Аудит безналичных расчетовна примере ООО ПТФ "Родник"

-отсрочки платежа по экспорту и импорту на срок более 180 дней;

-предоставление и получение финансовых кредитов на срок более 180 дней.

Порядок учета валютных операций регламентирован п. 13 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, Положением о бухгалтерском учете «Учет имущества и обязательств организаций, стои­мость которых выражена в иностранной валюте», а также Указаниями по отражению отдельных хозяйственных опе­раций (приведены в письме Минфина РФ от 13.06.93 г. № 78).

Действующее законодательство России запрещает рас­четы наличной иностранной валютой, кроме оплаты ко­мандировочных расходов. Безналичные расчеты произво­дятся только через банки и кредитные учреждения.

Аудитор проверяет правомерность открытия клиенту валютного счета в банке, который должен иметь лицен­зию на ведение международных операций.

Важно убедиться в отсутствии «подпольных» валютных счетов.

При контроле следует иметь в виду, что при отражении в бухгалтерском учете выручки от реализации и финансо­вых результатов при совершении внешнеэкономических операций организации должны открывать к счету 52 «Ва­лютные счета» субсчета: «Валютные счета внутри страны» и «Валютные счета за рубе­жом».

Продажа иностранной валюты (включая обязательную продажу части валютной выручки) отражается организа­цией на счете 90 «Продажи». По дебету этого счета показываются балансовая стоимость иностран­ной валюты в корреспонденции со счетом 52 «Валютный счет либо со счетом 57 «Переводы в пути» и понесенные в связи с этой прода­жей расходы, а по кредиту — сумма в валюте Российской Федерации, полученная предприятием за проданную инос­транную валюту, в корреспонденции с дебетом счета 51 «Расчетные счета». Балансовая стоимость иностранной валюты, подлежащая продаже банком согласно поруче­нию организации, первоначально отражается по дебету счета 57 «Переводы в пути» в корреспонденции с креди­том счета 52 «Валютный счет».

При покупке иностранной валюты ее стоимость зачис­ляется в дебет счета 52 «Валютные счета» в сумме, определенной путем пере­счета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации на момент зачисления, в коррес­понденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета» (или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»). Пре­вышение курса покупки иностранной валюты над курсом Центрального банка Российской Федерации отражается по дебету счета 84 «Нераспределенная прибыль» и кредиту счета 51.

В случае совершения внешнеэкономических операций при использовании метода определения выручки от реа­лизации продукции (работ, услуг), товаров, иного иму­щества по мере их отгрузки отражение по кредиту счетов реализации и определение финансовых результатов по этим операциям производятся на дату отгрузки и сдачи счетов в банк для предъявления к оплате иностранному покупателю или комиссионеру; при совершении товаро­обменных (бартерных) сделок — по дате накладной или приемосдаточного акта на отгруженные товары по тамо­женной стоимости, указанной в грузовой таможенной дек­ларации.

При использовании метода определения выручки от реализации продукции (работ, услуг), товаров и иного имущества по мере их оплаты отражение по кредиту сче­тов реализации и определение финансовых результатов при экспорте производятся на дату поступления выручки на «Транзитный валютный счет» (при расчетах за экспорт в иностранной валюте) или «расчетный счет» (при расчетах за экспорт в валюте Российской Федерации) органи­зации или комиссионера. При совершении товарообмен­ных (бартерных) сделок учет реализации и определение финансовых результатов производятся исходя из таможен­ной стоимости поступающего имущества (товаров), ука­занной в грузовой таможенной декларации, на дату его оприходования.

При осуществлении организацией закупок товаров по импорту исчисление покупной стоимости поступающих товаров производится исходя из их таможенной стоимос­ти в иностранной валюте.

Пересчет таможенной стоимости, указанной в иностран­ной валюте, в рубли производится по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату при­нятия к оформлению грузовой таможенной декларации.

Правильность расчетов по экспортно-импортным опе­рациям контролируют банки, которые уполномочены Правительством России осуществлять такую работу. Ауди­тору целесообразно акцентировать внимание на бартер­ных сделках, при которых иногда незаконно «уплывает» СКВ за границу. При проверке операций по счету 52 «Ва­лютные счета» и субсчетам к нему надо выборочно произ­вести контрольные расчеты курсовых разниц, имея в виду, что они, хотя в декабре 2004 г. и были выведены из налогооблагаемой базы по прибыли, оказывают существенное влияние на величину конечного финансового результата. При этом следует руководствоваться Положением по бух­галтерскому учету «Учет имущества и обязательств органи­зации, стоимость которых выражена в иностранной валю­те», утвержденным приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 50, вступившего в силу с 1 июля 1995 г.

В состав денежных документов, находящихся в кассе, входят почтовые марки, марки государственной пошли­ны, вексельные марки, оплаченные путевки в санатории, дома отдыха и др. Проверка денежных документов должна сопровождаться полной инвентаризацией их с состав­лением соответствующего акта.

В процессе контроля следует убедиться в равенстве ос­татков данных аналитического учета остатку по синтети­ческому счету 50, субсчет 3 «Денежные документы». По данным ана­литического учета необходимо установить своевременность и правильность оприходования денежных документов в количественном и суммовом выражении.

Проверяя операции по приобретению и выдаче путе­вок в санатории, дома отдыха и др.. следует выяснить, за счет каких источников приобретались путевки; какая часть их стоимости не возмещается получателями, своевремен­но и в полном ли объеме поступают в кассу деньги от получателей путевок; выдаются ли путевки работникам по согласованию с профсоюзным комитетом; нет ли слу­чаев выдачи путевок лицам, не работающим в данной ор­ганизации.

При выявлении случаев нарушения установленного порядка выдачи путевок и их оплаты следует выявить при­чины и виновных в этом лиц, а также размер недоплачен­ных сумм в кассу.

Проверяя денежные средства в пути, нужно изучить все первичные документы, на основании которых произведе­ны записи по счету 57 «Переводы в пути». При этом сле­дует иметь в виду, что на счете 57 учитывают денежные суммы, внесенные в кассы банков, сберегательные банки или кассы почтовых отделений для зачисления на расчет­ный или другой счет организации, но еще не зачислен­ные по назначению, а также валюта, перечисленная для конвертации, или рубли, направленные для приобрете­ние валюты.

Нужно проверить по данным первичных документов законность и обоснованность каждой записи по счету 57 «Переводы в пути». Сверяя записи по кредиту счета 57 и дебету счетов, предназначенных для учета денежных средств, устанавливают своевременность и полноту зачис­ления денежных средств (переводов) в пути на соответ­ствующие счета в банках, а также выявляют, не значатся ли среди «Переводов в пути» недостачи наличных денег в кассе или присвоенные суммы отдельными должностными лицами. Необходимо установить длительность на­хождения отдельных «Переводов в пути», оприходование сумм в начале следующего месяца на счет в банке. Осо­бенно внимательно следует проверить такие суммы, место­нахождение которых неизвестно, а сроки зачисления их на счет организации истекли. Установив факты непра­вильного списания вышеуказанных переводов или факты сокрытия сумм, нужно выяснить, с какой целью допуще­ны неправильные действия, виновных в этом лиц, сумму причиненного ущерба, как повлияли эти факты на досто­верность бухгалтерского баланса и финансовой отчетности.

Проверяя правильность расходования и списания ма­рок на почтовые отправления, необходимо произвести взаимный контроль данных книги исходящей корреспон­денции, реестров на отправку документов и отчетов на списание марок.

Особенности аудита законности проведения безналичных    расчетов.

Один из непростых вопросов — проверка правильности и законности операций с аккредитивами, которые представляют собой доверительные письменные документы кредитного учреж­дения одной местности, поручающие банку, расположенному в другой местности, оплатить с аккредитива сумму поставки или работ. Аудитор должен иметь в виду, что существуют следующие сложившиеся особенности при проведении безналичных расчетов, как, например, очередность платежей со счета.  В соответствии с действовавшим законодательством выплата  счетов юридических лиц производились в следу­ющей очередности:

К первой очереди относились платежи в бюджеты всех уровней. Пенсионный фонд Российской Федерации, Феде­ральный дорожный фонд Российской Федерации, Фонд соци­ального страхования Российской Федерации, Государствен­ный фонд занятости населения Российской Федерации и фон­ды обязательного медицинского страхования. Первоочередной порядок платежей с расчетных (текущих) счетов юридических лиц не распространялся на взыскание с плательщиков штраф­ных санкций в пользу органов Госналогслужбы РФ и внебюд­жетных фондов (кроме Пенсионного) по результатам кон­трольной работы. Ко второй очереди относились все осталь­ные платежи.

Платежи по документам, относящимся к одной очереди, осуществлялись в порядке календарной очередности их поступления в банк плательщика.

В отличие от ранее установленного порядка с 1 марта 1996 г. ст. 855 ГК РФ устанавливает очередность платежей для всех счетов, открытых на основании договора банковского счета.

При наличии на банковском счете денежных средств, сум­ма которых достаточна для удовлетворения всех предъявлен­ных требований, списание этих средств со счета осуществля­ется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание (календарная очередность), если иное не предусмотрено законом.

При недостаточности на счете денежных средств для удов­летворения всех предъявленных требований списание денеж­ных средств осуществляется следующим образом:

— в первую очередь — по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взы­скании алиментов;

— во вторую очередь — по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда лицам, работающим по трудовому договору, в том числе по контракту, расчетов по выплате вознаграждений по автор­скому договору;

— в третью очередь — по платежным документам, преду­сматривающим платежи в бюджет и во внебюджетные фонды;

— в четвертую очередь — по исполнительным докумен­там, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

— в пятую очередь — по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Списание средств по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов.

Письмом Центрального банка РФ от 1 марта 1996 г. № 245 «Об изменении порядка очередности платежей с расчетных, текущих, бюджетных счетов юридических лиц» устанавлива­ется, что при представлении в кредитную организацию пла­тежных документов по перечислению средств (получению платежа) в правой стороне в специально отведенных графах клиенты проставляют очередность платежей в соответствии с очередностью, установленной ГК РФ.

Обязанность указания очередности платежа возлагается на плательщика. Закон и банковские правила не возлагают на банк обязанность проверять соответствие указанных платель­щиком данных действительному положению дел. Но такая обязанность, несомненно, лежит на банке при работе с доку­ментами, предъявленными к счету третьими лицами (инкассо­вые поручения, требования на безакцептное списание и т. д.).

Положением о порядке проведения операций по списанию средств с корреспондентских счетов (субсчетов) кредитных организаций (письмо ЦБ РФ от 1 марта 1996 г. № 244) уста­навливается, что после списания средств со счетов клиентов банк (или иная кредитная организация) должен сгруппировать расчетные документы по группам очередности платежей, а внутри группы — по срокам платежей.

Для представления документов в учреждения Банка России банки-корреспонденты, клиринговые организации (далее — учреждения банка), кредитные организации составляют от­дельное платежное поручение по каждой группе очередности и по сроку платежа. К поручению прилагаются расчетные до­кументы клиентов и опись расчетных документов. Срок платежа проставляется банком (иной кредитной организацией).

Аудитор должен проверить правильность оформления платежных поручений, имея в виду следующие особенности.

Платежные поручения, в которых не проставлена очередность платежа, к исполнению не принимаются.

На учреждения банка не возлагается обязанность проверки соответствия законодательству очередности и сроков платежа, указанных кредитными организациями в платежных поруче­ниях.

Поступающие в учреждения банка инкассовые поручения налоговых органов и инкассовые поручения с приложенными к ним исполнительными документами судов на взыскание в бесспорном порядке платежей с корсчетов кредитных органи­заций подлежат оплате наряду с платежными поручениями са­мой кредитной организации в установленной законом очеред­ности.

При недостаточности средств на корсчете кредитной орга­низации в учреждении банка допускается частичная оплата платежных поручений кредитных организаций по платежам 1 — 4-й очередей в виде оплаты приложенных к нему отдель­ных документов клиентов. Частичная оплата документа кли­ента не допускается. Оплата документов клиентов произво­дится в очередности, указанной в описи к платежному поруче­нию, составленной кредитной организацией.

При недостаточности средств для оплаты всей суммы пла­тежного поручения по платежам, относящимся к 5-й группе очередности, кредитная организация сама определяет для оплаты состав платежных поручений клиентов и представляет новое платежное поручение, которое может быть оплачено в полной сумме.

Аудитор должен обратить внимание при проверке на последствия отсутствия в договоре условия о форме расчетов.

Нормативные акты, регулирующие договорные отношения в предпринимательской деятельности, не называют условие о форме расчетов существенным. Вместе с тем очевидно, что это условие договора обслуживает право кредитора (постав­щика, подрядчика и т. д.) на получение оплаты и направлено на установление конкретной формы реализации обязанности должника (покупателя, заказчика и т. п.). Поэтому отсутствие прямого соглашения по вопросу о форме расчетов можно рассматривать как косвенное согласие на применение любой формы по усмотрению стороны, получающей оп­лату. При упоминании в договоре нескольких форм расчетов (без конкретизации условий их применения) кредитор вправе самостоятельно выбрать любую из названных в договоре форм, а при отсутствии условия о формах расчета — потребо­вать от плательщика оплаты платежным поручением либо выставить платежное требование-поручение.

Безналичные расчеты производятся на основании расчетных документов установленной формы. Расчетный документ— это письменное требование или поручение владельца счета на перечисление денежных средств в безналичном порядке за товарно-материальные цен­ности, выполненные работы и оказанные услуги, а также по другим платежам. Расчетные документы должны соответство­вать установленным стандартам и содержать ряд обязатель­ных реквизитов. Содержание документов и правила их оформ­ления определены Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации.

Расчетные документы должны содержать следующие рек­визиты:

а) наименование расчетного документа;

 б) номер расчетного документа, число, месяц, год его вы­писки. Число указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами (в документах, заполняемых на вычислитель­ных машинах, допускается обозначение месяца цифрами);

в) наименование банка-плательщика (вместо наименования в тексте документа может быть поставлено фирменное обо­значение банка);

г) наименование плательщика, номер его счета в банке;

д) наименование получателя средств, номер его счета в банке, наименование банка-получателя (в чеке не указывает­ся);

е) назначение платежа (в чеке не указывается). Наряду с текстовым наименованием можно проставлять кодовое обо­значение;

ж) сумма платежа, обозначенная цифрами и прописью. Расчетные документы принимаются банком к исполнению при наличии подписей должностных лиц, имеющих право подписи документов для совершения расчетно-денежных опе­раций по счетам в банке. На первом экземпляре поручения проставляется также оттиск печати. Расчетные документы по операциям, осуществляемым филиалами и представительст­вами, подписываются лицами, уполномоченными соответст­вующим юридическим лицом.

Платежные поручения, платежные требования-поручения, платежные требования выписываются, как правило, в один прием под копирку или путем размножения подлинников в количестве экземпляров, необходимых для банка и всех участ­вующих в расчетах сторон. Чеки выписываются от руки чер­нилами или шариковыми ручками. Помарки и подчистки в расчетных документах не допускаются.

Списание средств со счетов плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного докумен­та (документа, переданного по телефаксу), если иное не ого­ворено указаниями Центрального банка РФ.

Аудитор должен обратить внимание также на следующие особенности законности практики проведения безналичных расчетов. Нарушение получателем средств обязательств по договору в части отгрузки товара, оказания услуг или производства работ является основанием для применения к нему контрагентом мер граж­данско-правовой ответственности. Так, если по­ставщик не отгрузил покупателю предусмотрен­ный договором товар, а банку для получения вы­плат представил фальсифицированные документы, по внешнему виду не вызывающие сомнения в их подлинно­сти, банк не может нести ответственность за убытки, причи­ненные покупателю, поскольку никаких нарушений в данной ситуации не допустил. Но при расчетах аккредитивами неред­ко имеют место и нарушения условий выплат со стороны ис­полняющего банка. Например, поставщик отгрузил продук­цию, не предусмотренную договором, а исполняющий банк выплатил средства, несмотря на то, что в представленных ему товаротранспортных документах вид товара не соответствовал тому, для оплаты которого был выставлен аккредитив. Требо­вание плательщика к поставщику о возврате выплаченных сумм — это, по существу, требование о повороте оплаты про­дукции, отгруженной с нарушением условий договора. Требо­вание к банку — это требование о возврате сумм, выплаченных с нарушением условий аккредитива.

Аудитор обязан проверить, чтобы предприятие, принимающее в оплату чеки, зафиксировало ­что:

а) сумма чека не превышает предельной суммы, обозна­ченной на его оборотной стороне и в чековой карточке;

б) номер счета чекодателя, проставленный в чеке, соответ­ствует обозначенному в чековой карточке;

в) паспортные данные чекодателя соответствуют данным, указанным в чековой карточке.

Лицо, принимающее чеки, обязано также убедиться в иден­тичности подписей чекодателя в чеке и в чековой карточке.

3. Совершенствование бухгалтерского учета в ООО ПТФ «Родник»

В связи с трудоемкостью работы бухгалтера представляется целесообразным автоматизировать бухгалтерский учет. Использование компьютера в бухгалтерском учете позволяет значительно перераспределить нагрузку работников, освободив их от рутины оформления документации и высвободив время для аналитической работы по улучшению финансового состояния организации. Наибольшая нагрузка в бухгалтерии по оформлению документации приходится на первичные документы, которые должны заполняться правильно, без ошибок и полностью соответствовать типовым первичным документам.

Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор.

Автоматизированная информационная технология – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается пользователям.

Состав информационных технологий:

1)                организационно методическое обеспечение;

2)                техническое обеспечение;

3)                программное обеспечение.

Рассмотрим каждый элемент информационных технологий до внедрения, и после внедрения автоматизации.

Организационно-методическое обеспечение

  Существующая информационная система бухгалтерии ООО «Родник» лишь копирует бумажный документооборот, так как, получая документы на приход материалов со склада бухгалтеры точно не знает все ли это приходные документы за месяц, не осталось ли что-то не оприходованным. У бухгалтера нет постоянной информации об остатках товарно-материальных ценностей на складе и их отпуске в производство. Аналогичные картины и в других отделах.

Большой  недостаток  организации труда можно наблюдать и в том, что бухгалтеры, работая на разных компьютерах и распечатывая отчет по своей работе, пишут листки-расшифровки для передачи их другим бухгалтерам, ведущим журналы ордера и ведомости. Те в свою очередь вносят данные в свой компьютер с вручную написанных листков расшифровок. И так повторяется до тех пор, пока заветные итоговые листки расшифровки не «дойдут» до бухгалтера, осуществляющего сводный баланс.

То есть это объясняется  не возможностью использовать единую базу данных,  для того, чтобы в любой момент можно было видеть общую картину финансового состояния предприятия, получать итоговые отчеты. Хотя сетевой вариант системы позволяет работать в одном информационном поле всем сотрудникам одновременно. Вся информация сразу собирается в одном месте, что позволяет в любое время получать отчеты всех видов.

Основной упор при автоматизации ставится на создание должности учетчика, который кроме распечаток  описей по складам берет на себя дополнительные функции:

-     внесение в компьютер данных о начисления и удержаниях из заработной платы работников;

-     внесение информации о прибывшем грузе непосредственно на центральной проходной ООО.

Так как груз предполагается контролировать непосредственно при его приходе на завод, то учетчика нужно разместить на проходной ООО.

Техническое и программное обеспечение бухгалтерии

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, размножения информации, оргтехники и др. обеспечивающих работу автоматизированной информационной технологии Центральное место в комплексе технических средств принадлежит персональным компьютерам.

Необходимо обеспечить компьютерами еще 4 рабочих места бухгалтеров,  кроме того, одно из них уже обеспечено компьютером, но нуждается в замене на более модернизированный. Предполагается 2 компьютеров из 4 передать  в бухгалтерию и  2 на склады где компьютеры еще не установлены.

Программное обеспечение  - включает совокупность программ, реализующих функции и задачи автоматизированной информационной технологии и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. В таблице  перечислены программы установленные на рабочих местах бухгалтеров.

Перечень программного обеспечения.