Основное программное обеспечение персональных компьютеров

десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет

импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством

других приложений Windows, а программа Word Photo Editor может быть

использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных

изображений других типов.

Верстка

Word предоставляет всевозможные функции верстки, позволяющие размещать

текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически

любой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книг и

журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок,

дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и

иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы

(различные для четных и нечетных страниц), создавать предметный указатель,

оглавление и перекрестные ссылки. Совместно с Word поставляется несколько

предопределенных шаблонов для создания различных видов печатной продукции,

которые нетрудно изменить (или создать новые) для соответствия каким-либо

конкретным задачам.

Обработка данных и средства автоматизации

Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и

создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя

этот же основной принцип, можно включать содержимое любого из полей базы

данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять

содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех или иных

процедур также могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный

набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких

кнопок. Кроме того, имеется возможность, создавать программы на языке

Microsoft Visual Basic for Applications, которые могут выполняться

автоматически при запуске Word.

Web-публикации

Новый расширенный набор средств Word 2000 для публикации документов в

Web позволяет определять формат документов, предназначенных для такой

публикации, в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может быть

использован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы,

электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки,

анимацию и прочие компоненты. Новый редактор сценариев позволяет создавать

и включать в Web-страницы HTML-сценарии. Доступ к ресурсам Web может быть

осуществлен непосредственно из Word, и любой документ может быть дополнен

гипертекстовыми ссылками.

Коллективная работа

Во многих организациях работа над документами ведется целыми

коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение

процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word

могут быть включены текстовые и речевые комментарии; Word позволяет

синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять

документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность

вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции

средствами Microsoft NetMeeting.

Интеграция

Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и

внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных и

функций с любыми программами, для которых реализована поддержка OLE.

Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные совместно с

Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и Microsoft

Outlook, а также с Microsoft Internet Explorer. Вот несколько примеров

такого использования.

. Переход к Web-странице внутри документа Word (для выполнения этой

операции в качестве Web-броузера запускается Internet Explorer).

. Просмотр создаваемых в Word Web-страниц с использованием Internet

Explorer.

. Вставка таблиц Excel в документы Word и их автоматическое

обновление при изменении данных в Excel.

. Вставка полей Access в документы Word и их автоматическое

обновление при изменении данных в Access.

. Использование адресов, хранящихся в базе данных Access, для

создания бланков писем в Word.

. Использование тем форматирования Web-страниц в формах Access.

. Использование единых словарей для проверки орфографии в Word,

Excel, PowerPoint, Outlook и Access, благодаря чему слова,

добавленные в единый пользовательский словарь, становятся

доступными всем приложениям Office.

. Передача документов по электронной почте непосредственно из Word на

основе определенного в Outlook почтового профиля.

. Вставка слайдов или наборов слайдов PowerPoint в документы Word.

Настройка параметров

Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными

требованиями рабочей среды. Например, имеется возможность выполнять

следующие настройки.

. Создавать, изменять или удалять меню, команды меню, панели

инструментов и кнопки панелей инструментов.

. Скрывать, перемещать и организовывать панели инструментов.

. Создавать или изменять горячие клавиши для любой операции Word.

. Создавать или изменять шаблоны, на основе которых создается новые

документы.

. Выбирать и изменять язык для проверки орфографии и грамматики в

Word.

. Изменять язык интерфейса Word.

. Выбирать в качестве единиц измерения Word дюймы, сантиметры, пункты

или пики.

. Добавлять новые шрифты.

Автоматизация

И наконец, Word располагает богатейшим набором средств автоматизации

создания документов. Выше уже были упомянуты функции автозамены и

автотекста, однако это еще далеко не все. Функция автоформата позволяет

выполнять форматирование текста по мере набора, например, автоматически

создавать маркированные и нумерованные списки или заменять Web-адреса

действующими гипертекстовыми ссылками. Адаптивные меню и панели

инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более

доступные места, что облегчает доступ к ним. А мастера упрощают процедуру

создания писем, бюллетеней, Web-страниц и прочих типов документов.

2 Как работает Word

Каждой программе свойственен свой стиль работы и своя терминология, и

здесь Word не является исключением. Давайте рассмотрим основные термины и

концепции Word.

Документы

Каждый документ Word может содержать текст наряду с графикой, звуками,

полями, гиперссылками или ссылками на другие документы и даже с

видеоклипами. Документы могут быть сохранены в формате Web-страниц с

добавлением HTML-сценариев.

Режимы просмотра документа

Word позволяет просматривать документы в четырех различных режимах.

. Режимы просмотра Web-документа и разметки страницы позволяют

увидеть, как документ будет выглядеть на печати или при просмотре в

Web. Кроме того, эти режимы просмотра могут быть использованы для

вставки графики, текстовых рамок, изображений, звуков, видео и

текста при разработке качественной печатной продукции или Web-

страниц. Режим просмотра разметки страницы используется Word в

качестве режима просмотра по умолчанию.

. Обычный режим просмотра позволяет сконцентрировать внимание на

содержащейся в документе текстовой информации.

. В режиме просмотра структуры документа отображается схема,

используемая для структурной реорганизации документа.

. Кроме того, Word позволяет выполнять масштабирование документа для

облегчения его чтения или размещения на экране монитора.

Символы

Каждая буква текста, размещаемого в документе, называется символом.

Формат каждого символа может быть задан индивидуально, однако чаще

форматируются целые слова, строки или абзацы текста. Для каждой буквы может

быть изменен шрифт, начертание (например, полужирное или подчеркнутое),

размер шрифта, положение, интервал или. Кроме того, к тексту документа или

Web-страницы могут быть применены некоторые специальные эффекты, такие как

мерцание или эффект бегущей строки.

Абзацы

Документ разделяется на абзацы. Для каждого абзаца в отдельности может

быть задан требуемый отступ, выравнивание, позиции табуляции и межстрочный

интервал. Кроме того, абзац может быть оформлен обрамлением, оттенен фоном

или отформатирован как маркированный, нумерованный или многоуровневый

список.

Страницы

Печатные документы разделяются на страницы. Функции форматирования

страниц в Word позволяют определять размеры полей, колонтитулы, нумерацию

страниц, количество колонок и прочие параметры страницы.

Разделы

В сложных документах может возникнуть необходимость в использовании

более одной группы параметров форматирования. Например, для различных

частей документа может понадобиться различный текст колонтитулов или

потребуются страницы, на которых текст форматируется как в одну, так и в

несколько колонок. В этом случае документ следует разбить на разделы, как

показано на рис 1 2. Каждому разделу соответствует свой набор параметров,

форматирования.

Шаблоны

В Word шаблоны используются для сохранения информации о форматировании

документов, горячих клавишах, пользовательских, меню, панелях инструментов

и прочей информации. Все новые документы создаются на основе шаблонов. В

комплект поставки Word входят десятки предопределенных шаблонов для

различных типов документов, включая служебные записки, письма, отчеты,

резюме, бюллетени и юридические документы. Пользователь может изменять

имеющиеся и создавать новые шаблоны в соответствии с потребностями.

Стили и темы

Word предоставляет десятки различных функций форматирования, а

использование стилей и тем призвано облегчить одновременное применение

нескольких параметров форматирования.

Стили могут содержать форматы как символов, так и абзацев. Во всех

шаблонах документов хранятся определенные исходные наборы или библиотеки

стилей, однако стили могут быть добавлены, удалены или изменены

пользователем, кроме того, стили можно копировать из одного шаблона

документа в другой. На рис 1 3 показано применение нескольких параметров

форматирования с использованием стилей к имени, расположенному в начале

резюме.

Темы представляют собой наборы стилей, согласованных между собой для

обеспечения единого вида Web-страниц и прочих электронных документов. Темы

содержат стили символов и абзацев, фоновые рисунки и графику для Web

сообщений электронной почты. В комплект поставки Word входят десятки

предопределенных тем для использования в создаваемых документах.

3 Новое в Word 2000

В Word 2000 компания Microsoft реализовала десятки новых функций.

Некоторые из них направлены на облегчение работы администраторов

вычислительных сетей, которые должны контролировать работу большого

количества пользователей Word, однако большая часть новых функций призвана

улучшить условия работы индивидуальных пользователей.

Установка

Ряд нововведений, реализованных в функции установки Word, облегчает

работу индивидуальных пользователей.

. Функции автоматизации установки Intelligent Install. Office 2000

автоматически определяет оптимальный характер установки на

основании состава уже установленного и используемого программного

обеспечения.

. Установка по необходимости. Word не устанавливает каждый отдельно

взятый шаблон, тему или другой файл, — вместо этого Word

устанавливает лишь некоторые файлы и предлагает установить тот или

иной компонент, когда в нем возникает необходимость. Эта

возможность позволяет получить значительную экономию дискового

пространства.

. Мастер профилей Office. Эта новая программа сохраняет

пользовательские настройки и позволяет создавать или

восстанавливать их по мере необходимости. Такая возможность

особенно полезна при переходе на другой компьютер в сети или

переносе Word на портативный компьютера.

Самодиагностика и восстановление

Теперь Word и приложения Office могут автоматически проверять входящие

в их состав файлы на наличие сбоев и восстанавливать их. Эти функции

реализуются средствами следующих мастеров и команд.

. Мастер настройки Office автоматически выявляет наличие ошибок при

запуске Word и позволяет исправить их. Он производит проверку на

наличие поврежденных данных в реестре и файлах, выявляет

недостающие файлы, необходимые для работы приложений Office, и

другие неполадки. После этого мастер сообщает, где можно отыскать

необходимые файлы, если требуется их установка.

. Мастер очистки Office выявляет файлы предыдущих версий Office и

позволяет удалить все эти файлы.

. Команда меню Справка (Help) «Найти и устранить» выявляет проблемы,

связанные с файлами, не являющимися необходимыми для

функционирования Word, такими как файлы шрифтов и шаблонов.

. Теперь разработчики макросов могут использовать цифровые подписи

для идентификации своих макросов, что предотвратит отображение

предупреждения о наличии макросов при открытии документа.

Повышение производительности

Word предоставляет ряд новых функций, призванных повысить

производительность работы пользователя.

. В новых окнах диалога для открытия и сохранения документов

отображается на 50% больше файлов, чем в предыдущих версиях Word.

Новая панель адресов позволяет осуществлять доступ к наиболее часто

используемым папкам посредством одного щелчка; на ней имеется

значок «Журнал» (History), позволяющий получить доступ к 20-50

документам, с которыми работал пользователь. Новая кнопка «Назад»

(Back), аналогичная кнопке Web-броузера, позволяет перейти к

последнему файлу, с которым велась работа.

. В меню и на панелях инструментов при первом запуске программы

теперь отображается только наиболее часто используемые команды.

Word автоматически добавляет команды и кнопки в рабочий набор и

удаляет их в зависимости от интенсивности их использования.

. В панели задач Windows теперь отображается отдельные кнопки для

каждого открытого в Word документа, что позволяет переходить к

требуемому документу как при помощи меню «Окно» (Windows), так и

используя панель задач.

. Скрытие и отображение помощника Office значительно упрощенно.

Теперь помощник не имеет отдельного окна (он просто отображается на

экране) и при желании может быть полностью отключен.

. Теперь в буфер обмена могут быть помещены десятки различных

элементов. Новая панель инструментов «Буфер обмена» (Clipboard)

отображает содержимое буфера и позволяет вставлять хранящиеся в нем

элементы как по отдельности, так и группами.

. Новые параметры окна диалога «Печать» (Print) позволяет Word

автоматически изменять масштаб документа для печати нескольких

страниц документа на одном листе или при использовании бумаги

нестандартных размеров.

Редактирование и форматирование

Передовые функции редактирования и форматирования Word постоянно

совершенствуются. В число новых функций входят следующие.

. Новая функция свободного ввода может быть использована в режимах

разметки страницы и Web-документа для задания или изменения позиций

табуляции и выравнивания текста посредством двойного щелчка на

любой свободной строке документа. Например, если дважды щелкнуть

мышью у правого края пустой строки, Word будет выравнивать вводимый

текст по правому краю.

. Теперь Word позволяет создавать вложенные и перемещаемые таблицы,

располагать таблицы рядом и создавать встроенные строки заголовков

таблиц. Кроме того, команда «Нарисовать таблицу» (Table) позволяет

начертить таблицу вокруг набранного текста.

. Функция автозамены, направленная на повышение производительности;

работы, теперь использует для выявления и исправления слов с

орфографическими ошибками пользовательский словарь.

. Расширенный орфографический словарь снижает количество неверно

распознаваемых орфографических ошибок.

Графика

Библиотека предопределенных картинок теперь имеет интерфейс, сходный с

интерфейсом Web-броузера, и дополнена новыми рисунками, звуками и

анимированными клипами! В процессе редактирования документа окно библиотеки

может оставаться открытым; имеется возможность изменять размеры окна и

перетаскивать картинки в документ. Кроме того, библиотека имеет встроенную

функцию поиска. Эта функция позволяет, например, выбрать картинку, имеющую

отношение к финансам, и выполнить поиск сходных картинок. Имеется также

возможность создания пользовательских категорий картинок, звуков и

аннотированных клипов.

Коллективная работа

Компания Microsoft интегрировала свои последние разработки в области

коллективной работы в Word другие приложения Office. Можно, например,

планировать и участвовать в конференциях NetMeeting в процессе работы в

Word или использовать Word для создания и управления сетевыми конференциями

на базе Web-документов. Имеется также возможность выбора и включения

требуемой электронной подписи в создаваемые средствами Word сообщения

электронной почты.

Поддержка HTML

Принимая во внимание неуклонный рост значимости Web-страниц в

корпоративных сетях, равно как и на общественных Web-узлах, Microsoft

значительно расширила поддержку HTML для Word.

. Word позволяет сохранять документы в формате Web-страниц и

передавать их на Web-сервер за одну операцию. При сохранении Web-

страницы Word создает папку, в которую помещаются все

дополнительные файлы.

. Когда при просмотре Web-страницы в Internet Explorer пользователь

выбирает команду «Правка», Office открывает то приложение из своего

состава, средствами которого был создан этот документ. Кроме того,

имеется возможность просматривать HTML-код документа без

форматирования.

. Предусмотрена возможность просмотреть документ в Web-броузере перед

сохранением.

. Средства работы с гиперссылками претерпели значительные

усовершенствования. Теперь процедура создания гиперссылок на

закладки документа, другие файлы, Web-страницы и даже адреса

электронной почты существенно упрощена. Имеется возможность задать

режим автоматического обновления гиперссылок при сохранении

документа.

. В Word реализована возможность вставки в документ таких

графических объектов, как маркеры списков, горизонтальные линии и

других графических объектов. Значения по умолчанию для цвета и

заполнения сохраняются в документах; Word автоматически группирует

перекрывающуюся графику.

. Аналогично стилям, представляющим собой наборы параметров

форматирования текста, темы являются согласованными наборами

параметров форматирования Web-страниц, включающими стили, цвет или

рисунок фона, графические маркеры списков и горизонтальные линии.

Вместе с Word поставляются десятки тем, которые могут быть

использованы в создаваемых Web-страницах.

. В Word реализована поддержка специальных форматов, создаваемых при

сохранении документа в формате Web-страницах с последующим

открытием его для редактирования в Word из броузера. Несмотря на

то, что документ был преобразован в формат HTML, он открывается как

стандартный документ Word, что позволяет пользователю просматривать

и изменять его исходное форматирования.

. Имеется возможность задания режима уведомления об обновлении любого

опубликованного в Web документа.

. Редактор сценариев позволяет создавать HTML-сценарии и вставлять их

в Web-страницы.

Программирование и безопасность

В состав Microsoft Office включена значительно усовершенствованная

версия языка Visual Basic 6.0 for Applications (VBA), дополненного новыми

функциями, облегчающими квалифицированную разработку макросов и приложений.

. В настоящее время VBA находится на одном уровне с Visual Basic.

. VBA позволяет создавать интегрированные решения, включающие в себя

любые приложения Microsoft Office, благодаря использованию

элементов управления ActiveX.

. Интегрированная автоматическая проверка на вирусы может быть

включена в любой макрос, написанный на Visual Basic for

Applications. Реализован новый интерфейс API с поддержкой функций

защиты от вирусов для окна диалога «Открытия документа» (Open),

позволяющий разработчикам задавать режим автоматической проверки на

наличие вирусов в любом открываемом документе.

. Макросам могут быть присвоены цифровые подписи, подтверждающие

отсутствие вирусов в макросах.

Сетевое управление

Компания Microsoft реализовала функции, направленные на снижение

эксплуатационных затрат для администраторов сетей. В числе этих функций

можно отметить следующие.

. Сетевые администраторы могут настроить Office таким образом, чтобы

отдельные функции или программы не устанавливались до момента

вызова этих функций или программ пользователем.

. Мастер сетевой установки нового поколения является основным

средством настройки специальной конфигурации при установке

приложений Office для использования в сети.

. Мастер профилей Office позволяет сетевым администраторам изменять

заданные по умолчанию параметры Word и сохранять и восстанавливать

Office 2000.

. Администратор может блокировать доступ определенных пользователей к

отдельным функциям Word.

. Диспетчер шаблонов облегчает управление корпоративными шаблонами

документов и обеспечивает их установку таким образом, чтобы они

были доступны всем пользователям через окно диалога «Создание

документа» (New).

. Справочная система Word может быть дополнена определяемыми

администратором разделами и файлами содержания. Также имеется

возможность дополнять окна сообщений ссылками на Web-узел Microsoft

или Web-узел корпоративной сети.

2 Excel

Microsoft Excel – мощная программа для работы с электронными таблицами,

являющаяся, также как и Word, частью пакета Microsoft Office. Обладая

достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими

приложениями Office и Windows вообще, Excel стала наиболее популярной

программой среди людей, постоянно имеющих дело с огромными массивами чисел.

1 Возможности Excel

Excel обладает всеми необходимыми возможностями для обработки

электронных таблиц: от простых арифметических действий с несколькими

ячейками таблицы до статистической обработки огромных массивов данных.

Информация в Excel представляется в виде таблицы, и может быть записана

в ячейки этой таблицы. Остановимся подробнее на некоторых основных

возможностях Excel.

Редактирование и форматирование данных

Данные могут быть введены в таблицу посредством набора на клавиатуре.

Кроме того, можно вставить в таблицу определенные фрагменты или целые файлы

Excel. Также Excel может открывать файлы других распространенных редакторов

электронных таблиц (например, Lotus 1-2-3). Excel, как и Word, имеет

функцию проверки орфографии (причем он использует общий со всеми

приложениями Office словарь), поиска и замены фрагментов данных.

В Excel имеется возможность изменять шрифт, его размер, цвет,

начертание для данных каждой ячейки таблицы в отдельности; изменять формат

представления данных в ячейке (например, текстовый, числовой, финансовый и

др.); изменять направление текста, горизонтальное и вертикальное

выравнивание данных в ячейке. Могут быть изменены и размеры самих ячеек, их

границы и заливка; имеется возможность объединения и разбиения ячеек,

добавление и удаление целых строк и столбцов.

Графика

В Excel, как и в Word, имеется набор встроенных средств для создания

геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых

графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять

в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Excel

позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых

большинством других приложений Windows.

Одной из самых популярных возможностей Excel является его способность

автоматически строить практически любые виды диаграмм и графиков на основе

данных электронной таблицы, причем процесс построения диаграммы или графика

использующей десятки и сотни значений может занять всего лишь несколько

минут.

Также Excel может вставлять в свои таблицы географические карты,

используя встроенную в Office программу Microsoft Map, причем коллекцию

карт, поставляемую вместе с Office, нельзя назвать маленькой.

Обработка данных и средства автоматизации

Из средств Excel, предназначенных для различной обработки информации, и

средств автоматизации можно отметить следующие.

. Сортировка позволяет упорядочить данные таблицы по какому-либо

критерию, что при работе с большими массивами данных имеет не

последнее значение.

. Способность использования фильтра данных позволяет отображать на

экране только те данные, которые необходимы на данный момент

времени, это существенно облегчает поиск и корректировку отдельных

частей больших массивов данных.

. Возможность проверки вводимых в ячейку данных на определенный

критерий предотвращает неправильный ввод, что позволяет работать с

таблицей незнакомому с ее «внутренним устройством» человеку.

. Функция консолидации позволяет реорганизовать и объединить общие по

какому-либо критерию данные в одну таблицу, это облегчает труд

людей занимающихся подготовкой отчетов.

. Сводная таблица придает сухим столбцам и строкам чисел наглядность

и существенно облегчает подготовку отчет по данным таблицы.

. Создание структуры позволяет быстро просматривать и изменять

данные, находящиеся в ключевых ячейках таблицы, при этом ячейки

более низкого уровня можно просто скрыть (используется примерно тот

же принцип, что и в режиме структуры Word).

. Использование формул в ячейках позволяет вычислить значение данной

ячейки на основе данных других ячеек (причем ссылки могут быть как

на другие листы, так и на другие книги Excel), причем набор формул

Excel далеко не ограничивается стандартными математическими

функциями: имеется возможность вводить формулы, которые могут в

зависимости от значений каких-либо ячеек выполнять те или иные

действия, также в Excel имеется достаточно большой набор

финансовых, статистических и других видов функций.

. Интегрированный в Excel Visual Basic for Application (VBA)

позволяет автоматизировать работу Excel (с помощью макросов) и,

являясь полнофункциональным (на уровне приложений Office) объектно-

ориентированным языком программирования, превращает Excel (и Office

в целом) в среду программирования с достаточно широкими

возможностями, выходящими далеко за пределы простого вычисления

таблиц.

Web-публикации, коллективная работа и интеграция

Excel, являясь частью Office, поддерживает те же функции, касающиеся

Web-публикаций, коллективной работы и интеграции, что и все приложения

Office. Эти функции были описаны ранее в разделе, посвященном Word.

Настройка параметров

Параметры Excel могут быть настроены в соответствии с любыми

конкретными требованиями рабочей среды. Excel имеет те же основные функции

настройки рабочей среды, что и Word, которые были описаны в разделе,

посвященном Word.

2 Как работает Excel

Каждой программе свойственен свой стиль работы и своя терминология, и

здесь Excel не является исключением. Рассмотрим основные термины и

концепции Excel.

Книга

Документом Excel является книга, представляющая собой набор листов

(таблиц), который сохраняется в отдельном файле Excel (обычно это xls-

файлы). Лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536

строк, элемент, лежащий на пересечении строки и столбца, называется

ячейкой. Книга может быть защищена, к ней может быть открыт коллективный

доступ, который может быть ограничен или вообще запрещен отдельным

пользователям.

Ячейка

В ячейке Excel может находиться текстовая или числовая информация. Для

каждой ячейки могут быть изменены шрифт, заливка, ее границы, формат

представления данных, находящихся в ячейке. Также имеется возможность

объединения ячеек и именования диапазонов ячеек.

Листы

Книга Excel содержит в себе листы, состоящие из таблиц ячеек. Листы

могут быть переименованы, перемещены или удалены. На каждом листе перед его

распечаткой выделяется область, которая будет отправлена на распечатку.

Также Excel позволяет установить защиту листа, предотвращая его

несанкционированное изменение.

Шаблоны

В Excel шаблоны имеют те же функции, что и в Word.

Стили

Стили Excel содержат информацию о формате представления данных в

ячейке, выравнивании, параметрах шрифта, границах ячейки, заливке и о

режиме защиты ячейки. Стили могут быть применены как к отдельным ячейкам,

так и к целым диапазонам и листам.

3 Новое в Excel 2000 [4]

В Excel 2000 разработчики Microsoft реализовали десятки новых функций.

Кроме тех нововведений, которые были описаны в разделе, посвященном Word, и

касающиеся Office в целом, следует отметить следующие улучшения

исключительно Excel.

. При выделении ячеек с цветным текстом цвет остается таким же вместо

отображения в инверсной схеме цветов.

. Доступны новые числовые форматы с символом евро.

. Дополнительные числовые форматы с указанием года четырьмя цифрами.

. Microsoft Excel 2000 автоматически расширяет форматирование и

формулы в списках, упрощая эту распространенную задачу.

. Новые отчеты сводных диаграмм переносят мощь отчетов сводных таблиц

на диаграммы. Отчеты сводных диаграмм интерактивны, снабжены

кнопками, с помощью которых можно отображать и скрывать элементы

диаграммы.

. Если на диаграмме отображаются большие числа, можно сократить текст

оси и сделать его более читаемым, изменив цену деления этой оси.

Например, если значения на диаграмме изменяются в диапазоне от

1 000 000 до 50 000 000, можно отобразить на оси числа от 1 до 50 и

добавить подпись, указывающую, что значения выражены в миллионах.

. Существует возможность создания и выполнения запросов для загрузки

данных, доступных через Интернет. Можно выбрать либо всю Web-

страницу, либо указать загружаемую таблицу на Web-странице. Excel

2000 содержит несколько образцов Web-запросов, которые можно

выполнить.

. Отчет сводной таблицы можно сделать доступным на Web-странице в

виде сводной таблицы, представляющей из себя компонент, позволяющий

пользователям взаимодействовать с данными в Web-обозревателе.

Пользователи также могут обновлять данные, изменять макет и

выбирать различные элементы для отображения.

. После нажатия кнопки Готово в мастере отчетов сводных таблиц и

диаграмм на листе появляются синие рамки областей перетаскивания и

панель инструментов Сводные таблицы со списком полей исходных

данных. Для создания макета отчета сводной таблицы прямо на листе

можно перетащить поля с панели инструментов в области

перетаскивания.

. Для отчета сводной таблицы можно задать отображение в

структурированном формате, аналогичном формату стандартных отчетов

базы данных, облегчающем чтение больших или сложных отчетов сводных

таблиц.

. Автоформаты сводных таблиц можно использовать для отображения

структурированных и неструктурированных отчетов сводных таблиц, а

также для задания параметров печати сводных таблиц (разрывов

страниц и повторяющихся подписей строк и столбцов) для отчетов

сводных таблиц, отображаемых в структурированном формате.

. Поля строк и столбцов теперь снабжены стрелками раскрытия списка.

По щелчку такой стрелки отображается список доступных элементов, из

которого можно выбрать нужный. Этот список позволяет быстро

отображать и скрывать элементы полей.

. Теперь нет необходимости выделять части сводной таблицы при

форматировании отчета сводной таблицы. Форматирование, применяемое

с помощью обычного выделения в Excel, сохраняется при обновлении

или изменении макета.

. Существует возможность создавать отчеты сводных таблиц на основе

баз данных OLAP, а также создавать кубы OLAP на основе запросов к

другим базам данных. Базы данных и кубы OLAP организуют данные в

отчетах сводных таблиц, ускоряя загрузку и обновление данных по

сравнению с использованием традиционных баз данных.

. Данные из текстовых файлов теперь можно перенести в Excel тем же

способом, который используется для создания других запросов к базам

данных. При открытии такого файла как обновляемого форматирование и

формулы сохраняются.

. Разработчики имеют возможность подписывать свои макросы, созданные

с помощью Visual Basic for Applications (VBA), что позволяет

пользователям установить автора макроса, удостовериться в

надежности макроса и отсутствии в нем вирусов. Microsoft Office

2000 распознает макросы, полученные из надежных источников, и не

выдает на экран предупреждающего сообщения, если такой макрос не

был изменен.

Другие программы

1 Графические редакторы

Графический редактор – программа, предназначенная для создания и

редактирования графических файлов. Существует множество различных форматов

графических файлов, и, соответственно, графических редакторов, работающих с

этими форматами. Все графические форматы делятся на две большие группы:

форматы растровой и форматы векторной графики.

В файле, содержащем в растровую графику, содержится информация о цвете

каждого пикселя (от английского pixel – Picture Element) и общий размер

картинки. Из достоинств растровой графики можно отметить большую точность

изображения, а, следовательно, и возможность сохранить в этом формате любую

графическую информацию, возможность изменять яркость, контрастность,

количество допустимых цветов, размер, размытость, четкость и множество

других параметров, определяемых возможностями графического редактора. Самым

же большим недостатком растровых изображений является объем места,

занимаемого ими на носителе. Например, фотография [pic] см, т.е. в пикселях

[pic], учитывая, что каждый пиксель занимает 24 байта (что соответствует

16777216 цветам, а именно столько необходимо для качественного отображения

фотографий), будет занимать [pic]. Хотя и существуют форматы растровой

графики, использующие сжатие (например, JPEG), все равно не рационально

хранить изображение, состоящее из нескольких геометрических фигур, в

растровых форматах, так как при этом даже незначащие пиксели (например,

пиксели фона) также занимают место. Наиболее распространенными растровыми

редакторами являются Paint – графический редактор, поставляющийся вместе с

Windows, ACDSee – программа, предназначенная в основном для просмотра, хотя

и имеет редактор, предоставляющий основные функции для обработки растровых

изображений, PhotoShop – мощный графический редактор с огромным набором

средств редактирования растровых изображений, предназначенный скорее для

профессионального использования.

Файлы векторных изображений содержат, в отличие от растровых,

информацию не о каждом пикселе, а только о координатах, необходимых для

построения геометрических фигур. Преимуществами векторной графики являются

простота создания и редактирования изображений и малое занимаемое ими место

на носителе. С векторной графикой могут работать приложения Office

(например, таблица является векторным изображением), наиболее известным

редактором векторной графики является Corel Draw, представляющий собой

мощное средство обработки векторной графики для профессионального

использования.

2 Архиваторы

Архиваторы – программы, которые собирают файлы, выбранные

пользователем, в один файл-архив с заданным именем, причем размер этого

файла обычно в несколько раз (зависит от способа упаковки и типов

архивируемых файлов) меньше, чем сумма объемов всех собранных в него

файлов. Хотя упакованные файлы нельзя использовать, пока они находятся в

архиве, такой способ хранение долгое время не используемых файлов выглядит

рациональнее. Наиболее распространены архиваторы ZIP и RAR – почти на любом

компьютере можно встретить один из этих упаковщиков.

3 Антивирусы

Эти программы призваны очищать и защищать систему от компьютерных

вирусов. Вирус – программа-паразит, названный так за сходство в поведении

со своим биологическим «предком». Вирус, проникая в систему вместе с

файлами, начинает «размножаться» и поражает другие файлы, находящиеся на

носителях, последствия такого «вторжения» могут бить различными: от

безобидных шуток (например, существует вирус, выдающий через определенный

момент времени сообщение типа: «Хочу печенья!» и т.п.), до непоправимого

ущерба всей системе (например, как вам понравится то, что в один прекрасный

день файловая система вашего HDD окажется полностью неработоспособной).

Существует огромное количество различных как вирусов, так и антивирусов,

применяющих различные средства борьбы с вирусами. Среди них можно отметить

Antiviral Toolkit Pro (AVP), Dr. Web, Norton Antivirus и др.

Заключение

Здесь были рассмотрены наиболее популярные программные продукты,

которые можно встретить практически на каждом офисном или домашнем

персональном компьютере, конечно, это лишь крошечная часть всех имеющихся

на рынке программных продуктов. Так как область вычислительной техники

развивается сейчас гигантскими темпами, представленные здесь данные могут

быть не полностью отражать возможности последних версий тех или иных

продуктов.

Список литературы

1. Герхард Франкен, Сергей Молявко "MS-DOS 6.2 ... для Пользователя",

Москва, БИНОМ, 1994.

2. Камилл Ахметов "Windows 95 для всех", Москва, КомпьютерПресс.

3. Чарльз Рабин "Эффективная работа с Microsoft Word", Санкт-Петербург,

Питер, 2000.

4. Справочная система Microsoft Office.

-----------------------

[1] Число в квадратных скобках, стоящее после заголовка, указывает на

номер источника по списку литературы, откуда был взят материал для данной

части реферата, причем эта ссылка относится только к части, находящейся

внутри этого заголовка, и к вложенным заголовкам, если для них отдельно не

указана своя ссылка.

[2] Для рассмотрения в этом реферате мною была выбрана Windows 95, так

как все последующие версии Windows, как уже было сказано выше, в основе

своей практически не отличаются от Windows 95 (имеется в виду линия

Windows 9x).

[3] Растровая и векторная графика будут рассмотрены в главе 5.1

Страницы: 1, 2