b>1.3 Правовое регулирование информации
Информация - необходимый элемент жизни, как отдельного человека, так и общества в целом. По мере развития общества развиваются и наши представления об информации, расширяется использование и распространение информации. Это связано в первую очередь с созданием и совершенствованием новых технологий и средств распространения информации.

Само понятие "информация" имеет различные определения:

1) В латинском языке "informatio" обозначает "разъяснение", "изложение", "осведомление". Закупень Т.В. Информация и ее правовое регулирование //Журнал Российского права. - 2004. - №1. - С. 31. Понятие "информация" здесь функционирует как элемент повседневно-бытовой коммуникации.

2) В конце 50-х годов прошлого века один из основоположников кибернетики Н. Винер определил информацию как "обозначение содержания", полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему наших чувств. Воробьева Е.В. К вопросу о понятии предмета информационного права //Финансовое право. - 2007. - №7. - С.23. В данном определении устанавливается, что информация нематериальна и что информация - это определенное содержание, то есть сведения, факты, получаемые из внешнего мира в процессе взаимодействия с внешним миром.

3) Толковый словарь русского языка С.И. Ожегова определяет информацию как:

сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах;

сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-либо. Мозолин В.П. Информация и право //Журнал Российского права. - 2004. - №8. - С. 54.

4) Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ (в ред. от 21.03.2002 г) определяет информацию как сведения о лицах, предметах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 года №24-ФЗ. Ст. 2.

В законе об информации, информатизации и защите информации "документ" определяется как - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Таким образом, понятие электронного документа рассматривается в единстве зафиксированной информации (виде файлов), реквизитов и носителя информации. Реквизиты электронного документа могут быть зафиксированы как в электронном виде, так и в документе на бумажной основе. Электронный документ становится "документом" только тогда, когда мы сможем воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора.

В Федеральном законе заложены основы придания юридической силы электронным документам. В соответствии с ним: "Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке установленном законодательством РФ. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью".

На момент принятия этого закона отсутствовал закон об ЭЦП, поэтому единственным способом была распечатка документа и его удостоверение у должностного лица "в установленном порядке". В каком нормативном акте искать этот порядок, где найти такое должностное лицо и как частным лицам использовать ЭЦП в законе определено не было.

В федеральном законе вводятся определения собственника, владельца и пользователя информационных ресурсов. Собственник вправе распоряжаться электронными документами по своему усмотрению, однако различные органы власти могут затребовать у него этот документ и собственник, согласно законодательству не может им отказать. Владелец ограничен в правах, он может только владеть, но не распоряжаться. Пользователь может только получать информацию, не претендуя ни на владение, ни на распоряжение информационным ресурсом.

1.4 Правовая охрана баз данных
Понятие базы данных в Российском законодательстве дано в ФЗ "Об авторском праве и смежных правах" от 09.07.1993 года № 5351-1 (статья 4) и ФЗ "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных от 23 сентября 1992 года № 3523-1".

В РФ базы данных могут являться объектами авторского права. В ст.7 ФЗ "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных от 23 сентября 1992 года № 3523-1" авторское право признается за автором, его наследниками или иными правопреемниками автора независимо от гражданства. Авторское право признается за гражданами РФ БД которых выпущена в свет или находится в какой-либо объективной форме на территории иностранного государства, или за их правопреемниками.

Существует два критерия признания базы данных объектом авторского права:

База данных должна иметь творческую организацию и (или) подборку элементов;

В процессе составления не должны нарушаться права авторов охраняемых произведений науки, литературы или искусства, включаемых в базу.

Если база данных не соответствует этим условиям, то она не является объектом авторского права, не охраняется и, следовательно - допускается ее свободное использование.

С 01.01.2008 года вступила в силу последняя четвертая часть Гражданского кодекса РФ. Цель принятия четвертой, заключительной части ГК РФ, разработанной по инициативе главы государства, - полная кодификация законодательных норм об интеллектуальной собственности. Принятый документ содержит общие положения, относящиеся ко всем результатам интеллектуальной деятельности и средствам индивидуализации. Он заменит целый ряд действующих сейчас правовых актов: Патентный закон РФ, а также законы "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров", "Об авторском праве и смежных правах", "О правовой охране топологий интегральных микросхем", "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" и "О селекционных достижениях". В новый документ включены не только традиционные для отечественного законодательства, но и новые правовые институты в сфере интеллектуальной собственности: (право на секреты производства (ноу-хау), право на фирменное наименование и коммерческое обозначение), а также в сфере авторского права (право на содержание базы данных и право публикатора произведения науки, литературы или искусства).

1.5 Действующие законы в области электронных документов
Впервые термин "электронный документ" был юридически закреплен в Федеральном законе "Об электронной цифровой подписи" от 10.01.2002 года: Электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

27 июля 2006 года вступил в силу новый Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" № 149-ФЗ. Статья 1 посвящена сфере действия закона. Она практически ничем не отличается от статьи 1 ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации регулирует отношения, которые возникают при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.

В ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" были исключены бывшие в законе 1995 года термины: "информатизация", "информационные процессы", "информационные ресурсы", "информация о гражданах", "средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий", "собственник информационных ресурсов, информационных систем и технологий и средств их обеспечения", "владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения", пользователь информации.

В ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" были введены следующие новые понятия:

информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации;

доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;

электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

предоставление информации - действия направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;

распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц.

ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" расширил понятие "информация": "Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от их представления". Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ. Ст. 2. В данном контексте термин "информация" становится универсальным, он обозначает любые сведения о ком-либо или о чем-либо, получаемые из любого источника в любой форме: письменной, устной, визуальной и т.д.

В ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" вызывает множество вопросов определение "документированной информации". Согласно закону документированная информация - это информация, зафиксированная на материальном носителе путем документирования информации. Однако, в ст.11 - Документирование информации, не поясняется, что же такое процесс документирования по существу.

Основной недостаток данного закона состоит в том, что его положения прописаны недостаточно четко, и это прежде всего касается понятийного аппарата. Однако, несомненным достижением является включение в закон статьи, приводящей в единообразие состояние делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления и приравнивающей электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью.

1 июля 2007 года был введен в действие новый стандарт в области делопроизводства - Гост Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования". Он был создан на основе международного стандарта ISO 15489-1: 2001 "Information and documentation. Records management" ("Информация и документация - Управление документами"). Варламова Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства //Секретарь-референт. -2007. - № 6.

Создание и внедрение стандартов, в практику работы организаций, позволяет не допустить хаоса в сферах документационного и информационного обеспечения управления. Для России это является наиболее актуальным, так как государство фактически не регулирует делопроизводство.

Национальный стандарт России - Гост Р ИСО 15489-1-2007 был разработан ВНИИДАД в соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006-2007 годы.

Гост Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:

Область применения;

Нормативные ссылки;

Термины и определения;

Преимущества управления документами;

Нормативная среда;

Политика управления документами и ответственность;

Требования к управлению документами;

Проектирование и внедрение системы управления документами;

Процессы управления документами и контроль;

Мониторинг и аудит;

Обучение.

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций. Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.). Действие Гост Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы всех форматов и на всех носителях (в том числе и на электронных), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

Федеральным законом "О техническом регулировании" от 27.12.2002 № 184 ФЗ было установлено, что стандарт носит рекомендательный характер. Но несмотря на это стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001 и обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствии системам менеджмента качества (СМК). Варламова Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства //Секретарь-референт. -2007. - № 6.

Гост Р ИСО 15489-1-2007 содержит раздел "Политика управления документами и ответственность". Для отечественной практики ДОУ он имеет очень большое значение, так как в нем сказано что ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации. Ответственность распределяется между всеми сотрудниками организации и зависит от их должностных обязанностей и занимаемого поста.

В новом стандарте были заложены принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость "создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени".

Стандарт содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Гост Р ИСО 15489-1-2007 обладает важной особенностью - его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Из этого следует, что системы традиционного и электронного документооборота могут существовать параллельно и система управления документами включает оба эти направления.

Одним из нововведений данного стандарта является стандартизированная возможность распределенного хранения и управления документами. Организациям предоставляется право физически хранить документы в одной организации, а управлять ими и возложить ответственность за их сохранность либо на организацию - создателя документов, либо на другой полномочный орган. Данный порядок распространяется на документы, как на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях.

Действие Гост Р ИСО 15489-1-2007 не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, но несмотря на это в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения политики процедур управления документами.

В заключении, необходимо отметить, что Гост Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" распространяет единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, тем самым, способствуя возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.

Глава 2. Электронный документ в зарубежном законодательстве
Последнее десятилетие XX в. прошло под знаком бурного развития компьютерной техники и информационных технологий. В технологически развитых государствах реализуют программы по адаптации граждан к новой информационной среде. Многие страны объявили о создании "электронных правительств", подразумевая под этим представление в Интернете исчерпывающей информации о деятельности правительственных органов и интерактивное общение с гражданами. Особое внимание уделяется развитию глобальных информационных систем и становлению электронной торговли. С этой целью формируется соответствующая законодательная база. Во многих странах ведется работа по принятию законов об электронной торговле и электронных документах, некоторые их уже приняли. Так, например, в Германии - "Informations - und Kommunikationsdienste-Gesetz" от 13 июня 1997 года; в Австралии - "An Act to facilitate electronic transactions, and for other purposes". Australia, 1999; В республике Беларусь - "Об электронном документе", 357-З от 10 января 2000 года; В США - "Electronic Signatures in Global and National Commerce Act", вступил в силу с 1 октября 2000 года; в Великобритании - "Electronic Communications Act 2000". Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России электронные архивы? //Отечественные архивы. - 2002. - №5. - С. 19.

Декларация всемирной конференции "Повестка дня - XXI век" (Рио-де-Жанейро, 1992), к которой присоединилась и Россия, закрепила ряд принципов устойчивого развития цивилизации, смысл которых сводится к тому, что в центре внимания государства должны находиться люди, которые имеют право на здоровую плодотворную жизнь в гармонии с природой, а главным мотивом деятельности государств должно являться обеспечение безопасности в настоящем и устойчивое развитие цивилизации в будущем на основе обеспечения личной свободы граждан в пределах, не приводящих к повышению риска катастроф и кризисов в развитии общества. Данные принципы являются руководством к действию для всех стран, в том числе и в сфере применения и развития информационно-электронных технологий. Степанов О.А. Ключевые аспекты правового регулирования использования и развития информационно-электронных технологий // Государство и право. - 2004. - №4. - С.72.

С 18 по 20 декабря 1996 г. в Брюсселе (Бельгия) состоялся Форум по электронным документам, проведенный Европейской комиссией (ЕК) Европейского Союза (ЕС). Одним из главных его организаторов был Исторический архив ЕК (директор Х. Хофманн). Ларин М. В. Форум по электронным документам //Отечественные архивы. - 1997. - №2. - С. 100.

В форуме приняли участие 300 специалистов из европейских стран, США и Канады, в том числе представитель России. Обсуждались возможности более тесного сотрудничества по вопросам управления документами в электронном виде. Основные темы докладов касались информационных потоков, жизненного цикла электронных документов, отношений между создателями, пользователями и хранителями информации, терминологических проблем и др.

По итогам обсуждения участники форума приняли рекомендации для Европейской комиссии. Было решено опубликовать материалы форума на английском, французском и немецком языках. Обращалось внимание на необходимость решения в рамках ЕК ряда актуальных вопросов: о согласованной межгосударственной политике по отношению к электронным документам, усилении стандартизации в области электронных документов, улучшении подготовки кадров (создание специальной программы), исследованиях юридических проблем использования на практике электронных документов, содействии открытию прямого доступа граждан к информации через архивные службы.

Второй DLM-Форум европейского Союза "Европейские государства и электронная информация" состоялся 18-19 октября 1999 г. в Брюсселе. Вальберг Х. Электронные документы в архивах // Отечественные архивы. - 2004. - №1. - С. 77. Он поставил задачу создать концепцию общеевропейского стандартизированного цикла семинаров по управлению электронными документами для повышения квалификации архивистов, информационных менеджеров и сотрудников государственных структур управления. В качестве его существенного результата нужно отметить разработку большого проекта "Европейская учебная программа по управлению электронными архивными данными" (E-term).

Этот проект финансируется Леонардо-программой, он был выдвинут Архивным институтом Нидерландов, а затем поддержан несколькими европейскими институтами. Среди них: Нидерландский архивный институт, Университет Нортумбрия в Нью-Кастле (Великобритания), Университет Тампере (Финляндия), Университетский колледж Лондона, Университет в Порто (Португалия), Центр подготовки архивистов в Уффици (Италия) и Высшая специальная школа в Потсдаме.

Особым направлением деятельности национальных архивных органов является управление электронными документами, которое еще обозначают как управление документами. Зарубежные архивисты принимают участие в управлении электронными документами уже на стадии их создания в делопроизводстве. Архивные службы издают стандарты, руководства и методики по управлению документами. Они распространяются на документы любого формата в процессе их полного жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на государственное хранение.

В 1970 году был создан Международный совет по управлению документацией, в который вошла 31 страна. В ноябре 1985 года в Маниле (Филиппины) состоялся I конгресс совета, посвященный революции в управлении документацией. Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) //Отечественные архивы. - 1992. - №2. - С.101. Здесь обсуждались проблемы, связанные с компьютеризацией обработки информации: изменения в технологии обработки документов, статус документов в 80-е годы XX века, перспективы развития управления документацией и информацией в XXI веке и т.п. В 1988 году в Канберре (Австралия) состоялся конгресс совета.

Деятельность архивных органов по методическому регулированию вопросов управления электронными документами складывается из установления четкой системы управления электронными документами; обеспечения сохранности электронных документов, отобранных на постоянное хранение; обеспечения доступности электронных документов для широких кругов пользователей. Для деятельности архивных органов особое значение имеют международные стандарты, которые разрабатываются Международной организацией по стандартизации (ИСО). Международный стандарт ISO 15489-1: 2001 "Информация и документация - Управление документами", был разработан подкомитетом № 11 "Управление архивами" (документами)", действующим в структуре технического комитета №46 "Информация и документация" Международной организации по стандартизации. Варламова Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства // Секретарь-референт. - 2007. - №6. Создание данного стандарта позволило совершить значительный шаг вперед в области делопроизводства. Международный стандарт регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях (в том числе и электронных) создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности. Изначально стандарт был создан на основе австралийских стандартов и только в процессе обсуждения в комитете ИСО приобрел универсальный характер, объединив в себе передовой опыт других стран.

Международный стандарт ISO 15489-1: 2001 состоит из двух частей: "Part 1: General" (Общие принципы) и "Part 2: Guidelines" (Практическое руководство). Первая часть стандарта содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях. К таким принципам относятся установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации, распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процессов и технологий. Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1: 2001. Международный стандарт фактически является техническим отчетом, который относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта. Основная цель разработки стандарта - предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1: 2001.

Международный стандарт ISO 15489 устанавливает три способа обеспечения сохранности документов:

Копирование - это создание идентичной копии документа на том же носителе (бумаге, микроносителе, электроном носителе).

Конверсия на другой носитель - это перенос документа с одного носителя на другой (изменение формы документа) с сохранением содержания, идентичного первоначальному (например, микрофильмирование бумажных документов, сканирование).

Миграция - это периодический перенос электронных документов с одного технического/программного средства на другое в целях обеспечения возможности использования эти документов в будущем. Рысков О.И. Об основных направлениях деятельности зарубежных архивных органов в области исследования и нормативного регулирования работы с электронной документацией // Секретарское дело. - 2005. - № 3. - С. 82.

В стандарте ISO 15489 были перечислены требования, которые должны соблюдаться для обеспечения качественного хранения документов:

Документы должны быть легко доступны и расположены в доступных местах;

Оборудование хранилища должно соответствовать форматам документов и не наносить им ущерб;

Помещения для хранения должны обеспечивать соответствующий температурный и влажностный режим, защиту от огня, воды и прочих факторов внешнего воздействия.

На основе международного стандарта ISO 15489-1: 2001 в разных странах мира были приняты свои национальные стандарты по управлению деловой документацией. При этом при разработке национальных стандартов особое внимание уделяется первой части ISO, вторая часть используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ. В России с 1 июля 2007 года был введен в действие идентичный международному стандарту ISO 15489-1: 2001, новый национальный стандарт - Гост Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Варламова Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства // Секретарь-референт. - 2007. - №6.

В зарубежном архивоведении, наряду с обеспечением сохранности документов большое внимание уделяется вопросу установления стандартных правил и процедур управления документами, обеспечения контроля над документами роли архивистов в этом.

К одному из основных компонентов управления электронной документацией, за рубежом относится Имиджинг. Термин "имиджинг" является синонимом термину "оцифрование" ("цифровой электронный имиджинг"). В зарубежных источниках термин "имиджинг" определяется как распознаваемая и легитимная форма копирования документов. Слово было введено для объединения одним понятием всех составляющих работы с изображением. В настоящее время существует три типа имиджинга документов в государственной и негосударственной сфере управления: микрография, оцифрование и смешанный тип, который позволяет оцифровать микрофильмированные документы. В зарубежном архивоведении существует ряд стандартов в области имиджинга, необходимых для обеспечения аутентичности (подлинности) документной информации, выполнения требований к доказательной силе документов, обеспечения сохранности документации. Такие стандарты принимаются на корпоративном, государственном и на международном уровне:

Международный стандарт ИСО/ТО 15801: 2004 "Электронный имиджинг - Информация, хранящаяся в электронном виде - Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности". Данный стандарт описывает внедрение и эксплуатацию систем информационного менеджмента, которые хранят информацию в электронном виде и для которых важны достоверность, надежность и целостность информации. Он охватывает полный жизненный цикл электронных документов, от включения документов в систему до уничтожения; Международный стандарт ИСО/ТО 12654: 1997 "Электронный имиджинг - Рекомендации по управлению системами электронной записи при записи документов, которые могут потребоваться в качестве, на оптический диск с однократной записью и многократным считыванием"; Международный стандарт ИСО/ТО 12037: 1998 "Электронный имиджинг - Рекомендации по удалению информации, записанной на неперезаписываемом оптическом носителе". Международная организация по стандартизации также принимает стандарты по качеству и прикладным задачам электронного имиджинга.

Обязательной частью управления электронными документами, в зарубежном архивоведении, является управление метаданными. Метаданные - это данные, которые описывают контекст (под контекстом имеется в виду ситуация, которая послужила причиной для произошедших событий, создания и хранения, фиксирующих эти события документов), контент (содержание) и структуру документов, а также управление документацией в течение времени.

Стандарты делопроизводственных метаданных - особый тип стандартов метаданных, они должны обеспечить значимость, управляемость и длительность существования документации организации. Стандартизация делопроизводственных метаданных в течение нескольких лет проводилась на национальном уровне, а в последние годы перешла на международный уровень. Международный стандарт ИСО 23081 "Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов" посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.

В стандарте ИСО 23081 были определены пять типов метаданных и установлены требования к этим категориям метаданных, исходя из требований ИСО 15489:

О самом документе;

О принципах и правилах управленческой деятельности;

О лицах, участвующих в процессе управления и делопроизводства;

Об управленческой деятельности и ее процессах;

О делопроизводственных процессах.

В настоящее время у специалистов нет единого мнения о составе и наборе метаданных. Остается открытым вопрос смогут ли системы метаданных заменить традиционное архивное описание.

В условиях нового времени произошел переход от управления документальными комплексами, к созданию систем для управления и хранения документов. Такая система используется для описания управленческих процессов, правил, процедур, практики, кадров и автоматизированных механизмов. Основной задачей здесь является определение набора требований к системе управления документами. В частности, система должна отвечать правовым и организационным требованиям, национальным и международным стандартам, соответствовать лучшей практике работы с документацией. Система должна включать все управленческие документы и все метаданные, относящиеся к управленческому процессу. Она должна защищать документы от случайного или преднамеренного удаления, обеспечивать работу со всеми компонентами документа. Система должна гарантировать, что документы могут использоваться в будущем, что содержание документа и все необходимые метаданные можно будет без потери информации воспроизвести в новой системе.

В результате различных проектов было создано несколько перечней требований к системам управления документацией. В 2001 году для Европейского Союза была подготовлена Спецификация Модельных требований к управлению электронными документами (MoReq). В них содержатся функциональные требования к системе управления электронными документами. MoReq де-факто стали стандартом в Европе. Они применяются не только в странах Европейского Союза, но и в некоторых других странах (так например, требования к системам управления электронными документами в Великобритании, США, Австралии, Канаде).

Стандарт может использоваться:

Потенциальными пользователями: как основа для подготовки конкурсных требований (технического задания);

Пользователями: как основа для проведения аудита и проверки существующих автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ);

Учебными заведениями: как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному делопроизводству и как учебный материал;

Поставщиками и разработчиками АС ДОУ: как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик.

Европейский стандарт MoReq доступен на официальной странице по адресу http://www.cornwell. co. uk/moreq. htme. Кузнецов С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства. //Делопроизводство: Информационно-практический журнал. - 2006. - № 3. - С.63.

За рубежом также изучаются и регламентируются вопросы управления архивными базами данных, сообщениями электронной почты, веб-сайтами.

Базы данных - это особый вид электронных документов. Особенность баз данных состоит в том, что они постоянно изменяются и дополняются, поэтому их подписание средствами электронной цифровой подписи до завершения формирования, по сути, не имеет смысла. При управлении документами, содержащимися в базах данных, необходимо определить, что в каждом конкретном случае является документом: некоторые таблицы в базе данных, отдельные документы базы, вся база данных. При хранении базы данных может потребоваться хранить только отчеты базы данных, делать "моментальные снимки", копировать базу данных, хранить базу данных целиком.

Управление документами электронной почты - одна из составляющих управления документацией организации. Для сохранения важных управленческих документов, необходимо наличие в организации нормативно установленных правил и процедур управления массивом электронных документов. Нормативные документы, разрабатываемые архивными органами, рекомендуют включать в систему управления документацией только те сообщения электронной почты, которые документируют деловую деятельность организации, и не включать личные сообщения. Поскольку существует вероятность того, что личная переписка может стать достоянием общественности.

В зарубежных странах важной частью концепции управления веб-документами является архивирование сайтов. Наряду с основными проблемами архивирования сайтов (какие элементы сайта необходимо архивировать, на какой стадии жизненного цикла, с какой периодичностью, как распечатать на бумаге и тд) очевидно, что для разных типов сайтов должны существовать разные принципы архивирования, поскольку содержание и назначение таких сайтов может различаться.

Таким образом, в зарубежном архивоведении электронными документами управляют в рамках общей стратегии управления электронными документами. В последнее десятилетие данная стратегия получила значительное развитие. Архивные органы выпускают периодические информационные издания по вопросам управления электронными документами, словари, библиографические указатели. В ряде стран национальные архивные органы объединили усилия различных экспертных коллективов в единое партнерство специалистов по архивным и техническим вопросам, и это позволяет получить весомые результаты необходимые для развития теории и практики работы с документацией. Появились важные и полезные теоретические модели. В практику деятельности различных организаций внедряются правила, методы и технологии работы с электронными документами.

Ниже будет рассмотрена деятельность стран - лидеров в области исследования и нормативного регулирования вопросов управления электронными документами. Это Австралия Соединенные Штаты Америки и Великобритания. Выбор обозначенных стран был произведен не случайно. В первую очередь эти страны активно участвуют в разработке международных нормативных документов в области регламентации работы с электронными документами. У них имеется необходимая государственная нормативная база работы с электронными документами, развито региональное законодательство (особенно, в Австралии и США). Также в Австралии, США и Великобритании национальные архивные службы активно участвуют в формировании нормативной правовой базы работы с электронными документами, занимаются методическим обеспечением применения электронных документов и научно-исследовательскими работами в указанной области. И, наконец, для этих стран характерен высокий статус национальных профессиональных объединений управляющих документацией, а также общественный интерес к вопросам документационного обеспечения управления.

2.1 Управление электронными документами в Австралии
Деятельность архивных органов в Австралии в области нормативно-методического регулирования вопросов управления документацией в настоящее время является наиболее активной по сравнению с деятельностью национальных архивных органов других стран мира. Управление документацией в Австралии базируется на трех основных законах:

1) Закон об архивах. Согласно этому закону в 1983 году был создан Австралийский архив (с 1998 года - Национальный архив Австралии). Закон обеспечивает гражданам право доступа к государственным документам по истечении 30 лет со времени их создания.

2) Закон о свободе информации (1982). Он применим к документации государственных органов.

3) Закон о конфиденциальности информации о частной жизни (1988). Данный закон гарантирует правомочность использования персональных данных в деятельности государственных органов, а также предоставляет гражданам право ознакомления с данными о них. Рысков О.И. Управление документацией в Австралии // Отечественные архивы. - 2005. - № 2. - С. 82.

Кроме названных законов, управление документацией в Австралии опирается на законы о судебных доказательствах 1995 года и электронных сделках 1999 года. Также свои законы о документации действуют во всех австралийских штатах, за исключением Северной Территории.

Австралийский национальный орган стандартизации (SAI - Standards Australia International Ltd) обеспечивает работу подкомитета "Управление документацией", который был создан в структуре технического комитета "Информация и документация" Международной организации по стандартизации (ИСО). Так, государственный стандарт по управлению документацией - AS 4390 Records Management 1996 года, является основой международного стандарта ИСО 15489-2001 "Информация и документация - Управление документацией". В 2002 году в Австралии был принят идентичный ему национальный стандарт по управлению документацией, а в 2003 году - по анализу процесса работы с документацией в организациях. Национальный архив играет лидирующую роль в управлении документацией правительственных учреждений на территории Австралийского Союза. Он стал выпускать важные нормативные разработки по управлению деловой документацией и архивному делу даже раньше, чем такие лидеры как Национальный архив США и Национальный архив Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии. Так, например в 1995 году Национальный архив Австралии издал пособия "Управление электронными документами" и "Работа с электронными документами", а в 1997 году - "Управление сообщениями электронной почты как документами". Кроме того, Национальный архив Австралии активно участвует в деятельности электронного правительства. Им были разработаны государственный стандарт метаданных AGLS, тезаурус интерактивных функций австралийских государственных учреждений (AGIFT).

В Австралии важной частью концепции управления электронными документами является управление веб-документацией, в том числе архивирование сайтов. Обязанности по обеспечению сохранности сетевых публикаций органов государственной власти распределены между Национальным архивом и Национальной библиотекой Австралии. В Национальный архив поступают внутренние электронные документы государственных учреждений, которые образуются в ходе их деятельности; копии публичного сайта, фиксирующие его состояние в определенные промежутки времени; а в Национальную библиотеку поступают один или несколько документов, предназначенных для публикации и распространения на любом съемном электронном носителе (дискете, компакт-диске и т.д.); проект документа, представленный на сайте для публичного обсуждения.

Помимо Национального архива активную исследовательскую и нормотворческую деятельность осуществляют архивные службы некоторых штатов Австралии, особенно штатов Виктории и Нового Южного Уэльса.

Государственный архив штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV), с 1998 года реализует проект VERS, главной целью которого явилась выработка стратегии и стандарта по работе с электронными документами в государственных органах штата. Рысков О.И. Об основных направлениях деятельности зарубежных архивных органов в области исследования и нормативного регулирования работы с электронной документацией // Секретарское дело. - 2005. - № 3. - С. 85. В 2000 году был выпущен стандарт PROS99/007 "Управление электронными документами", который содержал требования к управлению и хранению электронных документов в государственном секторе штата Виктория. В 2003 году появилась его вторая версия, где была закреплена структура разработок по проекту VERS: шесть рекомендаций и пять технических спецификаций по различным аспектам проекта ("Системные требования к хранению электронных документов", "Схема метаданных", "Стандартный формат электронных документов", "Формат долгосрочного хранения", "Передача электронных документов в Государственный архив штата Виктория).

Страницы: 1, 2, 3, 4