Диплом: Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Долговременного хранения:

Временного хранения:

1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по

производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора

по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством

РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия,

правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о

секретариате, государственными нормативными документами в области

делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему

организационно-распорядительной документации, разработки Росархива,

регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству

предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной

инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать:

организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества

руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки

документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации

вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в

секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь:

- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel

- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности

директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию,

для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие

документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие

немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с

директором по производству.

2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день,

корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с

заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и

комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность

формирования дел.

2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию

номеров в гостиницах.

2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную

обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере

текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет копировальные работы.

2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся

на исполнении у специалистов структурного подразделения.

2.12. По поручению директора принимает и передает документы по

факсимильной связи.

2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с

номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в

дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками

подразделения.

2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в

канцелярию и секретариат руководства.

2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и

сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы

дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству, его

заместителю и начальникам производств).

2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по

производству.

2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию

сводки о составе и объеме документооборота.

2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по

бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов,

размещению командированных в организацию.

1.20. Следит за исправным состоянием

вычислительной и организационной техники, средств связи.

1.21. Заказывает пропуска для посетителей

организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.

1.22. Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов,

установленных инструкцией по делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную

субординацию.

Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за

информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными

посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации,

некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству

организации.

1.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а

также использование их в личных целях.

6. Взаимосвязи по должности

Секретарь руководителя взаимодействует:

6.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой

информации и совместной подготовки документов

6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения

6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных

документов

6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам

получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора

по производству.

7. Оценка деятельности

Госкомстата России

от 30.10.97 N 71а

┌────────┐

│ Коды │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0301001│

├────────┤

Организация ______________________________________________________ по ОКПО

│.......

└────────┘

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

┌──────────┬───────────┐

О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ │ Номер │

Дата │

│документа │составления│

├──────────┼───────────┤

│ │ │

└──────────┴───────────┘

│ Дата │

├────────┤

Зачислить на работу с _________________________________

│ │

├────────┤

по _________________________________

│

│

└────────┘

┌────────┐

По трудовому договору (контракту) от "__" _____ 19__ г.

│ │

└────────

___________________________________________________________

________________

┌────────┐

с испытательным сроком или без него

срок испытания │

Коды │

Характер работы ______________________________________

├────────┤

постоянно, на определенный срок,

│ │

временно, сезонно

├────────┤

Вид работы ___________________________________________

│ │

основная, по совместительству

├────────┤

Режим труда __________________________________________

│ │

полное, неполное рабочее время

├────────┤

Продолжительность рабочего дня (недели), ч ___________

│ │

┌───────────────────────────────────────┬────────────────────────┐

│ Надбавка к заработной плате

│

Размер │

├───────────────────────────────────┬───┼───────┬────────────────┤

│ вид

│код│

процент│сумма, руб. коп.│

├───────────────────────────────────┼───┼───────┼────────────────┤

│ 7

│

8 │ 9 │ 10

│

├───────────────────────────────────┼───┼───────┼────────────────┤

Форма оплаты труда _______________ │ │

На дипломную работу студентки юридического факультета Ждановой Татьяны

Александровны, рег. № ________________.

Тема дипломной работы «Делопроизводство в кадровой службе».

Дипломная работа Ждановой Татьяны Александровны написана на основании

исследования практической работы службы кадров ООО «Птицефабрика

Александровская». В дипломной работе Ждановой Татьяны Александровны проведен

полный анализ деятельности службы кадров ООО «Птицефабрика Александровская». В

дипломной работе проведен полный анализ деятельности службы кадров исследуемого

предприятия. Проведено исследование организации деятельности, службы кадров,

исследован состав кадровой документации, движения кадров. Проведена оценка

деятельности рабочих кадров. Детально разобран вопрос ведения трудовых книжек.

Кроме того, данная дипломная работа написана с учетом действующей нормативно

правовой базы по ведению документации в службе кадров ООО «Птицефабрика

Александровская». Также проработан вопрос формирования и хранения документации

кадровой службы.

По итогам исследования и написания дипломной работы сделано полное заключение

по работе кадровой службы исследуемого предприятия, а именно ООО «Птицефабрика

Александровская».

При написании дипломной работы Жданова Татьяна Александровна показала

отличные знания теоретического материала, а также возможность использования

полученных знаний в практической работе.

Заключение сделанное по итогам исследования и написания дипломной работы,

может быть использовано для рационализации деятельности службы кадров ООО

«Птицефабрика Александровская».

Научный руководитель дипломного проекта:

Старший юрисконсульт ООО «Птицефабрика Александровская»

_____________Виктор Павлович Попов.

«__» _______________ 200__ год.

На дипломную работу по теме «Делопроизводство в кадровой службе предприятия»

студентки юридического факультета Ждановой Татьяны Александровны, рег. №

__________.

Дипломная работа студентки юридического факультета Ждановой Т.А.,

представленная на рецензию, выполнена на ____ листах.

В начале работы дается аннотация к дипломной работе, в которой рассмотрены

история создания исследуемого предприятия, обозначена цель написания дипломной

работы, также раскрыто значение написания дипломной работы.

Характеристика дипломной работы:

1. Дипломная работа представленная на рецензию соответствует требованиям

для написания дипломных работ, а именно в данной дипломной работе имеется

титульный лист, оглавление, аннотация, введение, основная часть, содержащая

семь разделов, включающих в себя подразделы, заключение, к дипломной работе

приложены документы, обозначенные в дипломной работе, а также имеется широкий

перечень литературы, которая использовалась в качестве вспомогательного

материала для написания дипломной работы. Дипломная работа отвечает требованиям

к объему работы, данная работа изложена на 83 листах без приложения. В

дипломной работе имеются ссылки на используемый литературный источник.

2. Тема дипломной работы, выбранная студенткой Ждановой Т.А.

актуализирована, поскольку значение документов оформляемых и издаваемых службой

кадров велико. На основании документов издаваемых и оформляемых службой кадров

предприятия производятся принятие на работы работников, их увольнение,

производятся дисциплинарные взыскания, поощрения и иные взаимоотношения

работника с администрацией предприятия, от правильного, своевременного

оформления которых зависит правовая сторона решения этих вопросов, и как

следствие соблюдения конституционных прав обоих сторон трудового договора.

Исследования проведенные Ждановой Т.А. для написания дипломной работы могут

найти практическое применение в деятельности службы кадров не только

предприятия на примере которого производилось написание дипломной работы, но и

других, схожих по хозяйственной деятельности, предприятий.

3. Литературные источники, использованные для написания дипломной работы

являются официально издаваемыми и являются научными и практическими для

работников службы кадров предприятий. Авторы литературных изданий являются

видные российские правоведы, исследующие вопрос документооборота на

предприятиях. Некоторые издания рекомендованы для студентов высших учебных

заведений обучающихся по специальности юриспруденция. Нормативно – правовая

база, которая использована для написания дипломной работы, применена с

учетом изменений и дополнений на июнь 2003 года.

4. Дипломная работа выполнена с использованием средств машинной печати и

персонального компьютера и оформлена отлично, выполнена на листах белого цвета

формата А4 и переплетена твердым переплетом. Соблюдены и другие требования,

предъявляемые к написанию текстовой части дипломной работы. Дипломная работа

изложена достаточно грамотным языком, с использованием юридической

терминологии, также дипломная работа ясно и четко, т.е. позволяет без особого

труда и обладания специальными юридическими познаниями понять передаваемый

смысл дипломной работы.

5. К представленной на рецензию дипломной работе имеются незначительные

замечания по поводу использования речевых оборотов при написании. Также в

дипломной работе имеется небольшое количество ссылок на использованные

литературные источники.

6. Общая оценка с учетом всех совокупных характеристик, а также с учетом

всех объективных показателей написания дипломной работе, соответствует оценке

пять, по пятибалльной системе оценок.

7. Дипломная работа студентки юридического факультета Ждановой Татьяны

Александровны может быть использована в практической деятельности служб и

отделов кадров предприятий.

Студентке юридического факультета Русского Института Управления Ждановой