Финансовый контроль и планирование с помощью Excel

Финансовый контроль и планирование с помощью Excel

Введение.

В любом учебнике по планированию вы найдете перечень элементов,

необходимых для успешного хозяйственного планирования, включая утверждение

основной задачи, разработку стратегии, целей и тактики. Необходимым

условием определения вышеперечисленных формальных элементов является

точное понимание направления развития компании, цель хозяйственной

деятельности и способ ее достижения.

Неотъемлемой частью этого условия является понимание методов достижения

намеченных целей и, следовательно, построения ясной картины получения

прибыли компании. В ходе хозяйственного планирования практически невозможно

не принимать во внимание фактор прибыли. Лишь очень немногие компании

могут позволить себе вкладывать капитал без надежды на финансовое

вознаграждение. Начиная новое дело, нужно определить свою основную цель,

например, таким образом: "Обеспечивать клиентов мотоциклами и

соответствующим оборудованием высокого качества на конкурентоспособном

уровне и получать при этом максимальную прибыль". Подавляющее большинство

компаний старается определить наиболее выгодное соотношение между

удовлетворением потребностей клиентов и получаемой в конечном итоге

прибылью.

В нашем примере намеченная цель является основанием для развития данного

бизнеса: обеспечение клиентов высококачественными мотоциклами. Причем

компания не намерена производить или давать мотоциклы напрокат, а именно

продавать их. Кроме того, получать прибыль планируется, продавая мотоциклы

по конкурентноспособным ценам, а не продавая специализированное

оборудование на небольшом специализированном рынке.

Несомненно, процесс планирования включает в себя намного больше

компонентов, чем предусматривается несколькими вышеперечисленными понятиями

именно они наиболее ярко демонстрируют, что в основе успешного финансового

планирования лежит бизнес-планирование. Если не определить точно, чего

хотите достичь в результате своей хозяйственной деятельности и каким именно

образом намерены это сделать, вы не сможете составить конкретных финансовых

планов.

В данной курсовой работе рассматриваются принципы финансового планирования

и составление бюджетов компании, а также описывается, каким образом прогноз

и перспективные оценки создают единую основу для такого планирования.

В подготовке теоретической части данной работы неоценимую помощь оказали

такие справочные издания по Excel, как работы Нильсена Д. "Microsoft Excel

97", Колесникова А. "Excel 97", Рогова И. "Excel 97 для пользователя",

Скобара В.В. и Скобара А.В. "Возможности Excel 7.0 для аудитора и

бухгалтера". В этих работах я почерпнула общие сведения о финансовом

планировании и об установлении финансового контроля на предприятии.

Наиболее интересными в подготовке практической части работы мне показались

следующие книги: Картыгин С.,Тихонов А., Долголаптев В., Ильина М., Тихонов

И. "Электронный офис", Карлберг К. "Бизнес-анализ с помощью Excel",

Карминский А.М. и Нестеров П.В. "Информатизация бизнеса".

Составление бюджета компании и циклы планирования

Разработка планов финансовой деятельности предприятия

Основной целью финансового планирования является понимание и

прогнозирование финансового будущего вашего предприятия. Финансовое

прогнозирование применяется для перспективной оценки бизнес-планов,

определения потребностей будущего финансирования и разработки внутреннего

текущего бюджета компании. Прогнозирование финансового будущего компании

обычно осуществляется на основе планов финансовой деятельности. (План

финансовой деятельности, по сути, является просто перспективной оценкой.

Например, предварительный баланс отображает ожидаемое состояние активов и

пассивов предприятия на конец определенного периода.)

Планы финансовой деятельности создаются на основе анализа финансовой

деятельности компании за предыдущий период, а также при использовании

отчетов о доходах и расходах компании за это же время, балансов и др.

Существует множество подходов к разработке таких планов, начиная от простых

расчетов на салфетке и заканчивая дорогостоящими компьютеризированными

комплексами, используемыми для предсказания финансового будущего

предприятия. Однако, независимо от применяемого подхода, основная цель

остается все той же: разработать реальный и полезный финансовый прогноз

финансовой деятельности компании.

При создании плана финансовой деятельности необходимо принимать во

внимание три важнейших аспекта, оказывающих влияние на эту деятельность.

Традиционно (исторически) сложившаяся среда и тенденции изменения рынка.

Информация о возможных переменах (например, ваш конкурент намерен

расположиться в двух кварталах от вас).

Основные цели бизнеса (вы планируете вывести на рынок новый продукт или же

сократить расходы на5%).

Как уже указывалось, существует множество подходов к разработке планов

финансовой деятельности компании. Перечисленные выше аспекты подразумевают

горизонтальные подходы: они сфокусированы на изменениях, происходящих с

течением времени. Существует также ряд вертикальных подходов, при которых

внимание сосредоточивается на отдельных промышленных группах.

Например, вы хотите определить, насколько выручка за проданный товар в

процентном отношении к нетто-продажам вашей компании соответствует этому

показателю в других компаниях, работающих водной отрасли промышленности.

Преуспевающие компании одной и той же промышленной группы часто

характеризуются тем, что основные показатели, подобные этому, у них

примерно одинаковы. Таким образом, сравнение таких данных, рассчитанных

конкретно для вашего предприятия, со средним показателем отрасли

промышленности может оказаться весьма полезным. Если вы обнаружите, что

коэффициент соотношения стоимости к продажам по сравнению со средним

показателем по отрасли у вас завышен, это, несомненно, должно вызвать

тревогу и, вероятно, привести к тому, что вы предпримете меры по снижению

себестоимости товара.

Информацию об основных средних относительных показателях по разным

отраслям промышленности может получить каждый желающий. Может случиться и

так, что сравнение показателей вашей компании с этими данными может ввести

вас в заблуждение и направить по ложному пути. Предположим, вы работаете в

местной телефонной компании. Решив сравнить результаты деятельности вашей

компании со средними показателями других фирм, работающих в области

телекоммуникаций, вы будете сравнивать свои данные с данными компаний,

предоставляющих услуги сотовой связи и кабельного телевидения; провайдерами

междугородней связи; фирм, предлагающих потребителю услуги высокоскоростных

линий, и т.д. Не забывайте, что, скорее всего, финансовая структура

вышеперечисленных фирм будет значительно отличаться от вашей, поэтому любое

сравнение может дать неверные результаты. Здесь может помочь вертикальный

анализ, но и его необходимо проводить с огромной осторожностью.

В отличие от вертикального анализа, при горизонтальном сравниваются

только данные деятельности вашей компании с учетом их изменения во

времени. Фактически, ваша компания может рассматриваться в качестве своей

же контрольной группы. Хотя этот вид анализа и требует такого же внимания,

что и вертикальный, тем не менее он относительно прост и может весьма

эффективно использоваться при планировании финансовых результатов. В

следующем разделе более подробно описывается горизонтальный анализ,

базирующийся на прогнозе, составленном ни основе степени объема продаж.

Прогнозирование на основе данных о степени объема продаж

Подход к прогнозированию с применением данных об объеме продаж

основывается на том, что хозяйственная деятельность компании часто напрямую

связана с объемом долларовых продаж. Увеличение объема продаж должно

привести к появлению дополнительных денежных средств на банковском счете,

возрастанию суммы переменных издержек, административных расходов и др.

Объем продаж является основой для большинства других показателей.

Метод прогнозирования на основе показателя степени объема продаж включает

несколько этапов.

1. Анализ традиционно сложившихся тенденций изменения рынка и

взаимосвязь финансовых показателей. (Например, на протяжении нескольких

лет изменяемые издержки составляли в среднем 7% от общего объема

продаж.)

2. Составление прогноза относительно исходного показателя, т.е. объема

продаж, на следующий плановый период, скажем, на год.

3. Подсчет будущих расходов и доходов на основании их соотношения с

объемом продаж на протяжении последних лет. Если в следующем году вы

планируете увеличить объем продаж на 3%, то разумно запланировать такое

же повышение комиссионного сбора за продажу.

4. Планирование финансовой деятельности компании на основе данных о

планируемом объеме продаж и расходов.

Пример.

"Светлана"–это небольшая компания, специализирующаяся на тиражировании

офисных канцелярских принадлежностей и каталогов. Она существует на

протяжении восьми лет, с того момента, как была зарегистрирована Суховым

Александром Николаевичем, который приобрел активы за счет банковского займа

и собственных капиталовложений. Предположим, что "Светлана" разрабатывает

план финансовой деятельности на 1998 год. Это делается с целью

предварительной оценки годовых издержек и финансовых результатов будущего

года, а также для определения направления оперативных решений, которые

придется принимать компании в начале следующего года.

Прежде всего следует просмотреть уже существующие финансовые отчеты

компании о линиях тренда, структурах и взаимосвязях показателей. Основу для

планового обзора составляют методы проведения сводного анализа доходности и

анализ коэффициентов. Например, на рис.1 и 2 изображены соответственно

отчет о доходах и расходах компании и балансовый отчет компании "Светлана"

за 1995 – 1997 годы.

На основании этих рабочих листов специалистам "Светланы" следует определить

финансовые тенденции (тренд), структуру и соотношение показателей. Хотя в

их распоряжении и имеется большое количество различных аналитических

методов и показателей, однако при планировании бюджета очень важно

сосредоточить внимание на исходных аспектах хозяйственной деятельности,

примерами которых могут служить показатели роста прибыли и увеличения

оборотного капитала. Итак, специалист "Светланы" выбирает в качестве

исходного показателя рост прибыли и применяет процент от продаж в качестве

основного показателя. На рис.3 изображены те же самые финансовые отчеты,

что и на рис.1, но уже с разбиением компонентов по объемам продаж. При этом

каждый компонент отчета указан не только в денежном выражении, но и в виде

процентов от объема продаж.

Имея в наличии небольшое количество данных (например, информацию о

продажах за три года существования компании), было бы крайне неразумно

планировать рост объема продаж только на их основании. В данном случае

можно воспользоваться методом Ехсеl, в основе которого лежат временные

выборочные "снимки", например методом скользящего среднего либо методом,

базирующимся на регрессии, скажем, с использованием функции ТЕНДЕНЦИЯ или

графической линии тренда. Во всех этих случаях вы получите определенный

ответ, но слишком полагаться на него не следует.

Но чему же верить? Ответом может стать возможность обобщения. При

проведении анализа, в результате которого собранные данные будут применены

для неизвестной ситуации (например, для планирования доходов от продаж в

следующем году), вы делаете логическое предположение, что будущее станет,

в основном, повторять прошлое. Если при анализе вы основывались на большом

количестве исходных данных, это предположение будет намного более

справедливым, чем если бы их было несколько. Если исследовать базовую

линию данных, то вы, вероятно, заметите, что доход от продаж прошлых лет

служил хорошим основанием для прогноза доходов на последующие годы.

Однако, если эта базовая линия слишком коротка (например, в нашем случае

она отражает показатели всех трех лет), в результате вы можете получить

данные о тенденциях, которые, несмотря на свою внешнюю правдоподобность,

уведут вас в совершенно неверном направлении.

В ситуации, отображенной на рис.1–3, следует постараться получить

дополнительные данные, например следующие.

. Подтверждается ли предположение, что ваше предприятие будет давать

результаты, отслеживаемые вами до сих пор?

. Как обстоят дела у ваших конкурентов: они увеличивают или сокращают

объемы? Предпринимаются ли ими шаги по перетягиванию ваших клиентов?

. Не произошло ли каких-либо технических изменений, ускоряющих либо

тормозящих развитие вашего бизнеса?

. Каково текущее положение ваших нынешних клиентов: предполагает ли оно,

что клиенты будут покупать вашу продукцию? И будут ли покупать именно у

вас?

. Не намерены ли вы начать выпуск новых видов продукции либо прекратить

выпуск старой?

. Каковы тенденции развития рынка сбыта вашей продукции? Падает или

повышается спрос?

Ответы на подобные вопросы в совокупности с фактическими результатами

прошедших лет дадут компании "Светлана" разумные основания предполагать,

что рост дохода от продаж в 1998 году будет несколько выше, чем в 1997

году. Специалисты "Светланы" считают, что для этого существуют следующие

причины: увеличилась клиентура, сложились более мягкие экономические

условия и была успешно проведена новая рекламная кампания.

На следующем этапе надо составить прогноз издержек, основываясь при этом

на традиционном процентном показателе объема продаж и применив его к

планируемой сумме дохода в 1998 году. Такой прогноз показан на рис.4.

Компоненты, подлежащие изменениям при изменении объемов нетто-продаж,

имеют процентные показатели в столбце В. Другие составные части, например,

исходные товарно-материальные запасы, арендная плата и амортизация,

включаются в показатели наилучшей оценки в конце предшествующего периода.

До сих пор прогнозирование происходило вполне удовлетворительно, однако,

изучив отчеты о доходах и расходах компании за 1995 – 1997 годы, мы видим

тревожную тенденцию. Основную часть дохода "Светлана" получает от

тиражирования, а это зачастую требует наличия специального запаса бумаги.

За три года "Светлана" закупила бумаги в объемах, намного превосходящих

потребности конкретного заказа. Это было сделано с целью снижения

переменных издержек, поскольку более крупные закупки означают меньшие

затраты на единицу продукции. Кроме того, компания рассчитывала, что

клиент сделает еще заказ, на выполнение которого и будет использован

остаток данного товарного запаса.

К сожалению, этого не произошло. Товарно-материальные запасы бумажной

продукции "Светланы" на протяжении всех трех лет неуклонно возрастали и

уже превысили рост объема продаж. На рис.3 показано, что товарно-

материальные запасы к концу года возросли с 92 903тыс.руб. до 129 190

тыс.руб. (другими словами, почти на 40%), тогда как объем нетго-продаж

увеличился с 349 595 тыс.руб. до 389 864 тыс.руб.(т.е. всего на 11%). На

рис.4 показано, что, если не будут приняты меры, товарно-материальные

запасы на конец 1998 года составят 136 425 тыс.руб.

Какое же влияние на предварительный баланс на 1998 год и планирование

доходов и расходов "Светланы" будет иметь изменение процедуры закупок?

Специалисты знают, что значительная часть объема их продаж связана со

способностью компании предоставлять клиентам услуги по выполнению отдельных

заказов. Сорок процентов заказов, полученных компанией, достались ей

потому, что она была готова приобретать необходимые для выполнения

специальных заказов запасы материалов, закупать материалы большими

партиями и изменять цену, взимаемую с клиента.

Компания не может точно знать, когда ее клиенты намерены сделать

следующие заказы (позволяющие "Светлане" использовать уже приобретены

товарно-материальные запасы), но предполагает, что в определенный момент

это случится. А тем временем остается лишь один выход: сократить объемы

новых закупок товарно-материальных запасов до тех пор, пока заказы

постоянных клиентов не позволят использовать уже имеющиеся запасы

материалов. Такой шаг может привести к замещению роста уровня товарно-

материальных запасов.

Компании "Светлана" следует предпринять меры по расширению клиентуры.

Однако, если сократятся товарно-материальных запасы, это ограничит

способность компании работать по специальным заказам новых клиентов. Таким

образом, процесс сокращения имеющихся запасов компании до более

управляемого уровня непременно приведет к понижению уровня объема продаж.

Разумно ли такое решение?

Проведя исследования, компания "Светлана" узнает, к какому результату

приведет сокращение в 1998 году закупок запасов на 50%, по предварительным

данным – с 97951 тыс.руб. до 98 976 тыс.руб.. Специалисты прогнозируют, что

объем нетго-продаж снизится с 411 696 тыс.руб. до 247 018 тыс.руб..

Большинство издержек, за исключением расходов на арендную плату помещения

и амортизацию оборудования (они обычно не изменяются в зависимости от

показателя нетто-продаж), сократятся пропорционально этому показателю.

Планируемый результат показан на рис. 5 (предварительный отчет о доходах и

расходах) и рис.6 (предварительный баланс компании).

При сокращении закупок запасов вдвое объем нетто-продаж снизится на 40%,

а чистый доход уменьшится на 92%, т.е. на 69 658 тыс.руб. Это весьма

значительные изменения финансового состояния предприятия. Для того чтобы

снизить расходы на заработную плату в соответствии с сокращением нетто-

продаж, придется уволить одного служащего – очень серьезный шаг в области

кадровой политики для такой небольшой компании, как "Светлана".

В общем и целом издержки будут превышать доходы, получаемые от

исправления положения дел в товарно-материальных запасах компании. Именно

такого итога можно ожидать, если текущее решение оказывает такое сильное

влияние на методы, применяемые компанией в работе с клиентами.

Делать анализ с помощью Ехсеl достаточно просто, намного проще, чем

принимать отдельное бизнес-решение. Здесь задача заключается в создании

рабочего листа, содержащего традиционные данные для отчета о доходах и

расходах компании и баланса. После этого получить процентные показатели не

составит большого труда. Например, чтобы получить значение – 100%,

указанное в ячейке G4 (см. рис. 3), надо ввести следующую формулу:

= D4/$D$4

Затем следует скопировать эту формулу и вставить ее в ячейки G6:G11 и

G13:G23. Абсолютная ссылка ($D$4) указывает, что знаменателем данной

формулы всегда будет значение ячейки В4, а числитель будет изменяться в

зависимости от того, в какую ячейку вставляется эта формула. Так,

например, вставив ее в ячейку G6, вы получите следующую формулу: =

D4/$D$4.

Чтобы получить значение, указанное в столбце F(см. рис. 3), введите в

ячейку F4 следующую формулу:

=(В4+С4+D4)/($В$4+$С$4+$D$4)

' После чего скопируйте и вставьте эту формулу в ячейки F13:F23.

Существует еще одна версия данной формулы:

= СРЗНАЧ(В6/$В$4;С6/$С$4;D6/$D$4)

Если скопировать вторую версию формулы и вставить ее в другие строки листа,

она назначит значение, равное каждому из трех рассматриваемых в данном

случае лет. Первая версия формулы присваивает большее значение году, в

котором, например, расходы на рекламу в соотношении с нетто-продажами были

больше.

После ввода этой формулы для проверки влияния изменений объемов нетто-

продаж на издержки, чистый доход компании и сумму капитала, потребуется

лишь изменить значения объема нетто-продаж. Поскольку все остальные

категории отчета о доходах и расходах компании и ее баланса напрямую

зависят от этого показателя, Ехсеl будет изменять их соответственно.

Проведение анализа чувствительности

После создания в Ехсеl предварительного отчета о доходах и расходах

компании на следующий год, вы можете воспользоваться им для проведения

анализа различных финансовых сценариев. Оценка возможных изменений в

предварительных финансовых отчетах может помочь определить возможность и

степень будущего риска. Рассматриваемый нами пример с компанией "Светлана"

продемонстрировал, что может случиться, если объем продаж снизится на 40%.

Выводы в данном случае строятся на основе предположения о том, что

большинство сумм расходов непременно изменятся в результате изменений в

объемах нетто-продаж.

Однако представляется целесообразным внимательно рассмотреть также и само

это предположение. Возможно, вам захочется спрогнозировать, какое влияние

может оказать снижение в будущем году суммы выручки на 10% на чистый доход

компании. Или вы, например, захотите узнать, сможете ли удержаться в своей

рыночной нише, если один из ваших поставщиков повысит цены на 20%.

Если вам надо внести какое-либо единичное изменение в план финансовой

деятельности, это удобнее сделать, внеся его непосредственно в изменяемую

ячейку, а не тратить время на выполнение операций со средством Диспетчер

сценариев.

Например, можно поменять значение ячейки С6 (см. рис.4):

= ОКРУГЛ(В6*$В$1;0)

которое равняется 197 951 тыс.руб., на:

= ОКРУГЛ(В6*$В*1,2;0)

которое указывает, что при повышении поставщиком цены на 20%

запланированная сумма расходов на закупку товарно-материальных запасов

составит 237 541 тыс.руб. Результатом этого будет снижение объема чистого

дохода с 75 861 тыс.руб до 36 271. тыс.руб

Это действие может дать вам намного больше информации, чем данные о том,

что ваш чистый доход может сократиться почти на 40 000 тыс.руб. Существует

и другой способ прогнозирования изменений в сумме чистого дохода: принять

во внимание, что повышение затрат на закупки товарно-материальных запасов

приведет к снижению этого показателя на 52% (1х36 271 тыс.руб /75 861

тыс.руб). Все это доказывает, что чистая прибыль компании очень сильно

зависит от цены поставок, – ваш доход практически полностью во власти цен

ваших поставщиков.

Переходим от планов финансовой деятельности к составлению бюджета

компании

Предварительный отчет о доходах и расходах компании можно преобразовать в

бюджет компании на будущий год. Такой отчет представляет собой прогноз, а

бюджет применяется для планирования, координации и управления операциями

компании. Периоды времени, на которые составляется бюджет, могут

варьироваться. В зависимости от таких факторов, как потребность в

информации, структура сбыта (например, сезонные пики и падения в сравнении

с тенденциями стабильного сбыта), операционные методы и финансовая

структура, компания может разработать годовой, поквартальный или

помесячный бюджеты.

Предположим, что компания "Светлана" хочет составить поквартальный

текущий бюджет на 1998 год, основанный на предварительном отчете о доходах

и расходах на этот год. Такой поквартальный бюджет показан на рис.7.

Квартальный бюджет, подобно плану финансовой деятельности, основывается

на предположении о том, что основным фактором, влияющим на расходы

предприятия, является объем продаж. Так получилось, что доходы обсуждаемой

нами фирмы имеют несколько сезонный характер: традиционно 20% продаж

приходится на первый квартал, 40% – на второй, 25% – на третий и 15% – на

четвертый. Чтобы соответствующим образом распределить объем плановых

годовых продаж по четырем кварталам, необходимо ввести следующие данные:

в ячейку С3:

= 0,2*В3

в ячейку D3:

= 0,4*В3

в ячейку Е3:

= 0,25*В3

в ячейку F3:

= 0,15*В3

Эти формулы распределяют общую сумму запланированного дохода по кварталам

с учетом процентных показателей по каждому кварталу за предшествующие

годы.

Уровень товарно-материальных запасов на начало каждого следующего

квартала повторяет уровень этих запасов на конец предыдущего квартала.

Закупки материалов в течение каждого квартала представляют собой функцию

общей суммы плановых закупок на год и объема нетто-продаж по кварталам.

Формула в ячейке С6 (закупки материалов в первом квартале) такова:

= $В6*С$3/$В$3

Данная формула представляет объем прогнозируемых закупок материалов на

год (ячейка В6), распределенный пропорционально ежеквартальному процентному

показателю нетто-продаж (ячейка С3) в объеме годовых нетто-продаж (ячейка

В3). Используя в формуле смешанные ссылки, копирование и вставку из ячейки

С6 в ячейки D6:F6, можно преобразовать соответствующим образом ссылку на

квартальные нетто-продажи ячейки С3 к ячейкам D3:F3.

Товары, готовые к продаже, – это товарно-материальные запасы на начало

квартала плюс закупки, осуществленные в течение данного квартала.

Прогнозируемые товарно-материальные запасы на конец квартала основываются

на сумме материалов, готовых к продаже, за вычетом суммы выручки. Выручка

также является функцией нетто-продаж. Например, формула для определения

количества товаров, готовых к продаже, представленная в ячейке С9, имеет

вид:

= $В9+С$3/$В$3

Следующим планируется объем товарно-материальных запасов на конец

квартала, который вычисляется по следующей формуле:

= С7-С9

Сумма валовой прибыли рассчитывается путем вычитания суммы выручки из

суммы нетто-продаж. Например, запланированную валовую прибыль в первом

квартале получаем с помощью следующей формулы:

= СЗ-С9

Ежеквартальные расходы предварительно оцениваются путем распределения

годовых расходов пропорционально процентным показателям поквартальных нетто-

продаж от общей суммы нетто-продаж. Так, например, расходы на рекламу в

первом квартале можно предварительно рассчитать помощью следующей формулы:

= $В12*С$3/$В$3

И опять-таки, при использовании смешанных ссылок эта формула может быть

скопирована и вставлена в остаток диапазона С15:С19, после чего значения,

содержащиеся в ячейках, будут откорректированы. Предполагается, что строки

13 и 14, содержащие показатели расходов на аренду помещения и износ

оборудования, при изменении объема нетто-продаж остаются неизменными; они

предварительно рассчитываются на основе самых последних данных (доступных

на конец предшествующего периода).

Общие издержки получаются путем суммирования всех расходных статей

каждого квартала, а сумма налогов предварительно оценивается как 25% от

текущего дохода (валовая прибыль минус расходы). Чистый доход

рассчитывается путем вычитания из суммы валовой прибыли суммы общих

издержек и суммы налогов.

Теперь предположим, что компания "Светлана" желает равномернее

распределять свои операции по кварталам. Хотя показатели ежеквартальных

неттопродаж будут продолжать носить сезонный характер, существует

возможность получить от клиентов в первом квартале предварительные сметы о

планируемых заказах на второй, третий и четвертый кварталы. В этом случае

можно ровнее сбалансировать рабочую загрузку предприятия, что позволит

избежать дополнительных расходов на оплату сверхурочной работы во время

самого напряженного второго квартала.

Согласно предварительной оценке специалистов "Светланы", эти

дополнительные расходы в течение года составят около 10 000 тыс.руб.. На

рис.8 представлены результаты, которые можно достичь при более равномерном

распределении рабочей загрузки по кварталам.

Во-первых, закупки товарно-материальных запасов, указанные на рис.3,

равномерно распределены между всеми четырьмя кварталами. Это сделано на

основе предположения о том, что загрузка предприятия будет постоянной,

вследствие чего восполнение товарно-материальных запасов также должно

носить постоянный характер.

Во-вторых, запланировано снижение расходов по заработной плате с 99 630

тыс.руб до 90 000 тыс.руб. Это означает, что специалисты компании хотят

уменьшить расходы на выплату за выполнение сверхурочных работ. Кроме того,

выплаты по заработной плате (см. рис.8) – также постоянная величина для

всех четырех кварталов. Это достигается с помощью изменения формулы в

ячейке С17:

= $G17/4

Данная формула копируется и вставляется в ячейки D17:F17.

Выполнение таких корректировок приводит к нижеследующим результатам.

. В результате экономии выплат за выполнение сверхурочной работы чистый

годовой доход возрастает на 7 223 тыс.руб.

. Суммы чистого дохода по кварталам становятся менее равномерными. Это

происходит потому, что валовой доход в каждом квартале остается неизменным,

а поквартальные расходы снижаются, причем во втором квартале – весьма

значительно – почти на 25%.

Большинство вычислений измененных итогов 1998 года, указанных в столбце

G, представляют собой не что иное, как сумму поквартальных показателей. К

вычислениям товарно-материальных запасов это, однако, не относится: за

начальную сумму товарно-материальных запасов берется сумма начальных

товарных запасов первого квартала, а в качестве показателя уровня запасов

на конец отчетного периода – данный показатель на конец четвертого

квартала. Ценой реализации является сумма уровня запасов на начало

отчетного периода и закупок. А выручка представляет собой разницу между

ценой и стоимостью товарно-материальных запасов на конец отчетного

периода.

Приведенный выше пример иллюстрирует, каким образом можно применить

текущий бюджет для планирования и составления графика расходов, что в

конечном итоге приведет к повышению доходности вашей компании. Ка мы

убедились, простое сокращение издержек на покрытие расходов по оплате

сверхурочной работы служащих может привести к весьма ощутимому повышению

чистого дохода предприятия.

Однако может оказаться удобным распределять чистый доход не только на

основании доли нетто-продаж, выраженной в процентах. Предположим, что

компания "Светлана" получила большой заем, который должна погасить в конце

второго квартала. При более равномерной сбалансированности рабочей загрузки

чистый доход на конец второго квартала повысится с 62% от суммы годового

чистого дохода до 67% от этого же показателя. Однако компании "Светлана"

необходимо иметь эту дополнительную сумму раньше, чтобы воспользоваться ею

для погашения займа.

Это, конечно, не единственный пример получение прибыли как результата

преобразования плана финансовой деятельности предприятия в текущий бюджет.

Например, если специалисты планируют, что доход компании в течение

следующего года повысится на 10%, то следовало бы определить конкретные

цели для каждой номенклатуры продукции на каждый квартал, а то и на каждый

месяц. Окончательное повышение может произойти только в декабре, что,

вероятнее всего, окажет значительное влияние на экономическое состояние

компании, поскольку в результате этого повышения могут произойти изменения

состояния таких важнейших экономических показателей, как баланс денежных

поступлений за декабрь, уровень товарно-материальных запасов, штат

сотрудников предприятия и др. Можно сказать, что составление бюджета – это

процесс преобразования планов финансовой деятельности в планы, способные

помочь управлять компанией и максимально увеличивать ее доходы.

Сравнение фактических результатов с перспективными оценками поможет

определить, действительно ли компания движется в правильном направлении по

пути достижения основных целей хозяйственной деятельности и выполнения

задач, намеченных этими финансовыми прогнозами. Сопоставление бюджетов

поможет сосредоточить внимание на основных возможностях и препятствиях,

встречающихся на этом пути. Например, если поставщик значительно повышает

цены на свои товары, то вы, скорее всего, захотите подыскать другого.

Увеличение спроса на продукцию предприятия приведет к тому, что нужно

будет повысить продажную цену или внести изменения в график движения

запасов. Таким образом, бюджет может служить сигнальным средством для

принятия текущих финансовых решений.

Приведение бюджета в соответствие с бизнес-планом

Циклы планирования крупных компаний обычно весьма обширны. Сначала

вышестоящее руководство разрабатывает многолетние бизнес-планы, затем

менеджеры составляют текущие планы достижения стратегических целей

предприятия, после чего для определения количества и качества этих планов

создаются предварительные отчеты о финансовой деятельности. И, наконец, на

основе предварительных отчетов о финансовой деятельности разрабатываются

бюджеты.

Обычно используется три вида бюджетов.

. Оперативные бюджеты служат для планирования доходов и расходов с целью

обеспечения достижения запланированного уровня чистого дохода.

. Кассовые бюджеты прогнозируют денежные поступления и выплаты в

определенный период времени. Кассовые бюджеты помогают определить,

следует ли заняться поиском инвестиций извне либо каких-либо других

источников внешнего финансирования.

. Бюджеты капиталовложений представляют запланированные программы

капиталовложений (либо прирост фиксированных активов) в течение

определенного периода.

В процессе составления бюджетов скрывается множество ловушек. Один из

примеров – трата слишком большого количества времени на рассмотрение

возможных результатов множества сценариев, различия между которыми совсем

незначительны. Такие действия обременительны и не слишком повышают качество

анализа. Другая ловушка заключается в том, что вы можете позволить

проблемам бюджета отвлечь ваше внимание от основных задач хозяйственной

деятельности. Следует помнить, что составление бюджета является не целью, а

средством. Требуется также постоянно следить за выполнением бюджета. При

правильном использовании бюджетов, они могут обеспечить компании пути

планирования, координирования и управления ее деятельностью, тогда как

неправильное применение может привести к пустой трате времени и отвлечению

внимания от основных направлений развития вашего предприятия.

В том случае, если возникает потребность в планах на период, превышающий

один год, очень удобны многолетние бизнес-планы и предварительные отчеты о

финансовой деятельности. Например, бизнес-планы полезны, когда стоит вопрос

о том, следует или нет продолжать инвестировать средства в конкретное

предприятие; или надо узнать прогноз доходов, которые предполагают получить

от определенного вида продукции в течение последующих пяти лет.

Долговременные прогнозы зачастую оказывают большое влияние на текущие и

финансовые планы. Финансовые планы должны простираться за пределы наиболее

Страницы: 1, 2, 3