Диплом: Управление системой документооборота на предприятии

Диплом: Управление системой документооборота на предприятии

Содержание

Введение 3

1. теоретические основы документационного обеспечения управления 7

1.1. Обзор литературных источников 7

1.2. Краткая характеристика предприятия 16

2. Организация системы документооборота МУП «Рязкомхоз» 25

2.1. Документы, определяющие организацию делопроизводства в МУП «Рязкомхоз» 25

2.2. Порядок работы с входящим документами 28

2.3. Порядок работы с исходящими документами 32

2.4. Регистрация документов 33

2.5. Организация контроля исполнения документов 38

2.6. Составление номенклатуры дел 40

2.7. Формирование дел 42

2.8. Подготовка документов для передачи в архив 45

3. Совершенствование системы документооборота на предприятии 49

3.1. Совершенствование нормативной базы

документационного обеспечения МУП «Рязкомхоз» 49

3.2. Совершенствование документационного обеспечения

деятельности на основе автоматизации 61

Заключение 69

Список использованных источников 73

Приложение 1. Примерная номенклатура дел МУП «Рязкомхоз»

Приложение 2. Акт об уничтожении документов МУП «Рязкомхоз»

Приложение 3. Проект инструкции по делопроизводству МУП «Рязкомхоз»

Приложение 4. Проект положения об общем отделе МУП «Рязкомхоз»

Приложение 5. Проект положения о постоянно действующей экспертной комиссии

МУП «Рязкомхоз»

Приложение 6. Примерная должностная инструкция секретаря МУП «Рязкомхоз»

Приложение 7. Список нерегистрируемой корреспонденции МУП «Рязкомхоз»

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной

экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических

задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в

значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В

современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным

элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации

определяет качество управления. В современных условиях для повышения

эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание

совершенствованию работы с[1]. По данным

ISO (International Standards Organization), управление документами становится

одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия

[2]. Оно означает особую организации работы с документами и данными,

координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно

организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает

точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и

автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают

производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации

документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы

собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в

постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя

и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного

обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение

служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих – эти

процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного

цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник

управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и

оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими

документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за

документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного

делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с

новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных

служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму

и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация

лежат в основе управленческих решений и являются их

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и

технология документационного обеспечения деятельности муниципального

унитарного предприятия (МУП) «Рязкомхоз».

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения

деятельности МУП «Рязкомхоз», а также разработка внесение рациональных

предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

¾ изучение функций, задач, основных видов деятельности МУП

«Рязкомхоз»;

¾ рассмотрение места и значения службы документационного

обеспечения в деятельности МУП «Рязкомхоз»;

¾ изучение организации службы документационного обеспечения

управления МУП «Рязкомхоз», ее структуры и объемов работы, а также анализ

документооборота;

изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию и

приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность. В

первой главе рассматриваются характеристика использованных источников и

литературы, а также структура и функции Общего отдела муниципального

унитарного предприятия Рязкомхоз. Во второй главе подробно рассматривается

постановка делопроизводства на настоящий момент. В третьей главе приводятся

предложения по оптимизации управленческого документооборота МУП «Рязкомхоз»,

по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению

необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций.

В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые

мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложениях

приведены документы, разработанные с целью усовершенствования

делопроизводства и документооборота.

Наряду с документационными материалами, источником к написанию настоящей

работы послужили личные наблюдения и метод анкетирования.

1. теоретические основы документационного

обеспечения управления

1.1. Обзор

литературных источников

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей дипломной

работы был использован широкий круг источников. Проводя неджменту. ГСДОУ

упорядочивает организационную структуру управления документационным

обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб

ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации.

ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и

обработки документов и включает нормативные положения и правила

общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь

государственной по существу, система ориентирована и на применение в

негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной

власти[3] способствует решению

технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает

состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных

документов, которые фиксируют решения административных и организационных

вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов

оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых,

унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного

документирования, хранения и передачи документированной информации.

2. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[4] Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления

нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с

федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли.

Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех

видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела:

«Общие понятия», «Делопроизводство» и «информации»

[5]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и

использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки,

накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю

документированной информации; создании и использовании информационных

технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов,

участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит

определения, касающиеся информации и ее документирования.

2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи».

[6] Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий

использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при

соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе

признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном

носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой

подписи, особенности ее использования.

Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании

дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области

документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н.

С.Л. Кузнецова, старшего преподавателя О. В. Мосягиной, к.и.н. Н.В. Шатиной,

старшего преподавателя В.С. Иритиковой.

В издании “Секретарское дело” Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению

работы с документами, научной организации секретарского труда.

[7]

Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце

приведен обширный список законода­тельных актов, нормативно-методических

материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных

документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и

обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по

составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований

существующих стандартов.

В дипломной работе использовалась информация на основе анализа диссертационной

работы доктора исторических наук М.В.Ларина «Управление документацией в

организациях (проблемы истории и методологии)»

[8]. Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в

целях новых информационных технологий в организациях различного типа,

формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для

принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные

периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство»,

«Отечественные архивы».

В журнале «Секретарское дело», в статье «Рекомендации по разработке должностных

инструкций»[9] В.С. Иритикова очень

подробно описала все разделы должностной инструкции. В статьях Л.В. Санкиной и

Т.В. Кузнецовой – «Должностная инструкция секретаря-референта»,

[10] «Должностная инструкция

3. Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на

архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой,

Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве:

организация документов и дел в пределах архива»

[11] и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»

[12]; Н.В. Басакина – «Организация подготовки и передачи на архивное

хранение документов учреждений различных форм собственности»

[13], В.Д. Банасюкевича «Новый типовой применительно к деятельности крупной

иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб

ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.

Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота

нашла отражение в статьях А. Казуто – «Шесть вопросов на тему автоматизации

делопроизводства»[14], А.В. Бадьиной -

«Электронный документооборот фирмы»[15],

Бобылевой М.П. – «Вопросы анализа документооборота организации в условиях

использования автоматизированных систем»[16]

, С. Короткого «Современные технологии корпоративного документооборота»

[17]. Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации

документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное

состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в

статьях С.Л. Кузнецова «Автоматизация делопроизводства. Первый этап»

[18], Г.Ю. Максимовича и А.М. Андреева «Новые возможности автоматизации

делопроизводства»[19], О.А. Ефимовой

«Современные «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»

[20]; О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства

попытка анализа и классификации»[21];

Г.Ю. Максимовича и В.П. Берестова «Как создать информационную документальную

систему»[22].

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному

обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна

обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются

рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной

информационной системы; описываются особенности документальных информационных

систем, методические рекомендацию по созданию.

Проблему электронного документооборота и использования электронных документов

в целом затрагивают статьи А.Н. Соковой – «Электронное литературы, изучения

опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие

нормативные материалы МУП «Рязкомхоз»:

¾ Устав МУП «Рязкомхоз»;

¾ должностные инструкции сотрудников;

¾ приказы и указания руководства МУП «Рязкомхоз» и другие

материалы.

1.2. Краткая характеристика предприятия

Муниципальное унитарное предприятие «Ряхзкомхоз» создано в распоряжению ее

главы № 835р от 31.07.1996 года. Учредительный документ предприятия – Устав.

Предприятие является юридическим лицом, имеет обособленное имущество,

самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать

со своим наименованием, бланки, фирменное наименование, товарный знак (знак

обслуживания).

МУП «ЖКХТО №1» действует на основе хозяйственного расчета и

самофинансирования, доходная часть формируется за счет оплаты услуг

населением, бюджетными организациями, промышленными и прочими потребителями,

а также бюджетных ассигнований по выполнению муниципального заказа,

компенсаций из бюджета затрат на содержание жилого фонда в соответствии с

действующим законодательством РФ. Предприятие несет ответственность,

установленную законодательством РФ, за результаты своей производственно-

хозяйственной и финансовой деятельности и выполнение обязательств перед

собственником имущества, поставщиками, потребителями, бюджетом, банками и

другими юридическими и физическими лицами.

¾ Предприятие от своего имени приобретает имущественные и

неимущественные права и выполняет обязанности, выступает истцом и ответчиком

в суде и арбитражном суде в соответствии с действующим законодательством

Российской о заказа.

¾ Ведение технической документации на находящиеся в

хозяйственном ведении Предприятия строения и помещения, инженерные

сооружения, объекты благоустройства, озеленение, дороги и тротуары;

¾ Заключение в качестве представителя муниципалитета

договоров на сдачу в наем жилых помещений в соответствии с действующим

законодательством и решениями органов местного самоуправления по этому

вопросу;

¾ Заключения в качестве представителя муниципалитета

соглашений с владельцами и собственниками жилых и нежилых помещений о порядке

управления домом и возмещение расходов по его эксплуатации и ремонту, а также

договоров с владельцами и собственниками строений на оказание услуг по

техническому обслуживанию или управлению;

¾ Обеспечение арендаторов, нанимателей, владельцев и

собственников помещений и строений в соответствии с условиями соглашений и

договоров коммунальными и прочими услугами;

¾ Сбор доходов за содержание и обслуживание мест общего

пользования и

¾ Выполнение работ по устройству и ремонту наружных и

внутридомовых инженерных сетей и оборудования;

¾ Выполнение работ по защите и отделке конструкций и

оборудования;

¾ Выполнение пуско-наладочных работ теплотехнического

оборудования и внутридомовых инженерных сетей;

¾ Монтаж электро и теплотехнического оборудования;

¾ Выполнение работ по замерам сопротивления, заземления

проводников электрооборудования и сопротивления изоляции электропроводников;

¾ Выполнение работ по проведению высоковольтных испытаний

электрооборудования и кабелей;

¾ Выполнение работ по противоположной защите деревянных и

металлических конструкций;

¾ Работа с военкоматом и ГО, паспортная работа;

¾ Прием в эксплуатацию домов – новостроек и организация

заселения жителей;

¾ Осуществление иных видов деятельности, не противоречащих

действующему законодательству.

Все имущество МУП «Рязкомхоз» находится в муниципальной собственности г.

ниципальными органами, другими предприятиями, организациями и гражданами во

всех сферах хозяйственной деятельности на основе хозяйственных договоров,

соглашений, контрактов.

МУП «Рязкомхоз» устанавливает цены и тарифы на все виды производимых работ,

услуг, выпускаемую и реализуемую продукцию в соответствии с действующим

законодательством Российской Федерации, законодательством Рязанской области,

постановлениями главы местного самоуправления района, а также распоряжениями

главы администрации г.Рязани.

МУП «Рязкомхоз» возглавляет генеральный директор, назначаемый администрацией

города Рязани путем заключения контракта.

Руководитель предприятия действует на основании действующего законодательства

Российской Федерации, Устава, Договора о закреплении имущества, контракта, а

также иных обязательных для Предприятия нормативных актов, он подотчетен в

своей деятельности администрации г.Рязани.

Руководитель действует на принципах единоначалия по вопросам, отнесенным к

его компетенции.

Руководитель действует без доверенности от имени предприятия, представляет

его интересы в государственных органах, предприятиях, организациях,

учреждениях распоряжается имуществом Предприятия в пределах своей

изированного) жилого фонда 2546750 кв.м., ведомственная жилая площадь

(площадь прочих собственников) 90410 кв.м.. Графически это видно на рис.1.

Общая площадь жилого фонда г.Рязани по состоянию на 01.12.2005 г. составила –

5689660 кв.м. Основной жилищный фонд города выполнен в капитальном исполнении

исполнение – 254323,2 кв.м, остальной – в деревянном – 239771 кв.м.

Графически это видно на рис.1.2. Из общей площади муниципального жилого фонда

общежития составляют 92540 кв. м., ветхий деревянный жилой фонд – 223483,8

кв. м., в фенольном исполнении – 525220,6 кв.м.

Уровень обеспеченности населения жильем в среднем по городу составляет 19,2

кв. м на человека.

Рис.1. Жилищный фонд на 01.12.05 г. Рязани

С каждым годом растет доля приватизированного жилья. Общая приватизированная

площадь в домах муниципальной собственности на 01.12.2006г. – 261000 кв. м.

Рис.2. Исполнение жилого фонда г. Рязани по состоянию

на 01.12.05 г.г.Рязани

Жилой фонд оборудован: водопроводом горячего и холодного водоснабжения,

канализацией, центральным отоплением, ваннами и электрическими плитами.

Созданы участки текущего ремонта жилого фонда для сохранности и продления

срока службы жилых домов.

При этом объем средств, направляемых на содержание и ремонт жилья значительно

ниже нормативного. Нехватка средств, выделяемых на капитальный ремонт жилого

фонда, приводит к его обветшанию и увеличению объема средств, требуемых для

его содержания.

В хозяйственном ведении предприятия для выработки коммунальных услуг находиться

хозяйственный питьевой водозабор с 38 артезианскими скважинами, очистные

сооружения КОС 7000 – 2 шт., производительностью по очистке стоков 14000 м

3 в сутки, 2 котельные ДЕ 16 и КВГМ 50.

На предприятии постоянно проводиться анализ дебиторской и кредиторской

задолженности. По юридическим лицам дебиторская задолженность практически

отсутствует. Проблемой остается дебиторская задолженность населения. Основным

мероприятием по ее снижению является предъявление в суд заявлений о к

регулярной и своевременной оплате полученных услуг.

В конце года проводится инвентаризация дебиторской задолженности и выявляется

безнадежная дебиторская задолженность, которая списывается за счет

дополнительной прибыли, полученной от прочих доходов.

2. Организация системы документооборота

МУП «Рязкомхоз»

2.1. Документы,

определяющие организацию делопроизводства в МУП «Рязкомхоз»

Документационное обеспечение управления в МУП «Рязторогкомхоз» осуществляется

Общим отделом.

Организация работы с документами в МУП «Рязкомхоз» включает в себя

рациональный ми определяется оперативностью перемещения и исполнения

документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной

информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами

составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между

работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность

каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с

документами[23].

Под объемом документооборота МУП «Рязкомхоз» понимается количество

документов, полученных и созданных предприятием за определенный период

времени. Показатели объема документооборота используются для определения

технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для

анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот МУП «Рязкомхоз» за последние 3 года (табл.1), была

выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении предприятия

выделяют три группы документов:

¾ поступающие (входящие);

¾ отправляемые (исходящие);

¾ внутренние.

Таблица 1

Документооборот МУП «Рязкомхоз» за 2002-2004 г.г.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по

вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по

вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из отделов предприятия, кроме служебных писем, регулярно поступают документы,

содержащие отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98

[24], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие

документы, создающиеся в процессе деятельности МУП «Рязкомхоз», оформляются на

бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки

отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие

виды бланков:

¾ бланк предприятия для письма;

¾ общий бланк для всех других видов документов (служебная МУП

«Рязкомхоз», его заместителями и руководителями структурных подразделений;

¾ Информационно-справочные документы, создаваемые для решения

оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы МУП «Рязкомхоз» оформляются на бумаге формата А4 с

воспроизведением следующих реквизитов: название предприятия, название

подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все

документы, как внутренние, так и исходящие составляются на анализируемом

муниципальном предприятии при помощи компьютера и текстового редактора

Microsoft WORD из пакета Office 2003.

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в

соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти

[25].

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники предприятия

используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная

записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации

от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот

документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи

которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях,

нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по

своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным

введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого

назначения, что и докладная записка.[26]

2.2. Порядок работы с входящим документами

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУП

«Рязкомхоз» осуществляется секретарем-референтом данного предприятия,

входящим структурно в Общий отдел.

При льного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не

уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес

отправителя, время отправки и получения документа при поступлении личных или

доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется

в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты

поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и

передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается

его секретарю.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые

и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении

которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она

относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен

быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения

поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и

правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по

принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения

руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения

направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их

поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении

документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя директора МУП «Рязкомхоз» передается его

секретарю. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и

относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря

дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду

вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с

указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы

одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от

излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов директор МУП «Рязкомхоз» наносит резолюцию –

распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии,

оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ

требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные

в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться

ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МУП «Рязкомхоз»

подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе

является противоречием ГСДОУ [27].

Порядок прохождения входящих документов представлен на рис.1.

- движение документов, поступающих на имя директора

- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных

подразделений

- движение нерегистрируемых документов

Рис.1. Оперограмма движения входящих документов

2.3. Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка

исходящих документов состоит из следующих операций:

¾ составление проекта документа исполнителем;

¾ проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

отдела предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый

документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и

телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

[28]

В МУП «Рязкомхоз» проект исходящего документа обязательно согласовывается с

юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-

референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

¾ порядковый номер документа, включающий номер дела;

¾ адресат (корреспондент);

¾ краткое содержание или заголовок;

¾ отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера

документов-ответов);

¾ исполнитель;

¾ примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его

номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем

2.4. Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как

«запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его

создания, отправления или получения».[29]

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в

регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база

данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается

информационно-поисковая система по всем документам муниципального предприятия,

которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за

исполнением документов[30].

Страницы: 1, 2