Нормативно-правовая и методическая база современного делопроизводства

Европейское законодательство в данной сфере (Директива Евросоюза 95/46/EC 1995 г.) в этом отношении более четкое:

Статья 2 "Определения": "системой хранения персональных данных ("системой хранения") является любой структурированный набор персональных данных, доступ к которым может осуществляться в соответствии с определенными критериями, - вне зависимости от способа организации набора данных, будь то централизованный, децентрализованный или распределенный на функциональной или географической основе…".

Статья 3 "Область применения": "1. Настоящая Директива относится к обработке персональных данных при помощи автоматических средств (полностью или частично), а также к обработке средствами, отличными от автоматических, персональных данных, составляющих или предназначенных составлять часть систем хранения".

В современной компьютерной терминологии под "структурированными данными" понимаются, в первую очередь, базы данных. В бумажном делопроизводстве к ним можно отнести картотеки и архивы персональных дел. Таким образом, европейские требования относятся к автоматической обработке персональных данных и к использованию (неважно, в автоматическом или ином режиме) содержащих персональные данные бумажных и электронных баз данных, картотек и т.п., имеющих механизм поиска, позволяющий легко выделить сведения о конкретном человеке.

Почему это нельзя было написать русским языком и в нашем законе, остается непонятным?

Следует обратить внимание и на различие в терминологии: "автоматическая обработка" - это одно, а обработка "с использованием средств автоматизации" - совсем другое понятие, гораздо более широкое и расплывчатое.

Ст.1 п.2, предусматривает четыре исключения на отношения, действие закона на которые не распространяются. Два из этих пунктов, по моему мнению, требуют более детального уточнения:

"…2. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при:

1) организации хранения, комплектования, учета и использования, содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

2) обработке подлежащих включению в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей сведений о физических лицах, если такая обработка осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации в связи с деятельностью физического лица в качестве индивидуального предпринимателя…".

Напомню два определения, закрепленные Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" №125-ФЗ от 22.10.2004 г.:

-архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

-документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Получается, что если документу или базе данных установлен постоянный срок хранения и они включены в состав Архивного фонда Российской Федерации, то на них действие данного закона не распространяется. Эта брешь позволяет государственным органам, ведущим хоть сколько-нибудь серьезные базы данных, избежать исполнения нового закона о персональных данных.

Вот пример того, как это можно сделать. Согласно Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" (часть 2 статьи 18) Правительством РФ утверждается перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности. Новый перечень этих ведомств и организаций был утвержден в конце 2006 года. Одновременно этим организациям было предписано заключить с Росархивом договор об условиях хранения документов. Если при заключении договора особо оговорить, что все документы, кроме оперативных, считаются документами, переданными на депозитарное хранение, то можно основную массу документов подвести под данное исключение.

Для других государственных организаций одним из вариантов может стать оперативное согласование описей дел с государственными архивами, что фактически и будет означать включение документов в состав Архивного Фонда РФ и опять-таки уход из "зоны действия" закона о персональных данных.

Директивы Евросоюза подобного исключения не содержат.

Непонятно также, почему из многочисленных государственных баз данных нашим законом исключение было сделано именно для Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Было бы логично тогда распространить исключение и на другие государственные реестры, также содержащие персональные данные (например, ЕГРЮЛ включает сведения об учредителях и первых лицах всех юридических лиц страны).

В гл.3 ст.16 п.1 говорится о том, что "запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы…". Данная норма является необходимой и своевременной. Но наши законодатели, формулируя ее, спутали два разных понятия: "автоматический" (т.е. идущий без участия человека) и "автоматизированный" (т.е. идущий с участием человека). В результате данная статья вместо того, чтобы устанавливать дополнительные ограничения в тех и только тех случаях, когда информационная система принимает какие-либо решения без участия человека (например, о начислении штрафа, о запрете выезда за пределы страны и т.д.).

Следующий нормативно-правовой акт, имеющий колоссальное значение в сфере делопроизводственной службы - Федеральный Закон "О коммерческой тайне" от 29 июля 2004 г. №98- ФЗ (Приложение 4).

Его появление ожидали почти шесть лет. Краткая история принятия закона позволит проследить формирование его основных целей и сфер действия, связанных с охраной коммерческой тайны, и соответственно с организацией и документационным обеспечением ее защиты.

Первый вариант закона был принят Госдумой 22 января 1999 года и Советом Федерации направлен Президенту Российской Федерации без рассмотрения на пленарном заседании. Однако Президент Российской Федерации 23 февраля отклонил Федеральный закон "О коммерческой тайне", наложив вето на введение его в действие, высказав ряд замечаний и возражений по тексту и концепции закона, отмечая, что вопросы, связанные с защитой информации, имеющей ограниченный доступ, в том числе коммерческой тайны, в достаточной степени урегулированы Гражданским кодексом ГК РФ (ст. 139, 727, 771 и 772) и другими законодательными актами Российской Федерации, ст. 139 ГК РФ устанавливает, что законодательно могут быть решены только вопросы определения перечня информации, которая не может составлять коммерческую тайну, а также вопросы защиты коммерческой тайны, в связи, с чем подход в рассматриваемом законе неправомерен.

Принятый 29 июля 2004 года Федеральный закон № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" определяет:

Коммерческая тайна-конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Одной из основных целей действия Федерального закона является охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, для решения двух основных задач общества:

-обеспечение баланса интересов обладателей данной информации и других участников, в том числе и государства, регулируемых законом отношений, на рынке товаров, работ, услуг;

-предупреждения недобросовестной конкуренции на указанном рынке.

Охрана конфиденциальности информации определена законом в трех видах в зависимости от характера отношений между обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, и другими участниками:

-в рамках трудовых отношений (ст.11);

-в рамках гражданско-правовых отношений (ст.12);

-при предоставлении информации государству ( в рамках данного закона) (ст.13).

Комплекс мер в соответствии с Федеральным законом "О коммерческой тайне" (ст.10) включает в себя:

1) Определение перечня документированной информации, составляющей коммерческую тайну.

В данный перечень включается информация:

- научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация, определенная данным законом;

- определяемая самим обладателем коммерческой информации, которая имеет действительную или коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам.

При составлении данного перечня необходимо исходить из трех основных принципов: законности, обоснованности и своевременности придания коммерческой информации конфиденциальности, т.е. отнесения ее к коммерческой тайне. Принцип законности заключается в соблюдении мер по охране конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, в соответствии со ст.10 Федерального закона "Охрана конфиденциальности информации" и не отнесения информации к коммерческой тайне в соответствии со ст. 5 Федерального закона "Сведения которые не могут составлять коммерческую тайну"

Принцип обоснованности устанавливается путем экспертной оценки целесообразности придания конфиденциальности конкретной информации, исходя из вероятных последствий ( экономических, финансовых, кризисных) этого акта и баланса экономической выгоды и безопасности организации (включая информационную безопасность).

Принцип своевременности заключается в установлении ограничения доступа и распространения коммерческой информации с момента ее получения, разработки или до разработки.

2) Ограничения доступа к информации путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка.

В соответствии с законом доступ к информации определен как порядок ознакомления определенных лиц с информацией с согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, при условии сохранения ее конфиденциальности.

3) Определение порядка регулирования отношений использования информации, составляющей коммерческую тайну.

Даная мера предполагает регулирование отношений между:

-работодателем и работниками на основании трудовых договоров (ст.11);

-контрагентами на основании гражданско-правовых договоров (ст.12);

-органами государственной власти на основании данного Федерального закона (ст.13).

В любом случае вне зависимости от вида договоров в них необходимо указать объем и условия передачи информации, составляющей коммерческую тайну, включая условия принятия работником мер по охране ее конфиденциальности.

В соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами, органы государственной власти и иные органы местного самоуправления, обязаны создать условия, обеспечивающие охрану конфиденциальности информации, предоставленной им юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.

Должностные лица, государственные или муниципальные служащие указанных органов без согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, не вправе разглашать или передавать другим лицам, другим органам государственной власти, ставшую известной им в силу выполнения должностных обязанностей информацию, а также не вправе использовать ее в корыстных и иных личных целях.

4) Нанесение на материальный носитель документированной информации (документы), составляющую коммерческую тайну, грифа "Коммерческая тайна".

Гриф должен содержать сведения об обладателе данной информации. Для юридических лиц - это полное наименование и место нахождения. Для физических лиц - это фамилия, имя отчество и место проживания гражданина.

Обладатель коммерческой информации для внутреннего пользования может устанавливать дополнительные меры в соответствии с Федеральным законом. К таким мерам, по моему мнению, можно отнести установление конфиденциальности, коммерческой тайны и проставлять дополнительно на документах грифов, например: "Конфиденциально" и т.п. за исключением наименования грифов степени секретности, определяемых Федеральным законом " О государственной тайне".

Только после принятия комплекса мер, необходимы для установления режима коммерческой тайны, в соответствии со ст.7, обладатель информации имеет право:

-устанавливать, изменять и отменять в письменной форме режим коммерческой тайны;

-использовать информацию, составляющую коммерческой тайну, для собственных нужд;

-разрешать или запрещать доступ к информации, определять порядок и условия доступа;

-вводить в гражданский оборот информацию на основании договоров, предусматривающих включение в них условий об охране конфиденциальности;

-требовать от лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в результате действий, осуществляемых случайно или по ошибке, охраны конфиденциальности информации;

-требовать от юридических и физических лиц, органов государственной власти, получивших доступ к информации, соблюдения обязанностей по охране ее конфиденциальности;

-защищать в установленном Федеральным законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе требовать возмещения убытков, причиненных в связи с нарушением его прав.

Следует отметить, что важную роль закон уделяет установлению режима коммерческой тайны при выполнении государственного контракта для государственных нужд (ст.9). В этом случае на выполнение научно - исследовательских, опытно - конструкторских, технологических или иных работ для федеральных государственных нужд или нужд субъекта Российской Федерации как "заказчиком", так и "исполнителем" должен быть определен объем конфиденциальных сведений, а также должны быть урегулированы вопросы установления режима коммерческой тайны в отношении полученной информации в результате работ по контракту. Или, по моему мнению, учитывая все вышесказанное, в контракте необходимо отразить, кто будет обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, полученной в результате работ, а кто контрагентом - "заказчик" или "исполнитель", т.е. кто будет принимать меры для установления режима коммерческой тайны, который также требует определенных затрат.

Федеральный закон большое внимание уделяет вопросам охраны коммерческой тайны в рамках трудовых отношений (ст.11). На мой взгляд, это происходит из - за специфики информационно - документационных взаимосвязей этих отношений.

Во-первых, результат работы, проделанной работником, при выполнении своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя, может выступить в качестве информации, составляющей коммерческую тайну. Работник может стать владельцем результата своего труда, но не обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, в связи с тем, что работник не устанавливает режим коммерческой тайны

Во-вторых, при вступлении на работу гражданин передает работодателю о себе, свои персональные данные, которые в случае принятия его на работу уже выступают как персональные данные работника, защита и охрана которых определена Трудовым кодексом РФ (ст.14), и работодатель несет ответственность за разглашение этой информации. В данном случае, на мой взгляд, персональные данные работника должны выступать как информация, относящаяся к коммерческой тайне, и должна быть включена в перечень, составляющий коммерческую тайну. Персональные данные работника как бы имеют двойную защиту: трудового законодательства и законодательства о коммерческой тайне.

В-третьих, в трудовых отношениях, если работнику необходима информация для осуществления своих обязанностей и конкретных заданий, обладатель информации, составляющей коммерческой тайну, должен обеспечить работника данной информацией. В этом случае охрана конфиденциальности определена в ст.11 Федерального закона.

Все перечисленные отношения, по моему мнению, необходимо отразить в трудовом договоре между работодателем и работником. Если трудовой оговор заключен с самим руководителем организации, то в договоре должны предусматриваться его обязательства по обеспечению охраны конфиденциальности информации, обладателем которой является организация и ее контрагенты, и ответственность за обеспечение охраны ее конфиденциальности. В этом случае руководитель выступает как лицо, уполномоченное от организации, имеющее права обладателя информации, составляющей коммерческую тайну. В трудовом договоре с руководителем организации, а также в Инструкции по организации и документационному обеспечению режима коммерческой тайны необходимо отразить эти права. Следует оговорить, что в данном случае руководитель выступает как работник организации и соответственно в этих документах необходимо отразить его обязанности как работника.

В заключение статьи хотелось бы остановиться на ответственности за нарушение Федерального закона "О коммерческой тайне", отраженной в ст.14.

Нарушение Федерального закона влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Однако в п.3 ст.14 Федерального закона "О коммерческой тайне" существует оговорка, что органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, получившие доступ к информации, несут перед обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, только гражданско-правовую ответственность за разглашение или незаконное использование этой информации их должностными лицами, государственными или муниципальными служащими указанных органов, которым она стала известна в связи с выполнением ими должностных обязанностей.

С одной стороны данный закон дополнил ФЗ "О государственной тайне" и в какой-то степени способствовал безопасности конфиденциальной тайны. Однако, судя по публикациям в СМИ и выступлениям чиновников и бизнесменов, данный закон в полной мере "не работает" причины этому разные. В какой-то мере это нежелание и неумение воплощать в жизнь некоторые статьи данного закона, а также отсутствие ответственности за свои действия.

Нужно также сказать, что Государственной думой был принят Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (Приложение 5), который включает в себя 9 глав и 32 статьи.

Первая особенность нового закона заключается в том, что он имеет статус федерального, и отсюда следует более детальная проработка вопросов комплектования, учета, использования и хранения архивных документов.

Серьезно расширена сфера действия закона. Если старый регулировал работу с документами, подлежащими только вечному хранению, то новый регулирует вопросы по организации, хранению, комплектованию и использованию документов с временными сроками хранения. Закон специально выделяет нормы работы с документами так называемого личного состава-с теми, что зафиксировали правоотношение между гражданами и работодателями. Это комплекс документов, по которым архивы ежегодно готовят более миллиона справок социально-правового характера: о подтверждении трудового стажа, награждениях и т.д.

Новый закон основывается на разграничении предметов ведения и полномочий между РФ и субъектами РФ, между субъектами РФ и муниципальными образованиями. Впервые определен порядок делегирования органам местного самоуправления государственных полномочий в архивной сфере. Проведено очень четкое разграничение прав собственности на архивные документы между Центром, субъектом Федерации и муниципальными образованиями. Теперь, если в государственном архиве какого-то региона хранятся документы федеральной собственности, мы должны идти цивилизованным путем и заключить с этим субъектом Федерации договор о хранении.

Важным моментом является и специальная статья, которая подробно объясняет одну из самых болезненных проблем российского архивного дела последнего десятилетия: как поступать с архивными документами в случае ликвидации или реорганизации юридических лиц всех форм собственности. Отсутствие этого регулирования привело к тому, что очень часто архивные документы оказывались бесхозными или просто утрачивались. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона.

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

1) архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

3) документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

4) документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

5) особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

6) уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

7) архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

8) Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

9) архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

10) государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

11) муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

13) временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;

15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;(в ред. Федерального закона от 04.12.2006 N 202-ФЗ)

16) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

17) упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

18) владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

19) пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Во второй главе настоящего закона речь идет об архивном фонде Российской Федерации.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти.

Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Защита права собственности на архивные документы.

Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.

Архивные документы, находящиеся в незаконном владении, подлежат передаче собственникам или законным владельцам в соответствии с международным договором Российской Федерации и законодательством Российской Федерации.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

постоянно-в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

временно-в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России)), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

-записей актов гражданского состояния - 100 лет;

-документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

-проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

-технологической и конструкторской документации - 20 лет;

-патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

-научной документации - 15 лет;

-кино- и фотодокументов - 5 лет;

-видео- и фонодокументов - 3 года.

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Признать, утратившими силу законодательные акты в связи с принятием настоящего Федерального закона.

Со дня вступления в силу настоящего Федерального закона признать утратившими силу:

1) Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года N 5341-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 33, ст. 1311);

2) Постановление Верховного Совета Российской Федерации от 7 июля 1993 года N 5342-1 "О порядке введения в действие Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 33, ст. 1312).

Положительной стороной в данном законе является то, что были уточнены многие правила и положения работы архива. Частично реализовалась увязка данного документа с новыми базовыми документами по делопроизводству (ГОСТ Р. 6.30-2003, новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти). Негативные моменты связаны больше с проблемами организационного и психологического свойства - переподчинение Росархива непосредственно от Правительства РФ к Министерству по культуре и массовым коммуникациям, т.е. с понижением статуса архивного ведомства с вытекающими из этого последствиями (материально-техническое обеспечение, заработная плата, понижение статуса работников архива и т. д.) время ряд Федеральных законов, принятые ранее.

Для придания юридической силы документам в электронном форме важны положения Федерального закона Российской Федерации "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года №1-ФЗ (Приложение 6). В законе подробно рассмотрены вопросы использования электронно-цифровой подписи. Данный закон включает в себя 5 глав и 21 статью.

Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Основные понятия:

-электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

-электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

-владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);

-средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5