Реферат: Язык и стиль служебных документов

Реферат: Язык и стиль служебных документов

Крымский Экономический Институт

Киевского Национального Экономического Университета

Реферат по дисциплине: «Делопроизводство на ПК»

на тему:

«Язык и стиль служебных документов»

Выполнил: Апаз С.В. группа ЭП – 31

Симферополь, 2004

Содержание

Введение. 3

1. Правила изложения материала и логического построения текста документа. 6

2. Правила сокращений в текстах документов. 10

3. Написание чисел и оформление таблиц в документах. 12

4. Названия учреждений , организаций, предприятий в документах. 13

5. Написание должностей, званий и фамилий. 15

6. Отклонения от литературных норм в текстах документов. 15

7. Архаизмы и канцеляризмы.. 16

Литература. 17

Введение

Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который

занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно

добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и

управленческого труда

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление

решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что

язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную

стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность

директивной и распорядительной документации в значительной мере

обеспечивается императивом — повелительной конструкцией языка приказов,

распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют

документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь,

деловой язык, деловое служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык —

это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще

встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы,

канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем",

"дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться

официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический,

общественно-публицистический, научный, производственно-технический,

исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и

находятся в постоянном взаимодействии.

"Под стилем... языка, — говорит известный филолог А.Н.Ефимов, — принято

понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в

отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле

закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное,

типичное, а также запретное".*

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-

беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-

публицистический — стили газетно-журнальный и литературно-критический.

Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-

распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений),

деловой переписки, телеграфный стиль и т.д.

"Стиль законодательно-распорядительных документов, - отмечал академик

Л.В.Щерба, — "язык законов" — требует прежде всего точности и невозможности

каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае

исключительно важной, так как заинтересованный человек безо всякого понукания

прочтет всякую статью закона и два, и три раза".*

Качество и структура стилей непостоянны и изменяются от столетия к столетию, от

эпохи к эпохе. После Октябрьской революции в учреждениях продолжало работать

много служащих дореволюционной России, деловая речь включала множество

канцеляризмов и архаизмов ("Дано Петрову Ивану Яковлевичу, что он

печати удостоверяется"). Поэтому немало прошло времени, прежде чем

избавились от старого и ненужного в языке и стиле.

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и

других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны

соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и

нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация

речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило,

оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного

подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе

должны соответствовать нормам административного права.

Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем

местоимения заменяются существительными (не "я прошу") а "институт

просит", "Министерство не возражает"). В служебной документации недопустимы

диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и со

временного литературного языка, прежде всего тех из них,

которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее

целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе

вариантов типа "оказать помощь — помочь", "допускать ошибку -ошибиться"

надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно

в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи

(типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся"

и т.п.).

3. Использование терминов и профессионализмов

(обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь

юридических и бухгалтерских;

4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные

аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке

оказания помощи"',

5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений —

предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода

перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно

продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой

типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся

словесных формул, трафаретов, штампов. Например, "в целом", "в связи", "в

соответствии с", "в интересах" (стандартные синтаксические модели с

отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так

как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а

также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и

употребления общепринятых сокращений.

Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и

ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии,

стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс

прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск

осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ,

решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное

слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и

примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто

встречаются отклонения от литературных норм. Например. " приветствие в

адрес", "упреки в адрес"', "передовой форпост науки" и др.

Необоснованно много встречается словесных штампов ("надо отмстить",

"выдана данная справка" и т.д).

К числу избитых речевых штампов, употребляемых докладчиками и лекторами,

относятся также: "начать борьбу за...", "увязать вопрос", "заострить

внимание", "нацелить внимание", "поставить во главу угла", "в

центре внимания", "мы имеем на сегодняшний день", "трудно переоценить значение"

и т.п.

Стандартно звучат слова-спутники, критика — обязательно резкая, поддержка —

всегда горячая и т.п.

1. Правила изложения материала и логического построения текста документа

Текст — основополагающий реквизит любого документа. Поэтому подготовка

текстовой части документации является важнейшим условием хорошо поставленного

документирования управленческой деятельности.

В зависимости от количества рассматриваемых в тексте вопросов документы

подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены одному вопросу, вторые

— нескольким. Но текст любого документа, согласно требованиям ЕГСД, должен

состоять не менее чем из двух основных частей. В первой из них дают

обоснование или основание составления документа, во второй — излагают

предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Даже в том случае,

когда текст документа состоит из одной фразы, если он грамотно составлен, в

нем можно различить эти два логических элемента.

Например:

"В связи с ожидающимся ранним похолоданием приказываю завершить все работы по

утеплению производственных помещений фабрики до 1 октября с.г." (текст

приказа).

В редких случаях текст документа содержит одну лишь заключительную часть: в

приказах, например, — распорядительную без преамбулы, в письмах и заявлениях

— просьбу без мотивировки.

Однако в большинстве случаев текст документа состоит из следующих логических

элементов: введения, доказательства, заключения. Нередко заключению

предшествуют выводы.

Во введении излагаются причины и непосредственный повод для

составления служебного документа. В этой части текста нередко делают ссылки на

другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания данною

документа.

В доказательстве выражается существо вопроса, при водятся доводы, факты,

ссылки на доказательства, цифровые данные, обосновывающие правильность

поднимаемого вопроса. Сложное доказательство обычно заканчивается выводом.

Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения

ходатайства, просьбы или требования.

Выводы не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают

к доказательству и неотделимы от него.

Заключение — главная логическая составная часть, в которой формулируется

основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие,

отказ. Заключение в служебном документе обязательно.

По характеру содержания заключения неодинаковы Они делятся на активные и

пассивные (или описательные) Активные заключения, в свою очередь,

подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресат

побуждается к определенным действиям. Например:

"Предлагаю Вам в кратчайший срок наладить трудовую дисциплину в группе. Для

дисциплину, строгие меры. О проделанной работе сообщите в деканат 10. U. 96."

В косвенном активном заключении действие возможно или ожидается. Например:

"В связи с усилением морозов возможен выход из строя наружной водопроводной

сети".

Здесь, хотя и не предписываются какие-либо действия, предполагается, что

будут приняты меры к предотвращению порчи водопровода.

Прямое активное заключение употребляется в приказах, протоколах собраний,

письмах, телеграммах, косвенное — в договорах, инструкциях, положениях и т.д

По возможности надо предпочитать активное заключение косвенному.

В зависимости от содержания документа в тексте применяется прямой или

обратный порядок расположения логических элементов. В первом случае за

введением следуют доказательство и заключение. При обратном порядке вначале

излагается заключение, за ним — доказательство. Введения в таких документах

нет.

Пример прямого расположения документов.

Введение: В обоснование претензии от 22.05.96

№ 100-ЮР Вами представлена копия акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96.

Доказательство: Для рассмотрения вопроса по существу требуется

представление подлинных документов.

Заключение: Поэтому просим срочно направить подлинник акта бюро

товарных экспертиз от 12.05.96.

При обратном порядке изложения этот текст будет выглядеть таким образом:

Заключение: Просим срочно направить подлинник

акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96,

Доказательство: т.к. для рассмотрения претензии по существу требуется

представление подлинных документов.

В обратном порядке излагают несложные документы. Им следует пользоваться как

можно реже. Дело в том, что в заключении, если оно ставится на первое место,

надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать

полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его

приходится в обратном направлении (снизу вверх). Написать же заключение так,

чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно

трудно. Вот почему прямой порядок расположения логических элементов более

приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов. Этого метода

изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и

равные по положению организации и учреждения. Тон документа в любом случае

должен быть корректным, выдержанным, не дающим повода вступать в полемику и

заводить излишнюю переписку.

Деление текста на логические элементы является, конечно, условным приемом,

который помогает, однако, выработать план документа и последовательно

изложить содержание. Отнюдь нет надобности искусственно вводить в текстовую

часть все три элемента, гак как это приводит к созданию необоснованно

объемных документов.

Текст сложных документов, содержащих информацию по различным вопросам

деятельности учреждения, организации или предприятия (положения, инструкции,

доклады, отчеты, обзоры и т.п.), стандартом допускается делить на составные

части: разделы, подразделы, пункты, подпункты (арабскими цифрами).

Разделы и подразделы текста должны иметь заголовки, кратко выражающие суть их

содержания.

Деление текста на составные элементы, разумеется, тесно связанные между

собой, и снабжение их заголовками улучшает документ, делает его более

доходчивым и выразительным.

В повествовании, например, хотя оно предполагает изложение материала в

хронологической последовательности, нужно стремиться выделять узловые

события, наиболее характерные факты, детали, черты. При этом нельзя забывать,

что протяженность явления во времени и степень важности явления далеко не

всегда находятся в прямо пропорциональной зависимости. Скажем, для

автобиографии взрослого человека не имеют существенного значения события его

детства, хотя оно и длилось более полутора десятков лет. а вот сведения о

первых годах трудовой деятельности любого работника представляют в этом

служебном документе значительный интерес. Их и нужно отразить с надлежащей

полнотой. Здесь разрыв в хронологии повествования будет вполне оправданным.

При работе над описательным текстом следует стремиться к раскрытию наиболее

важных признаков явления. По степени важности их необходимо и располагать,

что будет служить требованиям последовательности в изложении материала.

Характерной особенностью такого вида текста, как рассуждение, является, как

мы уже отмечали, наличие доказательства — одной из основных форм мышления.

Доказательства бывают двух видов: дедуктивные и индуктивные. В первых мысль

развивается в направлении от общего к частному, т.е. от общих суждений к

частным выводам. В индуктивных доказательствах, наоборот, мысль идет от

отдельных разрозненных фактов к обобщению. Подобным образом нередко

излагается материал в рассуждении. Именно индуктивный метод доказательства

лежит в приведенном на с. 38 примере о причинах невыполнения

производственного плана строительным управлением. Дедуктивный метод

доказательства положен в основу такого, скажем, рассуждения:

"Городской автобусный транспорт пока работает плохо. Автобусы выходят на

маршруты с опозданием, нарушается график прибытия их на остановку". (Из

докладной записки.)

По способу изложения тексты обычно делят на следующие виды: повествование,

описание и рассуждение.

В повествовании рассказывается о событиях, явлениях, фактах в той

хронологической последовательности, в которой они происходили в

действительности. Этот тип изложения чаще всего применяется в таких документах,

как информационные сообщения, отдельные виды протоколов, автобиографии,

докладные записки и т.п., например:

"Я, Николаев Иван Олегович, родился 10.10.96 в деревне Петровка Алексеевского

школу" и т.д.

В описании дается характеристика явления, события, действия лица или

факта в форме перечисления его признаков, особенностей, черт, проявлений. В

этом типе изложения можно выделить отдельные элементы, отрывки, раскрывающие те

или иные стороны объекта. Такие элементы конкретизируют и обосновывают общую

характеристику, например:

"Штабом студенческого отряда проводилась значитель1 пая работа по

отряда, доставка их к месту работы совхозным автотранспортом " и т.д.

В этом примере (из отчета) общее положение работа по улучшению организации

труда студентов..." обосновывается конкретными фактами, показывающими,

какие именно меры предпринял штаб для совершенствования организации труда

бойцов отряда.

Описательное изложение широко практикуется в текстовых частях самых различных

документов.

Весьма распространенным способом изложения является рассуждение. Оно

выражается в логически последовательном ряде определений, суждений и

заключений, раскрывающих внутреннюю взаимосвязь явлений или событий и

доказывающих какое-то положение (тезис), например.

"В связи с плохими погодными условиями, болезнью значительной части рабочих,

справилось с производственной программой IVквартала 1995 г "

Легко заметить, что это рассуждение основано на причинно-следственных связях

между явлениями и фактами Но в текстах многих документов используются и

другие Виды рассуждений. Они строятся, в частности, на установлении условно-

уступительных связей, сравнений и сопоставлений фактов, явлений, событий,

предметов.

Следует, однако, отметить, что в чистом виде названные нами типы изложения

текстов встречаются редко. Чаще всего они переплетаются между собой,

дополняют друг друга. Такое взаимодействие особенно характерно для сложных

документов.

Это отнюдь не значит, что составителю документации не следует учитывать

особенность каждого из видов изложения. Наоборот, необходимо творчески их

использовать в работе по документированию.

Тексты сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части,

разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами

в соответствии с требованиями ГОСТ 1.5-85. Номер каждой части включает номера

соответствующих составных частей, более высоких, например: 1.1, 2.1. 3.2.1 и

т.д.

2. Правила сокращений в текстах документов

В документах системы ОРД применяются различные типы сокращений. Однако все

сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в 1956 г "Сводных правил

русской орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1.5-85.**

Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время на составление текста,

уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.

Принято различать сокращения нескольких типов. 1. Буквенные (инициальные)

сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого

слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т.д. Почти все инициальные сокращения

пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в

самостоятельные слова, например, загс, вуз и т.п.).

2.Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и

усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИуголь, районе и др.

3.Сложносокращенные слова сложного типа, например- колхоз, совхоз, теплоход,

Ростсельмаш, Главморпуть и т.д.

4.Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного

слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода,

склонении, например, завкадрами, замдиректора, главпочта и т.д.

5.Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, АПН, напалм, лавсан и

т.п.

6.Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических

понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов,

сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т.п.

Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной

речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г.

(город); с. (село); обл., р-н и т.п. Графические сокращения всегда пишутся

строчными буквами.

В ОРД не сокращаются реквизиты "заголовок", "автор документа", "подпись". Не

допускается сокращение слов через косую линию, т.к. такой способ не

предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать), з/р

(заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при

перечислениях и ссылках, при рядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях,

например и т.д. (и так далее), и т.п. (и тому подобное), и пр. (и прочее), и

др. (и другое), 1 млн, 50 км и т.д.

Сокращается союз "то есть" (т.е.), а слова "так как" "таким образом", "потому

что", "так называемый" не должны сокращаться.

Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно только

перед фамилиями как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад.

Захаров, доц. Петров, канд. техн. наук Леонов, инж. Иванов и др. Наименование

должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании

выступил гл. механик Силаев Л.П." Причем слова "зам.", "зав.", "пом.",

пишутся слитно (завотделом, заве кладом, помдиректора). Но если эти слова

отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка:

например зам. главного инженера.

Географические понятия сокращают только перед словами, к которым они

относятся, например: оз. Балатон, г. Донецк.

При написании адреса в реквизите "адресат" допускается сокращать: ул.

(улица), пр. (проспект), пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп.

(корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения

промежутков времени и количественных определений допускаются после

числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 20

млн. крб.

Слово "год" сокращается только при цифрах, например: 1992 г.

При обозначении периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между

годами есть предлог "по", тогда следует писать, с 1990 г. по 1996 г.

При обозначении учетного хозяйственно-административного бюджета годов пишут

1995/96 уч.г., — в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год

административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).

При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово

"год" пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия

месяца и года слово "месяц" не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в

тексте "в октябре с.г." (сего года), нужно указать год полностью: в октябре

1995 г.

При ссылках в тексте на страницы, рисунки, чертежи, таблицы их следует

сокращать, если они стоят при цифрах, например с.8, рис.4, черт.З. табл.5.

При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч1 45

мин., слово "утро" и "день" не должны употребляться.

Слова "час", "минута", "секунда" при цифрах сокращаются, например: — 5 ч 32

мин 20 с (точка в конце сокращений не ставится).

Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном

числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60 %.

Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений,

организаций, например. Минуглепром, Минобразования и др.

Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др.,

состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых)

индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях

цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом,

например: ГАЗ-51, ВАЗ-69.

Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется

слитно. ИЛ-18Д.

3. Написание чисел и оформление таблиц в документах

Цифровая информация и таблицы часто приводятся в документах. Существуют

определенные правила их оформления. Так, однозначные количественные

числительные (отвечают на вопрос "сколько") падежных наращений не имеют,

например, в реквизите "приложение" количество листов и экземпляров пишется

только цифрами, на 3 л в 2 экз (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет

при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кг, 5 л, 25

км и т.д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они

пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и

т.д.(кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т.п.).

Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся смешанным способом: 15 млн. человек,

20 тысяч крб., 200 тыс.экз., но единообразно в пределах одного текста.

Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не

имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые

числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного,

например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух)

порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при

последнем, например: 1, 2, 3-й и т.д.

Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным

способом, через дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-

летия, 40-миллиметровый, 12-томный.

Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз:

20-30 шт., или от 20 до 30 шт.

Денежные суммы пишутся так: вначале сумма указывается цифрами, а в скобках —

словами, например: в размере 25600 крб. (двадцать пять тысяч шестьсот крб.).

Если в тексте документа приводится ряд числовых значений величины, выраженной

одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается

только за последней цифрой.

Неправильно: Правильно:

8,0 мм, 8,5 мм, 12,0 мм, 14,0 мм 8,0, 8,5, 12,0, 14,0 мм

20 см х 40 см х 50 см 20 х 40 х 50 см

20 кг, 40 кг, 50 кг. 20; 40; 50 кг.

Интервалы между числовым значением величин записывают так: от 50 до 100, от

100 до 150.

Цифровой материал, помещенный в документе, рекомендуется оформлять в ввде

таблиц (ГОСТ 1.5-85), например:

Таблица I

Количественный состав документов

Письма 10000 12000 2000 24000

Телеграммы 300 250 550

Таблица может иметь заголовок, который размещается справа над нею. Он не

подчеркивается. Таблицу располагают на ближайшей странице, после ссылки на

нее или, если это невозможно, в ближайшем месте.

Если текст небольшой, а таблиц много, то последние могут располагаться в конце

текста, по порядку номеров. В пределах раздела таблицы нумеруются арабскими

цифрами. Номер таблицы состоит из номера, раздела и порядкового номера

таблицы, разделенных точкой, например: таблица 1.2 (вторая таблица

первого раздела). При ссылке в тексте на таблицу пишут сокращенно: табл.

12. Повторные ссылки на таблицу следует давать так: см. табл. 1.2.

Если в документе одна таблица, то ее не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и размещать

одну часть под другой. В этом случае слово "таблица" и ее порядковый номер

указывают один раз справа над первой частью, над остальными частями пишут

слово "продолжение" с указанием порядкового номера таблицы, например:

4. Названия учреждений , организаций, предприятий в документах

С прописной буквы пишутся все слова в названиях высших органов власти и

управления Верховный Совет Украины.

В названиях республиканских государственных комитетов, министерств и других

центральных учреждений с прописной буквы пишется первое слово и, конечно же,

собственные имена, например Министерство Украины по делам защиты населения

от последствий аварии на Чернобыльской АЭС.

Названия самостоятельных главных управлений и отделов в составе Министерства или

ведомства также пишут с прописной буквы, например: Технологическое

управление по обогащению угля. Главное производственное управление.

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишут со строчной буквы,

например: отдел новых машин Технологического управления, отдел эксплуатации

Главного производственного управления.

В официальных названиях организаций с прописной буквы пишется первое слово,

например: Дворец сперта "Шахтер".

Названия объединений, комбинатов, шахт, трестов и институтов, если им

предшествуют родовые слова типа "производственное объединение", "комбинат",

"трест", "институт", "шахта", пишутся в кавычках и не склоняются, например:

объединению "Донецк-уголь".

При отсутствии родовых слов названия необходимо писать без кавычек, и они

склоняются, например. Минуглепром - Цонуглемашу.

Названия организаций, предприятий, съездов, конференций, начинающиеся со слов:

Государственный, Всеукраинский, Чрезвычайный и др. или с порядковых

числительных, выраженных словесно, пишутся с прописной буквы, например:

безопасности работ в горной промышленности, II Всеукраинский фестиваль.

Слово "совет" в единственном и множественном числе всегда пишется с прописной

буквы, если входит в полное наименование органа власти; например.

Ворошиловский районный Совет народных депутатов г. Донецка.

В сокращенных названиях слово "совет" пишется слитно и со строчной буквы,

например: горсовет, сельсовет, поссовет.

В названиях документов, утвержденных Кабинетом министров Украины, слова

"Постановление", "Положение", "Устав", "Инструкция" пишутся с прописной

буквы. Слова "распоряжение", "решение", "акт", приложение", "перечень" — со

строчной, например:

"В соответствии с Инструкцией о вознаграждении за открытия, изобретения и

рационализаторские предложения ".

Географические названия, если они не входят в состав собственного имени

предприятия, пишутся со строчной буквы, донецкая шахта "Кировская", но

Старобешевская ГРЭС.

В символических, условных названиях предприятий или учреждений первое слово

пишется с прописной буквы и все название заключается в кавычки, например:

шахта "Красная Звезда ", завод "Красный пахарь ".

Не пишется в кавычках наименование предприятия, учреждения, если в нем есть

слово "имени" или "памяти", например: шахта имени Скочинского.

Сокращенные названия (аббревиатуры) институтов, читаемые по первым буквам,

пишутся прописными и без кавычек, например: ВНИМИ, ВШИДАД, МакНИИ,

ВНИИ-угля

Во множественном числе слова "государственные комитеты", "министерства",

"главные управления при Кабинете министров Украины" пишутся со строчной

буквы.

При перечислении в тексте нескольких министерств или комитетов следует писать

их полное наименование.

например: "Обязать Министерство финансов и Министерство лесного хозяйства ",

но не "обязать Министерства лесного хозяйства и финансов ...".

Однако при перечислении объединений, комбинатов, трестов и т.п. родовое слово

следует писать один раз. " .. обязать производственные объединения

"Донецкуголь, "Макеевуголь ", "Снежнянскантрацит ", но не "объединение

"Донецкуголь ", объединение "Макеевуголь" и т.д.

5. Написание должностей, званий и фамилий

Наименования высших государственных и правительственных должностей пишут с

прописной буквы, например: Президент Украины, Председатель Кабинета

министров Украины, заместитель Председателя Верховного Совета Украины.

Названия всех других должностей — со строчной, например: министр культуры

директор производственного объединения по добыче угля "Донецкуголь ".

Наименования воинских, почетных и ученых звании пишут со строчной буквы,

например: лауреат Государственной премии Украины имени Т.Г.Шевченко, доктор

технических наук, почетный шахтер, генерал-полковник юстиции В

наименованиях орденов все слова, кроме слова "орден", пишутся с прописной

буквы, например: орден Трудового Красного Знамени, орден "Знак Почета ".

Имеются некоторые особенности написания и склонения имен и фамилий. Не

склоняются фамилии, оканчивающиеся на — аго, — яго, — ых, -их, -ово:

Живаго, Дуняго, Черных, Долгих, Хитрово. Иностранные фамилии, оканчивающиеся

на гласный звук (кроме неударяемых -а, -я), не склоняются: стихи Гюго,

роман Золя, опера Верди и др Украинские фамилии на -ко также не

склоняются: Петренко, Шевченко. Фамилии на неударяемые -а, -я

склоняются, как славянские, так и иностранные: л: Лагоде: творчество

Ш-оуды, фильм с участием Джульеты Мазины. в институте имени Патриса Лумумбы.

Русские и иноязычные фамилии с окончанием на согласную склоняются, если

относятся к мужскому полу, и не склоняются, если к женскому, например,

рабочему Киричеку, рабочей Киричек, у Карла Гофмана — у фрау Гофман.

Однако фамилии, произошедшие от названий животных, зверей, неодушевленных

предметов, хотя и заканчиваются на согласные, не склоняются, например,

Лебедь, Заяц, Кремень, Ступа.

В русских двойных фамилиях склоняются обе части, если они существуют как

самостоятельные фамилии: Новиковой-Красновой, если же первая часть не

образует самостоятельной фамилии, то она не склоняется, например.

Бонч-Бруевичу, Яр-Мухамедову и др.

6. Отклонения от литературных норм в текстах документов

Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности

допускаются различные отклонения. В результате текст становится малопонятным,

насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмами Усложняют

понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения,

профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы.

О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.

7. Архаизмы и канцеляризмы

Архаизмы — это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые

вышли из употребления.

К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные

выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по

принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем),

препроводительное (сопроводительное).

К. архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить,

вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.

Канцеляризмы — это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической

структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также

сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие

приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.

Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.

Неправильно

настоящим сообщаем следующее

сообщаем данные по состоянию

на Ваш ответ письмом от

направляем Вам для руководства и исполнения

в настоящее время завод приступил к изготовлению

направляем для подписи и утверждения

при этом представляем

дана настоящая в том.

что он действительно работает

приложение по тексту

к сему прилагаю

в ожидании Вашего ответа

Правильно

сообщаем

сообщаем данные

на Ваше письмо №____от______

направляем Вам

завод приступил к изготовлению

направляем для рассмотрения направляем

тов._____ работает на

приложение на 2 л. в 3 экз.

прилагаю

(не применяют)

Литература

1. Головач А.С. «Образцы оформления документов. Для предприятий и

граждан.» – Донецк: Сталкер, 1996 – 20 с.

2. Корж А.В. «Юридичне документоведення.» - К.: Iн-т держави и права iм

В.М.Корецкого НАН Украiны, 2001. – 168 с.

3. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. «Курс делопроизводства» - М,: 1998.

4. Диденко А.Н. «Отечественное делопроизводство». – К.: 1998.