Прикладная программа Excel

Прикладная программа Excel

МОСКОВСКИЙ ЭКОНОМИКО-СТАТИСТИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

К У Р С О В А Я Р А Б О Т А

Н А Т Е М У:

"ПРИКЛАДНАЯ ПРОГРАММА EXCEL"

РУКОВОДИТЕЛЬ РАБОТЫ: ИСПОЛНИТЕЛИ:

Смирнов А.А.

Морозов С.В.

Минаев В.В.

Москва 1996

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ

1.1. Создание нового документа

1.2. Загрузка рабочего документа

1.3. Сохранение документа

1.4. Автоматическое сохранение

1.5. Создание резервных копий

1.6. Защита данных

1.7. Дополнительные сведения о файлах

2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ

2.1. Управление рабочими листами

2.2. Добавление рабочих листов

2.3. Перемещение рабочих листов

2.4. Переименование рабочих листов

2.5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов

3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

3.1. Маркирование ячеек

3.2. Отмена операций

3.3. Копирование данных

3.4. Удаление данных

3.5. Форматирование чисел

3.6. Выравнивание данных

3.7. Установка шрифтов

4. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ

4.1. Ввод формул

4.2. Сложные формулы

4.3. Редактирование формул

4.4. Информационные связи

4.5. Групповые имена

5. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

5.1. Построение диаграмм

5.2. Типы диаграмм

5.3. Надписи на осях

5.4. Дополнительные объекты

5.5. Актуализация диаграмм

6. ФУНКЦИИ

6.1. Конструктор функций

6.2. Редактирование функций

6.3. Вычисление суммы

6.4. Вычисление среднего значения

6.5. Вычисление величины линейной амортизации

6.6. Комбинирование функций

6.7. Текстовый режим индикации формул

7. ОБМЕН ДАННЫМИ

7.1. Импортирование рисунков в Excel

7.2. Редактирование рисунков на рабочем листе

7.3. Включение таблицы в текст

8. ОБРАБОТКА СПИСКОВ

8.1. Создание списков

8.2. Ввод списка данных

8.3. Поиск элемента в списке

8.4. Редактирование списков

8.5. Автоматический фильтр

8.6. Комбинированная фильтрация

8.7. Сортировка списков

9. АНАЛИЗ ДАННЫХ

9.1. Опорные таблицы

9.2. Редактирование опорных таблиц

9.3. Нахождение значений

10. БАЗЫ ДАННЫХ

10.1. Запуск программы обработки баз данных

10.2. Оболочка программы Query

10.3. Загрузка внешнего набора данных

10.4. Критерии выбора данных

10.5. Комбинированные запросы

10.6. Обмен данными с внешней базой

11. КОНФИГУРИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ EXCEL

11.1. Создание пиктографического меню

11.2. Изменение вида основного окна

11.3. Изменение вида рабочего листа

11.4. Установка стандартного шрифта

11.5. Установка национальных параметров

11.6. Изменение цветов

11.7. Автоматическая загрузка документов

11.8. Шаблоны таблиц

12. VISUAL BASIC

12.1. Программирование табличных функций

12.2. Встраивание функций

12.3. Применение функций

ВВЕДЕНИЕ

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ

обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой

области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла

собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей

и удобства работы. Теперь на рынке появилась версия 5.0, которая

содержит много улучшений и приятных неожиданностей.

К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно

отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление

связей между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с

прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а

дополнительные программные инструменты облегчают решение сложных

прикладных задач.

Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которые

помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если

существует более простой метод решения текущей задачи. В программу

Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент

готова выдать необходимую справку.

Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в

работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших

функциональных расширений программы, предназначенным для профессионалов,

является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic

(VBA) для решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft

удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel

4.0, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку

VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим

функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Кроме

этого, следует назвать следующие важные новшества программы Excel 5.0:

- менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех

файлах;

- диалоговые окна-регистры;

- отдельная пиктограмма для форматирования;

- появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой

активизации диаграмм.

1. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ

Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С помощью

программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы

(Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления

статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм.

Для каждого из этих приложений программа Excel может создать отдельный

документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов,

образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С

помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ

одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность

их обработки.

1.1. Создание нового документа.

Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву

New.

На экране появится документ с именем Book2: программа Excel

присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего

порядкового номера.

Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой

пиктограмме, которая находится в первой (основной) пиктографической панели

(первая строка пиктографического меню).

1.2. Загрузка рабочего документа.

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим

документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.

Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая находится

на основной панели. В любом случае откроется диалоговое окно

загрузки файла. В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в

поле Directories выбрать директорию, где расположен Ваш файл. Если выбор

был сделан правильно, то в левом поле появится список имен файлов,

среди которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого

файла, оно появится в поле File Name. После этого нужно закрыть

диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени

искомого файла.

1.3. Сохранение документа.

При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File

директиву Save As... После этого откроется диалоговое окно, в

котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и

директорию, в которой его надо расположить. Программа Excel по

умолчанию предлагает стандартное имя (Book[порядковый номер]),

которое пользователь может заменить любым другим. В имени файла

нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & % ( ) -),

хотя это и не запрещено. Не следует также использовать символы

кириллицы, чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и системы

Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение файла

.XLS, изменять не следует. После того как будут сделаны все

установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.

1.4. Автоматическое сохранение.

Вызовите директиву Add-Ins... из меню Tools, с помощью которой

вызывается встроенный Менеджер расширений. В открывшемся диалоговом

окне включите опцию AutoSave, щелкнув по ней мышью, а затем закройте

окно, щелкнув по кнопке OK.

После этого снова откройте меню Tools, в котором должна

появиться директива AutoSave... Вызовите эту директиву, тогда появится

диалоговое окно AutoSave, в котором пользователь может задать

интервал времени между моментами сохранения. Кроме того, в этом окне

можно определить, должна ли программа выдавать запрос на сохранение и

нужно ли автоматически сохранять все документы или только активный

документ.

1.5. Создание резервных копий.

Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву Save As...

из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по командной

кнопке Options. Появится следующее диалоговое окно, имеющее название

Save Options. В этом окне нужно включить опциональную кнопку Always

Create Backup. Теперь при сохранении файла будет автоматически

создаваться резервный файл с тем же именем, что и основной, но с

расширением .BAK.

1.6. Защита данных.

Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню

File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке

Options. Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода Protection

Password: этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда

при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль.

При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После

закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в котором

нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле ввода Write

Reservation Password, то перед открытием этого файла появится

диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read

Only. В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать

его на диск под тем же именем.

1.7. Дополнительные сведения о файлах.

При первом сохранении файла директивой Save As открывается

диалоговое окно Summary Info. В этом окне пользователь может

заполнить поля ввода Title:, Subject: и Keywords:. В поле Author по

умолчанию указывается информация, полученная программой при

инсталляции, но пользователь может записать в нем свое имя. В поле ввода

Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не

умещаются в отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев

появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается

информационное окно щелчком по кнопке OK.

2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ

Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших

новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее значительно

упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими

листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255

таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с

ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В

каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию,

относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет

значительно повысить наглядность рабочих документов.

Это преимущество новых документов особенно проявляется при

связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программы в

случае, если нужно было использовать результат из какой-либо ячейки

другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считывать

нужную информацию. Теперь при установлении информационных связей между

таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все

таблицы находятся в одном файле.

Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы

проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0

Вам нужно открыть только один файл.

2.1. Управление рабочими листами.

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом.

С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней

части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном

указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке

возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и т.д.

Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление

рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется на

именном указателе белым цветом. Сначала на указателе видны корешки первых

шести рабочих листов. Слева от именного указателя расположены

пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое

указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа.

Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу

вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по

пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево.

Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к

первому и к последнему листам документа.

2.2. Добавление рабочих листов.

Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь

может добавить в документ элементы следующих типов:

- рабочие листы для создания таблиц;

- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного

модуля (на языке макрокоманды Excel 4.0 или на языке Visual Basic);

- рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если

лист предназначен для создания таблицы, то независимо от

занимаемой позиции он буде иметь название Sheet17 с последующим

увеличением номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы,

расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются начиная с Chart1 и

т.д. Рабочие листы с макрокомандами (макросами Excel 4.0)

нумеруются начиная с Macro1, а с диалоговыми окнами - начиная с Dialog1

и т.д. Рабочие листы с программными модулями написанными на языке

Visual Basic, нумеруются начиная с Module1. Пользователь может щелкнуть по

названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется

контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется

директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть

щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву

удаления.

2.3. Перемещение рабочих листов.

Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который

нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное

меню. С помощью директивы Move or Copy откройте диалоговое окно с тем же

названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа.

Закройте окно Move or Copy щелчком по кнопке OK, и рабочий лист

займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку Create a Copy,

то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию

займет его копия. Название копии листа будет образовано путем

добавления порядкового номера к имени копируемого листа,

например, Sheet1(2).

Можно переставить сразу несколько листов. Для этого

промаркируйте эти листы, щелкнув по их именам в именном указателе

при нажатой клавише [Shift]. Затем выполните директиву Move or

Copy, которая в этом случае будет применяться сразу ко всем

маркированным рабочим листам.

2.4. Переименование рабочих листов.

Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который

нужно переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное

меню, в котором с помощью директивы Rename нужно открыть диалоговое

окно Rename Sheet. Это окно можно также открыть двойным щелчком левой

кнопки мыши по названию рабочего листа. В поле ввода Name укажите новое

имя листа, которое должно содержать не более 31 символа, включая

пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном указателе

появится новое имя рабочего листа. При задании имен рабочих листов не

должны использоваться следующие символы: квадратные скобки "[ ]";

двоеточие ":"; правая косая черта "/"; левая косая черта "\".

2.5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов.

Прежде всего корректируемая строка или столбец таблицы должны быть

промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по

номеру (координате) строки или столбца. В меню Format находятся подменю

Row и Column. При выборе одного из этих подменю открывается меню

следующего уровня. В подменю Column вызовите директиву Width, тогда

откроется диалоговое окно, в котором пользователь может указать

ширину столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один

символ. Например, если в столбце нужно записать 10 символов, то в поле

ввода Column Width следует указать число 10. Директива AutoFit

Selection из меню Column автоматически корректирует ширину

столбца в соответствии с его содержимым.

Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого

указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или

адресами столбцов. При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной

стрелки. Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее,

немного сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию,

которая показывает смещение границы строки. Переместите эту линию

в нужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда в таблице появится

новая граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу

столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически

скорректирована по ее содержимому.

3. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые

находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое

ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который

устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов

задается определенный вид и размер шрифта.

В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются

правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти

меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы

форматирования можно также вызвать на панели форматирования

(вторая строка пиктографического меню), щелкнув мышью по

соответствующей пиктограмме.

3.1. Маркирование ячеек.

Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с

помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку,

нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши

управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть

в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку

мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний

угол). Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по

немаркированной ячейке. Для маркирования нескольких ячеек с

помощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку

области, а затем, удерживая клавишу [Shift] нажатой, распространить

маркировку на всю область с помощью клавиш управления курсором.

Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру

(адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для

маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой

строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить

манипулятор в нужную позицию.

3.2. Отмена операций.

Действие, которое выполнено последним, можно отменить директивой

Undo из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z]. Операцию отмены

можно также выполнить, щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели

управления.

Директива отмены после выполнения превращается в директиву

подтверждения изменения Redo. Выполнив эту директиву, можно снова

ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также с

помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.

Предыдущее действие можно повторить - для этого служит директива

Repeat из меню Edit. Для повторения последнего действия можно также

нажать клавишу [F4] или щелкнуть по 12-й пиктограмме на панели управления.

3.3. Копирование данных.

Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое

которых должно быть скопировано, а затем вызвать директиву Copy из меню

Edit. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь

следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы

данные, и нажать клавишу ввода [Enter]. Содержимое маркированной

области появится в новом месте. Если область, в которую нужно

поместить копию, тоже маркирована, то размеры обеих групп должны быть

одинаковыми, в противном случае будет выдано сообщение об ошибке.

В контекстном меню правой кнопки мыши также есть директива

копирования. Для копирования можно также использовать комбинацию

клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на панели управления.

Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на

новое место в таблице, то следует использовать директиву Cut из

меню Edit. На панели управления этой директиве соответствует 7-я

пиктограмма (ножницы), а на клавиатуре - комбинация клавиш [Ctrl-

X].

3.4. Удаление данных.

Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое

которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из

способов удаления данных. Для этого в меню Edit есть подменю Clear,

которое содержит следующие четыре директивы:

All - удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;

Formats - отменяет только формат ячейки;

Contents - удаляет только содержимое ячейки;

Notes - удаляет только комментарии к ячейке.

Директива удаления Clear Contents есть также в меню правой кнопки

мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот

же результат достигается просто нажатием клавиши [Del]. Если Вы случайно

удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш [Ctrl-Z],

которая отменит директиву удаления.

3.5. Форматирование чисел.

Прежде всего нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить

формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой

кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Format Cells, либо

вызвать директиву Cell из меню Format. В любом случае на экране

появится диалоговое окно Format Cells. По умолчанию в верхнем поле

этого окна будет выбрана опция Number, которая предназначена для

форматирования чисел. В поле Category приведены различные типы

форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш

управления курсором. В поле Format Codes: показаны коды форматов

выбранного типа. В поле ввода Code: пользователь может задать код

своего формата и запомнить его в списке форматов. В нижней части

окна Format Cells находится поле просмотра Sample:, в котором показано,

как будет выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели

форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданной

ячейке (к числу добавляется символ валюты). Пиктограмма со знаком

% (процент) на той же панели позволяет установить формат процентов (к

числу добавляется символ процентов).

3.6. Выравнивание данных.

Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel можно

использовать либо директивы меню, либо пиктограммы на панели

форматирования (4-я, 5-я, 6-я). Прежде всего надо промаркировать

выравниваемые ячейки. Далее можно открыть контекстное меню правой

кнопкой мыши и вызвать директиву Format Cells, либо вызвать

директиву Cell из меню Format. В любом случае на экране появится

диалоговое окно Format Cells. В верхнем поле этого окна выберите опцию

Alignment. После этого в поле Horizontal можно выбрать одну из

селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center)

и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по левому

краю, а числа по правому.

Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм

на панели форматирования. В этом случае нужно промаркировать

соответствующие ячейки и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.

3.7. Установка шрифтов.

Прежде всего надо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить

шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой

мыши и вызвать директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell

из меню Format. В верхнем поле открывшегося окна Format Cells нужно

выбрать опцию Font. В окне появится поле Font:, в котором можно

выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка

зависит от установок, сделанных в среде Windows.

В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта. По

умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов. В

списке шрифтовых стилей Font Style: можно выбрать обычный стиль (Regular),

курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic). В

поле Underline можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или двумя

линиями). В поле Effects расположены три опциональные кнопки,

которые дают возможность зачеркнуть текст (Strikethrough) либо

разместить его на месте верхнего (Superscript) или нижнего (Subscript)

индексов.

Пиктограммы на второй панели управления (1-я, 2-я, 3-я) позволяют

задать шрифтовые стили: жирное начертание (символ B), курсив (символ

I), подчеркивание (символ U с чертой внизу).

4. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших

свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности,

позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться

со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от

текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое

выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса

ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться

следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены

на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды

введенная формула может быть в любое время модифицирована.

Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или

неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными

формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно

включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку

не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

4.1. Ввод формул.

Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст

(выравнивается по левому краю), либо как числовое значение

(выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести

алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства

(=).

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке

В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат

поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу

(=А1/В1) и нажать [Enter].

Ввод формул можно существенно упростить, используя маленький трюк.

После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой

ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

4.2. Сложные формулы.

Применение сложных формул продемонстрируем на примере.

| |B |C |D |E |

|10 |РАБОТА |ВРЕМЯ |ЦЕНА |СУММА |

|11 |Настройка |2 |$ |$ |

| |клавиатуры | |17.80 |35.60 |

|12 |Обслуживание |4 |$ |$ |

| |машин | |3.80 |15.20 |

|13 |Подготовка |8 |$ |$ |

| |формуляров | |1.56 |12.48 |

|14 | | | | |

|15 | | | | |

|16 |Сумма | | |$ |

| | | | |63.28 |

|17 |НДС 15% | | |$ |

| | | | |9.49 |

Рис.1.

В столбце С приведенной таблицы указано время (в часах), затраченное

на выполнение работы, в столбце D - стоимость одного часа работы, а

в столбце Е - промежуточная сумма, которую надо заплатить за эту

работу. В ячейке Е16 нужно вычислить общую стоимость всех работ.

Для этого туда надо записать следующую формулу: =Е12+Е13+Е14. Полученную

сумму умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость,

и результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15.

Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например,

в ячейке Е19) надо сначала сложить промежуточные суммы, а затем

результат умножить на 0,15. Формула должна иметь вид:

=(Е12+Е13+Е14)*0,15. Конечно, можно было бы и просто просуммировать

содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел можно также использовать

функцию суммы SUM(), тогда формула будет выглядеть следующим

образом: =Sum(E12:E14)*0,15.

4.3. Редактирование формул.

Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала

промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить

режим редактирования, нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок

мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой

пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна

сама формула, а не результат ее вычисления.

4.4. Информационные связи.

В программе Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку,

расположенную в другой таблице. После установления ссылки значения,

находящиеся в ячейках, будут автоматически обновляться.

Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем

листе, нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей

ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на рабочем листе Sheet2

необходимо ввести формулу: =Sheet2!B3. Если в названии листа есть

пробелы, то оно (название) заключается в кавычки. Адреса ячеек

должны быть указаны латинскими буквами. Информационное связывание двух

ячеек можно упростить, если скопировать значение исходной ячейки в буфер

(с помощью комбинации клавиш [Ctrl-C]) и промаркировать ячейку, в

которой должен появиться результат. Затем нужно выполнить директиву

Paste Special из меню Edit и в диалоговом окне этой директивы щелкнуть по

командной кнопке Paste Link.

4.5. Групповые имена.

Предположим, что необходимо вычислить сумму целой группы ячеек.

Вместо того, чтобы перечислять в формуле отдельные ячейки,

промаркируйте всю группу и присвойте ей имя. В дальнейшем это имя

можно будет использовать в формулах.

Для присвоения имени маркированной группе ячеек в меню Insert

нужно открыть подменю Name и вызвать в нем директиву Define. В поле ввода

открывшегося диалогового окна Define Name укажите имя этой группы. Имя

группы должно начинаться с буквы и содержать не более 255

символов. Не допускается использование пробелов. Имя группы не

должно совпадать с адресами ячеек (А1 и т.п.). В этом окне

приводится также список уже присвоенных групповых имен, относящихся к

данному блокноту.

Если в Вашей таблице есть заголовки строк и столбцов, то их также

можно использовать в качестве имен этих областей. Для этого нужно

промаркировать соседние строки (столбцы), включая первые ячейки, где

расположены имена, и вызвать директиву Create из меню Insert Name.

В открывшемся диалоговом окне нужно указать местонахождение имен (в

Страницы: 1, 2