанням емісійно-касової дисципліни.

Готівка приймається за такими документами: об'ява про внесення готівки, повідомлення, прибуткові касові ордери.

На підставі об'яви про внесення готівки приймаються гроші від суб'єктів господарської діяльності для зарахування внесених сум на їхній поточний рахунок, а також від громадян для оформлення вкладів (про що робиться запис у вкладній книжці).

Платежі від населення приймаються за повідомленням. Решта надходжень, у тому числі і від працівників банку, оформлюються прибутковими касовими ордерами з видачею підписаних касиром копій прибуткових ордерів з відбитком його печатки.

Найбільша сума готівки проходить через касу банку за об'явами про внесення готівки. По суті, цей прибутковий документ складається з трьох окремих документів: власне об'яви, квитанції й ордера.

Відповідальні працівники (операціоністи) перевіряють наявність реквізитів (назва установи, що здає гроші, сума цифрами і словами, номер поточного рахунка), після чого об'ява з квитанцією й ордером передається до каси. Далі касир виконує свої контрольні функції, перевіряючи наявність і тотожність підписів операційних працівників, звіряючи їх зі зразками, що є в нього. Викликаючи особу, яка вносить гроші, з поаркушним перелічуванням приймає їх.

В обов'язковому порядку касир звіряє суму, вказану в прибутковому документі, з сумою, фактично виявленою під час перелічування. У разі відповідності цих сум касир підписує квитанцію, ставить на ній печатку і повертає її особі, яка здавала гроші, а об'яву залишає в себе як документ, що засвідчує факт приймання грошей. Ордер повертається відповідальному працівникові, який веде касовий журнал.

Після здійснення всіх записів відповідно до ордерів на особових рахунках контрагентів об'яви передають власникам рахунків разом із виписками з їхніх поточних рахунків. Наявність ордерів дає змогу клієнтам стежити за правильністю записів. Суми прийнятих протягом операційного дня грошей реєструються в касовому журналі.

Протягом дня касири згідно з прибутковими грошовими документами ведуть облік прийнятих і зданих грошових сум в окремій книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), а наприкінці операційного дня складають довідку касира прибуткової каси про суму прийнятих грошей та кількість прибуткових документів, що надійшли до каси, звіряючи загальну суму за довідкою з фактичною сумою наявних грошей. Елементом внутрішнього банківського контролю за проведенням касових операцій є те, що довідка не тільки підписується касиром, а й обороти звіряються із записами в касових журналах операційних працівників. Важливість контролю додатково підкреслює те, що звірка оформляється підписами касира в касових журналах і, відповідно, операційних працівників на довідці касира.

Прийняті за операційний день гроші касир формує в пачки і разом із прибутковими документами і довідкою касира прибуткової каси здає під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) завідувачеві, який звіряє суму готівки і кількість прибуткових документів із записами.

Наведена схема документообігу дає підставу вважати, що ведення книги обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) також є елементом внутрішньобанківського контролю за здійсненням касових операцій.

Уся готівка, що надійшла до закінчення операційного дня, оприбутковується операційною касою і зараховується на відповідні поточні рахунки контрагентів або синтетичні балансові рахунки за балансом комерційного банку того самого робочого дня.

Порядок виконання операцій прибутковою касою показано на рис. 1. (див. додаток А)

Вечірні каси приймають гроші від підприємств, установ, організацій і населення після закінчення операційного дня. Жодних видаткових операцій (за винятком операцій з вкладами та з цінними паперами) працівники вечірніх кас не проводять.

Функції операційного працівника за прибутковими операціями вечірньої каси виконує бухгалтер-контролер, з яким укладається угода про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за зберігання грошей, що надходять до вечірньої каси. Бухгалтер-контролер має право контрольного підпису від імені установи банку прибуткових документів, а також супровідних відомостей до сумок з грошовою виручкою.

Порядок документообігу та приймання грошей вечірньою касою досить чітко регламентовано. Спочатку особа, що здає готівку, заповнює прибутковий документ на внесення готівки і передає його бухгалтеру-контролеру, який після відповідної перевірки, у свою чергу, передає документ касиру. Прийнявши готівку, касир підписує всі три частини об'яви про внесення готівки (власне об'яву, квитанцію, ордер) і проставляє на них штамп «Вечірня каса». Квитанція за двома підписами (бухгалтера-контролера і касира), засвідчена печаткою вечірньої каси, видається здавачу готівки.

Закінчивши приймання грошей, касир (разом із бухгалтером-контролером) звіряють суму готівки з даними касового журналу і прибуткових документів і підписують журнал.

Після закінчення оголошеного часу роботи вечірньої каси гроші, що надійшли, прибуткові касові документи, касовий журнал і печатку замикають на два ключі (касира і бухгалтера-контролера) у сейфі, який опечатують їхніми печатками і здають під охорону з розпискою в контрольному журналі осіб, що їх допущено до відмикання, замикання та опечатування грошових сховищ.

На початку наступного робочого дня працівники вечірньої каси продовжують виконувати свої функції. Вони приймають сейф від охорони, після чого здають гроші і прибуткові документи завідувачу каси під розписку в касовому журналі вечірньої каси. Після перевірки відповідності записів у журналі фактичній сумі готівки бухгалтер-контролер передає касовий журнал головному бухгалтеру.

Далі контрольні функції за проведенням касових операцій вечірньою касою виконує головний бухгалтер банку, який одержує від завідувача каси прибуткові документи вечірньої каси і підраховує за документами загальну суму надходжень.

Елементом внутрішнього контролю є факт звірки суми за документами із загальною сумою прибутку за касовим журналом. Про відповідність цих сум свідчить підпис головного бухгалтера в касовому журналі, який передається для відображення в бухгалтерському обліку. Усі прибуткові документи головний бухгалтер повертає завідувачу каси, а ордери передає операційним працівникам для запису на поточних рахунках контрагентів (клієнтів) банку.

Можна провадити операції у вечірніх касах і без бухгалтера-контролера. У цьому разі касир приймає гроші з використанням касового апарата, а тому печатка в нього вилучається.

Контрольний касовий апарат пломбує завідувач каси, який залишає собі один ключ керування лічильником-суматором, а другий ключ від лічильника видає касиру.

Приймаючи гроші, касир видає квитанцію з відбитком штампа контрольного касового апарата із зазначенням суми внеску. По суті, процедура приймання грошей не змінюється.

Касир перевіряє заповнену клієнтом об'яву про внесення готівки. Прийнявши гроші, підписує всі три документи, і на зворотному боці квитанції та об'яви проставляє штамп контрольного касового апарата. Відбиток штампа контрольного касового апарата з неправильно набраною сумою на прибутковому документі касир закреслює і за своїм підписом на ньому робить надпис «Не враховувати». Усі прибуткові документи касир залишає в себе.

Загальну суму прийнятих грошей касир записує цифрами та словами в контрольній стрічці, попередньо викресливши з неї всі неправильно занесені суми згідно із зіпсованими документами.

Підрахувавши фактичну суму грошей і звіривши її з даними контрольної стрічки, касир проводить записи в книзі обліку показників лічильників контрольного касового апарата та сум готівки, прийнятої вечірньою касою.

Уранці наступного дня касир звітує перед завідувачем каси, який, у свою чергу, виконує всі процедури контролю сум, що пройшли через касовий апарат, і передає контрольну стрічку та прибуткові документи головному бухгалтеру. Головний бухгалтер (або його заступник) підраховує за документами загальну суму надходжень і порівнює її з результатами запису в контрольній стрічці. Обов'язковою контрольною процедурою є перевірка головним бухгалтером порядкових номерів контрольної стрічки від першої до останньої операції. Контроль головного бухгалтера завершується підписанням контрольної стрічки і передачею її та всіх прибуткових документів до бухгалтерії для проведення записів у касовому журналі, який підписує той самий працівник бухгалтерії, який провів записи, а також головний бухгалтер.

Прибуткові документи повертаються завідувачу каси, а ордери передаються операційним працівникам для зарахування внесених сум на відповідні поточні рахунки контрагентів. Касовий журнал і контрольна стрічка передаються для відображення в бухгалтерському обліку. Контрольні стрічки підшиваються разом із прибутковими касовими журналами або з касовими документами.

Вечірні каси створюються для поліпшення обслуговування клієнтів і для залучення готівкових коштів. Саме тому банки значну увагу приділяють питанням приймання вечірніми касами сумок (мішків) із готівкою від інкасаторів Національного банку, залізничних станцій і підприємств зв'язку.

Слід зазначити, що діяльність вечірніх кас прямо пов'язана з функціями кас перерахунку, які функціонують як при вечірніх касах, так і окремо.

За підсумком роботи вечірньої каси вранці наступного дня касир і бухгалтер-контролер здають:

сумки з проінкасованою грошовою виручкою, накладні й супровідні відомості, а також порожні сумки — в касу перерахунку;

мішки (сумки) з готівкою кас банку при підприємствах і накладні до них під розписку в довідці про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою і порожні сумки — завідувачу каси. Зіставивши фактичну наявність грошей з даними супровідної відомості, завідувач каси підписує цю відомість та накладну до неї і передає накладну в операційну касу для зарахування грошей на рахунок контрагента, а супровідну відомість — для включення до касових документів дня.

Перелічування готівки, прийнятої вечірньою касою, проводиться касами перерахунку.

Порядок виконання операцій вечірньою касою показано на рис. 2. (див. додаток Б)

До штату кас перерахунку входять лічильні бригади касирів, які очолює контролер, що з ним укладається угода про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Сумки з готівкою і накладні до них контролери бригад приймають від працівників вечірньої каси (касира і бухгалтера-контролера) під розписку в довідці про прийняті вечірньою касою сумки з готівкою і порожні сумки і зберігають їх протягом робочого дня в спеціально обладнаному місці (металевій шафі, візку або в шухляді столу, під замком).

Для перелічування контролер видає касирам по одній сумці, попередньо записуючи її номер в контрольну або зведену відомість.

Увесь процес перелічування грошей потребує злагоджених дій касирів і контролера лічильної бригади. Порядок виконання робіт відбувається в послідовності, визначеній інструкцією «Про касові операції в банках України», затвердженої постановою Правління Національного банку України від 14.08.2003 за №337.

Касир під наглядом контролера розкриває сумку, виймає гроші і чеки, передає сумку контролеру, при цьому пломбу разом зі шпагатом для наступного контролю залишає в себе.

Контролер дістає із сумки супровідну відомість, попередньо переконавшись, що в сумці нічого не залишилось.

Перелічивши гроші, касир повідомляє контролеру фактично виявлену суму, яку контролер звіряє із зазначеною на лицьовому і зворотному боках супровідної відомості.

За тотожності сум контролер передає для підпису касиру супровідну відомість, гроші касир ховає у шухляді свого робочого столу.

У разі розбіжності сум касир разом із контролером звіряє перелічену суму грошей за номіналом і повторно перелічує грошові білети того номіналу, де виявлено розбіжності. У разі підтвердження недостачі або надлишку складається акт за підписами контролера і касира на лицьовій стороні супровідної відомості, накладній і квитанції.

Недостачі і надлишки грошей, виявлені в такий спосіб, реєструються в картках обліку прорахунків, виявлених у сумках з виручкою магазинів і картках обліку прорахунків, виявлених стосовно торгових та інших підприємств і організацій. Ведеться також індивідуальний (за кожним касиром) облік виявлених надлишків чи недостач.

Після розкриття всіх сумок і перелічування готівки контролери бригад у контрольних відомостях виводять суми переліченої грошової виручки і передають супровідні відомості, накладні до сумок, а також зведені відомості касиру (контролеру), який очолює касу перерахунку. Він, попередньо проконтролювавши в супровідних відомостях і накладних записи відносно виявлених фактів недостач, надлишків, неплатіжних фальшивих білетів і монет, передає накладні обліково-операційним працівникам для запису результатів перелічування в касовому прибутковому журналі або контрольній відомості та відображення в бухгалтерському обліку.

Наприкінці дня касир зіставляє суми переліченої готівки з даними зведеної відомості. Загальну суму зведеної або контрольної відомості, з урахуванням надлишків і недостач, контролери лічильних бригад порівнюють з об'явленою сумою вкладень грошей до сумок, прийнятих ними до перелічування, і передають контрольні відомості, листки касирів і порожні сумки касиру (контролеру), що очолює касу перерахунку, який, у свою чергу, передає документи про перелічування готівки завідувачу каси.

Остаточний контроль проведеної вечірньою касою роботи здійснює головний бухгалтер, який перевіряє повноту надходження грошей до операційної каси і підписує довідку про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки.

Супровідні контрольні та зведені відомості разом з довідкою про загальну суму виручки, яку здали інкасатори за журналом обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок, і довідкою про видані сумки та явочні картки підшивають до касових документів дня.

Для створення додаткових зручностей контрагентам можуть відкриватися каси банку при підприємствах. їх очолює старший касир, призначений керівником банку. Цей касир здійснює керівництво і контроль за роботою касових працівників.

Гроші, що надійшли в ці каси, через інкасаторів банку того самого дня доставляють до банку.

Основним документом для одержання готівки є грошовий чек установленої форми. Для внутрішньобанківських операцій використовується видатковий касовий ордер. Цей документ заповнюють також індивідуальні позичальники, що одержують позики в банках, вкладники і пенсіонери.

В оформленні видаткових касових операцій крім відповідального виконавця і касира, для забезпечення захисту документообігу бере участь контролер видаткових операцій.

Для проведення видаткових операцій завідувач каси видає касирам під звіт готівку під розписку в книзі прийнятих і виданих грошей (цінностей). Щоразу, після одержання суми в підзвіт та сплати видаткових документів, касир видаткової каси проводить відповідні записи в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), указуючи кількість проведених документів і залишок підзвітних сум.

Відповідальний працівник, приймаючи чеки та інші документи на одержання готівки, перевіряє наявність необхідної суми на поточному рахунку клієнта і достовірність самого чека, порівнюючи підписи, печатку і номер чека зі зразками, поданими до банку.

За паспортом встановлюється особа одержувача, підпис якої вміщений на зворотному боці чека. Відірвавши від чека контрольну марку, що повертається одержувачу, відповідальний працівник передає чек контролеру з видаткових касових операцій, у функції якого входить повторний контроль достовірності чека і правильності його заповнення, а також реєстрація чека у видатковому касовому журналі. Провівши цю роботу, контролер передає чек безпосередньо касирові до виконання.

Одержавши видатковий чек, касир перевіряє тотожність підписів службових осіб, які мають право дозволити видачу грошей, тим зразкам, що є в касира, і перевіряє суму, проставлену в документі цифрами та словами.

Далі касир за номером чека викликає одержувача. Приймаючи від нього контрольну марку, переконується в наявності паспортних даних, що засвідчують особу одержувача, і його розписки в одержанні грошей. Звіривши номер контрольної марки або талона з номером на відповідному видатковому документі, касир наклеює марку на чек, а талон додає до ордера і видає вказану суму.

Наприкінці операційного дня касир підраховує залишок грошей в касі, зіставляючи його з розрахунковим (виходячи із суми прийнятих грошей у підзвіт і суми сплачених видаткових документів), та складає відповідну довідку. Він також звіряє підсумкові касові обороти із записами в касових журналах операційних працівників. Звірка підтверджується підписами касира в касових журналах і операційних працівників — на довідці касира.

Залишок грошей і видаткові касові документи за день разом із довідкою касира передаються завідувачу каси під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей).

Перевіривши довідку, завідувач каси підписує її та підшиває в документи дня.

Установи банків можуть за попередніми заявками заздалегідь готувати готівку для видачі клієнтам. Підготовка та пакування готівки проводяться на підставі одержаних від клієнтів чеків.

Підготовлені до видачі мішки можуть вкладатися в загальний мішок або візок, який замикається на ключ та пломбується касиром. До нього прикріплюється ярлик із зазначенням загальної суми вкладених грошей, а також проставляється дата, підпис та іменний штамп касира. Підготовлена готівка разом із видатковими документами приймається від касира завідувачем каси під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей).

Розкриття мішків проводиться безпосередньо клієнтами у відведеному для цього місці під наглядом працівника банку, який зрізає пломби з мішків і пачок, якщо клієнт не перелічує готівки в банку.

В установах банків можуть створюватись об'єднані каси — прибутково-видаткові. Приймання і видача грошей у цих касах здійснюється в порядку, встановленому відповідно для прибуткових і видаткових кас.

Після закінчення операційного дня касир складає зведену довідку про касові обороти, на зворотному боці якої вказує суму надходжень.

Документообіг за операціями видаткової каси показано на рис.3. (див. додаток В)

Прийнявши від усіх касирів гроші, керівник каси перевіряє зведені довідки і документи на предмет правильності підрахунку залишків з урахуванням своїх записів у книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), а також відповідність кількості зданих касирами документів і суми готівки даним довідок. Обов'язково контролюється, чи завірено суми касових оборотів, зазначених у довідках касирів, операційними працівниками.

Закінчивши перевірку, завідувач каси складає зведену довідку про касові обороти, до якої включає дані звітних довідок і записів у журнали про суми грошей, прийняті касою перерахунку та вечірньою касою, а також дані з документів, гроші за якими видано або прийнято ним особисто. Зіставивши відповідність підсумків зведеної довідки з даними бухгалтерського обліку, що підтверджується підписом працівника бухгалтерії, він додає цю довідку разом із довідками касирів прибуткової та видаткової кас до касових документів дня.

Записавши в книгу обліку готівки операційної каси і інших цінностей загальну суму приходу й витрат готівки, виводить за книгою залишок каси на наступний день.

Касові документи разом із додатками брошуруються одним із касових працівників. Для формування папки касові документи добираються за балансовими рахунками (в порядку зростання нумерації) окремо за прибутком і видатком каси.

Підсумкові дані зброшурованих документів підраховуються з допомогою персонального комп'ютера з роздруковуванням інформації.

Стрічка підрахунку (окремо щодо прибутків і видатків касових та позабалансових ордерів), підписана працівником, який проводив підрахунок, уміщується в папці перед документами.

На лицьовому боці папки з документами проставляється штамп або наклеюється ярлик:

За збереження касових документів за останні дванадцять місяців відповідає завідувач каси. Вони зберігаються в грошовому сховищі або в окремому сейфі, який передається під охорону.

Здійснюючи касові операції, банки додержуються цілком конкретних правил, а саме:

1. Документообіг за прибутковими касовими операціями організується так, щоб видача квитанцій клієнтам та зарахування сум на їхні поточні рахунки проводились лише після фактичного надходження грошей до каси.

2. У разі приймання грошей від працівників банку для занесення на рахунки внутрішньобанківського обліку прибутковий касовий ордер виписується у двох примірниках, із яких один є квитанцією.

3. Касові видаткові операції, виконувані відповідальними виконавцями, контролюються централізовано контролером, який веде касовий журнал видатків каси. Контроль видаткових операцій спрямований на запобігання:

оплаті неправильно оформлених документів, оплаті чеків з підписами і відбитком печатки, що не відповідають зразкам, а також чеків, виписаних з чекової книжки, що не належить даному клієнту;

надходженню до каси чеків та інших касових видаткових документів поза контролем операційних працівників і контролера банку;

внесенню необгрунтованих виправлень і дописок у касові документи й журнали.

4. Головний бухгалтер визначає порядок подання контролером касових видаткових документів в касу для оплати, причому обов'язково під розписку касирів в окремій книзі або в касовому журналі за формою:

Номер чека або ордера

Сума

Підпис контролера

Розписка касира в прийнятті чека або ордера

Для перевірки достовірності підписів відповідальних виконавців банку на всіх розрахунково-платіжних документах, що приймаються до виконання, відповідні працівники (наприклад касири) повинні мати зразки підписів цих виконавців.

Контролери повинні користуватися власними зразками підписів працівників банку, а також зразками підписів і відбитків печаток клієнтури. їм забороняється користуватися тими зразками, якими користуються відповідальні виконавці.

Будь-які виправлення реквізитів у прибутково-видаткових грошових касових документах є недопустимими.

Облік руху грошової готівки завжди відображається на рахунку 1001 «Банкноти та монети в касі банку» (таблиця 1, додаток Г). На дебеті проводяться суми готівки в національній і іноземній валюті, що вносяться в операційну касу банку для зарахування на рахунки банку та його клієнтів; суми обміняних пошкоджених банкнот і дефектної монети, що їх було отримано від клієнтів банку; суми готівки, яку отримано з установ Національного банку та з підвідомчих установ банку; суми готівки, яка надходить з обмінних пунктів; залишок готівки з банкоматів.

Відповідно на кредиті рахунка 1001 проводяться суми готівки, що видається клієнтам банку; суми готівки, що надсилається в установи Національного банку України та підвідомчі установи банку; суми готівки, яка видається обмінним пунктам, видається під звіт, для банкоматів тощо.

1.2 Організація обліку касових операцій у банківських установах

З 1 січня 2005 р. набрала чинності Інструкція № 495, яка визначає порядок відображення в бухгалтерському обліку банками України операцій з готівкою в національній та іноземній валютах під час здійснення касових операцій з приймання та видачі готівки клієнтам, у тому числі із застосуванням платіжних карток, операцій з інкасації готівки, підкріплення банків готівкою національної валюти територіальними управліннями Національного банку, під час передавання готівки між банками, вилучення з обігу сумнівних банкнот (монет) та надсилання їх на дослідження, здійснення валютно-обмінних операцій банку, операцій з ювілейними монетами та банківськими металами в касах банків.

Розглянемо бухгалтерські записи з обліку касових операцій з клієнтами банку і операцій з підкріплення банків готівкою.

Операції з приймання готівки в національній та іноземній валютах від клієнтів через каси банків відображаються в бухгалтерському обліку на підставі відповідних прибуткових касових документів, а саме: за заявою на переказ готівки, за прибутковим касовим ордером та іншими документами, встановленими відповідною платіжною системою.

Отже, приймання готівки від юридичних осіб для зарахування на власні поточні рахунки відображається:

Страницы: 1, 2, 3, 4