Тема мого індивідуального завдання "Структура та зміст тендерної документації". В сучасних умовах в Україні все частіше з`являються нововведення. Це відбувається внаслідок того, що наша країна бере орієнтири на Захід. Це ніяк не є поганим фактором, але проблема постає в тому, що наші знання в цій галузі дуже обмежені. Тому дана робота призначені для поглинання знань з даної тематики. Тендерна документація - це документи, які готуються замовником та безоплатно передаються в установленому порядку особам на відповідний запит для підготовки ними тендерної пропозиції щодо предмету закупівлі.

Детальніше структура та зміст тендерної документації буде розглянуто в моїй роботі. Індивідуальне завдання складається з двох розділів.

В першому розділі будуть надані загальні відомості щодо тендерної документації, предмету закупівлі та порядку подання тендерних пропозицій.

Другий розділ присвячений безпосередньо структурі та змісту тендерної документації. В цьому розділі я розкрию складові тендерної документації, етапи її складання, висвітлю інформацію, що повинна містити в собі тендерна документація.

1. Загальні відомості

1.1 Визначення тендерної документації та предмету закупівлі

Тендерна документація - це набір документів, що містить всі умови торгів та майбутнього державного контракту.

Тендерна документація - це "основний закон" кожного тендеру. Це означає:

· замовник і постачальники діють у строгій відповідності з тендерною документацією;

· будь-які норми, критерії, правила, процедури можуть застосовуватися тільки якщо про це зазначено в тендерній документації.

Природно, тендерна документація не повинна суперечити чинному законодавству. Більше того, зміст тендерної документації загалом визначено законодавством.

Тендерна документація розробляється держзамовником для кожного конкретного тендеру окремо. Тендерна документація затверджується держзамовником, навіть якщо функції по її розробці передані третій стороні.

Тендерна документація направляється постачальникам за їх письмовими запитами. Іноді держзамовник стягує плату за тендерну документацію.

Тендерна документація повинна давати точні та вичерпні відповіді на наступні основні питання: який предмет закупівлі (торгів)? як підготувати та надати тендерні пропозиції? які умови договору про закупівлю, , що укладається по результатах торгів?

Предмет закупівлі

Необхідно дати вичерпний опис вимог до товарів, робіт, послуг, які закуповуватимуться. Тобто всілякі вимоги до якості та продуктивності товарів, строкам та місцю виконання робіт, змісту послуг. Опис предмета закупівлі наводиться в технічному завданні, яке включається в тендерну документацію.

Складання технічного завдання на товари, роботи, послуги - найбільш важливий і складний етап розробки тендерної документації. Залежно від того, як буде складено технічне завдання, такі товари, роботи, послуги зрештою й одержить держзамовник за результатами закупівлі.

Технічне завдання на товари звичайно містить:

· докладний опис властивостей товару;

· вимоги щодо терміну придатності або залишковому строку придатності, строку гарантійного обслуговування;

· посилання на стандарти якості та функціонування;

· інші вимоги.

Технічне завдання на роботи містить:

· докладний опис предмету робіт (креслення, плани);

· опис місця виконання робіт;

· вимоги до строків і графіку виконання робіт;

· вимоги до матеріалів, які будуть застосовуватись при здійсненні робіт;

· вимоги до встаткування, що буде використовуватись;

· вимоги до робочої сили;

· інші вимоги.

Технічне завдання на послуги містить:

· докладний опис послуг;

· опис місця надання послуг;

· вимоги до ресурсів, які будуть використовуватись при виконанні послуг;

· інші вимоги.

Технічне завдання не повинно містити посилань на конкретні торговельні марки або моделі певних виробників, оскільки це обмежує конкуренцію між постачальниками продукції. Технічне завдання має описувати функціональні характеристики продукції. Проте, у рідких випадках допускається використовувати торговельні найменування:

· необхідність забезпечити сумісність із раніше закупленим складним технічно встаткуванням, за умови, що на ринку відсутня повноцінна заміна;

· неможливість розробки замовником складання докладних технічних вимог (відсутність інформації про закуповувану продукцію або відсутність відповідних фахівців), при цьому при посиланні на торговельну марку додаються слова "або еквівалент".

1.2 Порядок підготовки тендерної документації

Потрібно дати відповіді на всі питання, пов'язані з розробкою та поданням тендерних пропозицій, а також підведенням підсумків процедури закупівлі та порядком укладання державного контракту.

Загалом, це включає:

1. склад тендерної пропозиції (які документи повинні входити в тендерну пропозицію);

2. вимоги до оформлення та складу окремих документів, що входять у тендерну пропозицію (мова та валюта, вимоги до документів, форми деяких документів);

3. порядок підготовки тендерних пропозицій (право постачальника на одержання роз'яснень тендерної документації, зустрічі та відвідування об'єктів);

4. порядок подачі тендерних пропозицій (місце та строк закінчення прийому пропозицій);

5. порядок розкриття тендерних пропозицій і оголошення їх основних умов (строк і місце розкриття тендерних пропозицій, право постачальників-учасників тендеру бути присутнім на цій процедурі);

6. порядок і процедури оцінки тендерних пропозицій (критерії та процедури оцінки, право замовника на одержання роз'яснень тендерної пропозиції);

7. порядок присудження та укладання державного контракту (повідомлення постачальника про присудження контракту, перед контрактні умови);

8. порядок повідомлення про результати процедури закупівлі (публікації в ЗМІ, повернення забезпечення тендерної пропозиції).

Відповіді на всі ці питання даються в таких розділах тендерної документації, як інструкції постачальникам. Крім того, ці питання регулюються використанням заздалегідь підготовлених форм деяких документів, які повинні використовувати постачальники-учасники тендеру.

1.3 Умови контракту

Це опис всіх істотних умов контракту на поставку товарів, виконання робіт, надання послуг для державних потреб, що буде укладений за результатами тендеру. Або ж у тендерну документацію включається проект контракту. Однак, на думку експертів, цей варіант менш вигідний як для замовника, так і для постачальника. Адже яким би досвідченим і грамотним не був державний замовник, які б досвідчені не були постачальники, помилок або недоробок не уникнути. Тому в майбутньому, під час підписання державного контракту, і замовник, і поставщик втратять можливість навіть несуттєво уточнити раніше встановлені вимоги та умови (якщо, звичайно, не йти на порушення технології проведення тендеру). Якщо ж у тендерну документацію включаються тільки істотні умови державного контракту, то при розробці самого контракту та визначенні його умов у замовника є невелике поле для маневрів - шляхом проведення переговорів з постачальником, що виграв тендер (тільки несуттєві умови контракту).

Структура державного контракту звичайно така:

1. загальні положення (найменування сторін і короткий опис предмету та суми державного контракту);

2. опис предмета контракту (права та обов'язки сторін; порядок поставки та прийому товарів, робіт, послуг);

3. опис умов платежів (графік платежів; форма платежів);

4. відповідальність сторін (штрафні санкції);

5. термін дії контракту;

6. форс-мажор (дії сторін контракту при настанні обставин непереборної дії, що не дозволяють виконувати умови контракту);

7. інші умови (дозвіл розбіжностей; зміни реквізитів сторін);

8. реквізити сторін;

9. додатки (специфікації, графіки поставки та платежів).

2. Структура та зміст тендерної документації

2.1 Структура тендерної документації

На підставі вищевикладеного в першому розділі можна запропонувати наступну структуру тендерної документації:

1) запрошення до участі в тендері;

2) інструкції постачальникам;

3) замовлення на поставку продукції та технічні вимоги до продукції;

4) основні умови контракту або проект контракту;

5) форми тендерної пропозиції та інших документів, що представляються разом з тендерною пропозицією.

Така структура відображає принцип модульності тендерної документації:

· вся документація складається з безлічі окремих документів, які повинні розглядатися разом;

· ці документи пов'язані між собою посиланнями загального характеру без вказівок на конкретні відомості з інших розділів тендерної документації.

Це дозволяє при створенні тендерної документації для якого-небудь конкретного тендеру використовувати раніше розроблені документи. При цьому ніяких змін у текст інших документів вносити не потрібно. Мета такого поділу - спросити роботу по підготовці тендерної документації для конкретного тендеру та уніфікувати процедури і правила проведення тендерів.

Запрошення до участі в тендері (оголошення) не несе особливого значного навантаження. Це - "введення". Воно посилається і на інструкцію постачальникам, і на умови контракту, і на технічне завдання на поставку продукції. Оскільки запрошення до участі в тендері - це перший документ, з яким знайомляться постачальники, до його змісту висуваються цілком певні та тверді вимоги.

Інструкція постачальникам визначає порядок підготовки та подачі тендерних пропозицій Інструкція постачальникам представляє тільки загальні положення без обліку специфіки конкретного тендеру. По всіх конкретних питаннях вона відсилає до технічного завдання, яке навпаки містить тільки конкретні умови. Такий поділ дозволяє:

· затвердити інструкцію постачальникам (від 10 до 30 сторінок тексту) тільки один раз для цілої серії торгів (ви намагалися коли-небудь погодити такі документи з юристами та планово-фінансовим відділами?);

· спросити постачальникам, які неодноразово беруть участь у таких тендерах, вивчення умов торгів (досить один раз прочитати інструкцію постачальникам, щоб потім звертатися тільки до технічного завдання);

· спростити підготовку тендерної документації (для підготовки комплекту досить внести зміни в одну таблицю обсягом 1-2 сторінки замість того, щоб правити кілька десятків сторінок тексту);

· уніфікувати правила та порядок проведення тендеру.

Вимоги до змісту технічного завдання на поставку продукції вже обговорювались вище. Стандартної форми цього документу немає. У загальному виді він містить:

1. найменування продукції, що закуповується

2. посилання на стандарти, технічні умови , т.п.

3. обсяг продукції, по кожному найменуванню

4. графік поставки продукції по кожному найменуванню

Щодо проекту контракту або його основних умов також говорилось вище. Стандартної форми державного контракту також немає. Кожне відомство (а іноді іокремі підрозділи) розробляють свої контракти.

Форми тендерної пропозиції та форми інших документів (форми відомостей, що підтверджують кваліфікацію постачальника; форму банківської гарантії; тощо) також варто включати в тендерну документацію. Це забезпечить однаковість одержуваних тендерних пропозицій і полегшить замовникові їх вивчення. Крім того, у формі тендерної пропозиції встановлюються деякі істотні положення, під якими повинні підписатися постачальники. Наприклад, що вони вивчили тендерну документацію і згодні з усіма умовами.

2.2 Інструктивна інформація учасникам торгів

Інструктивна інформація учасникам торгів включає положення щодо:

1. Загальної інформації:

o Мета проведення торгів;

o Інформація про замовника (адреса, контактні особи, телефони тощо);

o Визначення предмета закупівлі;

o Джерело фінансування закупівлі;

o Назва процедури закупівлі, термін й адреса подання та розкриття тендерних пропозицій;

o Інша інформація.

2. Надання роз'яснень щодо тендерної документації та внесення до неї змін (відповідно до статті 22 Закону).

3. Мови, на якій складається тендерна пропозиція (відповідно до статті 10 Закону).

4. Кваліфікаційних вимог та документів про підтвердження кваліфікаційних даних учасників торгів. Зазвичай, виключний перелік кваліфікаційних вимог та документів (відомостей), що вимагаються замовникам для підтвердження належного кваліфікаційного рівня учасника, наводиться у додатку до тендерної документації.

5. Основних вимог до опису предмета закупівлі та підтвердження його відповідності вимогам тендерної документації.

Цей пункт, фактично, присвячений технічним специфікаціям. Технічні вимоги, унікальні для кожної закупівлі, можуть бути наведені безпосередньо у Інструктивній інформації для учасників торгів або в додатку до неї.

6. Змісту тендерних пропозицій. Загалом тендерна пропозиція умовно складається з:

o комерційної частини

o технічної частини.

Комерційна частина містить інформацію щодо ціни та інших комерційних умов, передбачених тендерною документацією, кваліфікаційні дані учасника та підтвердження надання тендерного забезпечення відповідно до частини .

Технічна частина містить інформацію щодо відповідності пропозиції технічним специфікаціям.

7. Ціни тендерної пропозиції. Замовник чітко вказує, які саме вартісні елементи повинні входити в ціну тендерної пропозиції.

8. Валюти тендерної пропозиції.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 1998 р. №1998 "Про удосконалення порядку формування цін" формування, встановлення та застосування суб'єктами підприємництва вільних цін на території України здійснюється виключно у національній грошовій одиниці.

Якщо замовником передбачається подання ціни пропозиції іноземним постачальником у іноземній валюті, тендерною документацією має бути передбачено перерахування у національну валюту згідно з валютним курсом, визначеним Національним банком України станом на день розкриття пропозицій.

9. Терміну дії пропозиції. Вказується конкретний термін дії тендерних пропозицій.

10. Тендерного забезпечення. У деяких випадках важливо забезпечити виконання зобов'язань постачальником у формі надання забезпечення тендерної пропозиції та/або забезпечення виконання договору про закупівлю.

Вимоги щодо цих гарантій висуваються не постійно, а лише у деяких випадках, коли замовник вважає, що це необхідно. При цьому, замовники повинні в оголошенні про торги вказати розмір тендерного забезпечення.

Метою тендерного забезпечення є гарантування замовнику прийнятного захисту від "несерйозних " тендерних пропозицій. Замовник визначає вимоги щодо надання тендерного забезпечення у тендерній документації, а саме: розмір, форму та умови, згідно з якими тендерне забезпечення не повертається постачальнику.

Найбільш прийнятною вважається вимога замовника про надання тендерного забезпечення у формі банківської гарантії. У разі надання тендерного забезпечення у формі депозиту у готівкових коштах, рекомендується, щоб виконавцю поверталася вся сума депозиту разом з нарахованим банківським, відсотком банку, у якому розміщувався депозит, з урахуванням витрат на відкриття і обслуговування даного депозитного рахунку.

Всі витрати, пов'язані з підтвердженням надання тендерного забезпечення, відшкодовуються учасником. Банківська гарантія або інша, передбачена статтею 1 Закону форма, що підтверджують надання тендерного забезпечення, повинні бути дійсними впродовж терміну дії тендерної пропозиції.

Замовник повинен відхилити тендерні пропозиції, що не супроводжуються підтвердженням про надання тендерного забезпечення, якщо його надання вимагалося замовником.

11. Вимоги до оформлення тендерної пропозиції.

12. Маркування тендерних пропозицій.

13. Тендерних пропозицій., що запізнилися. Тендерні пропозиції, отримані замовником після закінчення кінцевого терміну їх подання, зазвичай не розкриваються, не розглядаються і повертаються постачальникам, що їх подали.

14. Зміни та анулювання (відкликання) тендерних пропозицій.

Якщо замовник не передбачає іншого у тендерній документації, постачальник має право внести зміни або відкликати свою тендерну пропозицію до закінчення строку її подання без втрати свого тендерного забезпечення, повідомивши про це замовника письмово.

Тендерна пропозиція з унесеними змінами має бути сформована, оформлена, запечатана, промаркована відповідно до тендерної документації та подана замість попередньо поданої тендерної пропозиції. Рекомендується, щоб тендерна пропозиція з унесеними змінами приймалася тільки після відкликання попередньо поданої тендерної пропозиції.

У разі відкликання постачальником його тендерної пропозиції, відповідний лист постачальника про відкликання його тендерної пропозиції реєструється у реєстрі тендерних пропозицій. у вигляді примітки до запису про реєстрацію відповідної тендерної пропозиції та зберігається разом з відповідною тендерною пропозицією до розкриття тендерних пропозицій.

Відкликання тендерної пропозиції у період між; кінцевим терміном подання та розкриття тендерних пропозицій призводить до втрати постачальником його тендерного забезпечення.

15. Розкриття тендерних пропозицій.

16. Порядку з'ясування тендерних пропозицій і виправлення арифметичних помилок.

17. Оцінки тендерних пропозицій та визначення переможця. Після розкриття тендерних пропозицій починається їх оцінка та визначення переможця. Оцінка тендерних пропозицій здійснюється на основі зазначених у тендерній документації критеріїв та методики, що можуть бути у вигляді додатка до тендерної документації.

18. Відмови учаснику в участі в торгах (відповідно до статей 7 Закону).

19. Акцепту тендерної пропозиції (відповідно до вимог статті 29 Закону).

20. Права замовника відхиляти всі тендерні пропозиції.

21. Забезпечення виконання договору про закупівлю (аналогічно до пункту щодо тендерного забезпечення).

Висновки

Отже, розглянувши дану тему, можна зробити наступні висновки:

1. тендерна документація - це документи, які готуються замовником та безоплатно передаються в установленому порядку особам на відповідний запит для підготовки ними тендерних пропозицій щодо предмету закупівлі або його частини;

2. тендерна документація містить інформацію з підготовки тендерної пропозиції, перелік критеріїв, які висуваю тендерний комітет з метою оцінки відповідності учасників тендерів встановленим кваліфікаційним вимогам, плани та опис предмету закупівлі, інформацію про необхідність документального підтвердження відповідності учасників кваліфікаційним вимогам, інформацію про характер та необхідні технічні якості предмету закупівлі та ін.;

3. в структуру тендерної документації входять запрошення до участі в тендері; інструкції постачальникам; замовлення на поставку продукції та технічні вимоги до продукції; основні умови контракту або проект контракту; форми тендерної пропозиції та інших документів, що представляються разом з тендерною пропозицією.

Використана література

1. Гражданский кодекс Украины. - Киев, 2003.

2. Хозяйственный кодекс Украины. - Киев, 2003.

3. Закон Украины "Про закупку товаров, работ и услуг за государственные средства" с изменениями и дополнениями, № 1490 - III, от 22.05.2000.

4. Максименко З.Л., Ткаченко Н.Б. Державні закупівлі в Україні. Економічні аспекти та збірка нормативних актів. - Навч.пос., К: "Книга", 2004.

5. Морозов В.В. основи закупівель товарів, робіт і послуг, проектів. Тендерні процедури та контракти. - Навч.пос., К: таксон, 2003.

6. Основы коммерческой деятельности: Тексты лекций. Штерн Г.Ю., Репенко И.И. - Харьков: ХНАГХ, - 2004.

7. Смеричинський В.В. Логістичний менеджмент державних закупівель. Теоритично-правові та методологічні аспекти. - Тернопіль: Карт-бланж, 2004.

8. Ткаченко Н.Б. управління державними закупівлями. - К: Книга, 2007.