Разработка алгоритмов и программных средств подсистемы документооборота системы управления содержанием информационного сервера

Разработка алгоритмов и программных средств подсистемы документооборота системы управления содержанием информационного сервера

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский Государственный Университет

Факультет радиофизики и физической электроники

Кафедра кибернетики

Курсовая работа на тему:

«Разработка алгоритмов и программных средств подсистемы

документооборота системы управления содержанием информационного сервера»

Выполнил:

студент Басалаев Н.В.

курс 3, семестр 6-ой.

Руководитель:

Стрикелев Д.А.

Минск

2004

Содержание:

Введение 3

Глава 1. Теоретические основы разработки информационного сервера 6

1.1. Web-технологии как основа доставки информации в информационной системе

6

1.2. Архитектура информационного сервера 15

1.3. Принципы организации документооборота на информационном сервере

18

1.4. Средства создания информационных серверов 24

Глава 2. Подсистема организации документооборота «InfoBeacon» 29

2.1. Архитектура и функциональность подсистемы 29

2.2. Организация политики безопасности в рамках подсистемы 33

2.3. Компоненты подсистемы и схема хранения данных 34

Заключение 40

Список литературы 41

Приложение 1. Листинги SQL-запросов по созданию таблиц 42

Приложение 2. Листинги основных PHP скриптов 44

Введение

Последние десять лет ознаменовались фантастическим развитием Internet

и новых способов общения между людьми. На переднем крае этого явления

находится World Wide Web (WWW). Ежедневно в этой новой коммуникационной

среде открываются тысячи новых сайтов, а потребителям предлагаются новые

виды услуг. Часто можно услышать, что в Internet можно найти все. Остается

только вопрос: «Где именно?». Создание сайтов, наполненных гигантскими

объемами информации отвечает на этот вопрос. Так что появление такого

определения как «информационный сервер» является вполне естественным.

Естественно, что информация на таких серверах должна быть достаточно

упорядоченной, иначе пропадает вся информативная ценность. Но ведь до того,

как информация станет упорядоченной и дойдет до конечного потребителя, она

должна пройти довольно жесткий отбор, редактирование. С этой целью и

разрабатываются системы управления содержанием ИС, с функциональными

возможностями значительно различающимися в зависимости от области их

применения.

В зависимости от ситуации, возможности ИС могут включать в себя

операции по подготовке и обработке документов, обмена документами,

автоматизированного формирования одних документов на основе других, их

автоматизированной обработке. Зачастую ИС позволяет связать участников

территориально-распределенной организационной структуры в единое поле

деятельности и обеспечить согласованную, последовательную, непротиворечивую

и оперативную работу. Почти всегда от ИС требуется предоставлять средства

не только для технологического управления и администрирования системой, но

и решения, позволяющие обеспечить необходимый уровень защиты

конфиденциальных данных от несанкционированного доступа, нежелательного

просмотра или удаления, а также от ошибок безответственных и

неблагонадежных пользователей.

Нередко встречаются проблемные ситуации, когда на CMS ИС налагаются

дополнительные требования: в том случае, если процесс публикации данных

либо долгий и многоэтапный (онлайн-издания, различные каталоги Internet

адресов, онлайн-магазины и т.д.), либо требования к достоверности и

корректности информации крайне высоки (корпоративные сайты известных

компаний, марок, и т.п.), необходима многократная проверка и утверждение

публикуемых данных разными участниками, управляющими документопотоками, что

требует включения в состав CMS подсистемы документооборота. [2]

Основными задачами подобной подсистемы являются разделения процессов

создания, редактирования и оформления документов между пользователями

системы, что позволяет более эффективно управлять цифровой интеллектуальной

собственностью организации.

Если еще одно десятилетие назад можно было задуматься над управлением

бумажным документооборотом, то сейчас та же проблема стоит в электронной

плоскости. Только уже на гораздо более остром уровне. Не зря же наш век

называется «информационным».

Вообще, CMS сама по себе является системой документооборота, т.к. CMS

(Content Management System) – система динамического обновление и

редактирования содержания Интернет-сайта или любой другой информационной

системы. Система, созданная с использованием CMS - это, прежде всего,

гораздо более эффективный инструмент для бизнеса компании, чем статично

сверстанный сайт. Информации становится больше, а управлять сайтом

становится проще.

CMS снижают стоимость создания сайтов и их поддержки. Основными

функциями систем являются разработка, доставка контента (наполнения,

содержания) и управление сайтом. Несомненным плюсом системы управления

содержанием является снижение стоимости администрирования вообще и

поддержки сайта в частности. Это происходит, благодаря снижению потерь

времени на поиски документов, пресечению дублирования и ошибок. Часто CMS

создают для пользователей, которые мало знакомы с разработкой сайтов.

Используя CMS они могут получить возможность создать и администрировать

собственный сайт, не отличающийся по своим возможностям от сайтов,

выполненных профессиональными разработчиками.

Системы управления содержимым исключительно полезны для Web-сайтов,

на которых содержание поддерживается более чем одним автором, либо

сопровождение осуществляет нетехнический персонал, либо содержимое и

графическое оформление разрабатываются различными людьми и даже отделами.

Таким образом, разработка алгоритмов и программных средств подсистемы

документооборота системы управления содержанием информационного сервера

представляется крайне актуальной темой исследования и разработки.

Глава 1. Теоретические основы разработки информационного сервера

1.1. Web-технологии как основа доставки информации в информационной

системе

World Wide Web - система для доступа к гипертекстовой и гипермедиа-

информации. Изначально проект WWW зародился в CERN, европейском центре

физики высоких энергий в 1990, но со временем перерос рамки сообщества

ученых-физиков. Первые программы, демонстрирующие работу системы, были

закончены в 1992 году для компьютера NeXT. За несколько лет, прошедших с

тех пор, система WWW совершила победоносное шествие практически по всем

операционным платформам, включая самые примитивные (MS-DOS).

В связи с отсутствием возможности дать строгое определение World Wide

Web следует обратить внимание на генетическую связь этой системы с

информационно-поисковыми системами и глобальными сетями. По существу, Web

представляет собой результат применения возможностей доступа к

территориально распределенной информации для создания глобальных

гипертекстовых и мультимедиа информационно-поисковых систем. Возможности

доступа к территориально-распределенной информации обеспечивает для Web

всемирная сеть Internet. Наследуя базовые черты информационно-поисковых

систем, web-система в основном развивается как хранилище

слабоструктурированной, разноплановой и часто несогласованной информации и

тем отличается от баз данных, где информация структурирована и

взаимосвязана.

Web представляет собой сеть узлов, содержащих гипермедиа-документы и

связи, позволяющие из одного документа ссылаться на другие, размещенные как

на том же узле, так и на других.

С самого момента своего рождения Web была определена в качестве

технологии-посредника для связывания различных типов информационных

ресурсов. При этом HTML-страницы играли роль цемента всей этой

информационной конструкции. Это давало возможность быстро наращивать

информационную емкость за счет конвертации информационных массивов в формат

Web или их подключения серверам Web через программы-шлюзы.

Сама технология была построена по схеме «клиент-сервер»,

неориентированной на постоянное соединение.

Технология клиент-сервер является реализацией распределенной

обработки данных. В системе архитектуры клиент-сервер обработка данных

разделена между компьютером-клиентом и компьютером-сервером, связь между

которыми происходит по сети. Это разделение процессов обработки данных

основано на группировании функций. Как правило, компьютер-сервер баз данных

выделяется для выполнения операций с базами данных, а компьютер-клиент

выполняет прикладные программы.

Основная функция компьютера-клиента состоит в выполнении приложения

(интерфейса с пользователем и логики представления) и осуществлении связи с

сервером, когда этого требует приложение. Компьютер-клиент может быть как

простой машиной типа персонального компьютера (ПК) с процессором 286 и

операционной системой DOS, так и мощной рабочей станцией с многозадачной и

многопользовательской операционной системой типа UNIX. Таким образом, выбор

компьютера, операционной системы, оперативной и дисковой памяти, другого

оборудования определяется требованиями приложения. В качестве программы-

клиента обычно выступает браузер.

Как следует уже из самого термина, главная функция компьютера-сервера

заключается в обслуживании потребностей клиента. Одно из важных требований

к серверу - операционная система, в среде которой размещен сервер, должна

быть многозадачной (и, желательно, но не обязательно,

многопользовательской). Сервером, как правило, выступает программа-сервер

протокола обмена гипертекстовой информацией HTTP, которая отвечает на

запросы клиентов.

Преимущества технологии клиент-сервер:

. независимость от платформ: доступ к разнородным сетевым средам, в

состав которых входят компьютеры разных типов с различными

операционными системами;

. большее число пользователей;

. относительно низкие затраты на внедрение и эксплуатацию;

. высокая способность к интеграции существующих информационных

ресурсов;

. повышение уровня эффективности использования оборудования;

. прикладные программные средства доступны с любого рабочего места,

имеющего соответствующие права доступа;

. минимальный состав программно-технических средств на клиентском

рабочем месте (теоретически необходима лишь программа просмотра -

браузер и общесистемное программное обеспечение);

. минимальные затраты на настройку и сопровождение клиентских рабочих

мест, что позволяет реализовывать системы с тысячами пользователей.

Hypertext Transfer Protocol (HTTP) - это протокол, который клиенты и

серверы WWW используют для общения между собой. Он, по сути дела, является

основой Web.

Рассмотрим основные принципы работы HTTP .

Все HTTP-транзакции имеют один общий формат. Каждый запрос клиента и

ответ сервера состоит из трех частей: строки запроса (ответа), раздела

заголовка и тела.

Сервер отвечает на запрос клиента. Если запрос клиента успешен, то

сервер посылает затребованные данные. Это может быть копия файла или

документ сформированный "на лету". Если запрос клиента удовлетворить

нельзя, то сервер передает дополнительные данные в виде удобного для

человека разъяснения причин, по которым сервер не смог выполнить запрос.

В HTTP 1.0 после передачи сервером затребованных данных следует

разъединение с клиентом и транзакция завершается. В HTTP 1.1 сервер по

умолчанию не разрывает соединение, и клиент может посылать другие запросы.

Это позволяет сэкономить время и затраты клиента, которому не приходится

заново соединяться с тем же сервером. Таким образом, в HTTP 1.1 транзакция

может циклически повторяться, пока клиент или сервер не закроет соединение

явно.

С технологией HTTP неразрывно связано такое понятие как URL. Эта

аббревиатура расшифровывается как Uniform Resource Locator, что можно

вольно перевести, как "единый указатель на ресурс". Практически, это адрес

документа.

Типичный для URL вид:

протокол://полное.имя.машины.или.адрес:порт/путь

Здесь «протокол» принимает значения:

http - передача гипертекста; ftp - протокол передачи файлов; telnet -

терминальный доступ; news - новости Usenet; file - для доступа к локальным

файлам.

Параметр «порт» можно не указывать и тогда подразумевается порт,

стандартный для данного протокола. Для ftp используются порты 20 и 21, для

http - 80, для telnet - 23, для gopher - 70, news - 119 и т.д.

Параметр «путь» специфичен для каждого протокола, например, для ftp -

это путь в файловой системе. Похожий смысл имеет этот параметр и для других

протоколов.

Согласование типов передаваемых в рамках www документов производится

с помощью заголовков, которыми обмениваются навигатор и WWW-сервер. Весь

комплекс этих заголовков известен как MIME, Multipurpose Internet Mail

Extensions. Навигатор (браузер) должен знать, какого типа документ он

получает, ведь он должен его интерпретировать, показывать и вообще что-то с

ним делать.

Браузер предоставляют пользователю возможность указывать внешние

программы-интерпретаторы для разных типов документов.

Чудесной находкой, позволившей открыть множеству людей доступ к

Интернет, была концепция гипертекста, предложенная Теодором Хольмом

Нельсоном. Именно Нельсон считается отцом идеи гипертекста в том виде, в

котором он сейчас существует.

Гипертекст - это обычный текст, содержащий ссылки как на собственные

фрагменты, так и на другие тексты. Рассказывая о том, что послужило

прообразом для этого изобретения, Нельсон вспоминает отрывок из одного

очерка Ванневара Буша, написанного в 1945 году: «Работа человеческой мысли

построена на принципе ассоциаций. Анализируя какое-либо понятие или

элемент, она непременно стремится поставить ему в соответствие какой-нибудь

другой знакомый образ, подсказываемый ассоциацией мыслей, и это

соответствие устанавливается благодаря трудноуловимой паутине связей,

формируемых клетками человеческого мозга». Спроецировав эту идею о работе

мозга одного человека на компьютерную сеть, охватывающую весь мир, Нельсон

посеял семена явления, которое впоследствии переросло во «Всемирную

Паутину».

Идея гипертекста была простой, элегантной и великолепной. Но успех

идеи определялся наличием сети. Если сеть есть, гипертекст невероятно

полезен. Он тогда становится ключевым механизмом. Дело в том, что при

наличии сети тексты, связанные друг с другом ссылками, можно размещать на

различных, территориально удаленных компьютерах, и создавать и

редактировать тексты могут разные люди. Таким образом, создается «паутина»

взаимосвязанных текстов, способная стать гигантским информационным

хранилищем.

В 1988 году проект гипертекстовой системы Xanadu Теодора Нельсона

обрел источник финансирования у Джона Уокера, основателя Autodesk. Тогда

Уокер пророчески заявил: «В 1964 году Xanadu была мечтой одиночки. В 1980

году - общей целью небольшой группы талантливых технологов. В 1989 году она

станет продуктом. А в 1995 году она начнет переделывать мир». Все оказалось

даже ближе к истине, чем Уокер мог вообразить.

В основе web-технологий лежит простая идея - HTML-страницы не обязаны

быть статичными и храниться в готовом виде. Ничто не мешает формировать их

динамически в ответ на запрос пользователя. Если для этого используется

отдельное приложение, которое запускается www-сервером, это CGI (Common

Gateway Interface). Создать CGI-приложение несложно. В то время как www-

сервер занимается управлением правами доступа, обработкой поступающих

запросов, передачей данных клиенту и пр., от программы CGI требуется всего

лишь вывести HTML-страницу в стандартный поток вывода. При этом она может

быть написана на C++, Perl, Php присоединяться к базам данных или другим

ресурсам и выполняться очень быстро. Данные запроса передаются в CGI-

приложения через переменные окружения или через стандартный ввод. В

настоящее время генерация HTML с помощью CGI, будь то скомпилированная

программа или интерпретируемый perl-скрипт, распространено чрезвычайно

широко. Однако использование CGI имеет и недостатки. Например, при сильной

загрузке www-сервера. В течение одной секунды он должен обслужить 100

запросов пользователей. Это означает одновременный запуск 100 CGI-

приложений. С точки зрения операционной системы создание нового процесса

трудоемкая процедура, как, впрочем, и поддержание его в работоспособном

состоянии. Для запуска программы операционная система создает специальные

структуры внутри ядра, выделяет память под сегменты задачи, загружает

данные приложения с диска и связывает его с динамическими библиотеками.

После завершения работы приложения необходимо освобождать все занятые им

ресурсы. Нельзя забывать и про время инициализации приложения. В случае,

когда идет работа с базой данных, время инициализации - это время

установления соединения с сервером БД, и это соединение не всегда

выполняется быстро (требуется установить канал связи, проверить права

доступа и пр.) В ситуации, когда сервер БД загружен, это время будет еще

больше. Технология CGI проста и удобна, но ее следует использовать в том

случае, когда время отклика не критично (генерация отчетов и пр.) и когда

запросы для CGI-приложений поступают не очень часто (раз в 10-60 секунд).

Что же делать, если необходим динамический HTML, но ресурсы на CGI тратить

не хочется?

Выход был найден и здесь - чтобы обойтись без запуска отдельного

приложения, его нужно встроить в www-сервер. Поскольку заранее неизвестно,

что именно будет делать это приложение, следует встроить в www-сервер

интерпретатор удобного для обработки данных языка. Такое решение позволит

каждый запрос обрабатывать отдельным потоком сервера, а не отдельным

процессом операционной системы. Это увеличивает время отклика и снижает

нагрузку на процессор. Программы, которые обрабатывает этот интерпретатор,

часто называют «скриптами» (Scripts). В решении внедрить интерпретатор в

www-сервер таятся как плюсы, так и минусы - интерпретация скриптов

позволяет вносить в них изменения и немедленно видеть результат, но

выполняются они медленнее скомпилированной программы. К тому же ошибка в

CGI-приложении никак не повлияет на устойчивость www-сервера, а вот ошибка

во встроенном интерпретаторе, скорее всего, будет для сервера фатальна. Как

показала практика, плюсы все же перевесили. Основной задачей, возлагаемой

на скрипты, стало взаимодействие с БД, а здесь основные задержки возникают,

как правило, на сервере БД. К тому же отсутствие необходимости в компиляции

необычайно удобно при отладке интернет-приложений. Это важно, так как в

стадии отладки эти приложения пребывают вплоть до того момента, когда их

заменяют другими.

В стане UNIX изначально получил широкое распространение интерпретатор

языка PERL (Practical Expression Regular Language). В названии таится

главный смысл – «обработка регулярных выражений», то есть специальных

выражений, которые обрабатывают строки по шаблонам. Perl позволяет

лаконично описывать и решать сложные задачи хранения и синтаксического

разбора строк произвольной длины. Для интернет-задач, которые, в основном,

оперируют текстом, это вполне удобный инструмент. Интерпретатор Perl был

встроен в основной www-сервер операционной системы Linux Apache. Однако,

Perl придуман был изначально не для Internet, и отсюда вытекали все его

недостатки, например, неудобства при организации доступа к базам данных. Да

и далеко не прост PERL в обучении! Более разумной альтернативой является

PHP (Personal Home Page). PHP был придуман в 1994 году для расширения

возможностей «домашней» страницы. Вначале умел он не очень много - понимал

простейший язык и всего несколько макросов. Позднее PHP получил развитие и

в настоящее время это интерпретатор мощного C-подобного языка, который

встраивается в www-сервер Apache. Огромная часть интернет-приложений под

UNIX- семейством создается на PHP. Существует он и под Windows, но особой

популярностью здесь не пользуется. Для создания работоспособной версии веб-

сервера со встроенным PHP придется немного потрудиться. Вначале необходимо

получить исходный текст www-сервера и PHP-интерпретатора. Затем установить

библиотеки для работы с СУБД, которая Вам необходима. Наконец,

скомпилировать, связать (слинковать, как-то некрасиво, хотя более точно)

это друг с другом и заняться редактированием настроечных файлов.

К недостаткам PHP (версии 3) сам автор относит снижение

производительности на больших проектах, отсутствие поддержки сессий, малое

кол-во подключаемых модулей (хотя это вопрос времени). В настоящее время

уже существует PHP 4, которая решила большинство этих проблем (например,

отсутствие сессий) и буквально в этом году должен появиться PHP5.

Именно указанные технологии на основе общих принципов построения сети

Internet и, в особенности, на базе системы протоколов TCP/IP сделали

возможным функционирование WWW. Следует обратить внимание на тот факт, что,

общаясь с web, пользователь в каждый конкретный момент времени

устанавливает связь только с одним web-узлом. Таким образом, взаимодействие

пользователя с web всегда укладывается в схему клиент-сервер, несмотря на

то, что серверы, т.е. web-узлы, могут сменяться даже во время одного

сеанса, а управляет этой сменой узлов пользователь (клиент) с помощью

активации ссылок в изображении просматриваемого документа.

Рассмотрим процесс миграции информационной системы из традиционной

технологической схемы локального окружения в Web-технологию.

Традиционная схема представляет из себя:

1) интерфейс пользователя

2) ядро системы

3) информационный массив

4) интерфейс администратора

5) утилиты администратора

С точки зрения Web-технологии интерфейс пользователя - это браузер,

который взаимодействует с ядром через http-сервер. Таким образом происходит

первый этап декомпозиции традиционной информационной системы в Web.

Второй шаг - это возможность использования браузера в качестве

интерфейса администратора. Здесь возникают вопросы разграничения доступа и

актуализации информации в базах данных системы.

Следующий шаг - распределение нагрузки по нескольким серверам, а

также использование кэширования на серверах-посредниках.

Пока декомпозиции подвергалась связка "конечный пользователь-ядро".

Можно провести декомпозицию и на стороне сервера. Первым таким шагом

является применение CGI при доступе к ресурсам. Сервер становится

посредником между браузером и сервером ресурса.

Основные проблемы Web-технологии - это вопросы отсутствия реального

сеанса работы с сервером и безопасность.

Для поддержки сеанса в Web применяется спецификация Cookie. Идея

состоит в том, чтобы передавать от клиента на сервер и обратно информацию о

пользователе и его действиях, которая привязывается по типу информационного

ресурса и времени.

1.2. Архитектура информационного сервера

Первоначально системы такого уровня базировались на классической

двухуровневой клиент-серверной архитектуре (рис. 1).

Рис. 1. Двухуровневая клиент-серверная архитектура

Данная клиент-серверная архитектура характеризуется наличием двух

взаимодействующих самостоятельных модулей – программы-браузера и сервера

базы данных, в качестве которого может выступать Microsoft SQL Server,

Oracle, Sybase, MySQL и другие. Сервер БД отвечает за хранение, управление

и целостность данных, а также обеспечивает возможность одновременного

доступа нескольких пользователей. Клиентская часть представлена так

называемым “толстым” клиентом, то есть приложением, на котором

сконцентрированы основные правила работы системы и расположен

пользовательский интерфейс программы. При всей простоте построения такой

архитектуры, она обладает множеством недостатков, наиболее существенные из

которых - это высокие требования к сетевым ресурсам и пропускной

способности сети. Кроме того, при большом количестве «клиентов» возрастают

требования к аппаратному обеспечению сервера БД, а это, как известно, самый

дорогостоящий узел в любой информационной системе.

Как видим, минусов у такой архитектуры достаточно, а решение

тривиально - нужно отделить логику от клиентской части и СУБД, выделив ее в

отдельный слой. Так и поступили разработчики и следующим шагом развития

клиент-серверной архитектуры стало внедрение среднего уровня, реализующего

задачи управления механизмами доступа к БД (рис. 2).

Рис. 2. Трехуровневая клиент-серверная архитектура

Плюсы данной архитектуры очевидны. Благодаря концентрации логики на

сервере приложений, стало возможно подключать различные БД. Теперь, сервер

базы данных освобожден от задач распараллеливания работы между различными

пользователями, что существенно снижает его аппаратные требования. Также

снизились требования к клиентским машинам за счет выполнения ресурсоемких

операций сервером приложений и решающих теперь только задачи визуализации

данных. Именно поэтому такую схему построения информационных систем часто

называют архитектурой “тонкого” клиента.

Но, тем не менее, узким местом, как и в двухуровневой клиент-

серверной архитектуре, остаются повышенные требования к пропускной

способности сети, что в свою очередь накладывает жесткие ограничения на

использование таких систем в сетях с неустойчивой связью и малой пропускной

способностью (Internet, GPRS, мобильная связь).

Существует еще один важный момент использования систем, построенных

на такой архитектуре. Уровень «клиентов», в целом обладающий огромной

вычислительной мощностью, на самом деле простаивает, занимаясь лишь выводом

информации на экран пользователя. Так почему бы не использовать этот

потенциал в работе всей системы?

Более 95 % данных, используемых в документообороте, могут быть

размещены на одном персональном компьютере, обеспечив возможность его

независимой работы. Поток исправлений и дополнений, создаваемый на этом

компьютере, ничтожен по сравнению с объемом данных, используемых при этом.

Поэтому если хранить непрерывно используемые данные на самих компьютерах, и

организовать обмен между ними исправлениями и дополнениями к хранящимся

данным, то суммарный передаваемый трафик резко снизиться. Это позволяет

понизить требования к каналам связи между компьютерами и чаще использовать

асинхронную связь, и благодаря этому создавать надежно функционирующие

распределенные информационные системы, использующие для связи отдельных

элементов неустойчивую связь типа Интернета, мобильную связь, коммерческие

спутниковые каналы. А минимизация трафика между элементами сделает вполне

доступной стоимость эксплуатации такой связи. Конечно, реализация такой

системы не элементарна, и требует решения ряда проблем, одна из которых

своевременная синхронизация данных.

Построенные на основе данной архитектуры системы будут обладать

надежностью, безопасностью информации и высокой скоростью вычислений, что

от них в первую очередь и требуется.

1.3. Принципы организации документооборота на информационном сервере

Документооборот - это регламентированная технологическая схема и

процесс движения документов по установленным пунктам обработки для

выполнения необходимых операций с ними.

Документооборот можно трактовать и как статическую структуру пунктов

прохождения, и как динамический процесс прохождения документов

одновременно. Число пунктов обработки документов, скорость перемещения

документов между ними и оперативность выполнения в каждом пункте

необходимого набора операций определяют степень совершенства

технологической линии обработки документов и эффективность обеспечения

аппарата управления полезной и достоверной информацией.

Эффективная работа с документами невозможна без систематизации и

классификации. Для систематизации документов используется номенклатура дел

- перечень наименований дел, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является классификационным справочником и

используется для построения информационно-поисковой системы. Дело

представляет собой первичный комплекс документов, сгруппированных по

определенному признаку.

Наиболее крупной единицей систематизированной информации

является информационный ресурс - организованная совокупность

документированной информации, включающая базы данных и знаний, другие

массивы информации в информационных системах. В настоящее время, с

увеличением объема документированной информации существенно возрастает роль

автоматизированных информационно-поисковых систем. Они становятся

неотъемлемой частью современных систем документооборота. Перенесенные на

электронные носители информационные ресурсы с помощью средств

вычислительной техники и телекоммуникаций приобретают качественно новое

состояние и становятся доступными для оперативного воспроизводства

необходимой информации и превращаются в важнейший фактор эффективного

функционирования организации.

Не всегда различают понятия электронный документ и электронное

сообщение. Иногда термин электронный документ понимается как файл данных,

сформированных, например, текстовым процессором или электронной таблицей,

т.е. электронное сообщение. Это допустимо, если не вносится путаница и

подмена понятий. Между тем к передаче и обработке электронных сообщений и

электронных документов предъявляются разные требования. Электронное

сообщение может свободно редактироваться и в измененном виде передаваться

далее для после дующей обработки. Электронный документ, как и документ

бумажный, изменяться не может, если он наделен юридической силой. Это

требование определяет различие между компьютерными системами обработки

электронных сообщений и электронных документов.

Жизненный цикл документа в системе документооборота включает

следующие основные стадии работы с документом: создание; исполнение;

хранение; уничтожение документа

На различных стадиях пользователи системы выполняют над документом

множество действий. Совокупность действий, которые осуществляет

пользователь на всех стадиях жизненного цикла документа, определяет его

роль и функции в документообороте. В ряде случаев понятия роли и функции

участника документооборота совпадают.

Пользователь системы как участник документооборота играет в

определенный момент времени одну из заранее определенных ролей. Он может

иметь одну роль или несколько в зависимости от характера работы над текущим

документом и установленного регламента. Например, сотрудник управления

выступает в роли автора одних документов, ответственного исполнителя -

других, рецензента - третьих, и так далее.

Каждый конкретный документопоток предполагает соответствующее

распределение ролей. Практически всегда в соответствие с ролью ставится

определенный набор действий и процедур, содержание которых зависит от

технологии документооборота. Состав действий для одной и той же роли может

изменяться в зависимости от типа обрабатываемого документа.

Для каждого действия определяется система элементарных

технологических операций, составляющих содержание действия. Этот набор

операций может изменяться в зависимости от параметров и характеристик

технологической линии обработки документов.

Автоматизированная система документооборота должна поддерживать на

качественно новом уровне следующие процессы:

. создание и генерацию информации;

. сбор, накопление, обработку, хранение и передачу информации;

. поиск, распространение и использование информации.

Такая система является компонентом интегрированной информационной

среды как совокупности информационных ресурсов, телекоммуникационной среды

и в целом информационной инфраструктуры. Заметим, что мы не будем

разграничивать понятия автоматизированной системы обработки документов и

автоматизированной системы управления документооборотом, поскольку в

современных информационных средах их функции часто объединены.

Типовая компьютерная среда включает следующие основные компоненты:

. средства разработки сообщений;

. корпоративную информационную систему;

. систему документооборота и обработки сообщений.

Проанализируем состав и назначение каждого компонента.

Средства разработки сообщений

К средствам разработки сообщений относятся разнообразные

инструментальные системы, при помощи которых создаются электронные

сообщения. Типичными средствами этой категории являются текстовые редакторы

и электронные таблицы. Все создаваемые этими средствами файлы имеют статус

электронных сообщений.

Информационная система

Информационная система включает средства накопления и обработки

больших массивов однотипной информации, базы данных и приложений на их

основе.

Система документооборота и обработки сообщений

В системе документооборота и обработки сообщений, как было уже

указано, следует разделять электронный документ и электронное сообщение. В

соответствии с этим разделяют системы электронного документооборота и

обмена электронными сообщениями (по составу операций они могут быть

близки). Поступающие файлы электронных сообщений должны преобразовываться в

формат электронных документов. Последние формируются непосредственно в

среде системы документооборота при помощи встроенных

специализированных средств.

Между компонентами системы выделяют следующие интерфейсы:

1. Интерфейс между средствами разработки сообщений и информационной

системой – определяет способы получения средствами разработки

сообщений информации из баз данных информационной системы.

Страницы: 1, 2