Реферат: Системы электронного документооборота. Пакет прикладных программ Documentum

Каждый тип документа в организации или на предприятии имеет свой регламент

обработки, который содержится в маршрутном листе, документально отражает

схему документооборота этого документа. В свою очередь каждая функция

управления и каждый бизнес-процесс строится на основе использования писем,

форм сводок, фотографий, докладных записок, счетов и других документов, с

каждым из них которых производятся определенные операции, для чего их

собирают в папки (дела), к которым прикрепляют соответствующие маршрутные

листы, а затем посылают по почте либо с курьером от специалиста к

специалисту. Во время выполнения функций управления или любого бизнес-

процесса на предприятии, будь то в сфере производства или услуг, успешная

деятельность будет зависеть непосредственно от организации сбора, обработки,

маршрутизации и распространения информации.

Мониторинг статуса отдельных пунктов бизнес-процесса (работы) производят

менеджеры, извлекая папки и просматривая написанные от руки аннотации на

маршрутной карте, которые они всего несколькими росчерками пера в данном

документе, в соответствии со своими правами, имеют возможность изменить

маршрут прохождения того или иного документа.

Эта методика имеет ряд недостатков, основные из которых заключаются в том, что

при такой организации информация часто теряется, возникают непредвиденные

задержки на пути прохождения документов, трудно отследить состояние работы в

определенный момент времени, поэтому возникла проблема автоматизации

документооборота, решение которой проходило несколько стадий.

Конец 60-ых и начало 70-х годов характеризовались использованием ЭВМ для

автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения

регистрационных карточек и ведения электронной картотеки. Позже в конце 70-х

и в начале 80-х годов в таких системах стали применять электронную почту с

редактором документов, позволившем создавать и отправлять по почте

электронные документы.

Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение

электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью

специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями,

которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании. Это

позволило в конце 80-х создать документооборот, который можно было выразить

словами: «docflow = работа с образами документов + маршрутизация», что

позволило сказать, что управление и контроль операций и работ, связанных

(инициируемых) с документами, - основополагающая задача процесса увеличения

производительности и снижения затрат на управление.

Системы работы с образами документов, реализовав преобразование бумажных

документов в цифровую форму, сделали доступ к информации значительно

эффективнее, к тому же пользователи получили набор инструментов для

настраиваемой маршрутизации и управления изображениями и другой информацией.

Это существенно упростило получение статистической информации по выполняемым

работам, а также автоматизировало стандартные задачи клерков. В корпоративной

среде клиент-сервер продукты данного класса позволяют организовать

стандартное управление большими объемами изображений документов.

В начале 90-х для всех типов экономических систем ответственное выполнение

всеми сотрудниками порученных работ выходит на первый план, поэтому старая

технология автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу

чего появляется новая технология: «workflow = работа + управление потоками

работ». В таких системах можно выделить две особенности:

· Образы документов и другие документы рассматриваются в качестве

одного из типов данных, наряду с файлами данных, графикой, аудио и видео.

· В системах, автоматизирующих управление работами или деловыми

процессами, фигурируют два основополагающих понятия: бизнес-задание и бизнес-

процесс, для исполнения которых необходимо своевременно поставлять нужные

документы.

Бизнес-задание. Это работа, которая должна быть исполнена. В средства,

помогающие автоматизировать выполнение бизнес-задания, корпорации вкладывают

миллионы долларов. Часто из-за модульной архитектуры их называют компонентным

программным обеспечением. В рамках единого интерфейса пользователь, независимо

от стоящей перед ним в данный момент конкретной задачи, получает при загрузке в

систему доступ сразу ко всем приложениям.

Бизнес-процесс. Это процесс управления бизнес-заданиями, т. е. Их

моделирование, модификация, сопровождение. Бизнес-процесс описывает

последовательность взаимодействия сотрудников при выполнении работ (кто, что,

над чем и когда и в течение какого времени должен сделать).

Рынок современных систем управления документооборотом можно подразделить на

следующие основные категории, в зависимости от объема и сложности выполняемых

операций.

Системы электронной почты (ЭП) с расширенным функционалом.

Продукты данного класса предназначаются для структурированных процессов,

состоящих из небольшого количества простых шагов, но инициируемых

произвольно. Таким образом, это системы свободной маршрутизации класса "ad

hoc". Инициатор запускает процесс, направляя электронную почту исполнителям,

от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени.

Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной

почтой (ЭП)

Автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД) с ЭП

применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков

управленческих документов, характеризующимися ограниченным перечнем

выполняемых строго регламентированных деловых процессов с целью

совершенствования выполнения основных делопроизводственных процедур, которые

были рассмотрены выше.

Системы коллективной работы

В группу систем groupware входят многие почтовые системы, такие как MS

Exchange или GroupWise, главное назначение которых - обеспечение коллективной

работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами,

общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для

определения простых маршрутов. Системы коллективной работы класса"groupware"

ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников

небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз

данных. Часто эти системы построены на базе Lotus Notes в среде "клиент-

сервер". В качестве их примера приведем, в частности, каталоги продаваемой

продукции.

Системы автоматизации управления документооборотом

Системы класса "docflow" ориентированы на использование форм электронных

документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих

документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и

передвижение каждого документа в организации осуществляется согласно

прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних

и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной

документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.

Системы автоматизации деловых процессов

Этот класс систем документооборота "workflow" предназначен для жестко

структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные

ситуации. В выполнение работ вовлечено большое количество взаимодействующих

сотрудников, имеющих дело с различными типами информации. Программное

обеспечение типа "workflow" ориентировано на деловой процесс, и для него

лучше всего подходят архитектура "клиент-сервер" и высокопроизводительные

серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть

банки, государственные службы, службы кредитных карточек покупателей или

страховые компании.

Однако следует учесть, что на уровне крупных предприятий и корпораций

автоматизация деловых процессов не может быть достигнута с помощью отдельных

систем свободной или жесткой маршрутизации либо ориентированных на

электронную почту, - нужна интеграция этих решений в соответствии с запросами

конкретного предприятия. Поэтому в настоящее время получают большое

распространение интегрированные системы управления документооборотом,

объединяющие выполнение всех функций и работающие с удаленными пользователями

через средства Internet.

Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми

возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным

вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют

эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ

одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо

наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов.

Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с

помощью различных полей, создание и редактирование самих полей. Очень

полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию.

Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов

заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого

партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ. Также

необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в

организации и выяснить возможность их проведения в СЭДО. После чего выяснить

удобство использования данных операций. Наиболее частыми операциями являются

создание, поиск и редактирование документа. При работе с большим количеством

входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации

документов из других типов файлов, возможность хранения документов других

форматов в хранилище. Наличие функции истории документа или журналирования

операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение

его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась

та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид.

Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание

версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого

количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может

редактировать документ. Исполнитель, работая над документом, редактирует его

и создает свою версию документа. Ответственный за документ сотрудник собирает

версии документа, выбрав от каждого исполнителя его часть работы, и получает

окончательный вариант документа. Например, в аналитический отдел на доработку

поступил документ, состоящий из трех частей: анализ проблемы, предложение

решения и оценка будущих результатов. Проработка каждой из частей документа

была поручена сотрудникам А, Б и В соответственно. Каждый из них внес

поправки в свою часть и создал свою версию документа. После этого начальник

отдела сделал новую версию документа, собрав ее из частей документов

подготовленных исполнителями – часть “анализ” от А, “предложение решения” от

Б и “оценка результатов” от В. СЭДО позволяет отслеживать подобные операции и

при совместной работе с документами упростить создание конечных версий.

Возможность электронной подписи документа позволить проводить рецензирование

и проверку подлинности документа. Такая подпись должна гарантировать

подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была

проведена. Проверка подлинности подписи может осуществляться с помощью

общедоступных открытых ключей, в то время как подписать документ может только

владелец закрытого ключа. Получив информацию о механизме реализующем подписи,

необходимо выяснить устойчивость алгоритмов шифрования и возможность доступа

к закрытым ключам.

Функция контроля над исполнением документов - наиболее важная функция СДОУ.

От качества контроля зависит эффективность управления фирмой или организацией

и, в конечном счете, - эффективность функционирования всей системы.

Все документы, поступающие на исполнение делятся на контролируемые и не

контролируемые в централизованном порядке. Под контроль берутся наиболее

важные документы:

· документы государственного значения;

· приказы, распоряжения, поступающие из вышестоящих организаций;

· приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации

(предприятия).

В контроле исполнения можно выделить следующие три этапа: текущий контроль

исполнения; мониторинг и применение всевозможных санкций при нарушении

дисциплины исполнения документов; анализ выполнения функции исполнения

документов в различных подразделениях в установленные сроки.

Процедура контроля исполнения документов состоит из следующих операций (рис.

5). Рассмотрим содержание некоторых операций.

Рис. 5. Схема организации документов в организации.

Исполнение документов начинается после того, как для конкретного документа

была получена "резолюция". "Резолюция" – это сложный реквизит, который

включает следующие компоненты:

· указание руководства, что делать (некоторая команда);

· указывается исполнитель:

· подразделение, где исполняется;

· Ф.И.О. конкретного исполнителя;

· сроки исполнения;

· подпись руководителя;

· дата проставления резолюции.

Сроки исполнения могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами)

или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых

организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ -

поручение.

Рассмотренные документы направляются через СДОУ назначенному в резолюции

ответственному исполнителю – начальнику департамента, управления или отдела,

- который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую

резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже и т. д.

В процессе контроля исполнения документа возникает вторичный документопоток,

состоящий из "Контрольных карточек". "Контрольная карточка" состоит из трех

разделов, в которые заносят реквизиты:

· в первый раздел заносят основные реквизиты "Регистрационных

карточек", полученных при выполнении процедуры регистрации документа

(параметры, описывающие тот или иной исполняемый документ) документа;

· во второй раздел заносят реквизиты резолюции;

· в третьем разделе содержатся отметки о контроле и об исполнении

документа.

На основе параметров "Карточек" осуществляется впоследствии поиск документов

и составление на их основе аналитических сводок. После занесения реквизитов

контроля в документ, в "Контрольную карточку" или в "Журналы регистрации",

документ отправляется по адресу на исполнение, а "Контрольная карточка"

вводится в "Справочную картотеку", которая является основным инструментом

контроля.

"Справочная картотека", состоит из двух разделов:

· I раздел содержит карточки неисполненных документов;

· II раздел включает карточки исполненных документов.

Сортировка "Контрольных карточек" в разделе "неисполненных" документов

осуществляется по следующим признакам:

· исполнителям,

· корреспондентам,

· датам исполнения.

Карточки раскладываются в 35 ячеек первого раздела картотеки в следующем

порядке:

· с 1-ой по 31 -ю ячейку попадают карточки согласно дню текущего

месяца, когда была проставлена резолюция;

· в 32 -ю ячейку ставятся карточки тех документов, "срок исполнения

которых будет в следующем месяце";

· в 33 -ю ячейку ставят карточки документов "неисполненных в срок";

· в 34 -ую попадают карточки, для которых был "срок не определен";

· в 35 -ую ячейку ставятся карточки, которые попадают в категорию -

"срок перенесен".

Исполненные документы во втором разделе картотеки сортируют по признаку

принадлежности к "подразделениям " и к определенному "вопросу".

Текущая проверка сроков исполнения документов по картотеке сопровождается

мониторингом процесса исполнения, т.е. посылкой "напоминаний "исполнителям и

проставлением соответствующих отметок в "Контрольной карточке".

В случае исполнения документа осуществляется снятие его с контроля и

проставление отметки "об исполнении документа" в самом документе (29

реквизит) и отметки "о снятии с контроля" в "Журнале регистрации документов"

или в "Контрольной карточке".

Далее осуществляется сбор сведений на первое число каждого месяца о

результатах контроля, составление "Сводки об исполнении документов,

подлежащих контролю" (табл. 1) и анализ результатов контроля. Сведения в

сводку попадают благодаря обобщению результатов, получаемых из "Справочной

картотеки".

На основании результатов анализа показателей сводки руководство СДОУ

оценивает работу исполнителей, подразделений и принимает решения о

совершенствовании методов работы с документами и документооборота на

предприятии. Руководство подразделений имеет информацию о качестве исполнения

решений отдельными специалистами, о необходимости повышения квалификации

сотрудников или совершенствовании структуры системы управления и деловых

процессов.

"Сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю по

состоянию на _______________ 200__г."

Таблица 1

5. Понятие экономической информационной системы.

Классы, структура, особенности ИС. Особенности корпоративной экономической

системы

Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления

можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют

алгоритмы обработки информации и не формализуемые процессы.

Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех

процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и

организаций экономические информационные системы.

Экономическая информационная система (ИС) представляет собой совокупность

программных, технических и информационных средств, предназначенных для

автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной

информации пользователям для принятия управленческих решений. ИС - это сложная

кибернетическая система, объединяющая потоки информации аппарата и объекта

управления экономической системы, в составе которой можно выделить две группы

подсистем: функциональные и обеспечивающие (рис. 6).

Рис. 6. Схема структуры ИС

Функциональная подсистема представляет собой совокупность задач,

объединенных общей информационной базой, с помощью которых автоматизируется

выполнение функций управления в конкретных подразделениях предприятия. Принято

выделять типовые функциональные подсистемы для каждого вида экономических

например, для ИС предприятия выделяют следующие подсистемы:

· перспективного развития или прогнозирования;

· текущего планирования;

· оперативного управления производством;

· управления финансами;

· бухгалтерского учета;

· материально - технического снабжения;

· маркетинга;

· реализации и сбыта;

· управления кадрами и др.

Обеспечивающие подсистемы включают в свой состав документацию проектных

решений, разработанных проектировщиками для предприятий - заказчиков с целью

реализации каждой функциональной подсистемы в следующем составе:

· экономическое обеспечение (ЭО), включающего состав экономических

показателей, рассчитываемых в каждой задаче и методы их расчета;

· математическое обеспечения (МО), состоящее из экономико-

математических моделей, методов, алгоритмов их реализации;

· программное обеспечение (ПО), включающее общее ПО (операционную

систему, операционную оболочку, СУБД, трансляторы с языков программирования)

и специализированное ПО (функциональных пакетов прикладных программ (ППП),

методо-ориентированные ППП, профессионально - ориентированные ППП);

· информационное обеспечение (ИО), включающее внемашинное ИО

(документы, классификаторы) и внутримашинное ИО (электронные макеты ввода -

вывода документов, базы данных, электронные архивы);

· технического обеспечения (ТО) - ЭВМ, периферийные средства,

множительная техника и средства связи; технологическое обеспечение (Техн.О),

представляющее собой совокупность инструкций и методических указаний, по

которым работает пользователь на своем автоматизированном рабочем месте при

решении своих задач.

Кроме того, в состав ИС включают подсистемы, имеющие общесистемное назначение:

· организационное обеспечение (ОО), определяющее организационную

структуру ИС (например, отдел программирования, отдел администрирования баз

данных и сетевых ресурсов, отдел эксплуатации вычислительной техники и др.);

· правовое обеспечение (ПрО), состоящее из правовых инструкций для

работников предприятия в условиях автоматизации выполняемых ими функций.

Организационно функциональные подсистемы (модули) ИС состоят из некоторого

числа автоматизированных рабочих мест (АРМ).

АРМ - это совокупность методических программных, информационных и

технических средств, предназначенных для автоматизации функций управления и

задач, решаемых на определенном рабочем месте конкретным пользователем.

Структура АРМ включает в свой состав: комплекс задач, решаемых в рамках

какой-либо функциональной подсистемы (бухгалтерские, финансовые, плановые,

маркетинговые, учета кадров, юридические и др.), объединенных общей

информационной базой и обеспечивающую часть (программное, информационное,

техническое, лингвистическое и технологическое обеспечение (рис. 7).

Специалисты выполняют либо служебные, либо основные функции. К первым

относятся проверка контроля и доступа, настройка системы на параметры

технических и информационных средств и архивация данных. Ко вторым - ввод

исходных данных, их обработку и выдачу результатов, ведение справочников базы

данных и получение ответов на запросы.

Содержание АРМ зависит от специфики алгоритмов решаемых задач, используемых

программных, информационных и технических средств, т.е. от типов используемых

информационных технологий. На одном АРМ может быть объединено несколько ИТ. С

точки зрения используемых информационных технологий в ИС можно выделить

классы АРМ, связанные с автоматизацией следующих видов деятельности:

· операторной деятельности (например, в подсистемах бухгалтерского

учета, планирования, управления кадрами, управления материально - техническим

снабжением и сбытом и т.д.), где используются разнообразные средства

составления документов (например, текстовые и табличные процессоры),

программные средства обработки первичных данных, системы управления базами

данных (СУБД);

· анализа информации в реальном времени;

· эвристической деятельности (в подсистемах стратегического

планирования и маркетинга), на основе применения систем поддержки принятия

решений (СППР) или DSS (Decision Support System), экспертных систем (ЭС),

информационных хранилищ данных (Data Warehouse). Работа таких систем

основывается на утверждении, что для принятия решения важнейшим фактором

является наличие опыта действий в подобных ситуациях (личного и опыта других

людей). Информацию об этом и предоставляют системы автоматизации

эвристической деятельности, обеспечивая своим пользователям возможность

принятия наиболее обоснованного решения самостоятельно.

· хранения, поиска документов и организации электронного

документооборота в экономической системе (Электронная Система Управления

Документооборотом).

Рис. 7. Структура АРМ

Например, для функций, выполняемых в отделе СДОУ можно выделить следующие

типы АРМ (рис. 8): менеджера офиса, для составления документов, планирования

труда в офисе, контроля исполнения поручений, приема-передачи информации,

регистрации, распределения, формирования дел, сканирования документов и

перевода их из бумажного вида в электронный, база электронных (БЭД) и

бумажных документов (ББД).

ИС можно классифицировать по нескольким признакам.

По уровню управления, который занимает та экономическая система, для

которой она разрабатывается: государственный уровень, уровень министерств и

ведомств, ИС объединений и отдельных предприятий и по отраслям народного

хозяйства (машиностроение, торговля, сельское хозяйство, сфера услуг т.д.).

По территориальному разнесению подразделений, входящих в состав

экономической системы, а, следовательно по технической реализации ИС и формам

ее организационной структуры можно выделить централизованные и

децентрализованные системы (с удаленной обработкой данных), локальные и

распределенные системы, основными компонентами которой являются

автоматизированные рабочие места.

По степени сложности или по масштабу ИС можно разделить на несколько классов:

· Однопользовательские настольные ИС (personal) – системы на

одногоспециалиста, объединяющие на одном автоматизированном рабочем месте

несколько управленческих функций или задач и располагающие локальной базой

данных или совокупностью локальных файлов. Единицей обработки в таких

системах является задача, а техническим обеспечением отдельная ЭВМ.

Рис. 8. Схема состава АРМ для СДОУ

· Многопользовательские информационные системы низкого уровня (low-end

multiuser) – это системы для уровня отделов или подразделений экономических

систем, соответствующие функциональной подсистеме, состоящей из нескольких

автоматизированных рабочих мест, реализующих некоторую совокупность задач

имеющих общую базу данных и объединенных локальной вычислительной сетью с

архитектурой "файл-сервер". Архитектура “файл-сервер” позволяет

обеспечивать хранение единой базы данных для всех пользователей например,

одного отдела; обеспечение доступа к этой базе новых пользователей; выдачу

файлов на машину пользователей по требованию. К числу недостатков использования

данной архитектуры можно отнести: возможность использования только одного типа

СУБД на клиентской машине и на "файл-сервере"; при больших объемах информации в

базе данных наблюдается снижение производительности системы, поскольку

значительно увеличиваются объемы передаваемых данных.

· Многопользовательские информационные системы среднего уровня

(enterprise) - это системы масштаба предприятий, включающие в свой состав

несколько функциональных подсистем, интегрированных на общей базе данных и

объединенных локальной вычислительной сетью с архитектурой "клиент-сервер".

Архитектура “клиент-сервер” позволяет осуществлять управление данными,

обеспечивает разделение информации между пользователями, предоставляет единое

администрирование для всей системы, обеспечивает высокую производительность и

высокую безопасность хранения информации. К числу преимуществ можно отнести:

ü высокую производительность системы, поскольку серверный компьютер

не загружен выполнением приложений пользователей;

ü обслуживание большего числа клиентов;

ü разделение доступа к данным и высокий уровень защиты данных;

ü пользователь может выбрать удобную для себя платформу (тип ПЭВМ).

Межрегиональные распределенные ИС (wide area distributed), охватывающие

подразделения предприятия, распределенные на большом расстоянии друг от

друга, но имеющие общую базу данных и объединенные локальной и региональной

вычислительной сетью.

Очень большие и сверхбольшие межрегиональные распределенные ИС (very large и

ultra large), охватывающие несколько предприятий, распределенных на

нескольких континентах и на большом расстоянии друг от друга, но имеющие

общую базу данных и объединенных глобальной вычислительной сетью со

спутниковой связью.

Последние три класса ИС относят к числу корпоративных экономических

информационных систем (КИС), имеющих следующие отличительные

свойства:

· использование архитектуры "клиент-сервер", которая позволяет

распределить работу между клиентской и серверной частями системы и в которой

единицей обработки информации является транзакция – единичное обращение

к базе данных;

· иерархичность организационной структуры (централизованная обработка

данных и единое управление ресурсами ИС на верхнем уровне сочетается с

распределенной обработкой на нижнем уровне);

· модульная структура системы, в которой модулями являются

функциональные подсистемы;

· интегрированная среда с коллективной работой пользователей в едином

информационном пространстве;

· система представляет информацию для трех типов приложений:

ü оперативной обработки транзакций, характерной для всех

функциональных подсистем (OLTP-приложения);

ü аналитической обработки информации, полученных от оперативной

обработки приложений (OLAP-приложения);

ü DSS – приложения, связанные с подготовкой принятия управленческих

решений;

· открытость системы для включения новых технических и программных

средств за счет обеспечения поддержки в системе международных стандартов по

обработке и передаче информации;

· организация параллельных вычислений и обработки транзакций на

нескольких серверах с использованием параллельных процессоров;

· распределенная обработка транзакций;

· надежность и высокая производительность работы системы;

· масштабируемость системы, т.е. обеспечение возможности наращивания

системы без потери показателей надежности и производительности;

· интегрируемость разнообразных данных и приложений;

Прикладное программное обеспечение в КИС может быть разделено на две группы:

стандартное, реализуемое в виде триггеров и специальные приложения

пользователей. Триггер представляет собой способ автоматизации и

вынесения на сервер некоторых стандартных для данной прикладной среды действий

над базой данных. Он выполняет стандартные операции над заданной таблицей при

выполнении заданий. Результатом его работы может быть либо один SQL-оператор,

либо вызов хранимой процедуры. В качестве примеров действий, реализуемых с

помощью триггеров, могут быть журнализация определенных действий над базой

данных или реализация бизнес - процедур.

6. Назначение ЭСУД, принципы построения, состав модулей

Одной из функциональных подсистем ИС является Электронная Система Управления

Документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение

эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации

управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с

документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех

участников процесса управления.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи,

стоящие перед организацией, к таким задачам можно отнести следующие:

· Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического

контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех

уровнях.

· Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным

нормам.

· Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к

информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей

формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей

предыстории его деятельности.

· Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние

служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «

горячих точек » в деятельности).

· Оптимизация бизнес - процессов и автоматизация механизма их

выполнения и контроля.

· Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия.

Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками

документов в организации.

· Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление

хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного

архива.

Внедрение электронного документооборота позволяет достичь реализации

следующих целей:

· интеграции профессиональной и информационной деятельности

специалистов;

· интеграции всех информационных потоков и создании единого

информационного ресурса, используемого для принятия управленческих решений;

· коллективного использования информационного ресурса, упрощение

процесса обмена информацией;

· оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени

на администрирование их совместной деятельности.

Существуют общие практически для всех организаций проблемы, которые

приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем

электронного документооборота. Вот основные из них:

· Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться

и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для

руководства, которая возникает после внедрения системы электронного

документооборота.

· Фактор директора "советского типа " - нежелание непосредственно

работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

· Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация

бизнес -процессов.

· Необходимость обеспечения юридической силы документов (после

принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою

значимость).

· Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным " миром, в

особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных

организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

· Наличие специфических для каждой организации проблем, которые

необходимо анализировать и учитывать.

Создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом

должны отвечать основным требованиям корпоративных экономических

информационных систем (КИС):

Масштабируемость. Желательно, чтобы система электронного документооборота

могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и

способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью

соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может

быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных

производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые

существуют практически на всех возможных программно – аппаратных платформах,

тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в

территориально -распределенных организациях, поэтому архитектура систем

электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных

площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми

разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы

должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу

внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых

заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда

очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из

отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна

существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо

интегрировать систему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской

программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие

стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной

доработки и интеграции с другими системами.

Основные принципы построения ЭСУД.

Первый принцип создания ЭСУД - ориентация на работу с документами. Из

этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение

ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов

информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных

электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки,

осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО

ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится

элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и

формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в

т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов).

Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение

следующих функций:

· централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в

организации;

· хранение документов в электронном виде в различных форматах;

· ведение централизованного каталога документов организации,

обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с

использованием полнотекстового поиска и т.д.);

· хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как

работал с документом), а также различных версий документов;

· надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала

к документам различного назначения;

· возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних

устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM.

Прикладное программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключевые

компоненты:

· систему управления хранением документов – программное обеспечение,

реализующие функции управления единым документарным фондом организации

(централизованным архивом);

· систему управления документооборотом – программное обеспечение,

реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и

движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением

документов, за

· своевременной их обработкой и т.д.;

· набор стандартных бизнес - приложений, использующихся сотрудниками

организации для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных

таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений,

предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес -

приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей

структурированную информацию);

· систему экспорта /импорта документов.

В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения ЭСУД

выступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана

осуществлять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к

документам различной степени секретности) и регламентацию доступа

пользователей к функциям, предоставляемым системой.

Первый принцип разработки ЭСУД позволяет определить состав основных

функциональных подсистем ЭСУД, к числу которых можно отнести (табл. 2):

· подсистема составления электронных документов (Система создания ЭД);

· подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных

документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище (Система

массового ввода бумажных документов - СМВ);

· подсистема осуществления хранения, поиска и выдачи электронных

документов по запросам пользователей (Система управления электронными

документами - СУД);

· подсистема планирования маршрутизации и контроля исполнения

документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного

документационного обеспечения управления (Система электронного

документооборота - СЭДО).

Таблица 2

Второй принцип создания ЭСУД - разработка "активного " программного

обеспечения для ЭСУД. Работа с документами является основным способом

выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов

движения документов и связанных с ними заданий – получение целостного механизма

управления деятельностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять

следующие функции:

· обеспечивать возможность руководству организации распределять

работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями;

· до каждого исполнителя доводить информацию о том, какие работы, в

какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять;

· доставлять на рабочие места исполнителей документы и поручения;

· выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель;

· обеспечивать исполнителю возможность после выбора из списка

соответствующей работы, «погружения » его именно в то функциональное

приложение, которое связано с соответствующим типом работы (или задания).

Модель "активного" программного обеспечения принципиально отличается от

традиционной модели "пассивного" ПО, предоставляющего лишь возможность

пользователю выполнить те или иные заранее предопределенные функции, а не

планирующего и контролирующего, какие функции и когда необходимо выполнить.

Для достижения поставленной цели электронная система управления

документооборотом должна разрабатываться на базе использования технологии

"workflow", позволяющей планировать выполнение потока работ и подключения к

каждой работе своего программного обеспечения и необходимых электронных

документов.

Третий принцип создания ЭСУД - программное обеспечение ЭСУД должно легко

адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда вытекает

необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами:

· методом компонентного проектирования,

· с использованием средств CASE - технологии проектирования ИС.

Метод компонентного проектирования основан на использовании готовых

программных средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для

решения отдельных групп задач, например, получения и ведения системы

электронных документов, хранения и поиска электронных документов, пересылки

документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на

первом этапе – после установки подвергаются настройке на параметры предметной

области и объединяются в единую систему, поскольку каждый из них обладает

свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы – на втором

этапе осуществляется постоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям

условий функционирования: изменению состава задач и состава функций,

количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа

пользователей, поскольку все компоненты ЭСУД обладают свойствами

масштабируемости, открытости, модульности и т.д.

Использование CASE - технологии проектирования ИС дает возможность

осуществлять адаптацию программного обеспечения к специфике его эксплуатации

другим методом, который основывается создании CASE-модели системы и

автоматической генерации программного кода. Применение этого метода

проектирования позволяет на этапе исследования предметной области и проблем

совершенствования документооборота на предприятии создавать и поддерживать

информационную модель всей системы. При этом решаются три основные задачи:

· Построение модели существующей в организации технологии работы –

формулируются и описываются функции подразделений, решаемые ими задачи и

технология их выполнения.

· На основе анализа модели существующей технологии определяются

основные направления ее совершенствования.

· Разрабатывается модель будущей (автоматизированной) информационной

системы – определяется набор автоматизируемых функций, структура единой

автоматизированной базы организации, схемы и алгоритмы обработки информации и

т.д., на основе которой осуществляется генерация баз данных и программных

кодов обработки. На этапе эксплуатации полученной системы все изменения

вносятся в информационную модель, которая подвергается повторной генерации

баз данных и кодов, тем самым осуществляя адаптацию ее к изменениям условий

эксплуатации.

7. Назначение и содержание работ с модулем СЭДО.

Требования к программному и техническому обеспечению

СЭДО предназначена для интеграции всех информационных приложений в единую

информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех

пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления

необходимой информацией. Система электронного документооборота должна

позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов,

контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и

регулировать его.

СЭДО имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования

технологии "docflow", связанной с планированием и управлением

документопотоками, до технологии "workflow", предназначенной для управления

деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и

создаются документы .

Системы, основанные на применении технологии "workflow", получили название

Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для

моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии,

контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения,

реструктуризации системы управления фирмы. Системы класса "docflow"

ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке

которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов

определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в

организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы

этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с

большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные

процедуры обработки.

Требования к программному обеспечению

Требования к ресурсам:

1. Операционная система

2. СУБД

· Необходимость приобретения сторонней СУБД

3. Зависимость от сторонних продуктов

· наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

4. Аппаратная часть

· производительность компьютеров

Стоимость продукта

1. Стоимость дополнительного программного обеспечения

· СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

2. Закупка нового оборудования

3. Затраты на обучение персонала

4. Затраты на подготовку готового решения

Удобство сопровождения

1. Документация

· соответствие документации текущей версии продукта

· наличие электронных обучающих материалов

· освещенность вопросов расширения системы

2. Возможности расширения системы

3. Техническая поддержка системы

Удобство использования

1. Простота выполнения базовых операций пользователя

· доступность управляющих элементов

· количество элементарных операций для выполнения действий

Требования к техническому обеспечению

Идентификация пользователей

1. Аутентификация

· защищенность протокола связи

· интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей

2. Авторизация

· возможность организации различных уровней доступа к данным для

пользователей и групп пользователей

· организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем

или группой пользователей

3. Разграничение прав доступа к документам

· возможность установки различных прав доступа к документам (чтение,

редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей

· делегирование прав доступа к документу от одного лица другому

Хранилище документов

1. Производительность хранилища данных

· зависимость скорости работы с документами от количества документов

в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей

2. Поиск документов

· поиск по полям документа

· контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам

3. Архивация документов

· вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

4. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

5. Репликация данных

· только для чтения

· с возможностью сохранения изменений

Работа с документами

1. Работа с типами документов

· создание новых типов

· наличие конструктора форм

· справочные (подстановочные) поля

· история документа

· отслеживание версий документов

2. Конвертация документов

· сканирование

· импорт из других форматов файлов

3. Электронная подпись

Работа с бизнес-логикой

1. Маршруты движения документов

2. Задания (задачи) для пользователей

3. Работа с пользовательскими сценариями

8. Обзор пакета “Documentum”

Несколько лет назад компании производители СУБД позволили предприятиям

значительно улучшить управление данными, представленными в электронном виде,

или, как мы сейчас говорим, содержанием, за счет представления их в виде

строк и колонок электронных таблиц. Те компании, которые начали использовать

в повседневной работе электронные базы данных, смогли в результате

существенно повысить свою эффективность. Именно электронным таблицам мы

обязаны появлением бухгалтерских, учетных, банковских систем, систем для

страхования, заказа билетов и бронирования гостиниц и тому подобным широко и

повсеместно распространенным сегодня приложениям.

Однако, содержание далеко не всегда представлено в удобном структурированном

формате. Чтобы убедиться в этом, достаточно взглянуть на экран компьютера

типичного служащего вашей компании — вы увидите там потрясающее разнообразие

видов неструктурированного содержания: документы, подготовленные в MS Word,

брошюры в формате PDF, картинки в JPG, аудиозаписи, видеоклипы, вебстраницы в

формате XML и HTML и так далее и тому подобное в зависимости от того, чем

именно занимается ваше предприятие и конкретный сотрудник.

Увы, это не электронные таблицы, с которыми мы все научились так легко

обращаться, однако, оказывается, что и это море файлов различных форматов

содержит жизненно необходимую для успеха вашего бизнеса информацию, причем

содержит в гораздо большей степени, чем те данные, которые можно привести к

структурированному виду. Многочисленными исследованиями установлено, что

более 80% содержания, необходимого для функционирования предприятия, является

именно неструктурированным, но всего лишь 10% предприятий используют те или

иные системы для управления этим содержанием.

Documentum 5 — корпоративная платформа, предоставляющая единообразные

графическими изображениями, чертежами, видеофайлами и т.п.

Управление содержанием в масштабе предприятия (Enterprise Content Management)

позволяет обеспечить всех сотрудников возможностью создания, управления,

персонализированного представления и распространения содержания

непосредственно в ходе выполнения ими своих обычных служебных обязанностей.

Семейство продуктов Documentum, созданное на основе многолетнего опыта

управления электронным содержанием, обеспечивает открытую, масштабируемую и

надежную платформу для построения и развертывания решений по автоматизации

различных прикладных задач, связанных с управлением содержанием в

деятельности предприятия, поддержке корпоративных информационных порталов и

порталов групповой работы, управления качеством продукции на всех этапах

производственного процесса, а также динамического управления содержанием

глобально распределенных веб-сайтов.

Documentum является единственной полнофункциональной ECM платформой, которая

позволяет управлять информационными активами предприятия таким образом, что

превращает их в конкурентные преимущества.

Мы много говорим о преимуществах этой системы, так давайте пройдемся по

некоторым из них.

Масштабируемость, проверенная мировым опытом использования в

крупнейших мировых корпорациях и обеспечивающая возможность одновременного

доступа неограниченного числа пользователей и поддержку многочисленных

распределенных хранилищ неограниченного объема.

Управление информационным содержанием документов в традиционных и современных

форматах сегодня выходит за границы корпоративной сети, давая возможность

обмена данными между удаленными подразделениями предприятия, предприятиями-

партнерами и конечными клиентами.

Распределенность корпоративного хранилища электронных документов достигается

в Documentum за счет архитектуры системы, которая может быть основана как на

едином сервере, обрабатывающем все документы территориально распределенных

подразделений и подведомственных предприятий, так и на нескольких серверах,

расположенных в каждом территориально-распределенном подразделении

предприятия, объединенных в единую информационную сеть, с централизованным

интернет-доступом к хранилищам данных предприятия, которое автоматически

синхронизируется по содержанию атрибутивной информации об электронных и

бумажных документах между подразделениями, филиалами, цехами, давая

возможность получать доступ к необходимой информации в масштабе реального

времени.

Сервер Documentum одинаково просто поддерживает управление документами в

любых распределенных сетевых структурах, предоставляя прозрачный доступ к

информации на любом из нескольких серверов в локальной или глобальной "сети -

пользователь даже может не знать, где документ находится. Широкий набор

функций и настроек по репликации баз документов позволяет осуществлять

интеллектуальное, выборочное копирование путем простых операций - рассылка

всем, сбор со всех и т.д. Documentum хранит атрибуты документа, его

структурированную часть - в СУБД, а его содержание, неструктурированную

часть, в файлах, которые размещаются в файловой системе сервера документов.

Documentum имеет развитые и надежные средства миграции документов по

различным типам носителей данных. При этом поддерживаются разные уровни

скоростей носителей: от самых быстрых - жестких дисков, до самых медленных -

библиотек магнитооптических дисков, CD и DVD-библиотек. Объем носителей ничем

не ограничен, также как и количество атрибутивной информации и при нарастании

требует лишь перехода на более производимые аппаратные платформы.

Используя платформу Documentum, мобильные и редко подключающиеся пользователи

компании смогут получить доступ и редактировать данные, из любого места, где

есть интернет-доступ, подключаясь к хранилищам данных или их федерациям,

хранилищам данных, которые объединены едиными правилами, начиная от доступа к

информационным ресурсам, и кончая структурированием, размещением

информационного, содержания внутри хранилищ, вне зависимости от места

нахождения.

Они также могут назначить избранные документы, которыми они хотели бы

пользоваться даже тогда, когда он-лайновый доступ к хранилищам данных будет

невозможен. После возобновления соединения, эти удаленные пользователи смогут

провести синхронизацию данных, чтобы сохранить измененные документы и

обновить избранные документы, модифицированные после последней синхронизации.

Эта функциональность платформы Documentum значительно упрощает доступ к

данным тем сотрудникам, которые часто работают вне офиса, позволяя постоянно

иметь все необходимые данные и продолжать работу.

Безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к

документам, поддержкой протоколов LDAP и SSL, так и возможностью подключения

внешних средств криптографии и электронной подписи.

Все информационные объекты, хранимые в хранилищах данных Documentum, защищены

по многомерной матричной схеме безопасности. Модель безопасности платформы

Documentum является одной из наиболее развитых среди систем подобного класса.

Матрица уровней доступа, который назначается пользователям, создается и

редактируется в защищенном редакторе системы, к которому имеют доступ как

администраторы системы, так и руководители групп (отделов), устанавливающие

полномочия в рамках доступных руководителю. В иерархии организации доступа

существуют различные уровни, в том числе на уровнях ОС, хранилищ данных,

доступа к функциям редактирования документа, ролей пользователя в бизнес-

процессе, управления жизненным циклом документа и многих других.

В силу объектно-ориентированного подхода, используемого при организации

структур хранения на базе платформы Documentum, система безопасности

позволяет протоколировать действия, связанные не только с документами, но и с

их отдельными частями. Причем типы протоколируемых действий, как и типы самих

объектов, подлежащих контролю, настраиваются отдельно. Благодаря

многоуровневому матричному принципу организации доступа пользователей к

необходимым данным, базирующемуся на системах безопасности сетевой ОС и

используемой СУБД, система безопасности платформы Documentum обеспечивает

дополнительный уровень безопасности, тесно связанный с так называемыми

ролевыми функциями пользователей в общем рабочем процессе. Благодаря такому

подходу сверх обычных персональных прав доступа можно задать множественные и

многоуровневые дополнительные права доступа пользователей к объектам данных в

соответствии с различными уровнями полномочий - ролей пользователей на всем

протяжении любого рабочего процесса, варьирующимися от значения "не имеет

доступа" до полномочий, позволяющих удалять документ или объект их хранилища.

После того как все установки безопасности заданы и пользователь

зарегистрирован, система безопасности платформы Documentum автоматически

отслеживает любые операций с любыми информационными объектами, находящимися в

любых, сколь угодно распределенных хранилищах данных и участвующими в любых

рабочих процессах, четко соблюдая установленные ограничения. Дальнейшему

повышению уровня безопасности структур хранения, основанных на платформе

Documentum, способствует наличие жизненных циклов самих хранимых объектов.

Система безопасности платформы Documentum защищает целостность данных в

течение всего их жизненного цикла, от создания и согласования до утверждения,

публикации, архивации и/или удаления. Система мониторинга жизненных циклов

хранимых объектов данных тесно интегрирована с системой управления бизнес-

процессами, что позволяет администраторам структур хранения устанавливать

права доступа к объектам данных автоматически на основе заранее разработанных

регламентов работы с этими объектами, например, инструкций для сотрудников, а

не полагаться на дисциплинированность и ответственность персонала.

Для удаленного доступа и прямых подключений к хранилищам данных на базе

платформы Documentum в системе безопасности используются различные уровни

парольной проверки подлинности и шифрования данных. Система безопасности

имеет множество методов проверки подлинности, начиная с передачи

незашифрованных паролей и кончая специальными настраиваемыми механизмами. В

зависимости от выбранного уровня парольной проверки подлинности можно также

задать тип шифрования данных. И, наконец, чтобы еще более повысить

безопасность удаленного подключения, можно настроить параметры ответного

вызова

Открытость, обеспечивающая бесшовную интеграцию с приложениями

электронного бизнеса, функционирующими на предприятии информационными

системами, а также с различными приложениями и средствами разработки. Поддержка

таких ведущих стандартов и средств разработки, как XML, XSLT, DOM, COM, SAX2,

DTD, VB, ODMA, WfMC, J2EE, Java, HTML, C и C++.

Автоматизация бизнес-процессов управления контентом на протяжении

его жизненного цикла, включая его создание, редактирование, утверждение,

распространение и архивацию. Проектирование жизненного цикла контента и

шаблонов бизнес-процессов средствами визуальных графических редакторов.

Персонализация контента при доставке пользователю на основе

автоматической категоризации по атрибутам и ключевым словам.

Глобализация или поддержка распределенных многоязычных хранилищ и

многоязычных веб-сайтов. Обеспечивается связь оригинальной версии содержания

документа и его переводов на другие языки.

Многоканальное распространение контента, включая публикацию на

веб-сайтах, вывод на печать, CD и WAP-совместимые устройства, такие как

мобильные телефоны и карманные компьютеры.

Поддержка более 200 форматов файлов, включая форматы офисных

приложений, почтовые, графические, звуковые, видео и другие форматы.

Возможность одновременной поддержки нескольких представлений (внешних видов,

форматов) одного и того же документа.

В крупных компаниях, использующих различные программные средства подготовки

информационных и других материалов, очень часто встает одна и та же проблема

- проблема совместимости форматов данных как для их последующего

использования в общих процессах, так и для доставки заказчикам. Платформа

Documentum на текущий момент поддерживает более 200 известных форматов

представления данных. Это офисные, почтовые, графические, звуковые, видео и

многие другие форматы. Работая в информационной среде платформы Documentum,

пользователи могут сохранять одновременно несколько представлений - внешних

видов и форматов одного и того же документа на разных языках. Хранилище

данных на базе платформы Documentum автоматически синхронизирует содержимое

всех сохраненных представлений документов и данных. При запросе, вводе и/или

импорте документов их формат автоматически определяется и переводится в ту

форму или формат, которые требуются пользователю, либо предоставляется

возможность выбора формата представления при нахождении требуемого документа

в хранилище.

Интеграция с лучшими продуктами мировых производителей программного

обеспечения: Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Lotus Notes, ABBYY

Fine Reader.

Для обеспечения связи между пользователями компании, а также для привлечения

пользователей к участию в управленческих бизнес-процессах, как то совместная

разработка, согласование, утверждение и прочие процессы, ежедневно

возникающие на любом крупном предприятии, платформа Documentum предоставляет

на выбор либо использование существующей системы доставки электронной почты,

либо собственную системы доставки сообщений.

Тесная интеграция функционала платформы Documentum с самыми распространенными

системами доставки электронной почты, такими как MS Exchange и Lotus Notes,

дает возможность пользователям, получившим сообщения, содержащие ссылки на

документы или поручения Documentum, выполнить необходимые действия прямо из

интерфейса почтового приложения по ссылке на них.

Интеграция платформы Documentum и почтовой системы компании позволяет

устранить узкие места в корпоративной информационной системе территориально

распределенной компании, связанные с оседанием критически важной информации.

Сохранение любых почтовых сообщений, содержащих необходимую информацию в

едином и централизованном хранилище данных на базе платформы Documentum,

делает ее доступной для коллективной обработки, просмотра и повторного

использования пользователям, которые используют другую почтовую систему,

создавая единое информационное пространство и обеспечивая всех пользователей

своевременной и непротиворечивой информацией.

Возможность быстрой настройки, развертывания и тиражирования приложений

на базе Documentum с помощью специальных интерфейсов "без программирования".

Возможность функционирования в различном аппаратном и программном

окружении - поддержка различных операционных систем (Windows NT, 2000,

XP, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2,

Sybase).

Мощные административные возможности для централизованного управления

распределенной системой.

Крупным организациям с распределенной инфраструктурой, расположенных на

множестве географически удаленных площадок, необходимо обеспечивать контроль

доступа ко множеству различных хранилищ данных, обслуживать пользовательские

запросы и обеспечивать работоспособность пользовательских приложений. Решение

этих задач может быть достаточно затруднительным для системных

администраторов, но использование платформы Documentum упрощает их при помощи

модуля Administrator - высокопроизводительного инструментального средства,

которое устраняет сложность содержания распределенных глобальных

конфигураций.

Administrator представляет собой веб-интерфейс, поддерживающий обычные веб-

браузеры. Это дает системным администраторам простое в использовании средство

доступа ко всем компонентам в среде распределенной прикладной системы на

основе любой компьютерной платформы.

Administrator предоставляет мощные возможности для централизованного

управления распределенными системами, включая глобальное управление

пользователями и группами, мощную систему репликации хранилищ Docbase и

автоматизацию рутинных административных задач при помощи агентов

автоматизации. Docbase-федерации - это группы сотрудничающих баз Docbase

имеющих общие определения и правила доступа для обеспечения целостности

операций между хранилищами Docbase и управляемые также через модуль

Administrator. Теперь администраторы приложений могут решать большое

количество задач, включая управление форматами и шаблонами, управление

полнотекстовой индексацией, а также мониторинг и управление сеансами доступа

пользователей - и все это через знакомый веб-браузер.

Модуль Administrator содержит полный комплект административных программ-

агентов, которые упрощают обслуживание и сокращают издержки на содержание

системы, действуя как "роботы" для обеспечения административных задач и

запланированных событий. Программы-агенты автоматически выполняют такие

задачи, как создание отчетов о потоках работ (workflow), предупреждений о

потенциальной нехватке дискового пространства, отчетов о конфигурации и

использовании баз Docbase, а также выполняют очистку и репликацию баз

Docbase.

Каждый программный агент может быть легко модифицирован для автоматизации

таких дополнительных действий, как выполнение серверных функций, запуск

потоков работ, извещение пользователей об изменениях или об информации "для

чтения и понимания", извлечение данных из внешних систем или сбор информации

в веб. Поскольку программы-агенты написаны на языке Docbasic, языке,

основанном на Microsoft Visual Basic, разработчикам также не составляет труда

создавать новые агенты для автоматизации любой обычной задачи или операции.

Страницы: 1, 2