Система компьютерного ведения документации

литературе и известны практически любому руководящему работнику, но, как

показывает практика, они достаточно часто нарушаются.

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не

существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не

попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на

неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно

канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не

учтенные в канцелярии, теряются чаще всего.

В организации должен существовать только один канал поступления

входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной

схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов.

Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию.

Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов

являются подразделениями канцелярии.

Для полноты картины система документооборота на предприятии не должна

заканчиваться на ответственных исполнителях - система автоматизации не

должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в

системах управления документооборотом подразделений предприятия.

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но

на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с

документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия

решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему

автоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющую

координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра

системы автоматизации производственной деятельности предприятия.

На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит

для накопления документов долговременного хранения и их поиска.

5.1. Канцелярия и архив организации

Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив

организации, структура которого определяется текущими правилами ведения

архивов (рисунок 3). Все документы подразделяются на дела. Одно дело

объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному

пункту номенклатуры дел организации. Для больших дел вводятся несколько

томов. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и

по атрибутам документов.

[pic]

Рисунок 3.

Структура архива организации.

Дела в архив передаются из канцелярии или отдельно (по томам), или

целиком по окончанию года. В любом случае в конце года дело закрывается.

При этом проверяются полный перечень документов в деле, их разбивка по

томам. После этого готовится опись дел, в которой указывается список дел

(по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом

томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на

хранение.

Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки

хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50, 75

лет. После истечения срока хранения дело из архива предприятия передается

на хранение в государственный архив. Для частных компаний после истечения

срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется

соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как

единое целое - в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается

соответствующая операция для всех томов дела.

5.2. Канцелярия и документооборот уровня отдела

Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией.

Мало того, он только начинается в канцелярии, а основная часть

документооборота проходит через подразделения организации. На уровне

подразделений система автоматизации документооборота должна позволять вести

внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в

другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается

от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в

рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного

подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен

отслеживаться и регистрироваться на уровне отдела. Требование к системе

автоматизации документооборота уровня отдела - простота использования и ее

органичное слияние со средствами разработки документов: текстовыми

процессорами, электронными таблицами и т. д.

6. Психология документооборота

Целью нормального документооборота должно быть обеспечение органичной

работы не только внутри корпорации, но и слаженного взаимодействия с уже

существующими информационными системами предприятия. По существу,

документооборот - это сплав из хранилища фактов и полнотекстовых источников

информации, а также регламента движения всего этого хозяйства.

В зависимости от отправной точки можно выделить три разных направления

автоматизации документооборота:

. от базы данных фактографической информации;

. от полнотекстовых источников информации;

. от регламентов хождения документов.

Для каждого направления имеются свои инструментальные средства: СУБД,

архивы и хранилища (в том числе и электронные), почтовые системы, текстовые

процессоры, работающие в распределенном режиме. Однако можно ли движение по

каждому из этих направлений в отдельности повлиять на саму суть работы

предприятия, а также помочь заказчику действительно упорядочить работу?

Ответ - нет. Анализ деятельности большого количества предприятий показал,

что построение системы делопроизводства должно осуществляться на основе

пространственной модели, интегрирующей все три направления или оси.

Однобокое движение только по одному направлению, игнорирование бизнес

процессов, увлечение автоматизацией ради нее самой может привести к весьма

нежелательным последствиям. Сейчас 80% документов оказывается

невостребованными - даже нужные документы часто содержат недостоверную и

неактуальную информацию, не говоря уже о том, что регламент их движения не

выдерживает никакой критики. Что произойдет, если таким предприятиям

установить системы автоматизации документооборота? Они без всякой пользы

будут поглощены корпорацией: каждая служба начнет обосновывать свою

нужность и важность - все останется как прежде, однако, учитывая, что как-

никак внедрена автоматизация, позволяющая усилить мощь ручной подготовки

документов, то их, в таких условиях, станет просто больше. Если, например,

раньше организация вручную выпускала пять документов в отделе в день, то

теперь, взяв на вооружение систему автоматизации, будет выпускать их уже

40. Причем, если раньше в этих пяти содержалось 50% ненужной информации, то

в новых сорока будет уже 80% "шума". Для хранения этих документов, а заодно

и кучи ненужной информации, будут использоваться современные

мультимегабайтные массивы, работать отказоустойчивые системы, сетевой

трафик постоянно станет балансировать на пределе возможностей пропускной

способности сети и т. п. Прежний показатель - 80%, - вследствие

значительного роста потока документов, в котором будет тонуть нужная

информация, превратится уже в 90%.

Один из способов избежать всего этого - построить модель системы

документооборота для конкретного бизнеса и позиционировать в ней свое

предприятие.

7. Общие требования к системе документооборота

Первоначально рассмотрим общие требования к системе электронного

документооборота.

7.1. Масштабируемость

Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как

пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою

мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного

обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью

поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний,

как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех

возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый

широкий спектр производительности.

7.2 Распределенность

Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-

распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота

должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем

распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по

скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна

поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

7.3. Модульность

Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение

всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых

заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда

очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных

модулей, интегрированных между собой.

7.4. Открытость

Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от

других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с

прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна

иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими

системами.

8. Задачи, решаемые системами документооборота

Спектр задач и соответственно необходимая система автоматизации

определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо

поддерживать. Жизненный цикл документа (рисунок 4) состоит из двух основных

стадий.

[pic]

Рисунок 4.

Жизненный цикл документа.

1. Стадия разработки документа, которая может включать:

. собственно разработка содержания документа;

. оформление документа;

. утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он

считается неопубликованным, и права на документ определяются правами

доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:

. активный доступ;

. архивный документ:

o краткосрочного хранения;

o долгосрочного хранения;

. уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается

опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на

чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон

стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут

существовать права на перевод опубликованного документа в стадию

разработки.

В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с

которым имеет дело архивная система, архивы подразделяются на следующие

типы:

Статические архивы документов (либо просто архивы) - системы, которые

имеют дело только с опубликованными документами.

Динамические архивы документов (либо системы управления документами) -

системы, имеющие дело как с опубликованными документами, так и с теми,

которые находятся в разработке.

8.1. Задачи статических архивов

Архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного

обеспечения, предназначенный для решения следующих задач.

8.1.1 Организация хранения электронных документов

Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных

документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов

характеризуются двумя основными параметрами, стоимостью хранения одного

мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два

параметра обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых

задач, необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный

носитель информации. Также на выбор носителя влияет срок хранения

информации. Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения,

которая состоит из разнотипных носителей. Например, для оперативного

доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для

архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков.

Соответственно для таких гетерогенных систем хранения необходимо решать

задачи не только совместной работы данных носителей информации, но и

обеспечивать миграцию документов между носителями. Эта миграция может

осуществляться либо путем настройки системы администратором (например после

истечения 90 дней со дня создания документа он должен автоматически

переместиться на более медленный и дешевый носитель информации), либо

автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или

иному документу. Программное обеспечение, которое ответственно за

автоматическую миграцию документов носит название Hierarchical Storage

Management (HSM).

Выбор решений ключевых проблем управления хранением информации на

разных платформах зависит от различных факторов, в том числе и от

экономических - и в стоимости создания распределенных приложений

клиент/сервер, и в выборе аппаратного обеспечения, которые делают

необходимыми программные средства в таких областях, как структурированное

хранение информации (hierarchical storage management, HSM) и резервирование

(Backup). Эти факторы глобальны по своей природе, и в соединении с

административными и техническими проблемами формируют определенную

совокупность требований к управлению распределенными данными.

8.1.2. Принципы управления хранением

Прежде всего я хотел бы сформулировать фундаментальное правило

управления хранением.

Данные находятся в сохранности только тогда, когда они хранятся более

чем на одном носителе и более чем в одном месте.

Это утверждение может показаться одной из самоочевидных истин, однако

новые технологии его так легко вуалируют, что мы теряем ощущение

реальности. Любой носитель может выйти из строя, будь это диск оперативного

доступа, магнитная лента или оптический диск. Аналогично может быть

разрушено любое место хранения - например сгореть.

Первый принцип управления хранением - хранить данные в безопасности.

Проблема, из-за которой мы уделяем так много внимания данной теме, состоит

в том, чтобы сделать это наиболее доступным по цене способом. Вместо

единого решения, которое подходило бы для всех вариантов хранения,

существуют компромиссы. Обычно они возможны между стоимостью хранения,

усилиями по выполнению резервирования и стоимостью простоев и потери

данных. Стоит еще раз напомнить самим себе, - зачем мы делаем

резервирование - чтобы защититься от случайностей ("о, я только что удалил

не тот файл") и разных бедствий (разрушен диск или сгорел центр обработки

данных).

Существуют гибкие методики, такие как RAID, включая "зеркалирование"

(mirroring), однако хотя они и повышают надежность системы, но не защищают

ни от катастрофы (если у вас нет удаленной зеркальной копии), ни тем более

от случайного удаления.

8.1.3. Организация учета бумажных и микрографических документов

Архивная система кроме работы с электронными документами должна

учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить

только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать

контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа

и т. п.

8.1.4. Организация поиска документов

Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и

эффективно искать. Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения

понятия эффективности поиска рассмотрим модели поиска. Существует два

подхода к поиску документов. Первый подход состоит в том, что в процессе

поиска ищется документ, который точно существует в системе, и задача

состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого

документа или документов. Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска.

Второй подход состоит в том, что ищутся все документы по интересующему

вопросу. Для этого подхода присущи такие понятия, как полнота -

соответствие между найденными документами по данному запросу и

действительному списку документов и шум - соответствие документов,

отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.

Существует два основных типа поиска. Атрибутивный - каждому документу

присваивается набор определенных атрибутов, присваиваемых документу во

время его размещения в архиве. В дальнейшем документ ищется на совпадение

значений этих атрибутов полям запроса. К атрибутам документа можно отнести

имя документа, время создания, автор, машинистка, имя подразделения, тип

документа (факс, письмо, контракт, спецификация и т. д.). Очевидно, что

список таких атрибутов должен быть расширяем. Совокупность атрибутов

документа называется карточкой документа. Эти поля могут заполняться

произвольно или из предопределенных справочников.

Второй тип поиска, носит название полнотекстовый - автоматически

обрабатывается все содержание документа, и затем по любому слову, входящему

в данный документ, можно найти сам документ. Соответственно существует

зависимость между типами поиска и подходами к поиску. Для поиска известного

документа, очевидно, более применим атрибутивный поиск, для

исследовательского поиска - полнотекстовый. Существует комбинация

полнотекстового и атрибутивного поиска, когда атрибуты документа

обрабатываются так же, как все содержание документа. Полнотекстовый поиск

зависит от формата документа и языка, на котором он создан. Электронный

документ любого формата необходимо предварительно преобразовывать в плоский

текст для обработки системой полнотекстового поиска, следовательно, любая

такая система должна содержать в своем составе конвертеры форматов.

Зависимость от языка выражается в следующих факторах: поиск документа будет

более полным, если в результате запроса будут найдены не только документы,

которые точно соответствуют слову в запросе, но и те документы, в которых

присутствуют различные словоформы слова в запросе. Данная технология носит

название нормализации. Причем эффективность метода зависит от применяемого

алгоритма нормализации. Для русского языка наиболее эффективен словарный

метод - слово нормализуется на основе словарей, в которых содержатся

словоформы. Кроме словарного метода может применяться эвристический метод

нормализации, когда слово может быть приведено к нормальному виду путем

выполнения определенных правил, описывающих алгоритмику нормализации. Если

для английского языка свод правил нормализации составляет 300 страниц

машинописного текста, то для русского языка этот свод на несколько порядков

больше. Аналогично нормализации было бы логично выполнять поиск не только

по конкретному слову, но и по его синонимам.

8.1.5. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита

работы

Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый

документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих

право совершать с ним определенные операции. Для статических архивов этот

список операций может представлять следующий набор: просмотр и печать

документа, право изменять карточку документа.

8.1.6. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые

порождают документ

Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра,

позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без

загрузки ресурсоемких приложений.

8.1.7. Поддержка аннотирования документа

Иногда для обеспечения коллективной работы с документом необходимо

позволять наносить комментарии на документ, не изменяя его основного

содержания. Комментарии (знаки, текст, цветные пометки) хранятся в слоях,

которые могут быть привязаны к имени автора, создавшего эти комментарии.

В качестве характерного примера реализации статического архива можно

привести системы типа WaterMark, PaperWise или ImageWise.

8.2. Дополнительная функциональность динамических архивов

Динамические архивы требуют следующей обязательной функциональности.

8.2.1. Поддержка коллективной работы с документом

Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть

реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/c

редактирования, что предотвращает одновременное редактирование одного

документа несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные

конфликты. Для того чтобы позволить в рамках одного документа работать

одновременно нескольким пользователям, вводится понятие версии и подверсии

документа - один документ может содержать несколько версий, а каждая версия

- несколько подверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии

(подверсии) документа может существовать несколько представлений документов

(в разных форматах).

8.2.2. Поддержка составных документов

Каждый документ может представлять собой совокупность других

документов. Такой документ носит название составного или контейнера, а в

делопроизводстве такой документ носит название "дело", по своим

характеристикам он аналогичен простому документу. Документы могут быть

объединены в составной документ с помощью нескольких типов связей. Эти

связи определяют, какие версии объединяются в контейнер, например,

последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т. п. Эти

связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в составной

документ. Для составных документов должно существовать приложение, которое

будет осуществлять окончательную сборку такого документа.

8.2.3. Поддержка распространения опубликованных документов

Как только документ публикуется его иногда необходимо распространять.

Это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной

почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-

сервере.

8.2.4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к документу

А именно: право на редактирование документа, право на публикацию,

право на снятие публикации, право создавать новую версию документа.

8.3. Пограничные задачи

Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных проблем,

связанных с документами разных типов (электронных, бумажных,

микрографических) из одного типа в другой.

8.3.1. Перевод бумажных документов в электронную форму

Данная проблема подразделяется на два основных класса:

. Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества

разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных

или персональных сканеров. После операции сканирования документ

вручную индексируется путем заполнения карточки документа.

. Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от

предыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество

однотипных документов. В качестве примеров приложений данной

технологии в конкретных предметных областях можно привести: систему

ввода и хранения платежных поручений в банке, систему обработки анкет

опроса населения, систему обработки результатов голосования.

При реализации технологии массового ввода документов можно

рассматривать два основных класса задач:

1) Задача извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма

с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество

анкет, извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае

нас интересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами

изображения документов.

2) Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением

изображения документа. Если вы обрабатываете не форму с опросами населения,

а платежное поручение клиента, то имеет смысл после извлечения данных

сохранить изображение документа для того случая, когда потребуется анализ

исходного документа. Извлеченные данные можно опять-таки использовать

двояко. Во-первых, эти данные имеет смысл напрямую загружать в банковскую

систему, а, во-вторых, их можно использовать для организации хранения и

быстрого поиска изображений платежных поручений. В случае применения

извлеченных данных для индексирования изображения документа необходимо

разделять типы извлеченных данных. В основном на выходе используются

структурированные данные, и тогда для поиска применяется атрибутивная

индексация, но бывают случаи, когда из документа извлекаются только

неструктурированные данные (например при распознавании всего содержимого

документа). Тогда требуется полнотекстовая индексация. Возможна также и

промежуточная задача, когда сохраняется не все изображение, а только его

часть, допустим подпись клиента на чеке или платежном поручении.

Работа системы массового ввода разбивается на две основные части -

подготовка обработки документа и собственно обработка.

8.3.2. Подготовка обработки документа

Чтобы начать работать с каким-либо документом, необходимо описать его

для использования в системе, а именно создать и зарегистрировать новый

класс документа. При этом первым шагом должно быть получение

отсканированного изображения незаполненного документа и создание формы по

отсканированному шаблону в том случае, если мы регистрируем уже кем-то

разработанный документ, либо создание формы для нового документа.

После этого с помощью специального программного модуля (Редактор Форм)

требуется определить те поля, которые будут распознаваться системой или

заполняться оператором с клавиатуры, а также указать типы данных

обрабатываемых полей документа. Для распознаваемых полей следует определить

специальные атрибуты модуля с целью повышения точности распознавания,

например наличие рукописных цифр, которые находятся в специальных рамках,

или символов, напечатанных на машинке. Также можно задать специальные

правила проверки корректности обрабатываемых полей документа.

Для конкретного класса документа можно создать несколько форм ввода,

используемых либо при редактировании неправильно распознанных данных, либо

при ручном вводе полей документа. Возможность создания нескольких форм

ввода позволяет назначать для конкретного пользователя конкретные поля для

редактирования, что значительно повышает его производительность. Например,

в документе имеется рукописное поле, которое не подлежит распознаванию.

Создается форма ввода, где есть только одно это поле. Оператор осуществляет

ввод только данного конкретного поля, что значительно увеличивает

производительность за счет появления в его работе элементов автоматизма.

Для конкретного класса документа, с помощью Редактора Модели Ввода,

можно разработать специфичную модель обработки документа, которая

определяет операции обработки конкретной копии документа.

Также процесс подготовки документа к вводу в систему необходимо

дополнить настройками экспорта документа (Редактор Экспорта) в архивную

систему. Данная настройка заключается в установке соответствия между полями

формы документа (распознанными или введенными вручную) и полями карточки

документа архивной системы. Немаловажной особенностью является способность

модуля настройки привязывать содержимое поля документа к проверке на

вхождение в справочники архивной системы. Например, если в Редакторе Форм

было описано поле "Номер клиента" и к нему прикреплен конкретный справочник

системы управления документами, а в процессе ввода был распознан номер,

которого нет в этом справочнике, следовательно, возникла исключительная

ситуация, которую можно решать двумя методами -или повторно обработать

документ, или ввести новый номер в справочник.

После регистрации нового класса документа система готова к работе с

реальными документами, предназначенными для сканирования.

8.3.3. Обработка документа

Одной из возможностей повышения эффективности системы ввода документов

является предварительная подготовка документов для сканирования. Перед

сканированием необходимо отсортировать документы различных классов и

сформировать пакеты документов. Каждый пакет может сопровождаться

специальным титульным листом с кодом идентификации данного пакета. Это

позволяет одновременно сканировать пакеты с документами разных классов без

дополнительных задержек.

После сканирования документы автоматически направляются на операцию

распознавания, непосредственно перед которым система осуществляет ряд

операций, улучшающих изображение, а значит, и точность распознавания.

Выполняются такие операции, как выравнивание, удаление шума и линий,

восстановление символов и др. Система может распознавать печатный текст,

рукописные цифры и специальные отметки. Также возможно одновременное

использование нескольких распознающих модулей. При этом, безусловно,

теряется скорость, но точность распознавания значительно повышается. Очень

важно сказать, что при этом значительно понижается возможность пропуска

некорректных данных. В зависимости от результатов распознавания, поле

помечается как корректное или некорректное. Для повышения надежности данных

после распознавания применяются определенные пользователем правила проверки

данных. Например, можно проверить, имеется ли распознанная информация в

вашей базе данных. Если данные после распознавания помечены как

некорректные, то они автоматически направляются на ручное редактирование.

Во время редактирования оператор видит реальное изображение нераспознанного

поля и имеет возможность откорректировать его. После ввода оператором новых

данных опять-таки применяются правила проверки данных - на всех этапах

ввода, как автоматического, так и ручного, осуществляется проверка данных в

соответствии с правилами, определенными пользователем. После извлечения

данных из документа необходимо провести операцию экспорта документов и

извлеченной информации в систему управления документами.

В результате выполнения всех этих операций документы заносятся в архив

и становятся доступными для всех сотрудников предприятия. Необходимо

отметить, что на каждом этапе обработки документов может использоваться

произвольное количество станций (серверов) обработки.

8.4. Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения

При организации систем документооборота одной из основных составляющих

являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют

документами, хранящимися в архиве. При построении систем маршрутизации

могут применяться два основных подхода.

Первый носит название документо-ориентированный. Документ является

основным объектом системы, и маршрутизируется именно он, а все остальные

параметры маршрутизации ассоциированы именно с документом. Второй подход

носит название работо-ориентированный и его основным объектом является

работа. К работе может быть прикреплен самый разнообразный список объектов,

в том числе, и документы. Естественно, работа может существовать и без

документов. Второй подход является более общим.

Рассмотрим теперь типы систем маршрутизации (рисунок 5).

[pic]

Рисунок 5.

Объекты системы маршрутизации.

8.4.1. Свободная маршрутизация

Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная

маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за

другим. Передача документа от одного пользователя к другому может

происходить по истечении контрольного времени, либо после завершения работы

одним из них. Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает

всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все

пользователи завершат работу с документом.

8.4.2. Системы электронной почты

Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию

документов является система электронной почты, которая осуществляет

параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от

распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ

возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый

документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата). С помощью

дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать

последовательную маршрутизацию документов.

8.4.3. Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения

Под контролем исполнения понимается следующая функциональность.

. Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что

его задание достигло места назначения (исполнителя).

. Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что

с его заданием ознакомились сотрудники для которых это задание было

предназначено.

. Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что

задание выполнено.

. Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть, кто и что

сейчас делает с его заданием.

. Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота

может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено

конкретным сотрудником.

. История выполнения заданий.

Контроль качества исполнения означает, что, если пользователь говорит

о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно

исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или

нет исполнение.

Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах

входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного

системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.

8.4.4. Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с

контролем исполнения (жесткая маршрутизация)

Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или

параллельные:

. комбинированные из последовательных и параллельных элементов;

. условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных

переменных маршрутов.

Такие маршруты становятся сложными для их задания "на лету", поэтому в

этом случае используется специализированный графический редактор,

позволяющий создать маршрут. Инициатор вызывает созданный и именованный

маршрут и прикрепляет к нему документы - инициирует его. Система

маршрутизации должна быть интегрирована с архивной системой, и реальные

приложения для работы с документами не могут быть основаны только на

файловой системе. И вот почему. Любой процесс маршрутизации документов -

это движение одного документа, а не множества его копий, как это происходит

в системах электронной почты. Посылать один документ необходимо не только

по соображениям экономии пространства, но и в основном для поддержания его

целостности - в процессе маршрутизации многие пользователи пытаются вносить

изменения в документ. Кроме этого, было бы желательно, чтобы система

маршрутизации была интегрирована с архивной системой по следующим

Страницы: 1, 2, 3