b>Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ. Это обязательно должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчинённое непосредственно руководителю. И хотя об этом много писалось и говорилось, осознание, что служба, руководящая всем информационно-документационным ресурсом фирмы, организации, предприятия - одна из важнейших, происходит в стране очень медленно. Вместе с тем именно в плохой работе этой службы кроется несвоевременность принятия решений, отправки ответов, посылки запросов, плохая подготовленность командировок руководителя, неграмотный ответ по телефону, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д. Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления, и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов. Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных. Чаще всего внедрением компьютерных систем в организации занимается специально созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд, это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.

Только комплексное решение всех указанных проблем позволяет поставить работу по информационно-документационному обеспечению деятельности фирмы, предприятия, организации или учреждения на уровень потребностей XXI века.
2 Анализ системы документооборота ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД

2.1 Общая характеристика ООД УУМ МОБ РОВД

Отдел организации деятельности участковых уполномоченных милиции (ООД УУМ) является структурным подразделением милиции общественной безопасности РОВД, обеспечивающим деятельность участковых уполномоченных милиции. [5]
В задачи ООД УУМ входят:

- обеспечение безопасности личности, общественной безопасности, охрана собственности, общественного порядка;

- выявление, предупреждение и пресечение преступлений и административных правонарушений;

- раскрытие преступлений, по делам о которых производство предварительного следствия не обязательно;

- розыск отдельных категорий лиц, установление места нахождения которых отнесено к компетенции милиции общественной безопасности.

В состав ООД УУМ входят:
- начальник ООД УУМ, непосредственно подчиняющийся начальнику МОБ;
- старшие участковые уполномоченные милиции (Ст. УУМ), непосредственно подчиняющиеся начальнику ООД УУМ;

- участковые уполномоченные милиции (УУМ), подчиняющиеся начальнику ООД УУМ.

Начальник ООД УУМ назначается на должность и освобождается от должности министром внутренних дел Российской Федерации по представлению министров внутренних дел, начальников управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации, согласованному с высшими должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителями высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), и является по должности заместителем министра или начальника управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации.

Старший участковый уполномоченный возглавляет участковый пункт милиции (УПМ), в состав которого входят участковые уполномоченные милиции.

Старшие участковые назначаются на должность и освобождаются от должности министром внутренних дел Российской Федерации по представлению министров внутренних дел, начальников управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации, согласованному с высшими должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителями высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), и являются по должности заместителями министров или начальников управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации.

За старшим участковым уполномоченным закрепляется участок с проживающим на нем населением в городах не более 1,5 тысяч человек, а в сельской местности - по аналогии с участковым уполномоченным.

Старший участковый уполномоченный наряду с обслуживанием закрепленного за ним участка:

- организует работу подчиненных ему участковых уполномоченных по предупреждению, выявлению и раскрытию преступлений, по делам о которых предварительное расследование производится в форме дознания и отнесенных законодательством к компетенции органов внутренних дел;
- координирует взаимодействие подчиненных участковых уполномоченных с другими подразделениями органов внутренних дел;
- организует участие подчиненных участковых уполномоченных в проведении комплексных оперативно-профилактических мероприятий на территории обслуживаемых ими административных участков;
- оказывает помощь подчиненным участковым уполномоченным в повышении их профессионального мастерства, подборе и организации работы внештатных сотрудников милиции, установлении доверительных отношений с гражданами, укреплении взаимодействия с общественными объединениями правоохранительной направленности, проведении индивидуальной профилактической работы с правонарушителями, рассмотрении писем и заявлений граждан, выполнении других обязанностей по службе;
- обобщает и оценивает результаты деятельности подчиненных участковых уполномоченных за месяц, квартал, полугодие, год и докладывает их с соответствующими предложениями начальнику милиции общественной безопасности или руководителю подразделения по организации работы участковых уполномоченных.

Участковый уполномоченный милиции входит в состав милиции общественной безопасности, состоит на должностях среднего и старшего начальствующего состава органов внутренних дел, в пределах своей компетенции выполняет обязанности и пользуется правами, предусмотренными Законом Российской Федерации "О милиции".

Участковый уполномоченный назначается на должность и освобождается от должности начальником органа внутренних дел по представлению его заместителя - начальника милиции общественной безопасности.

За каждым участковым уполномоченным приказом начальника органа внутренних дел закрепляется для обслуживания административный участок с населением не свыше 3 - 3,5 тысяч человек на одного участкового уполномоченного В случае, когда на территории сельского (поселкового) административно-территориального образования насчитывается свыше 3,5 тысяч человек населения, вводится дополнительная должность участкового уполномоченного..

Личный состав, звания и распределение участковых уполномоченных по зонам административных участков Ленинского района представлены в приложении А.

ООД УУМ располагается в ОВД Ленинского района г.Астрахани по адресу: 414041, г.Астрахань, Ленинский район, ул.Б.Алексеева, 41, тел. (8512) 36-01-60.

Организационная структура ООД УУМ МОБ ОВД Ленинского района г.Астрахани представлена на рисунке 7.

2.2 Анализ организации документооборота ООД УУМ

Делопроизводство ООД УУМ обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами и является важным аспектом работы всего РОВД: в ООД УУМ создаются документы, отражающие результаты службы участковых уполномоченных милиции, криминальную обстановку на территории административного участка, работу с населением, проживающим на территории административного участка, профилактическую работу с условно освобожденными и т.п. Именно документы ООД УУМ обеспечивают реализацию решений, так как именно ООД УУМ является исходной точкой документооборота РОВД, в документах ООД УУМ определяются обстоятельства расследуемого дела, фиксируются учетные и отчетные показатели преступности и другая информация.

В таблице 2 приведен анализ распределения документов по структурным подразделениям РОВД за 2003-2005 гг. Следует обратить особое внимание на роль ООД УУМ в организации документооборота в РОВД: практически все операции выполняются именно этим структурным подразделением.
Таблица 2 - Распределение документов по структурным подразделениям РОВД за 2003-2005 гг.
Подразделение РОВД
Кол-во документов, шт
Всего
2003 г
2004 г
2005 г
Инспекция по делам несовершеннолетних
2052
621
976
455
Криминальная милиция
1880
874
353
653
Оперативный розыск
4150
786
1321
2043
Отдел дознания
14867
3454
5656
5757
Отдел организации деятельности УУМ
22866
9624
7372
5870
Отдел по борьбе с имущественными преступлениями
1926
676
575
675
Отдел по борьбе с тяжкими преступлениями
1672
456
763
453
Отдел по борьбе с экономическими преступлениями
1788
565
878
345
Уголовный розыск
1740
321
654
765
Итого
52941
17377
18548
17016
На рисунке 8 наглядно видно, что практически большая часть объема документооборота приходится на ООД УУМ МОБ РОВД. Прием поступающих документов осуществляется участковыми уполномоченными милиции от граждан, проживающих на территории административного участка, либо документы поступают с дежурной части по распределению по зональному признаку. Следует отметить, что практически любое сообщение о преступлении и иной информации о совершенных правонарушениях после регистрации в Книге учета совершенных преступлений или Журнале учета информации, а, следовательно, входящий документ, анализируется и обрабатывается ООД УУМ, в частности участковыми уполномоченными милиции, а это первоначальный и, соответственно, важный для рациональной организации документооборота этап документопотока в РОВД.
Таким образом, документооборот ООД УУМ занимает место узлового звена системы делопроизводства РОВД. В связи с этим можно сказать, что от того, как налажена работа с документами в ООД УУМ, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность РОВД в целом.

Документооборот ООД УУМ практически не отличается от обычных организаций военного типа и попадает под современную классификацию. Однако в ООД УУМ имеется большое число документов с грифами «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО», «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ», поэтому анализ документооборота ООД УУМ проводился на основании тех материалов, к которым был обеспечен доступ в период преддипломной практики.

Важно отметить, что специфической особенностью документооборота ООД УУМ является наличие неформальных информационных связей наряду с документированной информацией. Как правило, это оперативная информация, субъективное мнение, собственные позиции, обмен опыта между сотрудниками РОВД и пр. Неформальная информация в зависимости от обстоятельств дела может послужить в своем роде катализатором разрешения дела или, наоборот, замедлить процесс его рассмотрения. Ввиду этого представляется целесообразным также включить данный документопоток в состав анализируемого в ООД УУМ документооборота. Основываясь на данных, характеризующих качественные характеристики документопотоков, представляется возможным разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот ООД УУМ делится на несколько документопотоков: входящий, исходящий, внутренний в соответствии с рисунком 9.
Входящий документопоток ООД УУМ складывается из:

- документов вышестоящих организаций (МВД, ОВД, УВД АО и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, приказы и распоряжения, которые являются основанием для начальника ООД УУМ и Ст.УУМ в организации службы участковых уполномоченных милиции;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью консультирования, получения информации и др.;
- обращений граждан -- предложений, заявлений, жалоб.
Исходящий документопоток ООД УУМ состоит из документов, создаваемых в ООД УУМ и отправляемых за его пределы. Исходящие документы ООД УУМ создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Ответные документы ООД УУМ значительно превышают инициативную группу документов. Это связано с тем, что в большинстве случаев информацией владеют участковые уполномоченные, будь то информация о гражданах, проживающих на территории административного участка или об исполнении и состоянии запрашиваемого дела. Как правило, запросы поступают в ООД УУМ от таких организаций, как ЖЭК, ПВС и др. Также к исходящим документам ООД УУМ относятся сопроводительные письма, отправляемые заявителю вместе с копией решения.
Внутренний документопоток ООД УУМ составляют документы, создаваемые и используемые в самом ООД УУМ, не выходящие за его пределы. К ним относятся организационные документы, определяющие правила выполнения отдельных видов деятельности - расписания дежурств, схема расстановки оперативных групп, сроки сдач дел и др. Самостоятельные группы внутреннего документопотока ООД УУМ составляют плановые и отчетные документы Ст.УУМ и УУМ, документы по учету личного состава ООД УУМ и т.д. Как уже было сказано ранее, в ООД УУМ используются бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры и пр.).
Изначальную основу документооборота в ООД УУМ отражает Инструкция о порядке приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации о правонарушениях, утвержденной Приказом МВД РФ №158 от 13.03.2003 г. [6]
Инструкция устанавливает следующие этапы документооборота ООД УУМ в соответствии с рисунком 10:

- прием сообщений о преступлениях и иной информации;

- регистрация сообщений о преступлениях и иной информации;

- разрешение сообщений о преступлениях и иной информации;

- контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации;

- сдача в архив.

Рассмотрим и проанализируем более подробно каждый из вышеперечисленных этапов.
Прием сообщений о преступлениях и иной информации.

Поступающие сообщения о преступлениях и иная информация, вне зависимости от места и времени совершения правонарушений, а также полноты сообщаемых сведений и формы представления, принимаются в любом органе внутренних дел.

Сообщения о преступлениях и иная информация, поступившие в подразделения делопроизводства органа внутренних дел по почте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи, регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются начальником органа внутренних дел и при наличии признаков преступления в обязательном порядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел для незамедлительной регистрации.

Вне органов внутренних дел, а также в органах внутренних дел, где нет дежурных частей, сообщения о преступлениях или иную информацию обязаны принимать любые сотрудники органов внутренних дел и действовать в соответствии с требованиями, установленными статьей 18 Закона Российской Федерации «О милиции». Полученные при этом ими сообщения о преступлениях и иная информация передаются в дежурную часть соответствующего органа внутренних дел (по телефону или с помощью иного вида связи).

Дежурные подразделений вневедомственной охраны и государственной инспекции безопасности дорожного движения информацию о выявленных преступлениях или происшествиях, а также о принятых по ним решениях передают в дежурные части территориальных органов внутренних дел.

Устные и письменные заявления о преступлении или о явке с повинной, которые подаются непосредственно заявителями, должны быть оформлены в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации должностным лицом, наделенным полномочиями по составлению соответствующих процессуальных документов. При этом заявитель предупреждается об уголовной ответственности за заведомо ложный донос, о чем в протоколе принятия устного заявления о преступлении делается соответствующая запись, которая удостоверяется подписью заявителя.

Устное сообщение о преступлении, сделанное при производстве следственного действия, о ранее не зарегистрированном преступлении заносится в протокол следственного действия и оформляется в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации Ч. 4 ст. 141 УПК Российской Федерации..

Вся информация о преступлениях и правонарушениях, в зависимости от ее содержания и формы поступления (обнаружения), в соответствии с рисунком 11 подразделяется на:

- сообщения о преступлениях Пункт 43 ст. 5 УПК Российской Федерации.:

- устные и письменные заявления о преступлениях и явки с повинной, которые подаются непосредственно заявителями;

- сообщения о совершенных или готовящихся преступлениях, полученные из иных источников.

- непосредственное обнаружение признаков преступления сотрудниками органов внутренних дел;

- иную информацию о правонарушениях (происшествиях и событиях, угрожающих личной и общественной безопасности), поступившую по телефону, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи.
Анализируя организацию документооборота в ООД УУМ, важно отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет оперативность сбора, обработки и использования документированной информации сотрудниками милиции. Документооборот ООД УУМ можно охарактеризовать как функцию коммуникации участковых уполномоченных милиции с гражданами, коллегами, сторонними организациями, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности ООД УУМ, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

Регистрация сообщений о преступлениях и иной информации.
Согласно Инструкции сообщения о преступлениях (письменные заявления о преступлениях и явке с повинной, протоколы принятия устных заявлений о преступлениях и явке с повинной, рапорты об обнаружении признаков преступления) и поручения прокурора о проведении проверки по сообщениям о преступлениях, распространенных в средствах массовой информации, регистрируются в Книге учета сообщений о преступлениях в дежурной части органа внутренних дел.

Также в КУС регистрируются заявления, содержащие признаки безвестного исчезновения человека, и рапорты сотрудников органов внутренних дел о непосредственном обнаружении и выявлении ими признаков преступлений.

Протокол принятия устного сообщения о преступлении, сделанного при производстве следственного действия, о ранее не зарегистрированном преступлении регистрируется в КУС с отметкой «Дополнительно выявлено в ходе расследования».

Иная информация и письменные заявления о несчастных случаях, авариях, катастрофах, стихийных бедствиях и иных событиях, требующих проверки для обнаружения признаков преступления, регистрируются в Журнале учета иной информации о правонарушениях.

Сообщения о преступлениях и иная информация, поступившие в ООД УУМ по почте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи, регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются начальником ООД УУМ и при наличии признаков преступления в обязательном порядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел для незамедлительной регистрации.

Сообщение о преступлении и иная информация, поступившие по подследственности из других правоохранительных органов, регистрируются в соответствии с требованиями Инструкции, о чем отправитель уведомляется письменно. Срок разрешения сообщения о преступлении и иной информации исчисляется с момента поступления их в орган внутренних дел по подследственности.

При регистрации сообщений о преступлениях, поступивших в дежурную часть органа внутренних дел, на заявлении (протоколе заявления), рапорте об обнаружении преступления в обязательном порядке проставляется штамп о регистрации в соответствии с рисунком 12.
В оттиск штампа УУМ вносит регистрационный номер записи в КУС, дату регистрации, наименование органа внутренних дел, свои подпись, инициалы и фамилию.
При поступлении письменного заявления о преступлении, информация о котором ранее была зарегистрирована в ЖУИ, заявление регистрируется в КУС, о чем в ЖУИ делается соответствующая отметка.
Разрешение сообщений о преступлениях и иной информации.
По результатам рассмотрения сообщений и иной информации участковым уполномоченным милиции принимается одно из следующих решений Ч. 1 ст. 145 УПК Российской Федерации.:

- о возбуждении уголовного дела;
- об отказе в возбуждении уголовного дела;

- о передаче сообщения по подследственности.

О принятом решении сообщается заявителю и разъясняются его право обжаловать принятое решение и порядок обжалования в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела регистрируются в журнале учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, который ведется в органах внутренних дел сотрудником по учетно-регистрационной работе или лицом, исполняющим его обязанности. Материалу присваивается очередной двойной порядковый номер (через дробь): номер по КУС/номер по журналу учета отказных материалов в соответствии с рисунком 14.
Если разрешение поступивших сообщений о преступлениях и иной информации не относится к компетенции данного органа внутренних дел или правонарушение совершено на территории обслуживания другого органа внутренних дел, то все имеющиеся материалы после регистрации по указанию начальника органа внутренних дел в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации передаются по подследственности или в суд (по делам частного обвинения) Пункт 3 ч. 1 ст. 145 УПК Российской Федерации., о чем делается отметка в КУС с указанием даты и исходящего номера. Одновременно с этим принимаются необходимые меры по предотвращению или пресечению преступления, а равно по сохранению следов преступления Ч. 3 ст. 145 УПК Российской Федерации..

Заявитель информируется о передаче его сообщения о преступлении по подследственности или в суд Ч. 2 ст. 145 УПК Российской Федерации. в течение суток с момента принятия решения.

По результатам проверки иной информации, содержащей признаки правонарушения, начальник органа внутренних дел принимает решения о:

- перерегистрации в КУС (при обнаружении признаков преступления);

- приобщении материалов проверки при отсутствии признаков правонарушения в специальное номенклатурное дело.

Порядок разрешения сообщений о преступлениях и иной информации представлен на рисунке 15.
Передача сообщений и иной информации УУМ для проведения проверки без регистрации в КУС или ЖУИ категорически запрещается.

Проверка сообщений о преступлениях и иной информации осуществляется в соответствии с письменным указанием начальника органа внутренних дел либо лица, исполняющего его обязанности, в порядке, установленном уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Однако в действительности распределение поступившей информации и ее дальнейшее движение представляется достаточно трудным для измерения, поскольку документационное обеспечение деятельности ООД УУМ часто идет с опозданием от оперативной работы, и передача информации сначала идет без документационного сопровождения в соответствии с рисунком 16.
Контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации.

Начальник ООД УУМ несет ответственность за соблюдение законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной информации. Однако в действительности он не осуществляет ежедневный контроль за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ.

Для проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации в ООД УУМ создается комиссия, состав которой утверждается приказом начальника органа внутренних дел. Председателем комиссии, как правило, назначается начальник ООД УУМ. Включение в состав комиссии сотрудника по учетно-регистрационной и статистической работе обязательно, но в действительности это требование не выполняется. Начальник ООД УУМ не утверждает обязанности членов комиссии, планы ее работы, а секретарь комиссии не ведет делопроизводство. Это обусловлено тем фактором, что большой объем работы с документами не позволяет сотрудникам заниматься организацией проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации,

Сдача в архив.
По окончании КУС, ЖУИ, журналы учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, накопительные дела по материалам проверок, книжки с талонами-корешками передаются из дежурной части органа внутренних дел в секретариат для их хранения в течение 5 лет.

Магнитные записи с поступившей в дежурную часть органов внутренних дел по телефону информацией о правонарушениях, в том числе полученные с помощью многофункционального цифрового регистратора сигналов, сохраняются в течение 30 суток, затем уничтожаются в установленном порядке с письменного согласия председателя комиссии.

Итак, документооборот ООД УУМ - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью ООД УУМ.

2.3 Анализ движения документов в ООД УУМ

Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООД УУМ МОБ РОВД состоит из ряда этапов:

- приема документов и регистрации документов;

- передачи на рассмотрение начальнику РОВД;

- рассмотрения начальником РОВД;

- фиксации резолюции начальника РОВД;

- передачи на рассмотрение начальнику МОБ;

- рассмотрения начальником МОБ;

- фиксации резолюции начальника МОБ;

- передачи на рассмотрение начальнику ООД УУМ;

- рассмотрения начальником ООД УМ;

- фиксации резолюции начальника ООД УУМ;

- передачи на исполнение УУМ;

- принятия решения УУМ;

- передачи решения на рассмотрение и утверждение начальнику РОВД;

- отправки документов заявителям;
- сдачи в архив.
Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства РОВД, руководства МОБ, руководства ООД УУМ, УУМ. На основании анализа перечисленных этапов документооборота методом наблюдения и непосредственного участия в работе с документацией ООД УУМ МОБ РОВД составим оперограмму движения входящего документа в процессе принятия решения в соответствии с рисунком 17.
Как видно из рисунка 17, на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходит последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ.

Оперограмма движения исходящих документов в соответствии с рисунком 18 показывает, что на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителю и сдачи в архив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику РОВД. Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из принятия решения, согласования, визирования и отправки.

На оперограммах наглядно видны затраты времени на повторные операции и весь путь прохождения документа, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документов и централизации их обработки.
Cреди этапов движения входящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД.
Аналогичная ситуация складывается и в процессе движения исходящих документов ООД УУМ в соответствии с рисунком 20.
Документооборот ООД УУМ как движение следует отличать от объема документооборота ООД УУМ, который выражается общим количеством документов, поступивших в ООД УУМ и созданных в нем за определенный период. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих документов ООД УУМ.
Анализ объема документооборота ООД УУМ позволяет:

- определить загрузку ООД УУМ в целом, УПМ и УПМ;

- проанализировать распределение документооборота по зональному признаку;

- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в ООД УУМ в целом или их отдельных операций.

Для анализа количественных характеристик документооборота в ООД УУМ рассмотрим структуру и динамику документооборота ООД УУМ МОБ РОВД за последние 3 года, приведенный в таблице 3.

Таблица 3 - Анализ структуры и динамики документооборота ООД УУМ МОБ РОВД
Подразделение
Кол-во документов, шт
Изменение (+, -)
Темп роста, %
2003 г
2004 г
2005 г
2004/2003
2005/2004
2004/2003
2005/2004
Участковый пункт милиции №1
765
621
754
-144
133
-23
18
Участковый пункт милиции №2
909
718
446
-191
-272
-27
-61
Участковый пункт милиции №3
715
537
345
-178
-192
-27
56
Участковый пункт милиции №4
582
410
273
-172
137
-42
50
Участковый пункт милиции №5
551
319
259
-232
-60
-73
-23
Участковый пункт милиции №6
305
172
115
-133
-57
-77
-50
Участковый пункт милиции №7
5219
3850
3464
-1369
-386
-36
-11
Участковый пункт милиции №8
578
745
214
167
-531
22
-248
Итого
9624
7372
5870
-2252
-1502
-30
-25
Как видно из таблицы 3, в 2004 году по сравнению с 2003 годом общее количество документов уменьшилось на 30% (2252), а в 2005 году по сравнению с 2004 годом - на 25% (1502).

Таким образом, за период 2003-2005 гг. наблюдается уменьшение общего количества документов в соответствии с рисунком 21. Однако это не связано с уменьшением роста преступности на территории административного участка. Проанализировав график потери документов в соответствии с рисунком 22, можно сделать вывод, что значительная часть документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении, просто была утеряна.

Рисунок 21 - Изменение количества документов за 2003-2005 гг.

Рисунок 22 - График потери документов за 2003-2005 гг.

Группировка документов ООД УУМ по УПМ позволяет определить: какие из УПМ наиболее сильно загружают документооборот. Графическое распределение документооборота ООД УУМ по зональному признаку представлено на рисунке 23.

Из рис 23 видно, что более 30% объема документооборота приходится на УПМ №7. Это объясняется тем, что данный участковый пункт находится на территории так называемого «тревожного» административного участка. Большое количество совершаемых преступлений влечет за собой большое количество документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении. Меньше всего документов обрабатывается УПМ №6. Это можно было бы обосновать достаточно спокойной обстановкой на территории данного участка, и, соответственно, меньшим количеством создаваемых документов. Однако если привести сравнительный анализ графиков потери документов в УПМ №6 и в УПМ №7, то можно сделать следующий вывод, что количество документов, потерянных УУМ УПМ№6, гораздо больше по сравнению с УПМ№7 в соответствии с рисунком 24.

Страницы: 1, 2, 3, 4