Word 9x

Word 9x

Введение.

Текстовый процессор Word 97 представляет сегодня одно из наиболее мощных

средств работы с текстовыми документами. За долгие годы своего развития

программа прошла путь от приложения операционной системы MS-DOS к

приложению Windows 3.1 (Word 6.0) и далее к Windows 95 (Word 95 и Word 97).

Сегодня Word 97 представляет собой центральное ядро мощного пакета офисных

приложений MS Office 97. Наряду с прочими достоинствами этой программы

непременно рассматривается ее возможность совместной работы с другими

приложениями этого пакета, такими как система управления базами данных

Access 9х, электронными таблицами Excel 9х и другими.

Развиваясь от версии к версии, текстовый процессор постепенно приобретает

все новые и новые возможности по автоматизации работы с документами:

использование стилей оформления абзацев и применение шаблонов документов;

проверку грамматики и орфографии; создание комплексных документов и

документов слияния на основе табличных данных.

Наличие развитых средств управления вставкой в текстовый документ

объектов, подготовленных в других приложениях (чертежей, рисунков,

диаграмм, таблиц и т. п.), несколько выводит Word 97 за рамки обычного

текстового процессора. Несмотря на то, что эта программа ни в коей мере не

является системой электронной верстки полиграфических изданий, тем не менее

известны успешные примеры, когда крупные издательства используют ее именно

в этом качестве. Выигрыш, получающийся за счет того, что все участники

издательской деятельности (авторы, редакторы литературные, научные и

художественные, а также операторы компьютерной верстки) работают в единой

среде с едиными настройками, иногда бывает столь велик, что перевешивает

все технические соображения.

Документы Word 97.

Окно Word 97 похоже на окна других приложений Windows. Однако окно

документа, находящееся внутри окна приложения, содержит горизонтальную

линейку, используемую для установки позиций табуляции и размера полосы

набора. Слева от горизонтальной полосы прокрутки находятся кнопки режимов

просмотра, а снизу от вертикальной полосы прокрутки — кнопки перемещения по

объектам. Кнопки перемещения Следующая страница и Предыдущая страница в

Word 97 получили более широкие возможности, чем в предыдущих версиях. Ниже

показаны элементы окна Word, отличающие его от других приложений.

Полосы прокрутки для перемещения по документу используются в программе

Word так же, как и в других приложениях. При перемещении ползунка полосы

прокрутки появляется всплывающая подсказка, отображающая номер текущей

страницы. Здесь же отображается название главы, если оно есть.

Word 97 имеет и другие средства, облегчающие переходы: новый способ

просмотра использует кнопки перемещения снизу от вертикальной полосы

прокрутки. Они называются: Предыдущая страница, Следующая страница и Выбор

объекта перехода. Щелкните на кнопке Выбор объекта перехода — откроется

меню. Выберите объект, который хотите увидеть.

Объекты — это файлы или документы, созданные в другом приложении и

вставленные в текущий документ. Это могут быть растровые рисунки, векторная

графика или электронные таблицы Excel. Word 97 свободно использует термин

«объект», применяя его для таких элементов, как Поля, Концевые сноски,

Сноски, Примечания, Разделы, Страницы, Исправления, Заголовки, Рисунки и

Таблицы. Можно также использовать команды Перейти и Найти. В обоих случаях

открывается диалоговое окно с запросом, куда надо перейти или что найти.

Выберите нужный объект и воспользуйтесь кнопками перемещения для перехода к

очередному объекту данного типа. Если тип объекта не Страницы, кнопки

предыдущего и следующего объектов окрашиваются в синий цвет, напоминая об

этом. Для возврата в режим просмотра страниц щелкните на кнопке Выбор

объекта перехода и выберите Страницы.

Word 97 предоставляет несколько режимов просмотра документа. При выборе

режима учитывают структуру документа и степень его готовности: черновик,

рукопись, текст для печати или только для чтения. Слева от горизонтальной

полосы прокрутки располагаются кнопки. Они имеют следующее назначение.

• Обычный режим используется для ввода, редактирования и форматирования

текста. Стили, колонтитулы, рисунки и колонки в этом режиме не видны.

• Режим электронного документа полезен при работе с документом в

локальной сети. В этом режиме открывается панель, называемая Схема

документа. Она позволяет перемещаться по документу, выбирая заголовки. В

этом режиме кнопки режимов просмотра не отображаются, и для перехода в

другой режим надо выбрать его в меню Вид.

• Режим разметки. Этот режим позволяет работать с документом в том виде,

как он выглядит при печати.

• Режим структуры полезен для работы с планом или содержанием документа

на этапе создания или просмотра структуры документа.

Программа Word 97 настроена дружественно по отношению к пользователю и

старается облегчить его работу. Она следит за ее ходом и старается

предложить помощь. В фоновом режиме работают следующие средства Word.

• Программа Помощник оценивает ход работы и делает предложения по

улучшению ее эффективности.

• Средство Автозамена автоматически исправляет ошибки в словах, имеющихся

в словаре.

• Средство проверки орфографии и грамматики (Правописание), просматривает

текст, обнаруживая орфографические и грамматические ошибки.

Ввод текста в процессоре Word осуществляют в окне документа. Вводимый

текст появляется там, где находится курсор. По мере ввода символов курсор

перемещается. Чтобы заменить текст, включите режим Замена. Для переключения

между режимом вставки и режимом замены нажмите клавишу INSERT или дважды

щелкните на индикаторе ЗАМ в строке состояния. В режиме замены надпись ЗАМ

выделена темным цветом. По достижении правого поля текст автоматически

переходит на новую строку абзаца. Нажатие клавиши ENTER заканчивает текущий

абзац и создает новый (пустую строку) — это жесткий возврат каретки.

В обычном режиме у левого края строки располагается черная горизонтальная

пометка. Этот маркер определяет конец документа. Перевести курсор, вставить

текст или объект ниже этого маркера нельзя, но сместить маркер вниз можно,

расширив доступное пространство вводом нового текста или нажатием клавиши

ENTER.

Для исправления ошибок ввода служат клавиши BACKSPACE или DELETE. Можно

также щелкнуть на кнопке Отменить на панели инструментов Стандартная. Целые

слова удаляют комбинациями клавиш .CTRL + BACKSPACE и CTRL + DELETE.

Правка документа.

Текст можно выбрать протягиванием мыши, но Word предоставляет и другие

средства. Доступны они всегда, но некоторые удобнее в определенных

ситуациях. Если, например, выбирать текст нескольких страниц протягиванием,

можно случайно отпустить кнопку мыши раньше времени. Иной метод выбора,

например с использованием клавиши, позволит выбрать текст более четко.

Текст можно копировать и перемещать на короткие расстояния методом

перетаскивания. Это удобно, когда в окне видны и источник (место

расположения исходного текста), и место назначения, куда надо переместить

или скопировать текст. Имея дело с большими документами, полезно разделить

окно документа для одновременного просмотра разных страниц.

Для разделения окна установите указатель на инструменте Изменение размера

в верхней части вертикальной полосы прокрутки. Когда указатель превратится

двунаправленную стрелку, протяните его вниз для создания второй области.

Можно также дать команду Окно ? Разделить и установить линию раздела в

нужном месте.

Теперь выберите текст, который надо переместить или скопировать, нажмите

правую кнопку мыши и перетащите указатель туда, где нужно поместить текст.

При отпускании кнопки откроется меню с командами перемещения и копирования.

Для перемещения фрагмента текста выберите пункт Переместить. В этом же меню

есть также команды связывания текста, создания ярлыка или гиперссылки. Для

восстановления единого окна протяните инструмент Изменение размера в

верхнюю часть окна или дайте команду Окно ? Удалить разделение.

Эти же приемы применяют при копировании текста внутри документа и между

документами. Открыв несколько документов, дайте команду Окно ? Упорядочить

все — на экране появятся все открытые документы. Щелкните на

разворачивающей кнопке в строке заголовка окна документа для работы только

с ним.

Для перемещения и копирования текста используют и левую кнопку мыши. В

этом случае перемещение не требует дополнительных действий. Для копирования

текста при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу CTRL. Этот метод не

очень удобен, поэтому лучше выполнять перетаскивание с помощью правой

кнопки. Все эти методы перетаскивания работают в большинстве приложений

Windows и в Проводнике.

Шрифтовое оформление текста.

Шрифты, используемые приложениями Windows, находятся под управлением

операционной системы и поэтому доступны во всех приложениях. Здесь мы

остановимся на возможностях применения шрифтов, характерных для Word 97.

Если не нужно редкое оформление текста (например, двойное подчеркивание),

обычно пользуются панелью инструментов Форматирование. Эта панель содержит

кнопки и раскрывающиеся меню для выбора шрифта, его размера, начертания

(полужирное, курсив и подчеркивание) и цвета. Параметры, отсутствующие на

панели, настраивают командой Формат ? Шрифт. При этом открывается

диалоговое окно Шрифт.

В диалоговом окне Шрифт три вкладки: Шрифт, Интервал, Анимация. На

вкладке Шрифт выбирают атрибуты шрифта. Вид шрифта при разных настройках

оформления (Начертание, Размер, Подчеркивание, Цвет и Эффекты) контролируют

в области предварительного просмотра Образец.

Word 97 предлагает девять вариантов подчеркивания в соответствующем

раскрывающемся списке: Одинарное, Двойное, Только слова, Пунктирное,

Толстой линией, Штриховое, Штрих-пунктирное, Штрих-двойное пунктирное и

Волнистой линией.

В диалоговом окне Шрифт доступны также одиннадцать флажков для

специальных эффектов. Для внесения предлагаемых поправок к официальным

документам обычно используют эффекты Зачеркнутый и Двойное зачеркивание.

Для размещения специальных символов в формулах и ссылках используйте Нижний

индекс и Верхний индекс. Для преобразования текста при помощи эффектов С

тенью, Контур, Приподнятый и Утопленный.

Эффекты Малые прописные и Все прописные обычно используют для оформления

заголовков и визитных карточек. Эффект Малые прописные преобразует строчные

буквы в уменьшенную версию прописных. Для применения эффекта Малые

прописные введите текст строчными буквами и включите данный эффект.

Скрытый текст не выдается на печать. Он виден лишь при снятии флажка

Скрытый. В ранних версиях Word этот эффект использовали для примечаний из-

за отсутствия более эффективных способов (типа Комментарий) включения в

документ примечаний, недоступных для печати.

Для изменения расстояния между символами используется разрядка. Например,

можно растянуть заголовок «Объявление» на всю страницу, не добавляя два или

три пробела между буквами. Эта настройка производится на вкладке Интервал

диалогового окна Шрифт.

Анимация — это новая возможность Word 97, предназначенная для документов,

читаемых на экране. Шесть видов анимации заставляют текст мигать, сверкать

или мерцать: Мигающий фон, Неоновая реклама, Черные муравьи, Красные

муравьи. Мерцание и Фейерверк. Для применения анимации выберите анимируемый

текст, а затем выберите один из видов оформления на вкладке Анимация

диалогового окна Шрифт. Для отключения анимации вновь выберите текст и

выберите пункт Нет. Заметим, что применять анимацию следует продуманно, не

используя ее в часто редактируемом документе. Привлекательность анимации

нередко переоценивают, а документы с анимацией требуют слишком много

компьютерных ресурсов и замедляют работу системы.

Чтобы привлечь внимание к части текста, ее можно выделить цветом. Это как

бы компьютерный эквивалент использования на бумаге маркирующего фломастера.

При использовании цветного принтера текст выделяется цветом при печати.

Выберите «раскрашиваемый» текст и щелкните на раскрывающей стрелке возле

кнопки Выделение цветом. Цвет выбирают из раскрывшейся палитры. Кнопка

«запоминает» последний выбранный цвет, поэтому для его повторного

применения щелкните сразу на кнопке Выделение цветом. Для отключения цвета

выделите раскрашенный текст и выберите в палитре кнопки Выделение цветом

пункт Нет. Можно также выбрать цвет для раскрашивания, не выделяя текст.

После этого протяните указатель-перо по выделяемому тексту. Перо останется

активным до повторного щелчка на кнопке Выделение цветом.

Выравнивание и формат абзаца.

Помимо оформления текста и символов пользователи Word должны уметь

форматировать строки и абзацы. Для управления размещением текста на

странице можно использовать отступы и табуляцию.

Процессор Word 97 предоставляет четыре типа выравнивания: по левому краю,

по правому краю, по центру и по ширине.

Для выравнивания текста расположите курсор где-либо в абзаце и щелкните

на одной из кнопок выравнивания на панели инструментов Форматирование.

Word 97 представляет три средства для задания абзацного отступа: панель

инструментов, линейку и диалоговое окно Абзац.

Самый простой способ изменения отступа состоит в использовании панели

инструментов Форматирование. Щелкните на абзаце, для которого необходимо

изменить отступ или выберите несколько абзацев. Затем щелкните на кнопке

Уменьшить отступ для уменьшения левого отступа на 0,5 дюйма. Щелкните на

кнопке Увеличить отступ, чтобы увеличить отступ на 0,5 дюйма.

Второй способ создания отступов – с помощью линейки. Он требует некоторых

усилий, зато очень нагляден. С помощью линейки можно в Режиме разметки

задавать как отступы, так и позиции табуляции, а также величину левого и

правого полей страницы.

На линейке есть четыре маркера.

• Отступ первой строки эквивалентен нажатию клавиши TAB.

• «Выступ» размещает последующие строки абзаца правее начала первой

строки, если этот маркер находится правее маркера отступа первой строки.

• Отступ слева выделяет абзац в тексте, отодвигая начало всех строк от

левого поля.

• Отступ справа отодвигает текст от правого поля и обычно применяется

вместе с отступом слева для создания двойного отступа. Чаще всего

используется для цитат.

Для изменения отступов в существующем тексте выделите абзац или абзацы и

протяните маркер отступа по линейке в новое положение. Передвижение маркера

отступа первой строки для каждого абзаца задает отступ или выступ первой

строки. Маркеры отступов слева или справа воздействуют на все строки

абзаца. Использовать линейку для установки отступов можно и до ввода

текста. Расположите указатель там, где будет вводиться новый текст. Отступы

будут влиять на весь вводимый текст, пока вы не смените их настройку.

Чтобы вспомнить назначение маркера, задержите над ним указатель – появится

всплывающая подсказка.

Если выделить абзацы с разной настройкой отступов, некоторые или все

маркеры отступа на линейке будут пригашены. Если щелкнуть на таком маркере,

то для всех абзацев установятся единые отступы.

Третий способ установки отступов связан с использованием диалогового окна

Абзац. Чтобы открыть его, дайте команду формат ? Абзац или щелкните правой

кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Абзац.

Величина отступов задается на вкладке Отступы и интервалы диалогового

окна Абзац. Можно щелкать на стрелках счетчиков слева и справа или вводить

числа непосредственно в поля счетчиков. В раскрывающемся списке первая

строка можно выбрать отступ или выступ первой строки абзаца, которые по

умолчанию составляют 0,5 дюйма. Для изменения этого размера введите нужную

величину отступа.

Word 97 предлагает шесть возможностей установки межстрочного интервала,

то есть расстояния между строками текста.

• Одинарный – интервал, достаточный для изображения самых крупных

символов в строке.

• Полуторный – равен полутора одинарным интервалам.

• Двойной – в два раза больше одинарного интервала.

• Минимум – устанавливает минимальное расстояние между строками.

• Точно – устанавливает расстояние между строками в соответствии с

размером шрифта или изображения, содержащегося в данной строке.

• Множитель – используется для ввода межстрочных интервалов, отличных от

одинарного, полуторного или двойного.

Для изменения межстрочного интервала выберите абзац. Дав команду Формат ?

Абзац или выбрав в контекстном меню пункт Абзац, откройте диалоговое окно

Абзац и из раскрывающегося списка выберите межстрочный интервал.

Интервалы Минимум и Точно требуют введения размера шрифта в поле

значение. Интервал Множитель требует ввода величины множителя. Например;

для утроения межстрочного интервала выделенного абзаца выберите Множитель и

введите в поле значение число 3.

Для просмотра параметров форматирования абзаца дайте команду ? ? Что это

такое? и щелкните на абзаце указателем, принявшим вид вопросительного

знака. В нем отображается информация о параметрах шрифта и формате абзаца.

Для выключения этого окна повторно дайте команду ? ? Что это такое?.

Позиции табуляции – это маркеры, которые расставлены по умолчанию по

всей ширине документа через 0,5 дюйма. Нажатие клавиши TAB перемещает

курсор к следующей позиции табуляции. Табуляцию часто используют для

создания отступа первой строки абзаца.

Табуляцию также применяют для создания параллельных столбцов или

вертикального выравнивания текста в документе. Положение позиций табуляции

меняют с помощью линейки или диалогового окна Табуляция. Для каждой

позиции табуляции выбирается тип выравнивания и место расположения.

Существуют четыре основных типа табуляции.

• По левому краю: этот тип табуляции задан по умолчанию. Текст

отображается справа от позиции табуляции.

• По центру: текст располагается слева и справа от позиции табуляции, так

что позиция табуляции находится в центре текста.

• По правому краю: текст располагается слева от позиции табуляции.

• По разделителю: используется для числовых записей. Текст выравнивается

по десятичному разделителю.

На левом конце линейки располагается кнопка выбора типа табуляции. По

умолчанию задается табуляция По левому краю. Щелчком на этой кнопке

выбирают любой из четырех типов.

После выбора типа табуляции щелкните на линейке там, где должна

находиться позиция табуляции. Маркер позиции табуляции появится на

линейке, а заданные по умолчанию позиции табуляции слева от маркера будут

удалены. Для перемещения маркера перетащите его в новое положение на

линейке.

Выберите фрагмент текста, чтобы маркер воздействовал только на выбранный

абзац или абзацы. Маркер применяется только к выбранному абзацу, если не

выбран весь документ или последний абзац. Задать позиции табуляции можно и

в пустом документе до ввода текста: в этом случае они будут едиными для

всего текста. Для отмены позиции табуляции перетащите маркер за пределы

линейки. Задать позиции табуляции можно и с помощью диалогового окна

Табуляция. Поместите курсор туда, где должны добавляться позиции

табуляции. Дайте команду Формат ? Табуляция – откроется диалоговое окно

Табуляция.

В поле Позиции табуляции введите положение новой позиции табуляции в

виде числа. На панели Выравнивание выберите тип табуляции. Можно выбрать

заполнитель, чтобы не оставлять пустое пространство слева от позиции

табуляции.

Когда позиция, тип или заполнитель табуляции установлены, щелкните на

кнопке Установить. В список имеющихся позиций табуляции будет добавлена

новая. Повторите этот процесс для прочих позиций табуляции.

Для изменения позиций табуляции можно использовать то же диалоговое

окно. Выберите нужную позицию табуляции из списка. Измените тип табуляции

и заполнитель, после чего щелкните на кнопке Установить. Для удаления

существующей позиции выберите ее из списка и щелкните на кнопке Удалить.

Для удаления всех заданных позиций табуляции и возврата к установкам,

заданным по умолчанию, щелкните на кнопке Удалить все. Чтобы закрыть

диалоговое окно Табуляция после настройки, щелкните на кнопке OK.

Чтобы увидеть символы табуляции в тексте, щелкните на кнопке Непечатаемые

символы на панели инструментов. Положение символа табуляции указывает

стрелка, направленная вправо.

Нумерованные и маркированные списки.

Если начать абзац с числа (например, «1.»), Word пронумерует и следующие

абзацы после нажатия клавиши ENTER. Если начать абзац со звездочки, Word

поместит в этом и следующих абзацах маркеры. По окончании списка нажмите

дважды клавишу ENTER для отключения автоматической нумерации или

маркировки.

Для нумерации готового текста выберите абзац и щелкните на кнопке

Нумерация на панели инструментов Форматирование. Для пометки текста

маркерами воспользуйтесь кнопкой Маркеры.

Задать нумерации перед началом ввода абзаца также можно, щелкнув на

кнопке Нумерация. Если элементы списка должны помечаться буквами, наберите

вместо цифры «1» букву «А» и начните ввод текста. Word пронумерует

последующие абзацы буквами «В», «С», «В» и так далее. Если пометить первый

абзац буквой «1», Word применит нумерацию римскими цифрами.

Когда включена нумерация или маркировка, Word использует стандартные

маркеры и сохраняет заданный по умолчанию интервал между маркером или

числом и текстом, следующим за ним. Можно выбрать символ маркера, формат

нумерации и размер интервалов до ввода списка, а также изменить форму уже

существующего списка. Если маркированный или нумерованный списки уже

введены, выберите абзацы, подлежащие изменению. Дайте команду Формат ?

Список – откроется диалоговое окно Список.

Откройте вкладку Маркированный или Нумерованный. Вы увидите восемь стилей

маркировки или нумерации текста. Выберите любой из представленных стилей.

Выбор не ограничен только этими восемью типами, представленными в

диалоговом окне. Щелкните на кнопке Изменить – откроется диалоговое окно

Изменение маркированного списка или Изменение нумерованного списка. Кнопка

Изменить будет пригашена, если выбран тип Нет.

В этом окне можно изменить шрифт маркера (номера), щелкнув на кнопке

Шрифт. При этом откроется диалоговое окно Шрифт. В диалоговом окне

Изменение маркированного списка можно заменить символ маркера и создать

своеобразный список. Щелкните на символе маркера, который хотите заменить,

а затем на кнопке Маркер – откроется диалоговое окно Символ.

Раскрывающийся список Шрифт содержит наборы символов или шрифтов. Выберите

из списка шрифт или набор символов – соответствующие символы отобразятся

под раскрывающимся списком в таблице символов. Все символы, представленные

здесь, можно использовать как маркеры. Щелкните на любом символе, а затем

на кнопке OK, для замены ранее отмеченного символа выбранным. На панели

Символ маркера появится новый символ маркера.

Панель Положение маркера позволяет изменить положение маркера

относительно левого поля. Положение текста относительно маркера

устанавливается на панели Положение текста. Изменение положения маркера

или текста отображается на панели Образец.

Приемы работы в диалоговом окне Изменение нумерованного списка, примерно

те же, что и в диалоговом окне Изменение маркированного списка, но есть

несколько важных отличий. Здесь можно ввести любой формат списка, например

Глава 1, Раздел 1 или даже 1, чтобы читатель мог отметить пункты списка.

Выберите стиль из раскрывающегося списка нумерация. Введите начальный

номер, если он отличен от «1». Для изменения положения номера перед

текстом щелкните на раскрывающемся списке Положение номера и выберите один

из пунктов По левому краю, По центру или По правому краю. Сохраните

изменения и вернитесь в документ щелчком на кнопке OK.

Для удаления нумерации или маркировки выберите нумерованный или

маркированный список и щелкните на кнопке Маркеры или Нумерация на панели

Форматирование.

Существует много знаков, используемых в деловых документах, но

отсутствующих на клавишах стандартной клавиатуры. Часто их заменяют

комбинацией символов, например используют (с) для значка авторского права

(Copyright). Word 97 позволяет вводить специальные символы либо комбинацией

клавиш, либо с помощью команды Вставка ? Символ.

Дайте команду Вставка ? Символ – откроется таблица символов. Выберите

нужный символ из символов шрифта или из набора специальных символов и

щелкните на кнопке Вставить. Если символ применяется неоднократно,

скопируйте его и вставьте в остальные места. Для ввода специальных

символов и значков типа ©, ™ и ( можно применять и метод автозамены. Для

внесения символа в список автозамены выберите его и щелкните на кнопке

Автозамена или дайте команду Сервис ? Автозамена. Введите строку, которая

будет автоматически заменяться нужным символом, например, строку (р) для

символа ¶. Убедитесь, что эта строка не используется в других ситуациях,

так как она всегда будет заменяться при вводе специальным символом.

Word 97 предоставляет 17 форматов, которые можно использовать при

вставке в документ текущей даты и времени, поэтому скорее всего среди них

найдется подходящий. Дайте команду Вставка ? Дата и время – откроется

диалоговое окно Дата и время. Выберите формат из списка. Для

автоматического обновления поля текущей даты и времени при открытии

документа установите флажок Обновлять автоматически. При этом дата и время

вставляются как поле, а не как текст. Поле представляет собой шаблон для

размещения текущей даты. Не используйте эту возможность, если дата на

документе используется как характеристика самого документа. Поле Дата и

время наиболее полезно, когда документ представляет собой черновик. Оно в

этом случае содержит дату последнего редактирования. Эту возможность

полезно использовать и в рассылаемых по почте напоминаниях, которые всегда

должны быть снабжены текущей датой. Поле Дата и время обновляется при

печати документа или при щелчке на поле правой кнопкой мыши и выборе из

контекстного меню пункта Обновить поле. Измененные дата и время

отображаются и обновляются и при переходе в Режим разметки.

Проверка и замена текста.

При создании документа в Word иногда нужно использовать текст другого

документа или исправить однотипные повторяющиеся ошибки. В программе Word

97 есть несколько возможностей проверки и замены текста, в том числе

проверки грамматики. Средство Тезаурус поможет найти наиболее подходящий

вариант слова или фразы.

Средство Автотекст – это своеобразная черта программы Word, которая

позволяет хранить отформатированный текст и графику вплоть до нескольких

абзацев длиной и вставлять их нажатием пары клавиш.

Для создания записи автотекста выделите текст, который будет сохранен

таким образом. Чтобы запомнить и шрифтовое оформление текста, щелкните на

кнопке Непечатаемые символы и убедитесь, что выбранный фрагмент включает и

их. Дайте команду Вставка ? Автотекст ? Создать. Укажите имя записи,

короткое и понятное. Для вставки автотекста в документ введите имя записи и

нажмите клавишу FЗ.

Word предлагает несколько готовых вариантов автотекста, которые можно

применять через команду Вставка ? Автотекст. Выберите нужную категорию и в

ней запись, которую надо подставить в документ. Для частой работы с

автотекстом откройте панель Автотекст командой Вид ? Панели инструментов ?

Автотекст. Раскрывающееся меню Все элементы совпадает с тем, которое

появляется в случае команды Вставка ? Автотекст.

Внести повторяющиеся изменения в большие документы проще всего с помощью

команд Найти и Заменить. Команда Найти находит текстовую строку, а команда

Заменить подставляет вместо нее новый текст.

Для поиска слова или фразы щелкните на кнопке Выбор объекта перехода и

выберите пункт Найти. В открывшемся диалоговом окне Найти и заменить

щелкните на кнопке Больше, чтобы увидеть все доступные параметры

диалогового окна.

Введите в поле Найти текст, который надо найти. Осуществлять поиск можно

по всему документу (Везде). Для ускорения поиска задайте его направление

(Назад или Вперед). Поиск по словам можно вести с учетом регистра. Для

этого воспользуйтесь флажком Учитывать регистр.

При поиске программа Word ищет все вхождения текстовой строки, а не

только целые слова. Например, при поиске строки стол, обнаружатся слова

столица, Столыпин, застолье и столетний, если не установлен флажок Только

слово целиком. Подстановочные символы заменяют собой другие символы. Если

ввести в поле поиска ц*, то обнаружатся все слова, которые начинаются на

«ц»; сочетание *ость представит все слова, оканчивающиеся на «ость».

Параметры текста, форматированного определенным образом, можно задать с

помощью меню, открывающегося при щелчке на кнопке Формат. Для поиска

особых кодов, например символов конца абзаца или разрыва колонки,

применяют кнопку Специальный.

После указания параметров поиска щелкните на кнопке Найти далее, чтобы

определить первое вхождение строки. Теперь диалоговое окно можно закрыть и

использовать для перевода к предыдущему или следующему вхождению строки

поиска синие стрелки в нижней части вертикальной полосы прокрутки.

Для замены текста откройте диалоговое окно Найти и заменить, а в нем –

вкладку Заменить. В поле Найти введите искомый текст, а в поле Заменить на

– заменяющий его текст. Для выборочной замены щелкните на кнопке Найти

далее, а затем на кнопке Заменить. Кнопка Заменить все служит для сплошной

замены по всему документу. По окончании операции откроется диалоговое окно

с сообщением о числе замен.

В диалоговом окне Найти и заменить есть вкладка Перейти для поиска особых

видов текста или таких объектов, как станица, сноска или рисунок. Откройте

вкладку Перейти, выберите тип текста или объекта перехода и введите его

номер. Вкладка Перейти особенно удобна в больших документах, когда

необходимо пересмотреть все вхождения определенного типа текста.

Программное обеспечение для проверки орфографии известно давно, но в Word

97 такая проверка особенно удобна. Слова, кажущиеся программе

некорректными, подчеркиваются красной волнистой линией. Если щелкнуть на

таком слове правой кнопкой мыши, откроется список вариантов написания.

Можно щелкнуть на правильном слове или исправить ошибку вручную. Добавить

новое правильное слово в словарь можно щелчком на пункте Добавить.

При проверке грамматики производится анализ естественного языка и

структуры предложений. Word 97 легко находит возможные шибки предлагает

варианты изменения текста, которые сделают его грамматически правильным.

Для проверки грамматики щелкните правой кнопкой мыши на слове или фразе,

подчеркнутой зеленой волнистой линией. Появится меню с несколькими

пунктами.

• Предлагаемые исправления.

• Игнорирование ошибки.

• Открытие диалогового окна Грамматика.

Сначала откройте диалоговое окно Грамматика, чтобы выяснить, почему

отмечен данный текст. Для получения информации о проблеме щелкните на

кнопке Помощник в левом нижнем углу диалогового окна.

Если предпочтительно отложить проверку орфографии и грамматики до

окончания ввода и редактирования текста, автоматическую проверку можно

отключить. Для этого дайте команду Сервис ? Параметры ? Правописание и

отключите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически

проверять грамматику.

Для проверки документа щелкните на кнопке Правописание. Word просмотрит

весь документ и остановится на неправильно написанных словах. Можно принять

правку или игнорировать советы. Для возобновления процесса щелкните на

кнопке Следующее. Принять все предложенные исправления ли игнорировать их

можно щелчком на кнопке Заменить все или Пропустить все. Для проверки

только орфографии отключите флажок Грамматика.

В строке состояния есть индикатор Состояние проверки правописания.

Крестик на значке означает, что в документе есть грамматически

сомнительные места. Галочка означает, что документ проверен и считается

грамотным. Двойной щелчок на знаке с красным крестиком позволяет

просмотреть отмеченные ошибки, хотя проще использовать для этого кнопку

Правописание.

Тезаурус предлагает помощь в подборе более содержательных или более

точных синонимов для придания тексту образности. Щелкните на слове,

синоним которого ищете, и дайте команду Сервис ? Язык ? Тезаурус –

откроется диалоговое окно 1езаурус. Дважды щелкните на термине, для

которого нужен синоним.

Щелкните на слове в списке Значения, которое лучше всего подойдет по

смыслу в качестве синонима. Двойной щелчок вызовет список слов, имеющих то

же или схожее значение. Введите в поле Замена синонимом новое слово для

поиска синонима к нему. Для выбора слов, для которых уже проводился поиск

синонимов, откройте раскрывающийся список Синонимы для.

Печать документов.

Режим предварительного просмотра документа перед печатью дает возможность

увидеть разбиение текста на страницы и обнаружить проблемы разметки, из-за

которых документ выглядит неудачно. Для открытия окна предварительного

просмотра щелкните на кнопке Предварительный просмотр или дайте команду

Файл ? Предварительный просмотр.

Word автоматически разбивает документ на страницы. Когда текст достигает

конца страницы, Word переходит на следующую страницу, вставляя мягкий

разрыв страницы. Иногда нужен разрыв страницы после титульной страницы или

в начале нового раздела. Для вставки принудительного разрыва страницы

используют комбинацию клавиш CTRL + ENTER.

Если документ выглядит лучше в альбомной (горизонтальной) ориентации,

чем в книжной (вертикальной), измените ориентацию страницы в диалоговом

окне Параметры страницы. Дайте команду Файл ? Параметры страницы или

щелкните дважды на серой части линейки – откроется диалоговое окно

Параметры страницы. Выберите вкладку Размер бумаги.

Для изменения размера бумаги откройте раскрывающийся список Размер бумаги

и задайте нужный размер. Можно выбрать стандартный размер бумаги или

произвольный размер для нестандартного бланка. В этом случае надо задать

высоту и ширину страницы с помощью счетчиков Ширина и Высота. Если размер

страниц меняется только для части документа, установите курсор на первую

страницу другого размера, откройте диалоговое окно Параметры страницы и,

установив новый размер, выберите в раскрывающемся списке Применить пункт

До конца документа. Для сохранения таких установок только для одной

Страницы: 1, 2