Система предоставляет возможность подписываться на извещение (информирование) сотрудников о происходящих событиях (осуществляемых действиях) над объектом системы. Например, если пользователь подпишется на какой-либо документ, то на электронный адрес пользователя будет приходить информация о действиях, осуществляемых над данным документом.

После рассмотрения всех возможностей системы ЛЕТОГРАФ, предоставляемых ей для работы с электронной почтой, можно выделить следующие преимущества системы.

Система ЛЕТОГРАФ предоставляет средства для построения единого информационного пространства, возможность обмена сообщениями с помощью встроенного модуля для получения и отправки электронной корреспонденции. Все вышеперечисленные возможности позволяют организовать удобную работу сотрудников компании и повышают эффективность их работы.

7 Функциональные возможности Microsoft Office и ее приложений

Cистема Microsoft Office for Windows, включает в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

обработку входящей и исходящей информации;

создание и редактирование электронных документов;

сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;

хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.

8 Законодательная база, регламентирующая процессы внедрения и использования информационных технологий в ДОУ

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» направлен на совершенствование правового регулирования в информационной сфере и на обеспечение условий для ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц в отношении автоматизированной обработки данных личного характера от 28 января 1981г. В связи с этим Федеральным законом предусматривается признание утратившим силу Федерального закона от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» со дня вступления в силу Федерального закона.

В Федеральном законе раскрывается понятие «информация», предусматриваются правомочия обладателя информации, право на доступ к информации, гарантии и порядок реализации данного права, различные формы использования современных информационных технологий, таких, как информационные системы, информационно-телекоммуникационные сети, а также определяются основы государственной политики в области применения информационных технологий. Следует также отметить, что использование понятия «информационные технологии» в наименовании и тексте Федерального закона признано более целесообразным по сравнению с применением такого неопределенного понятия, как «информатизация».

Кроме того, Федеральным законом определяются понятие и виды информационных систем, требования к созданию и эксплуатации государственных эксплуатационных систем.

9 Понятие «информационные технологии» в электронном документообороте и их классификация

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) -- широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники.

В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, ИТ -- это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами ИТ требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформлления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача электронного документооборота - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации электронного документооборота существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электонных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам эл. почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition). В дальнейшем в работе с этими документами реализовываются все преимущества информационных технологий их обработки.

10 Технология баз данных в электронном документообороте: назначение, содержание, место

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

11 Ключевые информационные технологии в документообороте: назначение, место, роль

Наиболее известными информационными технологиями, используемыми при оформлении документов являются: текстовый, табличный и графический редакторы/процессоры. В качестве текстового редактора в большинстве случаев используют MS Word интегрированного пакета MS Office. Использование различных компонентов этого пакета имеет массу преимуществ: полная совместимость отдельных компонентов, то есть возможность передачи информации из одной программы в другую; единообразие методов работы и другое. MS Word предоставляет также много возможностей для оформления текста: различные стили оформления, различные шрифты; возможности изготовления и вставки рисунков, таблиц; редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка; создание форм и бланков; возможности создания и редактирования сообщений электронной почты; разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничными документами.

В качестве табличного редактора выбирают MS Excel пакета MS Office. Обладая широким кругом возможностей по автоматическому вычислению, электронные таблицы позволяют также находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достичь заметных результатов, оценить отдачу будущих проектов. MS Excel предоставляет широкие возможности по оформлению документов, поиску в них нужной информации, оформлению результатов поиска, построению диаграмм различного типа.

Иллюстративный материал - важный элемент любого документа. Одним из наиболее популярных средств его создания является компьютерная графика. В настоящее время существует большое количество программ компьютерной графики от простейшего графического редактора типа Paint, входящего в комплект стандартных программ системы Windows, до сложных профессиональных программ.

Наиболее разнообразны и многофункциональны информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнение справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

12 Системы электронного документооборота компании «Интер-Траст»: состав, назначение, реализуемые задачи

Система OfficeMedia предназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест.

Система OfficeMedia решает следующие задачи:

· координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

· быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;

· предоставление средств для деловой переписки;

· регистрация документов, циркулирующих в организации;

· возможность оперативной раздачи поручений;

· анализ и контроль исполнительской дисциплины;

· согласование, ознакомление, исполнение документов.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

· Делопроизводство;

· Внешние контакты;

· Управление и планирование;

· Учет материальных ценностей.

· Делопроизводство

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Состоит он из следующих баз данных:

· Регистрация документов (предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления);

· Библиотека документов (служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам/электронным папкам, контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.);

· Согласование (предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования);

· Ознакомление (предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления);

· Обращения граждан (предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц);

· Организационно-распорядительные документы (предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения).

Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, обеспечивая в последнем случае автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia® ориентирована на:

· создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах с применением формальных методик описания процессов и с измерением показателей процессов;

· повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;

· сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;

· обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;

· создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации/холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы.

Система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности.

CompanyMedia® предназначена для решения следующих задач:

· документационного обеспечения управления;

· управления типовыми деловыми процессами;

· управления документацией;

· управления потоками работ и документов в рамках регламентированных и произвольных деловых процессов;

· доставки управленческой информации (коммуникации), выработки и принятия управленческих решений (коллективная работа), поддержки исполнения и контроля за принятыми решениями (координация).

13 Разработки компании «Интер-Траст» в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Company Media»

«ИнтерТраст» является производителем системы электронного документооборота CompanyMedia, которая создана в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».

Преимущества организации электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с традиционным документооборотом очевидны:

- сотрудники пользуются едиными базами данных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;

- с помощью системы электронного документооборота удобно контролировать исполнение документа;

- руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;

- система вовремя сообщает о сроках исполнения документа/поручения, автоматически создавая документнапоминание.

14 Угрозы информационной безопасности и принципы, методы, технологии их предотвращения в электронном документообороте

Понятие «информационная безопасность» рассматривается в следующих значениях:

· состояние (качество) определённого объекта (в качестве объекта может выступать информация, данные, ресурсы автоматизированной системы, автоматизированная система, информационная система предприятия, общества, государства и т. п.);

· деятельность, направленная на обеспечение защищенного состояния объекта (в этом значении чаще используется термин «защита информации»).

Организационно-технические и режимные меры и методы

Для описания технологии защиты информации конкретной информационной системы обычно строится так называемая Политика информационной безопасности или Политика безопасности рассматриваемой информационной системы.

Политика безопасности (информации в организации) (англ. Organizational security policy)-- совокупность документированных правил, процедур, практических приемов или руководящих принципов в области безопасности информации, которыми руководствуется организация в своей деятельности.

Политика безопасности информационно-телекоммуникационных технологий (англ. ІСТ security policy)-- правила, директивы, сложившаяся практика, которые определяют, как в пределах организации и её информационно-телекоммуникационных технологий управлять, защищать и распределять активы, в том числе критичную информацию.

Для построения Политики информационной безопасности рекомендуется отдельно рассматривать следующие направления защиты информационной системы:

· Защита объектов информационной системы;

· Защита процессов, процедур и программ обработки информации;

· Защита каналов связи;

· Подавление побочных электромагнитных излучений;

· Управление системой защиты.

При этом, по каждому из перечисленных выше направлений Политика информационной безопасности должна описывать следующие этапы создания средств защиты информации:

· Определение информационных и технических ресурсов, подлежащих защите;

· Выявление полного множества потенциально возможных угроз и каналов утечки информации;

· Проведение оценки уязвимости и рисков информации при имеющемся множестве угроз и каналов утечки;

· Определение требований к системе защиты;

· Осуществление выбора средств защиты информации и их характеристик;

· Внедрение и организация использования выбранных мер, способов и средств защиты;

· Осуществление контроля целостности и управление системой защиты.

Политика информационной безопасности оформляется в виде документированных требований на информационную систему. Документы обычно разделяют по уровням описания (детализации) процесса защиты.

Документы верхнего уровня Политики информационной безопасности отражают позицию организации к деятельности в области защиты информации, её стремление соответствовать государственным, международным требованиям и стандартам в этой области. Подобные документы могут называться «Концепция ИБ», «Регламент управления ИБ», «Политика ИБ», «Технический стандарт ИБ» и т. п. Область распространения документов верхнего уровня обычно не ограничивается, однако данные документы могут выпускаться и в двух редакциях -- для внешнего и внутреннего использования.

Согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799--2005, на верхнем уровне Политики информационной безопасности должны быть оформлены следующие документы: «Концепция обеспечения ИБ», «Правила допустимого использования ресурсов информационной системы», «План обеспечения непрерывности бизнеса».

К среднему уровню относят документы, касающиеся отдельных аспектов информационной безопасности. Это требования на создание и эксплуатацию средств защиты информации, огранизацию информационных и бизнес-процессов организации по конкретному направлению защиты информации. Например: Безопасности данных, Безопасности коммуникаций, Использования средств криптографической защиты, Контентная фильтрация и т. п. Подобные документы обычно издаются в виде внутренних технических и организационных политик (стандартов) организации. Все документы среднего уровня политики информационной безопасности конфиденциальны.

В политику информационной безопасности нижнего уровня входят регламенты работ, руководства по администрированию, инструкции по эксплуатации отдельных сервисов информационной безопасности.

Программно-технические способы и средства обеспечения информационной безопасности.

В литературе предлагается следующая классификация средств защиты информации.

Средства защиты от несанкционированного доступа (НСД):

· Средства авторизации;

· Мандатное управление доступом;

· Избирательное управление доступом;

· Управление доступом на основе ролей;

· Журналирование (так же называется Аудит).

· Системы анализа и моделирования информационных потоков (CASE-системы).

· Системы мониторинга сетей:

· Системы обнаружения и предотвращения вторжений (IDS/IPS).

· Анализаторы протоколов.

· Антивирусные средства.

· Межсетевые экраны.

· Криптографические средства:

· Шифрование;

· Цифровая подпись.

· Системы резервного копирования.

· Системы бесперебойного питания:

· Источники бесперебойного питания;

· Резервирование нагрузки;

· Генераторы напряжения.

· Системы аутентификации:

· Пароль;

· Сертификат;

· Биометрия.

· Средства предотвращения взлома корпусов и краж оборудования.

· Средства контроля доступа в помещения.

· Инструментальные средства анализа систем защиты:

· Мониторинговый программный продукт.

15 Электронный офис. Базовые информационные технологии, используемые при его создании

Электронный офис - система автоматизации работы учреждения, основанная на использовании компьютерной техники.

Электронный офис представляет следующие возможности:

* Получить информацию о фирме, ее реквизиты, порядок работы и т.д.

* Получить информацию о реализуемой продукции, или об оказанных услугах (с любой степенью детализации);

* Получить действующий прайс-лист;

* Получить на факс-аппарат необходимые документы, проекты договоров, счет-фактуры или инструкции, а также отправить фирме голосовое сообщение или факсимильный документ;

* Выяснить наличие товара на складе в данный момент;

* Совершить заказ товаров и услуг.

Система "Электронный офис" предназначена для организации удаленного обслуживания клиентов и позволяет круглосуточно получать финансовые услуги в любой точке, где есть доступ в глобальную сеть связи - Интернет.

На современном уровне развития информационно -телекоммуникационных технологий возможно создание электронного офиса, дающего более быстрый доступ к информации и более быструю реакцию на действия клиентов, конкурентов и любые другие проявления в деловой и политической окружающей среде. Электронный офис дает также возможность достижения большей точности в анализе, отказа от выполнения большинства рутинных задач, что освобождает служащих для более творческой работы.

16 Создание и ведение правовых баз данных. Основные правовые базы данных, используемые в РФ

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

1. таблицы для сохранения данных;

2. запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

3. формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

4. отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, тогда достаточно будет обновить конкретные данные только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Справочно-правовые системы существенно облегчают жизнь специалистам (юристам, бухгалтерам, руководителям), многократно повышая их производительность труда при решении правовых вопросов.

В конце 80-х - начале 90-х годов началось динамичное развитие российского законодательства и одновременно широкое распространение персональных компьютеров. Многие специалисты (юристы, бухгалтеры, аудиторы, руководители организаций) ощутили острую потребность в полной и актуальной правовой информации. Ключевую роль в обеспечении широкого доступа к законодательству и создании рынка СПС в России, как и в развитых зарубежных странах, сыграли негосударственные компании.

Первым разработчиком коммерческой правовой базы данных стало агентство INTRALEX, которое в 1989 г. представило программный комплекс "Юридическая справочно-информационная система" (ЮСИС).

В числе первых разработчиков справочных правовых систем - Научно-производственное объединение "Вычислительная математика и информатика" (НПО "ВМИ"). Первая разработка НПО "ВМИ" увидела свет в 1990 г. - это была СПС "Гарант". В дальнейшем от НПО "ВМИ" отделилась компания "Гарант-Сервис", которая в настоящее время распространяет систему "Гарант".

В 1992 г. НПО "ВМИ" выпустило в свет правовую систему нового поколения - СПС КонсультантПлюс. Эта разработка учитывала опыт предыдущих десятилетий и в то же время содержала новые решения. В основу КонсультантПлюс легли передовые технологии и уникальные принципы организации сервиса. Был сделан серьезный шаг в построении системы доступа к правовой информации на всей территории России.

В процессе разработки новой справочной правовой системы Консультант Плюс были успешно решены сложнейшие задачи. Во-первых, оперативное, без задержек, обновление информации на компьютерах пользователей во всех регионах России. Во-вторых, организация качественного надежного сервиса для пользователей. Таким образом, был создан не только новый уникальный продукт, но и практически "с нуля" организована всероссийская сервисная Сеть по распространению правовой информации. Разработки КонсультантПлюс заложили основы развития новой отечественной отрасли - отрасли распространения правовой информации.

Сегодня компания "Консультант Плюс" лидирует на российском рынке справочных правовых систем. Пользователями КонсультантПлюс являются более 180 000 организаций по всей России. По данным регулярных исследований, проводимых ведущими исследовательскими организациями, подавляющее большинство российских пользователей работают с системой КонсультантПлюс - по разным оценкам, ее выбирают от 70 до 79% компаний.

На сегодняшний день в России существуют следующие основные справочно-правовые системы:

1. «Гарант»:

Имеются международные и федеральные документы, судебные решения, финансовые консультации, тексты указов президента. Состоит из одной объединённой базы. В одной программе СПС ГАРАНТ объединены более 1 050 000 федеральных и региональных нормативных документов России. Там же представлены судебная и арбитражная практика, международные договоры, проекты законов, экономическая информация: формы документов, бизнес-справки, календарь бухгалтера, материалы из профессиональной бухгалтерской прессы. В СПС ГАРАНТ имеются разнообразные виды поиска документов и информации.

По договорам с федеральными и региональными органами власти новые документы после утверждения поступают в электронные базы СПС ГАРАНТ. Электронные тексты полностью соответствуют официальным. Снабжены комментариями, справками, схемами, связаны гиперссылками. Еженедельное пополнение составляет около 8 000 документов ("ГАРАНТ-Максимум. Вся Россия").

Высшая патентная палата Российского агентства по патентам и товарным знакам признала словесное обозначение ГАРАНТ общеизвестным в Российской Федерации товарным знаком, начиная с 1 января 1998 года.

Разработку СПС ГАРАНТ осуществляет Научно-производственное предприятие «Гарант-Сервис».

2. «КонсультантПлюс»:

Имеются федеральные и международные документы, судебные решения, фин. консультации. Состоит из федеральной, региональной и местной базы данных.

3. «Кодекс»:

Основное отличие - большое количество нормативно-технических документов - СНиП, ГОСТ, РД и т. д., наличие специализированных справочных систем по различным отраслям - строительство, экология, электроэнергетика, охрана труда и т. д. Имеются международные и федеральные документы, судебные решения, финансовые консультации, тексты указов президента. КОДЕКС - информационно-справочная система по законодательству и другим нормативным актам России.

Поддерживает несколько режимов поиска:

атрибутный поиск - (номер, дата, кем был принят, название, по слову или словосочетанию или целому предложению)

интеллектуальный поиск - в свободной форме.

Особенности: большое количество нормативно-технических документов - СНиП, ГОСТ, ПУЭ, ЕСКД, ГОСТ Р, Пособия по проектированию, ФЕР, РДС, РД, СанПиН, ВСН, НПБ, СП, СН, ГН, ВНТП, ОНТП, ИПБ, МДК, МДС, РНиП, МУ, ОНД, МУК, ОСТН, ЕНиР, ЕРЕР, ПМГ, ТТ, ТНПБ, ИТП, ПДК, наличие специализированных справочных систем по различным отраслям - строительство, экология, электроэнергетика, охрана труда и т. д.

Имеются международные и федеральные документы, судебные решения, финансовые консультации, тексты указов президента.

Ежедневно специалисты консорциума «Кодекс» получают по налаженным каналам из органов власти всех уровней сотни новых и измененных документов. Все изменения оперативно вносятся в эталонную базу данных «Кодекс» и передаются пользователям в виде обновлений в соответствии с графиком выбранного ими обслуживания.

17 Цели и задачи внедрения электронного документооборота в организациях

Внедрение СЭД (сэд - системы электронного документооборота) позволяет решить несколько задач и достигнуть определенных целей.

Основными целями проекта по внедрению СЭД обычно ставятся достижение следующих ориентиров:

1. Повышение управляемости компанией. Другими словами, первоочередными задачами внедрения СЭД являются:

· Обеспечение единого хранилища документов с соответствующими политиками безопасности доступа

· Предоставление следующей информации:

· какие документы обрабатываются в компании

· в какие сроки это происходит, нельзя ли их сократить

· Повышение исполнительской дисциплины

· Оперативный контроль конкретных заданий (контролеры поручений должны всегда быть в курсе текущего состояния дел, без дополнительных совещаний и звонков)

· Предоставление аналитической информации (текущей статистики работы) оперативно и качественно (без искажения):

· объем обрабатываемых документов

· время, затрачиваемое каждым исполнителем / подразделением;

и т.п.

Сокращение времени на внедрение управленческих решений

Сокращение времени согласования приказов, распоряжений и т.п.

Контроль исполнения приказов и т.п.

2. Повышение качества работы компании. Первоочередными задачами внедрения СЭД становятся:

· Сокращение времени согласования документов

· Сокращение времени обработки документов за счет сокращения времени на:

· Создание документов (шаблоны)

· Передачу документов между сотрудниками в процессе коллективного редактирования документов

· Подготовка отчетов по заданиям и передача отчетов контролерам

· Сокращение времени поиска документов

· Сокращение вероятности утери документов

3. Повышение эффективности работы компании

Т.е. обеспечение возможности при использовании тех же ресурсов обрабатывать больше запросов. Соответственно, внедрение СЭД позволяет решить задачи по сокращению трудозатрат текущего персонала за счет переложения части их функций на систему автоматизации.

18 Система «Lotus-Notes»: назначение, реализуемые задачи документооборота, архитектура

Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) -- программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware). Производится компанией IBM Lotus Software, входящей в компанию IBM Software Group.

Основные функции, входящие в базовую поставку Lotus Notes/Domino версии 7.0.2:

· среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности

· криптозащита (шифрование и электронная подпись)

· клиент электронной почты

· сервер приложений

· почтовый сервер

· групповой календарь, планировщик задач

· клиент среды обмена мгновенными сообщениями (Instant messenger) Lotus Sametime (сервер Sametime является самостоятельным продуктом)

· веб сервер -- для предоставления доступа к приложениям Lotus Notes через браузер

· LDAP сервер

· репликация -- синхронизация между дистанционно удалёнными экземплярами баз данных

· службы интеграции данных Domino Enterprise connection services (DECS)

Lotus Notes является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами. В составе программного продукта содержатся только базовые функции, позволяющие организовывать работу распределённых рабочих групп и создавать приложения автоматизации процессов, поэтому Lotus Notes некорректно считать законченной системой автоматизации деятельности предприятия (так же как, например, не может считаться бухгалтерской системой MS SQL сервер). Lotus Notes -- платформа для таких приложений. Системы электронного документооборота и другие законченные решения на платформе Lotus Notes/Domino разрабатывают и распространяют сторонние производители ПО.

19 Разработки компании «Интер-Траст» в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Office Media»