Влияние унификации документов на систему делопроизводства

Анализ этого типа сборников позволяет говорить об определенной схеме, в соответствии с которой в большинстве случаев располагается материал:

Орган управления - присутственное место (его структура, компетенция, законы, на основании которых он действует);

Вопросы, решаемые органом управления (присутственным местом);

Порядок рассмотрения и решения дел;

Образцы документов.

Рассмотрим в качестве примера работу А.Щедрина (1823 г.). Автор приводит все основные законы, на которых строилась деятельность судебных установлений, начиная с Генерального регламента Петра I. Далее - порядок (процесс) производства дела, который, например, в Правительствующем сенате представлен следующим образом:

О докладах;

Форма докладного реестра;

О журналах;

Форма, по которой надлежит вести журнал;

О присяге;

О свидетелях;

О письменном свидетельстве;

О выписках и экстрактах;

О записках в Правительствующем сенате;

О помещении в выписках приличных законов;

О вызове к рукоприкладству;

Форма рукоприкладства к экстракту и выписке;

О голосах;

О сроке окончания дел;

О решительном приговоре;

Форма подписки по выслушании решения;

О даче с решительных дел копий;

О штрафах.

Такая последовательность делопроизводства отражала все стада подготовки вопроса к слушанию (доклад, назначение дела к слушанию) - журнал заседания Сената, присяга, свидетельства, выписка, записка, экстракт, рукоприкладства), рассмотрения или слушания дела в Сенате (сбор голосов, сроки окончания дел), решения дела (решительный приговор, копии с решительных приговоров, штрафы).

По этому же принципу - в соответствии с процессом судопроизводства - даются образцы документов в разделе о делопроизводстве общих судебных установлений:

Подача исковой жалобы;

Извещение ответчика и истца;

Доверенности, поручные записи и др.;

Приступ к судоговорению;

Судоговорение;

Судные речи;

Окончание судоговорения (резолюция),

В некоторых случаях в письмовниках в отдельную группу выделяются образцы, относящиеся к "обряду внутреннего порядка" присутственного места, это - формы реестров, книг, тетрадей для фиксации движения документов в учреждении. В совокупности они отражают, говоря современным языком, систему документирования документооборота.

Если говорить в целом, то данный тип сборников позволяет получить сведения о содержании и структуре документируемого вида деятельности, о системе документирования, о система документов, которые использовались в процессе производства дела, о системе документов, которые создавались в процессе производства дела, о системе документов, создаваемых в процессе исполнения решения по делу, о системе документооборота учреждения; о система документов, фиксировавших документооборот.

В целом, из письмовников данного типа мы можем получать достаточно полные сведения о системе делопроизводства России конца ХУШ - начала XX в.

Работы Ф.Русанова, В.Вельдбрехта, Н.В.Варадинова ориентированы на то, чтобы дать теорию документирования и на ее основе ввести единообразные формы деловых бумаг и упростить делопроизводство. Очевидно, что данные работы выходят за рамки обычных письмовников. Важно, что и в теоретической части, и в расположении образцов документов их авторы соблюдают последовательность, отражающую порядок производства дела. Науку делопроизводства В.Вельдбрахт определяет как правила, которыми канцелярия руководствуется при документировании производства дела. Аналогичный подход обнаруживается и у Н.В.Варадинова. Основную группу делопроизводственной документации - канцелярские дела и бумаги - он определяет как "по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица". К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, докладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги.

Такой подход к делопроизводству и его структуре в литературе называют деятельностным. Содержанием его является рассмотрение делопроизводства в соответствии с процессом той деятельности, которую он обеспечивает. С позиций этого подхода получает свое объяснение и вся классификация документов, данная Н.В.Варадиновым, становится понятной и структура той части работы, которая содержит образцы документов.

Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком делопроизводства, Н.В.Варадинов подчеркнул, что они составляют внутреннее письмоводство присутственного места. Поместив присутственное место в систему управления, где есть равные, высшие и низшие места и лица, и замкнув систему делопроизводства этого присутственного места на внешний контур через систему отношений, он, естественным образом, выделил группу сношений присутственных мест и лиц и просительские дела и бумаги. Иначе говоря, Н.В.Варадинов выделил комплексы документов, посредством которых документируются взаимоотношения присутственных мест и лиц и которые, если они поступают в учреждение, составляют систему бумаг, используемых в процессе производства дел, а если они отправляются из учреждения, относятся к системе документов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений).

Анализ письмовников конца ХVIII в. - начало XX в показывает, что они представляют собой обширную и разнообразную по форме и содержанию совокупность источников по истории русского делопроизводства, в которых наряду с вопросами законодательной регламентации нашла широкое отражение в практика делопроизводства.

Делопроизводство учреждений, рассматриваемое в тесной связи с содержанием той или иной деятельности (судопроизводство, коммерческая работа) предстает как совокупность различных систем документирования, систем документации и документооборота.

Образцы документов, представленные в сборниках, как правило, группируются в комплексы в соответствии с представлением о порядке Производства дел, что обеспечивает им все признаки системности (целостность, внутренняя взаимосвязанность). Поэтому сборники образцов документов, и в первую очередь те из них, которые ориентированы на цель второго уровня, а также руководства по делопроизводству дают возможность по образцам получать достаточно полные сведения о структуре и содержании документируемого вида деятельности, системах документации и документооборота.

Количество изданных с конца ХVIII в. по начало XX в. сборников образцов, их структура и содержание позволяют считать, что они были достаточно мощным рычагом воздействия на практику делопроизводства, способствовали выработке и закреплению устойчивых навыков документирования, вводили единые формы документов с унифицированным текстом. Сборники образцов представляют интерес не только как источники по истории делопроизводства, опыт их разработки и применения, актуален и в наши дни как одно из средств массового воздействия на практику документирования.

2.5 Делопроизводство в советскую эпоху и современный период

События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов. Исполнительным органом между съездами был Всероссийский Центральный исполнительный комитет (ВЦИК). Высший орган управления был назван Советом народных комиссаров (Совнарком). Отраслевыми органами управления являлись народные комиссариаты (наркоматы), органами государственной власти на местах -- губернские и уездные Советы, а органами государственного управления -- их исполнительные комитеты (исполкомы).

Создание новых органов власти и управления потребовало новых правил документирования. Были изданы правовые акты, регламентировавшие порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу законов; оформление официальных документов; порядок использования печатей.

Становление советского государственного аппарата, несмотря на трудности гражданской войны, сопровождается поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства, о чем свидетельствует постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 08.12.1918 г. "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты", который предписывал заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги -- телефонограммами, и установить контроль за всеми распорядительными документами; всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Ту же цель преследовал проект декрета "Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях", подготовленный в декабре 1918 г. в Наркомате Госконтроля. Этот проект дорабатывался Междуведомственным совещанием, созданным в январе 1919 г. из представителей пяти наркоматов. В проекте ставилась цель достигнуть оперативности в процессе документирования и экономить бумагу. Для этого предлагалось письменные сношения заменить телефонными переговорами и телефонограммами, не составлять сопроводительные письма, не изготовлять лишние копии с документов. Документы предписывалось составлять четко и кратко, используя общепринятые сокращения, исключив из них фразы учтивости. Рекомендовалось активно использовать типовые тексты. Подписывать официальные документы должны были не более двух должностных лиц. Для написания документа следовало пользоваться меньшими форматами бумаг (до 1/8 листа) и посылать документы без конвертов. Организация работы с документами в данном проекте почти не затрагивалась, он не был утвержден.

Конституции 1918 и 1924 гг. уточнили виды актов, издаваемых органами государственной власти и управления, порядок их издания. Был издан ряд декретов, установивших право национальных республик и областей вести делопроизводство в государственных органах на местных языках. Документы, направляемые за пределы республики, должны были писаться на двух языках (русском и национальном языке республики) или только на русском языке.

Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация работы с обращениями граждан.

Особым и весьма знаменательным периодом в складывании и развитии советского делопроизводства являются 1920--30-е гг. Начало 1920-х гг. -- время развития движения за научную организацию труда (НОТ), частью которого стала научная организация управленческого труда (НОУТ). Движение предполагало создать условия, при которых организация производства и управления будет построена на рациональных началах и научных рекомендациях. Так как движение поддерживалось политическим руководством страны, всячески популяризировалось, оно действительно стало массовым.

Об этом свидетельствует издание многочисленных журналов, на страницах которых освещались проблемы управления и работы с документами, среди которых "Техника управления", "Вопросы организации и управления", "Система и организация", "Время", "Организация труда" и др.

В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства. Среди них были и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.

В 1920-х гг. всю работу по научной организации управленческого труда возглавил народный комиссариат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ СССР). Здесь было создано Управление по улучшению госаппарата, которое осуществляло руководство движением НОТ в стране.

Координация работы по НОТ была возложена на Совет по научной организации труда (Совнот), созданный при коллегии НК РКИ в 1923 г.

Роль методического центра по руководству рационализацией делопроизводства выполнял Отдел административной техники (АТО при НК РКИ СССР), в деятельности которого наметились два направления:

· разработка и внедрение в практику после опытных проверок типовых систем делопроизводства, предназначенных для определенного типа учреждений. Особое внимание уделялось введению карточной регистрации документов, контролю их исполнения, организации справочной работы, текущего хранения документов;

· создание постоянных органов рационализации в различных учреждениях. Они были созданы на многих предприятиях и практически во всех крупных учреждениях в виде бюро (сектора, ячейки и др.) НОТ. Их обобщенное название -- ведомственные органы рационализации. Такие структуры занимались разработкой и внедрением рациональных систем управления для "своих" наркоматов как в центральных аппаратах, так и в подведомственных учреждениях.

Помимо этого были созданы и вневедомственные рационализаторские структуры, занимавшиеся вопросами управления: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела и др. Они создавались как общественные организации, но объединяли профессионалов, которые обладали опытом практической работы и могли предложить достаточно рациональные меры по совершенствованию того или иного участка работы.

Кроме того, с самого начала движения за НОТ в стране начинают действовать научные учреждения. В 1921 г. создается Таганрогский институт научной организации производства, затем Казанский институт научной организации труда (КИНОТ). Научно-практические разработки этих институтов в области управления, производства и делопроизводства способствовали оптимизации работы советских учреждений. Например, Казанский институт исследовал делопроизводство в конкретных организациях, а затем разрабатывал и внедрял проекты его реализации. Рационализация делопроизводства основывалась на сокращении инстанций прохождения документа, внедрении однократной регистрации документа, выделении нерегистрируемых документов, разработке и внедрении трафаретных форм. К концу 1920-х гг. КИНОТ очень серьезно занимался еще и унификацией документов, внес заметный вклад в развитие теоретических основ их стандартизации.

Значительную роль во внедрении НОТ в работу организаций сыграло Бюро стандартизации при ВСНХ СССР, которое занималось организацией документооборота, разрабатывала формы документов, печатало бланки, изготавливало канцелярскую мебель. Все работы осуществлялись на хозрасчетных началах.

Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ в 1925 г. Акционерного общества -- Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой).

В состав Оргстроя вошло бюро стандартизации СНХ СССР, передав ему и кадры, и капитал. Его учредителями были НК РКИ СССР, ВСНХ СССР, Госторг СССР и ряд других центральных ведомств. Его пайщиками стали государственные учреждения, организации и предприятия.

Оргстрой был создан для решения следующих задач:

· реорганизации и постановки в учреждениях и на предприятиях делопроизводства и архива;

· разработки проектов организационных структур учреждений и их подразделений;

· издания бланков и форм документов;

· издания инструкций и руководств;

· снабжения учреждений и предприятий усовершенствованным канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинами;

· организации курсов по подготовке практических работников -- делопроизводителей и др.;

· информирования широких слоев работников управления и производства о новейших теоретических достижениях, рационализации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.

Несмотря на такой широкий спектр задач, главным направлением деятельности Оргстроя была рационализация делопроизводства, которая занимала до 70% от общего объема работ. Оргстрой разрабатывал комплексные проекты рационализации делопроизводства, работы машбюро, архивов, занимался унификацией служебных документов. Практическая деятельность Оргстроя потребовала проведения теоретических исследований. Для этих целей в 1926 г. при НК РКИ создается Институт техники управления (ИТУ).

ИТУ был создан для решения задач, которые придали ему значение общесоюзного научно-методического центра:

· научной разработки вопросов техники управления, изучения техники работы учреждений и выработки систем и практических мероприятий по рационализации техники управления;

· консультации и популяризации достижений в области техники управления.

Решение этих задач должно было способствовать привлечению самых широких масс к управлению государством, удешевлению содержания советского аппарата, устранению излишеств, что позволило бы сохранить средства на индустриализацию страны.

ИТУ теснейшим образом сотрудничал с Оргстроем, разрабатывал методику обследования, научно обосновывая методы совершенствования делопроизводства, а Оргстрой применял эти разработки на практике, внедрял их в деятельность учреждений. Не случайно 50% своих прибылей Оргстрой отчислял ИТУ для развития научно-исследовательских работ.

Комплексный подход к изучению делопроизводства привел к разработке ИТУ методики организационного проектирования. Она включала ориентировочное и детальное обследование, анализ собранных материалов, разработку проекта рационализации системы делопроизводства, его внедрение. Среди методов обследования делопроизводства, предложенных ИТУ, -- непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотография, самофотография рабочего дня, хронометраж. Создание методики обследования системы делопроизводства -- одна из выдающихся заслуг института. Все эти методы применяются до настоящего времени при проведении подобных работ.

При ИТУ были созданы структурные подразделения, занимавшиеся конкретными направлениями рационализации.

Кабинет стандартизации разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др.; форматов бумаги, а также стандарты на Материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели.

Физико-техническая лаборатория ИТУ разрабатывала нормы труда канцелярских служащих, изучала условия труда, оборудование рабочих мест, факторы, влияющие на нормы выработки.

Для установления связей ИТУ и Оргстроя с госаппаратом в 1928 г. при ИТУ было создано Консультационное бюро, сотрудники которого давали консультации по вопросам рационализации техники управления. Особое значение эти консультации имели для периферии. С целью популяризации своих достижений Оргстрой и ИТУ в апреле 1928 г. открыли выставку-музей, где демонстрировались достижения в области рационализации управленческого труда и делопроизводства.

В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил Правила постановки архивной части дело производства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР. Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов, а также устанавливали порядок их уничтожения.

В 1931 г. ИТУ подготовил проект Общих правил документации и документооборота, предполагающий введение единых правил делопроизводства в общесоюзном масштабе. Это была первая серьезная попытка, предпринятая в советский период, создания комплексного нормативного документа, содержащего единые нормы организации и технологии делопроизводства. В Общие правила вошли требования к оформлению документов, правила их обработки от получения до пере дачи в архив, единые принципы организации делопроизводственных служб, их функции, должностные обязанности канцелярских работников.

В апреле 1932 г. ИТУ был закрыт. Сотрудники института были обвинены в некритическом заимствовании буржуазных теорий построения государственного аппарата. Все работы были прерваны, Общие правила не были доработаны и утверждены. Позже был ликвидирован и Наркомат рабоче-крестьянской инспекции. Движение за научную организацию труда было свернуто, прекратили свою работу и ведомственные и вневедомственные органы рационализации, были закрыты все периодические издания, освещавшие вопросы управления и делопроизводства. На следующие 30 лет прекратились научные разработки проблем документирования и организации работы с документами.

В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, при этом каждое ведомство решало их по-своему. Разработка системы делопроизводства того или иного наркомата осуществлялась через создание инструкции по делопроизводству для центрального аппарата и типовой инструкции для подведомственных учреждений, предприятий и организаций.

Среди общегосударственных актов, оказавших существенное влияние на делопроизводство советских учреждений, следует назвать, прежде всего, Конституцию 1936 г. С ее изданием впервые за годы советской власти были законодательно закреплены виды документов, издаваемые конкретными органами власти и управления.

Высший законодательный орган -- Верховный Совет СССР -- издавал законы, его Президиум -- указы и постановления, народные комиссары -- приказы и инструкции. Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов -- приказы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, -- приказы.

Ряд законодательных актов 1930--40-х гг. установили правила пользования печатями с государственным гербом; засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан; ответственности за разглашение государственной тайны и за утрату документов, содержащих государственную тайну. Однако попыток комплексного законодательного регулирования работы с документами ни в довоенный, ни в послевоенный период не предпринималось.

Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общих норм в области документирования, подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность -- все это отрицательно сказывалось на управлении и состоянии работы с документами. Это было отмечено на 1-м Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном в июне 1941 г. Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. На совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:

· создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

· разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех в качестве общеобязательных норм;

· разработку положения о кадрах канцелярских работников;

· механизацию труда канцелярских работников;

· унификацию и трафаретизацию служебной документации;

· создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;

· изучение в школах правил составления служебных документов;

· подготовку и переподготовку преподавателей кадров по служебной документации;

· создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.

Намеченные меры могли способствовать выработке общегосударственных норм в области делопроизводства. Реализовать эту программу помешала война.

В 1940-е гг. методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление. Его первой серьезной разработкой в этой области следует считать подготовку в 1943 г. проекта "Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР". Проект был попыткой создать единые нормы в работе с официальными документами. Инструкция включала требования к оформлению документов; их учету (регистрации); порядок исполнения и контроля исполнения документов; организацию (классификацию и систематизацию) документов в делопроизводстве; организацию архива и правила сдачи документов в архив учреждения.

В проекте четко прослеживается связь между делопроизводством и архивом.

К сожалению, проект не был утвержден, хотя он сыграл положительную роль, т. к. на его основе был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив создал "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР", в котором нормативно были установлены сроки хранения документов. Новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.

К вопросам делопроизводства на государственном уровне вернулись только в конце 1950-х гг.

Постановление Правительства СССР от 10.10.1959 г. № 1375 поручало ряду ведомств разработку единой системы делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной техники. Впервые на уровне правительственного решения ставилась задача разработки единых общегосударственных норм делопроизводства.

Для реализации этого постановления в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Совещание отметило недостатки, характерные для деятельности аппарата управления, и разработало предложения по совершенствованию работы с документами. Практически полностью они совпадали с недостатками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г. В их числе было предложение создать в Московском государственном историко-архивном институте факультет организации и механизации делопроизводства.

Однако наряду с направлением на разработку единой системы делопроизводства в этот же период предпринимаются попытки регулировать делопроизводство путем нормативных актов разного уровня.

Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 г. "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР" была утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР. Она явилась основой для разработки учреждениями РФ своих инструкций по делопроизводству.

Главное архивное управление при Совете Министров СССР в 1963 г. утвердило "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", повлиявшие на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

Разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) началась после выхода постановления Совета Министров СССР от 25.07.1963 г. "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Постановление подчеркнуло связь делопроизводства и архива. Разработка основных разделов ЕГСД поручалась Главному архивному управлению, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Открытие факультета государственного делопроизводства в МГИАИ и создание ВНИИДАД позволило совершить качественный скачок в области подготовки кадров и разработки теоретических основ делопроизводства. ВНИИДАД разрабатывал ее нормативно-методическую базу, ФГД готовил специалистов для работы с документами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект в развитии отечественного делопроизводства уже в 1970--80-е гг. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Отсутствие на этом нормативном документе грифа утверждения постановлением правительства практически лишило ее официального статуса, но не снизило высокого теоретического уровня и методического значения.

Основные положения ЕГСД -- это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель -- усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за годы советской власти была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

С 1970-х гг. начинается разработка целого ряда прикладных исследований, связанных с документированием управленческой деятельности и работой с документами в управленческом аппарате. Прежде всего следует отметить развитие процессов унификации и стандартизации состава и правил оформления управленческой документации.

В 1972 г. были введены в действие первые стандарты на организационно-распорядительную документацию (ОРД): ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец". Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

Тогда же установлена и единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Он был переработан в 1983 и 1998 гг.

Центральным бюро нормативов по труду при Министерстве труда и социальных вопросов СССР началась разработка нормирования труда работников делопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции, машинописные, стенографические работы, которые использовались для установления норм выработки и расчета количественного состава работников делопроизводственной службы.

Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли "Основные правила работы ведомственных архивов", изданные в 1986 г. Правила содержат методику организации хранения документов в делопроизводстве, работы архива организаций.

Продолжалась работа Главархива СССР над созданием типовых перечней.

С 1970-х гг. в управление стали внедрять средства вычислительной техники, и в этой связи возникли планы создания Автоматизированных систем управления (АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации (УСД), представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, закрепленный в ГОСТ 6.10.1-75 "Унифицированные системы документации. Основные положения" (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2-83 "Унифицированные системы документации. Термины и определения".

Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости установления юридической силы документов на машинном носителе. Первым нормативно-техническим документом, закрепившим правила удостоверения электронных документов, стал ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники".

Полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г. Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, вошедших в систему документации, ее кодовое обозначение. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД был разработан ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в областях экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. В их числе Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

В состав УСД вошла Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), включающая три государственных стандарта, Альбом унифицированных форм документов, Методические указания по их применению.

Характеризуя период советского делопроизводства, следует отметить:

· формирование системы советского делопроизводства начинается в первые годы советской власти. Преобразования затрагивают в основном вопросы документирования;

· в 1920-х-- начале 1930-х гг. в рамках движения за научную организацию труда делаются попытки поставить делопроизводство на научную основу. Однако общегосударственные правила работы с документами так и не были приняты;

· в 1960-е гг. прослеживается стремление придать делопроизводству общегосударственный характер путем разработки единых правил и норм в работе с документами, подготовки специалистов в области делопроизводства, оптимизации делопроизводственных процессов через внедрение средств механизации;

· качественный перелом в развитии советского делопроизводства начинается в 1970-е гг. с созданием ЕГСД, государственных стандартов, УСД, разработкой целого ряда документов по упорядочению делопроизводственных процессов. Этот процесс активно развивается и в 1980-е гг. Делопроизводство в этот период носит общегосударственный характер и представляет систему, охватывающую как документирование, так и организацию работы с документами в государственных учреждениях, организациях, предприятиях, а также вопросы организации службы документационного обеспечения управления, их механизацию и автоматизацию. Развитие делопроизводства в 1970--80-е гг. явилось основой для развития современного делопроизводства в организациях Российской Федерации.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х. гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др. технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов появилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

Особенно остро отставание нашей страны выявилось в 80-90 гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементарной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции "бумажного офиса". Это отнюдь не умоляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов, унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по велению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. не одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

В 2003 г. был издан ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Заключение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.

Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как "традиционным" рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно поддерживаться в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизводства.

Создание унифицированных систем документации рассматривается как один из эффективнейших способов совершенствования ДОУ. Объектом унификации принято считать документы и системы документации. Однако унификация затрагивает, по мнению исследователей затрагивает вопросы их функционирования и приемы работы с ними. Следовательно, объектом унификации можно считать документационное обеспечение управления в целом.

Роль унификации не исчерпывается созданием унифицированных документов. Ее целям служит и разработка нормативных и методических материалов (ЕГСД, стандартов, инструкций и т.д.)

Во второй главе работы мы рассматриваем унификацию документов в историческом аспекте.

Исторически человек всегда стремился унифицировать приемы труда и разнообразить предметы деятельности. Влияние внешних факторов (дефицит времени и материалов) вынуждает человека унифицировать управленческий документ ( предмет труда в сфере управления).

Исследователи давно обратили внимание на исконное стремление деловых бумаг к единообразию. Так, Д.С.Лихачев отмечал шаблонные выражения в документах ХIV-ХV вв.

Возникшее как "канцелярский обычай" применение единообразных приемов, их повторяемость затем вылились в создание специальных сборников документов (называемых "формулярами" или "титулярниками"), содержащих образцы, которым было необходимо следовать при подготовке документов. Реформа в области письмоводства, проводившаяся в начале 19 века, потребовала унифицировать состав реквизитов и структуру текста документов, чтобы с наименьшей затратой времени знакомиться с его содержанием, как можно скорее распределять документы по назначению, т.е. унификация способствовала ускорению делопроизводственного процесса.

В дальнейшем унификация развивалась как система воздействия на форму документа через письмовники, риторики, пособия и руководства по делопроизводству, как ведомственная регламентация актов создания документа, как нормативное регулирование систем документации.

В 20-е гг. ХХ века работы по унификации проводились в русле стандартизации документов. Целенаправленно унификация документов развернулась с начала 70-х гг. и продолжается до настоящего времени.

Список использованной литературы

Источники

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

2. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М., 2003.

3. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983.

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., Издательство стандартов, 1984.

5. ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению. -М.- 1992.

6. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов. 1997.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

8. ГСС РФ Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению.

Литература

9. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ)/ В.И.Андреева.- М., 1996.

10. Архипова, Т.Г. Письмовники 19 века как руководство к составлению деловых писем и бумаг/ Т.Г.Архипова.- Секретарское дело.- 1997.- № 3

11. Вараева, А.В. Влияние результатов регламентации делопроизводства на ускорение процесса решения дел в Военном и морском министерствах России 19-20 вв./А.В.Вараева// Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.109-106.

12. Виноградова, Т.В. Регулирование документообразования и унификация документов местных органов власти и управления в первой половине 19 века / Т.В. Виноградова.- Секретарское дело.- 1997.- № 3.

13. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во "Юридический колледж МГУ", 1994. - 85 с.

14. Делопроизводство: справ. пособие.- Омск: Фирма "ЛЕО", 1995. - 56 с.

15. Додонова, М.И. Использование методов унификации в совершенствовании документационных процессов/ М.И.Додонова// Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.35-41.

16. Документы и делопроизводство: справ. пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев.- М.: Экономика, 1991.- 271 с.

17. Емышева, Е.М. Генеральный регламент - начало законодательного регулирования системы регулирования системы организации управления и делопроизводства/ Е.М.Емышева// Делопроизводство.- 2003.- № 1.-С.103-110.

18. Ерошкин, Н. П. История государственных учреждений дореволюционной России/ Н.П.Ерошкин. - М.: Высшая школа, 1983.

19. Зиновьева, Н.Б. Документоведение: учеб.-метод пособие/ Н.Б.Зиновьева.- М.: Профиздат, 2001.- 208 с.

20. Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / М.П.Илюшенко.- М.: РГГУ, 1993

21. Илюшенко, М.П., Документоведение. Документ и системы документации: учеб.пособие/ М.П.Илюшенко, Т.В.Кузнецова, Я.З.Лившиц. - М., 1977.

22. Илюшенко, М.П., Формуляр документа: учеб. пособие/ М.П.Илюшенко, Т.В. Кузнецова - М., 1966.

23. История делопроизводства в СССР/ под ред. Я.З.Лившица, В.А.Цикулина.- М.: МГИАИ, 1974.-134 с.

24. Карцева, Л.В. Руководить эффективно: учеб. пособие / Л.В.Карцева.- Казань.- ФГОУ, 2003.- 117с.

25. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления/ М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001.

26. Кокорев, В.И. Унификация документов управления/ В.И.Кокорев.- М., 1979.

27. Конькова, А.Ю. Письмовники XIX века как руководство к составлению деловых писем и бумаг / А.Ю.Конькова // Секретарское дело.- 1997.- № 3.- С. 105-113.

28. Кудряев, В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудряев.- М.: ИНФРА-М, 1998.

29. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).- М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-синтез".- 2002.- 208 с.

30. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение/ Н.Н.Кушнаренко.- Киев.: Знание, 2000.- 460 с.

31. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях/ М.В.Ларин // Экономика и жизнь.- 1999.- №4.- С. 56-59.

32. Ларин, М.В. Унификация документов в ведомствах: опыт 1920 гг. /М.В.Ларин// Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.79-89.

33. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Н.А.Лысенко, Б.Ю.Сербиновский, С.Н.Цветкова.- Ростов н/Д: МарТ, 2002.-272с.

34. Митяев, К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: учеб. пособие. -M., 1959.

35. Мосягина, О.В. Современные требования к формированию и оформлению дел/ О.В.Мосягина, Е.М. Емышева // Секретарское дело.- 1996.- №4.- С. 32-36.

36. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., Издательство стандартов, 1994.

37. Овчинникова, Н.В. Правила составления и оформления служебных документов/ Н.В.Овчинникова.- М.: Дело ЛТД.- 2001.

38. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998- 575 с.

39. Охотский, Е.В. Делопроизводство в системе государственной службы: учеб.-практ. пособие / Е.В.Охотский.- М.: РАГС, 2000.

40. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/ А.В.Пшенко.- М.: Форум: ИНФРА-М, 2003.-256 с.

41. Санкина, Л.В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандартизации и унификации (1917-1982): автореф. дисс. … канд ист. наук/ Л.В.Санкина.- М., 1983.

42. Сокова, А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР (1917 -1970 гг.): автореф. дисс. … канд ист. наук/ А.Н.Сокова.- М., 1971.- 16 с.

43. Сотов, П.В. Делопроизводство: образцы документов: инструкции, ГОСТы/ П.В.Сотов, А.Н. Тихомиров.- М.: Проспект, 2000.- 80 с.

44. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству/ М.В.Стенюков.- М.: ПРИОР, 1997 - 188 с.

45. Стенюков, М.В. Документы и делопроизводство/ М.В.Стенюков.- М.: ПРИОР, 2000.- 114 с.

46. Терешин, В.И. Ориентир - документ/ В.И.Терешин// Библиотека.- 1996.- №1.

47. Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- 185 с.

48. Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 / А.Ю.Чуковенков, В. Ф. Янковая.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

49. Шмидт, C.O. Документы делопроизводства правительственных учреждений России ХVI-ХУП вв.: учеб. пособие / С.О.Шмидт, С.Е. Князьков. - М., 1985.

50. Янковая, В.Ф. Русские письмовники конца 18 - начала 20 века как система образцовых текстов/ В.Ф.Янковая// Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.59-72.

51. Янковая, В.Ф. Русское делопроизводство в сборниках образцов документов конца 18 - начала 20 века / В.Ф.Янковая // Советские архивы.- 1989.- № 4.- С. 25-31.

52. Янковая, В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) / В.Ф.Янковая // Делопроизводство.-1999.- №1.- С.41-46.

Размещено на Allbest.ru

Страницы: 1, 2, 3