Курсовая: Основы делопроизводства

Курсовая: Основы делопроизводства

Содержание

Введение.. 3

Структура и назначение номенклатурных дел.. 13

Требования к формированию дел.. 14

Правила хранения дел.. 22

Экспертиза ценности документов.. 25

Оформление дел.. 27

Составление описей дел.. 28

Порядок передачи дел в архив.. 30

Архивное хранение документов в электронной форме.. 31

Приложения.. 33

Введение

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными

профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в

работе с документами.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и

организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и

означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать

вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата,

например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали

доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено

при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело

как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в

этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов

(документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет,

регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для

сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется

термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление

связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным,

программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии,

употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины

«делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются

сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот,

и другой термин можно встретить, например, в названиях документов,

регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная

система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по

делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование — это процесс создания и оформления

доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как

«запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До

нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных

табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также

были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой

практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом

письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с

ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на

специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и

др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации

занимается науч­ная дисциплина — документоведение.

Организация работы с документами — это обеспечение движения

хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация

документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти

учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в

отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает

установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по

рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна

понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен

следующий термин:

«Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и

процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и

поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную,

техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и

управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от

на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает

управленческая информация, которая используется для целей управления каким-

либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд

требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность,

дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний,

сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.

Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой

отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является

прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для

историка - историческим источни­ком, кибернетика-документалиста — носителем

информации, а I специалисты в области управления считают его средством

фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»

закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном

носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же

определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения

«Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия

«документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые

называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и

т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов

определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к

содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов

строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены

законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из

определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна

быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко

тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления

(отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и

мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном

материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее

сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное

использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они

затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые

и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных

носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Официальные документы — это документы, созданные

установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные

(управленческие) документы, которые определяют­ся государственным

стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности

организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента

внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы,

обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников.

Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат

доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также

материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности

документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством

соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием

различных распорядительных доку­ментов; планирование — посредством подготовки

различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической,

бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора

сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку­менты можно классифицировать в

соответствии с их назначени­ем как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила,

инструкции и др.);

• распорядительной деятельности (приказы, указания, по­становления,

решения, распоряжения и др.);

• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

• передачи информации (письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку­менты, отражающие

деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут

выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и

средством на­копления и обобщения информации.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать ин­формацию и придать ей

юридическую силу. Значение латин­ского слова «документ» (documentum) -

доказательство, свиде­тельство. В настоящее время бесспорность документа

также оп­ределяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила докумен­тов чрезвычайно

важна, так как означает, что документы могут служить подлинным

доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального

документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для

круга уча­стников управленческих действий (органов управления, их

струк­турных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и

граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою

деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа,

и установленным порядком оформления1. Из этого определения

следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ,

обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

• издавать документы только в пределах своей компетенции;

• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила

составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование

организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы

согласования и ут­верждения.

В управленческой практике принято различать документы по степени их

подлинности на черновые, бело­вые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машино­писным способом или

распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием.

Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный доку­мент, текст

исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об

авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник

официального документа — это первый (или единичный) экземпляр

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию

подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия

документа может быть факсимильной или сво­бодной. Факсимильная копия полностью

воспроизводит содер­жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в

подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их

расположения. Факсимильная копия изго­тавливается на копировальной технике, с

использованием фо­тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для

документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимиль­ной копией является

второй и последующие экземпляры доку­ментов, полученные через копировальную

бумагу. Они, как пра­вило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название

таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты

до­кумента, но не обязательно повторяет его форму.

Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных

требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на

основе использования документов, отно­сящихся к различным системам

документации. Соотношение до­кументов из различных систем в делопроизводстве

разных учреж­дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной

деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе

федерального управления и ряда других причин. Но, не­зависимо от этого, в любой

организации используются документы, отражающие организационную,

распорядительную и исполнитель­скую деятельность. Их совокупность составляет

систему организа­ционно-распорядительной документации. Государственный

стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как

предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким

образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего

повсеместного применения имеет большое значение для документирования

управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функ­циональных систем

документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при

документировании соответ­ствующих видов деятельности и отражают их специфику.

Это, например, системы документации по здравоохранению, образо­ванию (общему

и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная

документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными

системами. С од­ной стороны, она представляет для других систем правовую

ос­нову, а с другой — в ней находят отражение вопросы руково­дства, контроля,

планирования, учета, отчетности и т.д.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и

стандартизация.

Стандартизация — это процесс установления и применения стан­дартов,

сопоставления с ними других подобных объ­ектов». Стандарт как

нормативно-технический документ устанав­ливает комплекс норм, правил,

требований к объекту стандартиза­ции и утверждается компетентным органом.

Применение стандар­тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в

данном случае документа). В России деятельность по стандартиза­ции

координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят та­кие элементы, как

типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы

стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как

самостоятельные. На­пример, в широком смысле типизация — это разработка

типо­вых конструкций или технологических процессов на основе об­щих для ряда

изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод

используется для создания ти­повых форм документов и типовых текстов, т.е.

образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в после­дующем

создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе,

форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор

оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их

параметров и разме­ров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе

унифи­кации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного

множества объектов (например, форм или видов доку­ментов, их показателей и

реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению

оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в

любой облас­ти деятельности, в том числе и в документировании. Управленче­ские

документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны

оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны

систему делопроизвод­ства, способствует их оперативной обработке и исполнению,

со­кращает затраты времени на работу с документами не только

дело­производственного персонала, но и всех работников управленче­ского

аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации,

для управления в определен­ной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм докумен­тов и систем

документации — министерства (ведомства), осуще­ствляющие координацию той или

иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы

документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские докумен­ты,

министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Госу­дарственный комитет РФ

по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации,

Росархив РФ — за сис­тему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом

возможности их компьютерной обра­ботки. Они обязательны для применения во

всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их

подчиненности и формы собственности.

Структура и назначение номенклатурных дел

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того

чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация

исполненных доку­ментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт

определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся

к одному вопросу или участку деятельности, по­мещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож­ность использования

нужной информации, документы класси­фицируют: разделяют их на группы с

разными сроками хране­ния. Специальным классификационным справочником,

позво­ляющим определить порядок распределения документов в дела, является

номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено­ваний дел, заводимых

порядке.

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных

целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и

группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел,

закрепленные в ней, перено­сятся затем на обложки дел;

• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения

документов, включенных в него. Таким об­разом с ее помощью намечают

ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом

экспертизы ценности документов;

• номенклатура дел используется при построении информа­ционно-поисковой

системы по документам предприятия. При регистрации документов в

регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме

того, классификационная схема номенклатуры может быть ис­пользована при

формировании справочной картотеки на исполненные документы;

• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче

в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой

для состав­ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и

постоянного;

• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения,

организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных

инструментов организации делопроизвод­ства должна отвечать определенным

требованиям, важнейшие из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в про­цессе деятельности

организации;

• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков

хранения;

• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью

отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность

включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку

хранения;

• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот­ветствии со

степенью важности и сроком хранения доку­ментации.

Требования к формированию дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенк­латуру;

• составление заголовков (наименований) дел;

• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка

расположения дел;

• определение сроков хранения дел;

• определение системы индексации и установление индек­сов дел;

• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклату­ру. Основное

требование к номенклатуре — охват всех доку­ментов, образующихся в процессе

деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как

создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа­ций и лиц,

включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий,

групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы

общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не окон­ченные

делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения

или окончания решения во­проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного

года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенк­латуру каждого

года на протяжении всего срока решения во­проса. В течение года номенклатура

может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате

по­явления в деятельности организации новых вопросов. Для та­ких дел в конце

каждого раздела номенклатуры предусматри­вают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборни­ки, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при

составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать

основное содержание документов ком­плекса, так как именно по заголовку дела

производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого

дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты

и др.), уточняющие данные о содержании доку­ментов, корреспондентах, датах, а

также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не

употребляются формули­ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку­менты, должны включать

указание на вид и характер доку­ментов, их периодичность, например: «Годовой

отчет о науч­но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты

об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука­зываются названия

форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным

показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел

проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков

в номенклатуре дел. Он ос­нован на учете организационно-структурного построения

аппа­рата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а

также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела

систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы

директивных и вышестоящих ор­ганов, затем — дела, содержащие организационную

документа­цию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав,

положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел

структурного подразделения. Далее распола­гают дела с распорядительной

документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения,

решения кол­легиальных органов). За этой группой дел следуют дела с

плано­выми и отчетными документами (годовыми, квартальными, ме­сячными),

перепиской и другими документами.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел ус­танавливают для

обеспечения сохранности ценных докумен­тов. Сроки хранения — важное основание

для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком

хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо­гут помещаться в одно

дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их

хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять,

десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости

документов. Если в деле содер­жатся документы временного хранения различной

ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране­ния всего

дела устанавливается для наиболее ценной доку­ментации, т.е. больший.

Например, если в деле находятся до­кументы со сроками хранения один год, три

года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом

окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством

в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Индексация дел. Для практического использования номенк­латуры дел большое

значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура

строится по производственной или функцио­нальной схеме. В этом случае

индексом дела будет его порядко­вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит ус­ловное обозначение

структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного

подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было

сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в

номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас­полагается под

номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть посто­янной и повторяться из

года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и

тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Но­менклатура дел

составляется по унифицированной форме, кото­рая разработана архивными органами

и закреплена в Государст­венной системе документационного обеспечения

управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел,

заголовки дел, количество томов, сроки хра­нения и примечания.

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце

каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения

дополнительных, не преду­смотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа — названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится

известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа —

количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения

конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для

некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до

мино­вания надобности» (например, инструктивные письма выше­стоящих

организаций, присланные для сведения) или «до заме­ны новыми» (например,

положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки.

Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по

окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экс­пертизе

ценности с возможным выделением некоторых доку­ментов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия но­менклатуры дел

своевременно проставляются отметки о заведе­нии новых дел, о передаче дел в

архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и

количестве заведенных и включенных в но­менклатуру дел.

Итоговая запись о категориях и количестве дел:

В итоговой записи отдельно указывается количество дел по­стоянного хранения,

со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно.

Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, соста­вившего номенклатуру, и

проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен­ным за

документационное обеспечение, и согласовывается с ар­хивом предприятия,

организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель

предприятия. Если докумен­ты поступают на государственное хранение,

номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив,

прини­мающий дела данной организации, и только после этого утвер­ждается

руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна со­ставляться в трех

экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий

используется в струк­турном подразделении в качестве справочного пособия по

формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составлять­ся в четырех

экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк­земпляра, из которых один

хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения.

Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто­рой

экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура

согласовывалась, третий является рабочим, а чет­вертый используют для

выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие

структурные подразде­ления для заведения дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное

в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или

папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций: распределение и

раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов

внутри дел в опреде­ленной последовательности; оформление обложек дел.

Формированием дела называется группирование исполненных

документов внутри дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и

систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в

нем первого ис­полненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огром­ное значение, так как

обеспечивает быстрый поиск необходи­мых документов и их сохранность.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное

в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или

папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и

раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение

документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек

дел.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От

того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время

поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с оп­ределенными

принципами. Наиболее существенными и практи­чески наиболее удобными являются:

вопросно-логический, хро­нологический, алфавитный, нумерационный. Они могут

варьи­роваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип,

согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности

решения того или иного вопро­са. Такая систематизация совпадает с

хронологическим располо­жением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фа­милии их авторов,

названия учреждений-корреспондентов, на­именования

административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении

взысканий, поощрениях".

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие

порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в

личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение

к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при фор­мировании дел следует

придерживаться основных правил, об­щих для всех категорий документов:

• в дела подшиваются только исполненные документы. Не­исполненные, а также

подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в

соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных

актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется

пра­вильность его оформления: наличие необходимых подпи­сей, виз, индекса,

дат, отметок и т.д.;

• в дело включаются документы в одном экземпляре. Чер­новики, размноженные

копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только

чер­новики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и

т.п., дополняющие содержание пер­вых экземпляров;

• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в

отдельные дела;

• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением

переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности

формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы

лица в организации; дела выборных органов и их постоян­ных комиссий формируют

за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по

учебным годам;

• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и

дополнительными материалами. Ес­ли приложения имеют большой объем, из них

формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно

250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество

томов каждого дела указывает­ся в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их системати­зация в деле

значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку

документов к последующему хранению и использованию.

Правила хранения дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного

документа. Они формируются в струк­турных подразделениях и хранятся в них до

передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных

картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая

соответствует последовательности их расположе­ния в номенклатуре. На корешке

каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел

прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по

номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения составляется внут­ренняя опись.

Внутренняя опись документов дела - это учетный доку­мент, содержащий

перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их

индексов, названий, дат, номеров листов.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы,

документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных

по видам документов и вложных по содержанию. Необходимость ее составления

опре­деляется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или

предприятия.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписы­ваются данные о

каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется

итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее

докумен­тов и количества листов самой описи:

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться

работнику учреждения, организации. В этом слу­чае они могут быть вынуты из

дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место

закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой

срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача от­дельных документов из

дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть

выдано дело целиком.

Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карт3

заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому

выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения

документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только

руководителем учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например,

прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного

распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае

обязательно состав­ляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место

в дело подшивается заверенная копия.

Экспертиза ценности документов

Завершающий этап работы с документами в делопроизводст­ве — обработка дел для

их дальнейшего хранения и использова­ния. Обработка дел для хранения включает

проведение экспер­тизы научной и практической ценности документов,

оформле­ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10

лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на

критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное,

культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в

государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представ­ляющих научно-

исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ной ценности и

утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов. Документы

оцениваются на основании принципов историзма,

системности, целостности. Критериями оценки документов яв­ляются их

происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод­стве проводится

при составлении номенклатуры дел, при фор­мировании дел и проверке правильности

отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему

хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов, их отбора на

хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая

экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах

обществен­ных организаций для отбора и передачи документов на государственное

хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи

подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии

(ЦЭК).

ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в посто­янном контакте с

экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного

учреждения, от которого получают указания организационно-методического

характера.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод­стве организаций

проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для

уничтожения. Этот отбор про­водит персонал структурных подразделений при

участии сотруд­ников ведомственного, архива. Он предполагает анализ

фактиче­ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе

заголовков дел, а путем полистного просмотра доку­ментов определяется их

научная и практическая ценность и со­ответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы­ре группы документов

с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10

лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям.

Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив.

Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в

структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат

уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение

разрешает учреждению уничтожить доку­менты с временными сроками хранения.

Уничтожение доку­ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению

документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель

учреждения.

Оформление дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соот­ветствии с

установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации

листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях)

внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела:

уточнение названия организации, делопроизводственного ин­декса и заголовка

дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело­производстве и

завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление

дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и

струк­турных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела

временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они

остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по

номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в

структурных подраз­делениях для использования в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и вре­менного (свыше 10 лет)

хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном

листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и

прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак

«+» - число листов внутренней описи, если она есть.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне

последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва­ются дата

составления, должность и фамилия составителя, ко­торый затем ставит свою

подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки

дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке

проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата

поступления дела в другую организа­цию и дата окончания дела во второй

организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание коли­чества листов в деле,

которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла­туре дел организации

после сверки ее с ведомственным переч­нем документов с указанием сроков

хранения или после уточне­ния срока хранения по решению ЭК организации. На

делах по­стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем

указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи

дел. Составление описи — это завершаю­щий этап работы с документами в

делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой

дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом

научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск

документов. Таким об­разом, опись является учетным документом и

справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном

подразделении работниками службы документационного обеспечения управления.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел

структурных под­разделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по

личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов

описания каж­дого дела в описи называется описательной статьей.

Описатель­ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю­чать в

себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на

обложке дела;

• дату дела (тома, части);

• число листов в деле (томе, части);

• срок хранения;

• примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд­ковым номером. При

наличии нескольких томов (частей) каж­дый из них также имеет свой порядковый

номер. Систематиза­цию дел в описи и присвоение номера описи структурного

под­разделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью

число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред­назначенный для

последующей передачи в государственный ар­хив, подлежит утверждению ЭПК.

архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется

руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы­вается

председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с

руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в

установленные сроки сдать, а государст­венный архив принять на хранение

внесенные в опись дела.

Порядок передачи дел в архив

В архив организации передаются все дела постоянного, вре­менного (свыше 10

лет) хранения и по личному составу. Пере­дача дел производится только по

описям и в соответствии с со­ставленным заведующим архивом графиком,

согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным

руководителем организации. Вместе с делами в архив передают­ся

регистрационно-контрольные картотеки делопроизводствен­ной службы учреждения.

Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не

передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью,

проверяет правильность формирования и оформ­ления дела. Заведующий архивом

расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи,

указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых

разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в

государственный архив:

• отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия

организации, общего количества дел и крайних дат документов;

• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное

хранение впервые;

• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела

номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в ар­хивные связки. Сдача

дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив

расписываются на всех экзем­плярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го­сударственном

архиве, третий экземпляр описи и второй экзем­пляр акта возвращаются

организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Архивное хранение документов в электронной форме

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в

электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это

позволяет обеспечить сохран­ность документов, их централизованное хранение,

быстрый по­иск и распределенный доступ к документам как с помощью ло­кальной

сети, так и (при необходимости) с использованием уда­ленного доступа (по

телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их сущест­вования — бумажной

или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными

справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и

ведомст­венными). Кроме того, в каждой организации имеется номенк­латура дел.

Она также вносится в компьютер и является само­стоятельной таблицей в базе

данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в

регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается

документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать

перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей

базы данных о документах учрежде­ния, сформировавшейся в течение года в

процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший

год используются для составления описи всех документов, сгруппи­рованных по

делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном

в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения

такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и

подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и

долговременного сроков хранения. Наличие ав­томатизированной системы учета

позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при

традиционной бумаж­ной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи

значитель­но облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в ар­хиве,

обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию

архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы

обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Приложения

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в

организации

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности

передавшего сведения Подпись Расшифровка

подписи

Форма номенклатуры дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в

организации

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

Форма описи дел постоянного хранения

Фонд №_________________

Опись №______________

дел постоянного хранения

за ________ год

_______________________________________________________________

название раздела

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи

Подпись Расшифровка

Подписи

Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка

Подписи

Дата

Форма описи дел долговременного хранения (свыше 10 лет)

Фонд №_________________

Опись №______________

дел долговременного хранения

за ________ год

_______________________________________________________________

название раздела

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи

Подпись Расшифровка

Подписи

Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка

Подписи

Дата

Образец листа заместителя

Образец карты – заместителя

Образец листа заверителя дела

Образец годовой описи дел

ОПИСЬ №__________________________________________

Название раздела

В данную опись внесено ___________ дел с № ______, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

форма внутренней описи документов дел

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ____________

Итого______________________________________________ документов

цифрами и прописью

Количество листов внутренней описи ____________________________

цифрами и прописью

Должность

подпись И. О. Фамилия