Оценка экономической целесообразности производства ПЭВМ, с помощью электронной модели.

иной информации.

В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих

информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора,

обработки, хранения и предоставления информации.

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно

действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и

принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка

данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления на

многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель -

отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и

обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации [4].

1.5 Технические средства, используемые во внутрифирменной системе

информации

Во внутрифирменной системе информации используются компьютеры,

оснащенные необходимым набором периферии, электронные пишущие машинки,

средства телекоммуникаций, средства автоматизированной обработки текстовой

информации, но прежде всего - ПЭВМ.

В процессе автоматизации управления ПЭВМ используются, преимущественно

для:

разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса

производства;

расчета заработной платы;

контроля за поступлением заказов;

анализа данных о сбыте продукции;

регистрации поступления платежей;

ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ПЭВМ в системе производственного

контроля. Установленные на контрольных участках ПЭВМ проверяют качество

поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков

применительно к существующим стандартам).

Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных

вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства

обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную

информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается

система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и

средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в

одну систему [2].

1.6 Система ведения записей

На основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и

использования требуемой информации, разрабатываются системы ведения записей

[4]. К важнейшим видам записей относятся:

- расчеты заработной платы рабочих и служащих;

- тексты контрактов и сопроводительная документация;

- тексты годовых отчетов и протоколы собраний акционеров;

- данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ

маркетинга по продукту и по хозяйственному подразделению;

- данные для разработки планов и показатели самих планов.

1.7 Программные продукты, используемые на предприятиях

В 1986 году “крохотная” никому не известная компания Microsoft

выпускает свою первую программу, текстовый редактор WORD. Никто не

предполагал тогда, что через каких то 5-6 лет эта компания станет

крупнейшей в мире по производству и разработке программного обеспечения.

Сейчас ни одна фирма не обходится без таких программных продуктов как

Access, Word, Excel и т.д., все эти продукты объединены в один программный

пакет MS Office. Программный пакет MS Office наиболее подходит для

организации работы в любой структуре, будь-то крупная фирма или же мелкое

частное предприятие, в ней сочетаются лучшие средства для управления,

делопроизводства, финансов, бухгалтерии предприятия. В данной дипломной

работе предложен метод оценки экономической целесообразности производства

ПЭВМ с помощью электронной модели, созданной с помощью одного из

компонентов MS Office программы MS Excel (электронные таблицы).

2. ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ MS EXCEL ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ МОДЕЛИ

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки

электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до

версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки

зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке

появились версии 7.0 и выше, которые содержат много дополнительных

возможностей [11].

К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно

отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление связей

между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними

версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные

программные инструменты облегчают решение сложных прикладных задач.

Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которые

помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если

существует более простой метод решения текущей задачи. В программу Excel

встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать

необходимую справку.

Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе

и быстрого освоения программы. Одним из важнейших функциональных расширений

программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel

Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач

[10]. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности

языка макрокоманд Excel, но и ввести новый уровень прикладного

программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные

пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки

электронных таблиц. Кроме этого, следует назвать следующие важные новшества

программы Excel:

- менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех

файлах;

- диалоговые окна-регистры;

- отдельная пиктограмма для форматирования;

- появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой

активизации диаграмм.

2.1. Управление файлами

Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С помощью

программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы

(Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления

статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для

каждого из этих приложений программа Excel может создать отдельный

документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов,

образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью

трехмерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к

нескольким таблицам и диаграммам, что повышает эффективность их обработки.

Создание нового документа.

Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву

New.

На экране появится документ с именем Book2: программа Excel

присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего

порядкового номера.

Загрузка рабочего документа.

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом,

нужно вызвать директиву Open из меню File.

В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в поле Directories

выбрать директорию, где расположен Ваш файл. Если выбор был сделан

правильно, то в левом поле появится список имен файлов, среди которых

должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла, оно

появится в поле File Name. После этого нужно закрыть диалоговое окно,

щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого файла.

Сохранение документа.

При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File

директиву Save. После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно

указать имя сохраняемого файла, а также диск и директорию, в которой его

надо расположить. Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное имя

(Book[порядковый номер]), которое пользователь может заменить любым другим.

В имени файла нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & %

( ) -), хотя это и не запрещено. Предлагаемое по умолчанию программой Excel

расширение файла .XLS, изменять не следует. После того как будут сделаны

все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.

Автоматическое сохранение.

Вызовите директиву Add-Ins... из меню Tools, с помощью которой

вызывается встроенный Менеджер расширений. В открывшемся диалоговом окне

включите опцию AutoSave, щелкнув по ней мышью, а затем закройте окно,

щелкнув по кнопке OK.

После этого снова откройте меню Tools, в котором должна появиться

директива AutoSave... Вызовите эту директиву, тогда появится диалоговое

окно AutoSave, в котором пользователь может задать интервал времени между

моментами сохранения. Кроме того, в этом окне можно определить, должна ли

программа выдавать запрос на сохранение и нужно ли автоматически сохранять

все документы или только активный документ.

Создание резервных копий.

Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву Save As...

из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по командной

кнопке Options. Появится следующее диалоговое окно, имеющее название Save

Options. В этом окне нужно включить опциональную кнопку Always Create

Backup. Теперь при сохранении файла будет автоматически создаваться

резервный файл с тем же именем, что и основной, но с расширением .BAK.

Защита данных.

Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню File.

В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке Options.

Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода Protection Password:

этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове

этого файла программа будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране

вместо букв появляются звездочки. После закрытия окна Save Options

открывается окно Confirm Password, в котором нужно подтвердить пароль. Если

записать пароль в поле ввода Write Reservation Password, то перед открытием

этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать пароль или

щелкнуть по кнопке Read Only. В последнем случае файл можно просматривать,

но нельзя записать его на диск под тем же именем.

Дополнительные сведения о файлах.

При первом сохранении файла директивой Save As открывается диалоговое

окно Summary Info. В этом окне пользователь может заполнить поля ввода

Title:, Subject: и Keywords:. В поле Author по умолчанию указывается

информация, полученная программой при инсталляции, но пользователь может

записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить

соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаются в отведенном

поле экрана, то на правом крае поля комментариев появляются линейки

прокрутки для их просмотра. Закрывается информационное окно щелчком по

кнопке OK.

2.2. Структура документов

Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших новшеств

программы Excel, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с

таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы

могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а

принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в

любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую

информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что

позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Это преимущество новых документов особенно проявляется при связывании

данных в таблицах. При установлении информационных связей между таблицами

одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы находятся в

одном файле.

Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы проанализировать

данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel вам нужно открыть

только один файл.

Управление рабочими листами.

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом.

С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней части

экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе

находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания

номеров: Sheet1, Sheet2 и т.д.

Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего

листа Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется на именном

указателе белым цветом. Сначала на указателе видны корешки первых шести

рабочих листов. Слева от именного указателя расположены пиктограммы

стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы

получить доступ к следующим листам документа.

Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо

диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по пиктограмме с

левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с

вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к первому и к

последнему листам документа.

Добавление рабочих листов.

Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь может

добавить в документ элементы следующих типов:

- рабочие листы для создания таблиц;

- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля (на

языке макрокоманды Excel или на языке Visual Basic);

- рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист

предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он

буде иметь название Sheet17 с последующим увеличением номера при добавлении

новых таблиц. Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих листах,

нумеруются начиная с Chart1 и т.д. Рабочие листы с макрокомандами

(макросами Excel 4.0) нумеруются начиная с Macro1, а с диалоговыми окнами -

начиная с Dialog1 и т.д. Рабочие листы с программными модулями, написанными

на языке Visual Basic, нумеруются начиная с Module1. Пользователь может

щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего

откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также

имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно

открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву

удаления.

Перемещение рабочих листов.

Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно

переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню. С

помощью директивы Move or Copy откройте диалоговое окно с тем же названием

и укажите в нем новую позицию переставляемого листа. Закройте окно Move or

Copy щелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новую позицию. Если

включить опциональную кнопку Create a Copy, то данный рабочий лист

останется на прежней позиции, а новую позицию займет его копия. Название

копии листа будет образовано путем добавления порядкового номера к имени

копируемого листа, например, Sheet1(2).

Можно переставить сразу несколько листов. Для этого промаркируйте эти

листы, щелкнув по их именам в именном указателе при нажатой клавише

[Shift]. Затем выполните директиву Move or Copy, которая в этом случае

будет применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам.

Переименование рабочих листов.

Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно

переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню,

в котором с помощью директивы Rename нужно открыть диалоговое окно Rename

Sheet. Это окно можно также открыть двойным щелчком левой кнопки мыши по

названию рабочего листа. В поле ввода Name укажите новое имя листа, которое

должно содержать не более 31 символа, включая пробелы. После ввода имени

щелкните по кнопке OK, и на именном указателе появится новое имя рабочего

листа. При задании имен рабочих листов не должны использоваться следующие

символы: квадратные скобки "[ ]"; двоеточие ":"; правая косая черта "/";

левая косая черта "\".

Коррекция высоты строк и ширины столбцов.

Прежде всего корректируемая строка или столбец таблицы должны быть

промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру

(координате) строки или столбца. В меню Format находятся подменю Row и

Column. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего

уровня. В подменю Column вызовите директиву Width, тогда откроется

диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину столбца. В

качестве единицы измерения можно использовать один символ. Например, если в

столбце нужно записать 10 символов, то в поле ввода Column Width следует

указать число 10. Директива AutoFit Selection из меню Column автоматически

корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.

2.3. Построение таблиц

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые

находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое

ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который

устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов

задается определенный вид и размер шрифта.

В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой

кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню

содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы

форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка

пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

Небольшой пример по построению графика из таблицы (Таб 2.3.1,

Диаграмма 2.3.1):

Таблица 2.3.1 Пример

|№ п/п |Процессор |Цена |

|1 |Intel Pentium II - 333 |800 |

|2 |Intel Pentium II - 350 |900 |

|3 |Intel Pentium II - 450 |1600 |

Диаграмма 2.3.1 Пример

[pic]

Маркирование ячеек.

Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с

помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно

щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления

курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале

маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой,

перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол). Чтобы отменить

маркировку области, можно просто щелкнуть по немаркированной ячейке. Для

маркирования нескольких ячеек с помощью клавиатуры необходимо установить

указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу

[Shift] нажатой, распространить маркировку на всю область с помощью клавиш

управления курсором.

Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру

(адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для

маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой

строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить

манипулятор в нужную позицию.

Отмена операций.

Действие, которое выполнено последним, можно отменить директивой Undo

из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z].

Директива отмены после выполнения превращается в директиву

подтверждения изменения Redo. Выполнив эту директиву, можно снова ввести в

таблицу измененные данные и т.д.

Предыдущее действие можно повторить - для этого служит директива

Repeat из меню Edit.

Копирование данных.

Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых

должно быть скопировано, а затем вызвать директиву Copy из меню Edit. После

этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует

установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и

нажать клавишу ввода [Enter]. Содержимое маркированной области появится в

новом месте. Если область, в которую нужно поместить копию, тоже

маркирована, то размеры обеих групп должны быть одинаковыми, в противном

случае будет выдано сообщение об ошибке.

В контекстном меню правой кнопки мыши также есть директива

копирования. Для копирования можно также использовать комбинацию клавиш

[Ctrl-C].

Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое

место в таблице, то следует использовать директиву Cut из меню Edit. На

панели управления этой директиве соответствует 7-я пиктограмма (ножницы), а

на клавиатуре - комбинация клавиш [Ctrl-X].

Удаление данных.

Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых

должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления

данных. Для этого в меню Edit есть подменю Clear, которое содержит

следующие четыре директивы:

All - удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;

Formats - отменяет только формат ячейки;

Contents - удаляет только содержимое ячейки;

Notes - удаляет только комментарии к ячейке.

Директива удаления Clear Contents есть также в меню правой кнопки

мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот

же результат достигается просто нажатием клавиши [Del]. Если Вы случайно

удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш [Ctrl-Z],

которая отменит директиву удаления.

Форматирование чисел.

Прежде всего нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить

формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой

мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Format Cells, либо вызвать

директиву Cell из меню Format. В любом случае на экране появится диалоговое

окно Format Cells. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана

опция Number, которая предназначена для форматирования чисел. В поле

Category приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши

или с помощью клавиш управления курсором. В поле Format Codes: показаны

коды форматов выбранного типа. В поле ввода Code: пользователь может задать

код своего формата и запомнить его в списке форматов. В нижней части окна

Format Cells находится поле просмотра Sample:, в котором показано, как

будет выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели форматирования управления

позволяет установить формат валюты в заданной ячейке (к числу добавляется

символ валюты). Пиктограмма со знаком % (процент) на той же панели

позволяет установить формат процентов (к числу добавляется символ

процентов).

Выравнивание данных.

Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel используются

директивы меню. Прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки.

Далее нужно открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать

директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В

любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. В верхнем

поле этого окна выберите опцию Alignment. После этого в поле Horizontal

можно выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю

(Left), по центру (Center) и по правому краю (Right). По умолчанию текст

выравнивается по левому краю, а числа - по правому.

Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на

панели форматирования. В этом случае нужно промаркировать соответствующие

ячейки и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.

Установка шрифтов.

Прежде всего надо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить

шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши

и вызвать директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню

Format. В верхнем поле открывшегося окна Format Cells нужно выбрать опцию

Font. В окне появится поле Font:, в котором можно выбрать вид шрифта из

предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от установок,

сделанных в среде Windows.

В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта. По умолчанию

программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов. В списке

шрифтовых стилей Font Style: можно выбрать обычный стиль (Regular), курсив

(Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic). В поле

Underline можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или двумя линиями).

В поле Effects расположены три опциональные кнопки, которые дают

возможность зачеркнуть текст (Strikethrough) либо разместить его на месте

верхнего (Superscript) или нижнего (Subscript) индексов.

2.4. Табличные вычисления

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших

свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет

проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со

знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от

текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое

выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса

ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться

следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на

другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная

формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул

помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой

таблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами,

содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый

режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат

вычисления формулы, а собственно формулу.

Ввод формул.

Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст

(выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается

по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое

выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=).

Ввод формул можно существенно упростить, используя маленький трюк.

После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке,

затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

Сложные формулы.

Применение сложных формул продемонстрируем на примере (Таб. 2.4.1).

Таблица 2.4.1. Пример.

| |B |C |D |E |

|10 |РАБОТА |ВРЕМЯ |ЦЕНА |СУММА |

|11 |Настройка клавиатуры |2 |$ 17.80 |$ 35.60 |

|12 |Обслуживание машин |4 |$ 3.80 |$ 15.20 |

|13 |Подготовка формуляров |8 |$ 1.56 |$ 12.48 |

|14 | | | | |

|15 | | | | |

|16 |Сумма | | |$ 63.28 |

|17 |НДС 15% | | |$ 9.49 |

В столбце С приведенной таблицы указано время (в часах), затраченное

на выполнение работы, в столбце D - стоимость одного часа работы, а в

столбце Е - промежуточная сумма, которую надо заплатить за эту работу. В

ячейке Е16 нужно вычислить общую стоимость всех работ. Для этого туда надо

записать следующую формулу: =Е11+Е12+Е13. Полученную сумму умножьте на

0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость, и результат поместите в

ячейке Е17: =Е16*0,15.

Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например, в ячейке

Е19) надо сначала сложить промежуточные суммы, а затем результат умножить

на 0,15. Формула должна иметь вид: =(Е11+Е12+Е13)*0,15. Конечно, можно было

бы и просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел

можно также использовать функцию суммы SUM(), тогда формула будет

выглядеть следующим образом: =Sum(E11:E13)*0,15.

Редактирование формул.

Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала

промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим

редактирования, нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок мышью. В

режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического

меню) активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не

результат ее вычисления.

Информационные связи.

В программе Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку,

расположенную в другой таблице. После установления ссылки значения,

находящиеся в ячейках, будут автоматически обновляться.

Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем

листе, нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей

ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на рабочем листе Sheet2

необходимо ввести формулу: =Sheet2!B3. Если в названии листа есть пробелы,

то оно (название) заключается в кавычки. Информационное связывание двух

ячеек можно упростить, если скопировать значение исходной ячейки в буфер (с

помощью комбинации клавиш [Ctrl-C]) и промаркировать ячейку, в которой

должен появиться результат. Затем нужно выполнить директиву Paste Special

из меню Edit и в диалоговом окне этой директивы щелкнуть по командной

кнопке Paste Link.

Групповые имена.

Предположим, что необходимо вычислить сумму целой группы ячеек. Вместо

того, чтобы перечислять в формуле отдельные ячейки, промаркируйте всю

группу и присвойте ей имя. В дальнейшем это имя можно будет использовать в

формулах.

Для присвоения имени маркированной группе ячеек в меню Insert нужно

открыть подменю Name и вызвать в нем директиву Define. В поле ввода

открывшегося диалогового окна Define Name укажите имя этой группы. Имя

группы должно начинаться с буквы и содержать не более 255 символов. Не

допускается использование пробелов. Имя группы не должно совпадать с

адресами ячеек (А1 и т.п.). В этом окне приводится также список уже

присвоенных групповых имен, относящихся к данному блокноту.

Если в Вашей таблице есть заголовки строк и столбцов, то их также

можно использовать в качестве имен этих областей. Для этого нужно

промаркировать соседние строки (столбцы), включая первые ячейки, где

расположены имена, и вызвать директиву Create из меню Insert Name. В

открывшемся диалоговом окне нужно указать местонахождение имен (в первой

или последней ячейке строки или столбца) и щелкнуть по командной кнопке OK.

Если теперь вызвать диалоговое окно Define Name, то в списке имен

можно увидеть, что программа Excel присвоила указанным строкам (столбцам)

эти имена.

В нижнем поле Refers to диалогового окна Define Name даются табличные

адреса именуемой группы. Теперь при вводе формулы вместо перечисления

адресов ячеек, образующих эту группу, можно указать ее имя.

Полный список всех групповых имен расположен слева от наборной строки.

Во время ввода формулы можно открыть этот список, щелкнув по стрелке

списка, и выбрать в нем интересующее Вас имя. Выбранное имя группы будет

сразу вставлено в формулу, независимо от местонахождения активной ячейки.

Например, если столбцу Е (см. рис. 1) присвоено имя "Сумма" и нужно

вычислить сумму ячеек Е11, Е12 и Е13, то ввод формулы надо начать со знака

равенства, за которым следует имя функции суммы с одной круглой скобкой:

=Sum(.

Затем нужно открыть список групповых имен и щелкнуть мышью по имени

"Сумма". Программа Excel вставит это имя в формулу. Остается только ввести

правую скобку и нажать клавишу [Enter], чтобы завершить ввод формулы.

2.5 Построение и оформление диаграмм

Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому

уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность

построения диаграмм [7]. С пятой версии в Excel включен новый Конструктор

диаграмм, который позволяет создавать диаграммы "презентационного

качества".

В программе MS Excel 5.0 появился новый тип трехмерных диаграмм - так

называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые

трехмерные диаграммы четвертой версии.

Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить ее на

отдельном рабочем листе.

Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в

программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за

несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип

диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется

пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм.

Построение диаграмм.

Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в

таблице, включая ее форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм

(ChartWizard).

Конструктор диаграмм будет ожидать информацию о местонахождении

диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы

Конструктора. Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на

свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого

щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте

образовавшуюся после щелчка пунктирную рамку из верхнего левого угла

прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить

на отдельном листе, то откройте в меню Insert подменю Chart и выберите в

нем директиву As New Sheet.

После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять

шагов нужно построить диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где

находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого

на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и

столбцов.

Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке Next

и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На

четвертом шаге Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся

диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы,

ее легенду (т.е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными

данными), а также указать надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните

по командной кнопке Finish, и диаграмма появится в указанной области

рабочего листа.

Типы диаграмм.

Тип диаграммы можно задать тремя различными способами. Первый способ

описан в разделе выше. Второй способ связан с входом в режим редактирования

диаграммы, который включается двойным щелчком левой кнопки мыши внутри

Страницы: 1, 2, 3, 4