Учет ДИОД позволяет не только обеспечить сохранность документов и организовать по ним контролъно-справочно-ннформаци-онную работу, но и проводить периодические и непериодические проверки наличия документов и дел.

Целью проверки наличия ДИОД является установление фактического соответствия имеющихся документов и дел записям в учетных формах, их сохранности, целостности и комплектности.

Проверка ведется от учетных данных к документам, экземплярам документов, составным частям каждого экземпляра и дел.

Регламентированные, обязательные проверки наличия ДИОД проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Не-регламентированные проверки осуществляются при смене руководителей структурных подразделений, увольнении исполнителя, после выявлении фактов угрозы утечки информации и в других случаях. Если регламентированные проверки наличия охватывают всю ДИОД организации, то при нерегламентированной проверке ограничиваются частью документации.

Проверки наличия документов проводятся специально назначаемой комиссией, в которую обычно входят: заместитель руководителя организации, курирующий вопросы работы с ДИОД, руководитель службы ДИОД и другие должностные лица. По результатам проверки составляется акт.

Ежедневные проверки документов (самопроверки) проводятся по окончании рабочего дня всеми сотрудниками, работающими с ДИОД.

О фактах утраты документов и дел либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставится в известность руководство организации.

Для расследования факта утраты документов и дел ограниченного доступа установления факта разглашения сведений, содержащихся в ДИОД, приказом назначается комиссия, заключение которой о результатах расследования утверждается руководством организации, создавшим данную комиссию.

6. Использование ДИОД. Организация работы исполнившей с ДИОД

6.1. Руководители и исполнители при работе с ДИОД обязаны:

знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили разрешение на доступ в силу должностных обязанностей;

предъявлять работнику службы ДИОД числящиеся за ними документы для проверки их наличия и комплектности;

вести учет находящейся у них ДИОД;

ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов, сдавать их на хранение в службу ДИОД;

немедленно сообщать непосредственному руководителю и в службу ДИОД об утере или недодаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов;

сдавать по описи в службу ДИОД все числящиеся за ними документы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку.

6.2. Все передачи ДИОД руководителям и исполнителям долж ны регистрироваться в карточках учета документов (раздел 5). Прием и выдача документов осуществляется под роспись, что необходимо для установления факта возложения персональной ответственнос ти за документ на конкретных сотрудников.

Хранение дел с ДИОД на рабочих местах руководителей и исполнителей не разрешается. Отдельные дела с разрешения службы ДИОД могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

6.3. Руководители, выполняя процедуру рассмотрения докумен тов, решают следующие задачи:

принятие правильного решения по составу исполнителей, допускаемых к документу;

исключение возможности ознакомления с документом посторонних ляп;

предотвращение возможности хищения или копирования документов посетителями и другими посторонними лицами;

исключение возможности утечки информации по техническим каналам.

Посторонним лицом является любое лицо, не имеющее права доступа к данному конкретному документу, в том числе другие руководители и сотрудники организации.

6.4. Сотрудник ДИОД, выдавая документы исполнителям для работы, обязан:

предотвратить выдачу документов лицу, не имеющему права доступа к нему;

зафиксировать факт передачи документа исполнителю;

обеспечить физическую сохранность документа, приложений, листов и других частей документа;

ознакомить исполнителя только с той частью документа, которая ему адресована;

предотвратить возможность ознакомления с документом постороннего лица при выдаче документа исполнителю и возврате им документа;

обеспечить учет документов, находящихся у исполнителей.

Ответственность за сохранность ДИОД и предотвращение утеч ки информации в подразделениях фирмы несут их руководители.

При работе с ДИОД руководители и исполнители должны быть обеспечены:

постоянным рабочим местом;

личным сейфом (металлическим шкафом) и кейсом для хранения документов;

номерной личной металлической печатью.

Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у руководителя или исполнителя. Дубликаты ключей должны находиться в службе ДИОД.

6.7. Требования к рабочему месту.

Рабочее место сотрудника организации следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе ДИОД, не имеющими к ним отношения. Рабочий стол не должен просматриваться через окно из соседних домов. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на ПЭВМ, должна иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа.

На рабочем столе всегда должен находиться только тот конфиденциальный документ и материалы к нему, с которым в данный момент работает сотрудник. Другие документы следует хранить в запертом сейфе. Руководители и исполнители не должны вести какие-либо картотеки для организации работы с ДИОД и контроля за их исполнением. Очередность исполнения определяется раскладкой документов по рабочим папкам: "Ознакомление", "Согласование", "Срочно", "Задания на такое-то число" и т.п. Не разрешается хранение ДИОД в ящиках рабочего стола, в шкафах и других широко доступных местах, даже если они имеют замки и запоры.

Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с конфиденциальными документами, то ознакомление с документами и их исполнение осуществляется в специальном помещении службы ДИОД.

- 6.8. Вся ДИОД, бумажные, магнитные носители информации, дела и другие материалы, полученные руководителем или исполнителем на срок более одного дня, вносятся службой ДИОД в опись (перечень) документов, находящихся у исполнителя. Электронный экземпляр описи находится в службе ДИОД, а его распечатка на бумажном носителе передается исполнителю. Документы, полученные на время рабочего дня, в опись не вносятся. За полученный документ исполнитель расписывается в карточке учета. При возврате документа сотрудник службы ДИОД расписывается и в карточке, и в описи.

Выданные для работы дела с грифом ограничения доступа подлежат возврату в службу ДИОД или службу открытого (несекретного) делопроизводства или ответственному за делопроизводство структурного подразделения в зависимости от места хранения документа в тот же день.

Запрещается выносить документы и дела нз служебных помещений для работы с ними на дому, в гостиницах и т.д. В необходимых случаях руководство службы ДИОД и руководство структурного подразделения может разрешить исполнителям вынос из здания указанных материалов для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах населенного пункта организации.

6.9. Сотрудникам, работающим с ДИОД и электронными конфиденциальными документами, запрещается:

использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документах, докладах и переписке, рекламных материалах, выставочных проспектах и информационных сообщениях;

передавать кому-либо (в том числе сотрудникам фирмы) устно или письменно конфиденциальную информацию, документы, если это не связано со служебной необходимостью и не санкционировано непосредственным руководителем;

вести переговоры, содержащие конфиденциальные данные, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;

снимать копии с ДИОД и делать из них выписки без письменного разрешения непосредственного руководителя;

знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать за их компьютерами;

переписывать сведения из документов в личные записные книжки, дневники, календари, карточки учета работы;

вносить и пользоваться в помещениях организации личными фото- видеоаппаратами, компьютерами, аудиотехникой, магнитофонами, плеерами, переговорными устройствами, техническими носителями информации (дискетами и т.п.), радиотелефонами, копировальными аппаратами;

выносить ДИОД из здания организации без разрешения первого руководителя, работать с ДИОД не в предназначенных для этого помещениях;

оставлять ДИОД на рабочем столе без контроля, хранить эти документы вместе с открытыми документами и материалами, оставлять без контроля ПЭВМ с загруженной конфиденциальной информацией;

разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации на ПЭВМ и о личных идентифицирующих паролях;

разглашать сведения о составе находящихся у него ДИОД, системе их защиты и месте хранения, а также известных ему элементах обеспечения безопасности организации.

Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с ДИОД с разрешения руководства организации, руководства службы ДИОД, руководства структурных подразделений, в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

По окончании рабочего дня руководители и исполнители должны проверить ДИОД (в том числе на магнитных носителях), убедиться в их комплектности и сдать их в службу ДИОД. Оставлять ДИОД на рабочем месте не разрешается. Сдается, как правило, каждый документ в отдельности. При наличии у сотрудника нескольких конфиденциальных документов, необходимых ему для ежедневной работы, они могут помещаться вместе с описью в специальный кейс, который запирается, опечатывается личной печатью этого сотрудника и сдается в службу ДИОД.

7. Изготовление ДИОД на ПЭВМ, печатание, размножение

7.1. ДИОД печатаются на пишущей машинке или составляются на средствах электронно-вычислительной техники (ЭВТ) и распечатываются при помощи принтера в зависимости от степени защиты технических средств и программного обеспечения, непосредственным исполнителем.

В случае необходимости печатание документов производится технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.) под ответственность исполнителя документов.

На первом листе лицевой стороны документа в левом нижнем углу (допускается на обороте первого листа) указывается количество отпечатанных экземпляров, их адрес или местонахождение, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дату печатания документа (если документ печатался на принтере средств ЭВТ -- дополнительно указывается наименование файла, в котором набиралась информация).

При изготовлении документа не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага, не должны подкладываться под валик пишущего устройства дополнительные листы бумаги. Документы не следует диктовать, наговаривать на диктофон. Окна в помещении целесообразно тонировать или зашторивать. Экран дисплея необходимо разворачивать в сторону от окна и входной двери.

Отпечатанные, завизированные и подписанные исходящие (отправляемые) и организационно-распорядительные документы ограниченного доступа (приказы, распоряжения, постановления и тд.) вместе с их черновиками и вариантами передаются в службу открытого делопроизводства для их регистрации. Черновики и варианты уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью

на копии исходящего писма или подлиннике организационно-распорядительного документа: "Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись". Запись производится непосредственно исполнителем или сотрудником структурного подразделения в зависимости от того, где были уничтожены черновики и варианты документа, относящегося к ДИОД.

7.2. Организация работы по изготовлению электронной ДИОД.

Изготовление электронных аналогов бумажных конфиденциальных документов сопровождается дополнительными требованиями к системе их безопасности. Для сотрудников централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспечения разграничения доступа к информации.

Система утверждается приказом первого руководителя и доводится выборочно в строго индивидуальном порядке до каждого сотрудника организации под роспись. Обновление системы должно быть постоянным, что особенно важно при частой смене персонала.

Любое санкционированное или несанкционированное обраще ние к информации должно регистрироваться, (протоколироваться). Рекомендуется систематически проверять используемое пользова телями программное обеспечение с целью обнаружения неутверж- денных или необычных программ. Применение персоналом неут- вержденных (незарегистрированных) защитных мер при работе с компьютером не допускается. При несанкционированном входе в конфиденциальный файл информация должна немедленно авто матически стираться.

Закончив работу на ПЭВМ, сотрудник обязан:

перенести конфиденциальную информацию на гибкие носители информации (дискеты, диски);

стереть конфиденциальную информацию с носителей в ПЭВМ и записать шумовую информацию для предотвращения считывания остаточных сигналов;

проверить наличие гибких магнитных носителей информации по внутренней описи и сдать их в службу ДИОД;

блокировать ПЭВМ персональным ключом и отключить электропитание в помещении;

запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану.

После изготовления конфиденциального документа на принтере и при необходимости переноса текста на дискету информация в ПЭВМ также должна быть стерта с магнитного носителя. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и сотрудника службы ДИОД в карточке учета изданного документа.

В службе ДИОД должны храниться регулярно обновляемые копии используемых исполнителями магнитных носителей ДИОД.

Работа с электронной ДИОД разрешается только при наличии в организации сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети.

7.3. Размножение ДИОД и снятие с них копий производится по письменному разрешению руководителя структурного подразделения, в котором работает исполнитель. Дополнительно размноженные экземпляры учитываются в службе ДИОД за номером подлинника и в той же учетной форме. Выписки из ДИОД делаются также с разрешения руководителя подразделения и учитываются за новыми номерами на карточках учета подготовленных (изданных) документов.

Целевое использование сотрудниками копировальной техники следует строго контролировать. Копировальные аппараты могут размещаться в специальном помещении службы конфиденциальной документации и при необходимости в кабинетах руководителей. По окончании рабочего дня эти помещения должны запираться, опечатываться и сдаваться под охрану.

Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководства структурного подразделения, подготовившего эти документы. Копирование для сторонних организаций документов, полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.

8. Экспедиционная обработка и рассылка ДИОД

8.1. Разрешением на отправку исходящей ДИОД является под писание первым руководителем организации сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной карточке, если документ отправляется без сопроводительного письма.

Рассылка тиражированной ДИОД осуществляется на основании подписанного руководителем структурного подразделения списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров ДИОД.

8.2. В процессе экспедиционной обработки отправляемых ДИОД решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:

исключить возможность тайного вскрытия и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов;

ограничить возможность утери, кражи или подмены пакета с ДИОД;

подтвердить факт отправки документа и правильность оформления этого факта в учетных формах;

исключить ошибочную отправку документа, пакета другому адресату, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.

8.3. Конвертование и отправка ДИОД осуществляется сотруд ником службы ДИОД. Отравка документов лично исполнителями не допускается.

Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета, т.е. производится их двойное пакетирование- На внутреннем пакете указываются: гриф доступа, фамилия лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при необходимости ставится пометка "Лично". Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать "Для пакетов или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные сведения на него не выносятся.

Пакеты с ДИОД пересылаются ценными отправлениями. Передача их в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

8.4. При передаче пакетов с ДИОД адресатам курьерами (нароч ными) организации двойное конвертование, как правило, не при меняется. Все необходимые отметки делаются на одном светоне проницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в разносной книге или реестре, расписке.

Доставка документов через представителей других организаций производится на основании доверенности-

Пересылка ДИОД по каналам факсимильной или иной оперативной связи, электронной почты не допускается. В исключительных случаях разрешается пересыпать ДИОД по указанным каналам связи при условии шифровки текста документа.

Если в ДИОД сведения, относящиеся к Компетенции других организаций, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия этих организаций.

9. Группировка исполненных документов в дела. Учет в храпение дел. Номенклатура дел

9.1. ДИОД после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел открытого делопроизводства.

В исключительных случаях ДИОД в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

Дела формируются централизованно в службе ДИОД, которая осуществляет их текущее и архивное хранение.

9.2. В случаях, когда образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (распоряжения, постановления, приказы, инструкции, отчеты, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, но являющимися ДИОД, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с ДИОД добавляете" отметка ограничения доступа. При снятии с документов грифа ограничения доступа они перемещаются в аналогичное дело без грифа, которое хранится в службе открытого (несекретного) делопроизводства. Например:

Индексы дел Заголовки дел

01-1 приказы по основной деятельности

01-1ДСП тоже

08-98 Переписка об аренде помещений

08-98КФД то же

9.3. При включении документа ДИОД в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает соответствующий гриф ограничения доступа и данное уточнение вносится в номенклатуру дел.

Если в деятельности структурного подразделения организации образуется небольшое количество ДИОД, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется: "Материалы ДИОД". Срок хранения одного такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

Дела с несекретными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачивается информация ограниченного доступа, должны быть отнесены к категории дел ограниченного доступа. На обложках этих дел также проставляется соответствующий гриф ограничения доступа. Данные уточнения вносятся в номенклатуру дел.

На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одновременно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.

Раздельно с различиями по доступу хранится электронная ДИОД и несекретная (открытая) документация в памяти ПЭВМ.

В начале дела помещается внутренняя опись дела, все исправления, вносимые в нее, заверяются визами исполнителей (или контролирующего лица) и сотрудника службы ДИОД. Нумерация листов осуществляется в процессе ведения дела при подшивке в него документов. Одновременно сведения о подшиваемом документе и номера листов вносятся в опись дела. При изъятии документа из дела нумерация листов сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются в описи с указанием причины изъятия документа или его части и их нового местонахождения. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель, в котором указываются основания изъятия документа или данные об уничтожении. Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов за текущий год.

В небольших организациях ДИОД при поступлении или изъятии могут сразу же включаться в дело. В дальнейшем исполнитель работает с делом, а не с отдельным документом. В этом случае в опись документов, находящихся у исполнителя, включается дело в целом.

9.4. Учет дел ДИОД.

Основной формой учета дел ДИОД является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел.

Номенклатура дел, предназначенных для систематизации ДИОД, может быть составной частью общей номенклатуры дел организации или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для несекретных, открытых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом, фамилия лица ответственного за формирование и сохранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа ограничения доступа и передаче дела на открытое хранение и другие сведения.

Номенклатура дел учитывается по картотеке подготовленной (изданной) ДИОД. После окончания года она подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на списочном учете (раздел 5). %-

Дела и издания ДИОД выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в журнале или карточке (автоматизированной картотеке) учета выдаваемых дел и изданий.

9.5. Снятие грифа ограничения доступа с дел.

Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации.

Решение вопроса о снятии грифа ограничения доступа с дел возлагается на создаваемую в установленном порядке экспертную комиссию (ЭК), в состав которой включаются сотрудники службы ДИОД, представители службы открытого (несекретного) делопроизводства, ответственных за делопроизводство структурных подразделений.

Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководством организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф ограничения доступа снимается. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации.

10. Организация проведения совещаний и переговоров с использованием информации ограниченного доступа

Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут упоминаться сведения из ДИОД, именуются конфиденци альными. Разрешение на проведение таких совещаний и перегово ров (далее -- совещание) с приглашением представителей других организаций дает руководитель организации. Решение руководите ля о предстоящем совещании доводится до сведения руководителя службы ДИОД и руководителя службы безопасности. Информация об этом решении фиксируется специально выделенным сотрудни ком службы ДИОД в карточке учета в целях дальнейшего контроля за подготовкой и проведением такого совещания.

Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, проходящие без приглашения посторонних лиц, руководителем организации, его заместителями, ответственными исполнителями (главными специалистами по направлениям работы) с обязатель ным предварительным согласованием с руководителем службы ДИОД. По факту проведения таких совещаний в службе ДИОД заводится учетная карточка, в которой фиксируется состав рассмот ренных вопросов, принятые решения и состав присутствовавших на каждом вопросе сотрудников организации.

Доступ сотрудников на любые совещания, в том числе и конфиденциальные, осуществляется на основе действующей в орга низации разрешительной системы. Приглашение на такие совеща ния лиц, не являющихся сотрудниками организации, допускается только в случае крайней необходимости их личного участия в об суждении конкретного вопроса. Присутствие их при обсуждении других вопросов не разрешается.

Ответственность за обеспечение защиты ДИОД и соблюде ние секретности в ходе подготовки и проведения совещания несет руководитель, организующий данное совещание. Сотрудник служ бы ДИОД оказывает помощь руководителям и совместно со служ бой безопасности осуществляет контроль за перекрытием возмож ных организационных и технических каналов утечки информации. Подготовку конфиденциального совещания осуществляет органи зующий его руководитель с привлечением сотрудников, допущенных к работе с конкретной ДИОД. Из числа этих сотрудников назначает ся ответственный организатор (например, ответственный секретарь коллегии), планирующий и координирующий выполнение подгото вительных мероприятий и проведение самого совещания.

В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются: программа проведения совещания, повестка дня, информационные материалы, проекты решений и список участников совещания по каждому вопросу повестки дня. Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф ограничения доступа, составляться и обрабатываться в соответствии с требованиями действующей Инструкции по обработке и хранению ДИОД (инструкцию, возможно, составить на материалах, представленных в данных Методических рекомендациях).

Документы (в том числе договоры, контракты и др.), пред назначенные для раздачи участникам совещания, не должны иметь конфиденциальные сведения. Эта информация сообщается участ никам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения ДИОД (технические и технологические пара метры, суммы, проценты, сроки, объемы и т.п.) в проектах реше ний и других документов не указываются или фиксируются в каче стве общепринятого значения и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обосно ваний предоставляемых льгот, скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, клиентов. Документы, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь гриф конфиденциальности.

Список участников совещания составляется отдельно по каждому обсуждаемому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привлекаются только те сотрудники организации, которые имеют непосредственное отношение к этому вопросу. Это правило каса ется и руководителей. В списке участников указываются фамилии, имена и отчества лиц, занимаемые должности, представляемые ими организации и наименования документов, подтверждающих их пол номочия вести переговоры и принимать решения. Наименование представляемой организации может при необходимости заменять ся ее условным обозначением.

Документом, подтверждающим полномочия лица (если это не руководитель организации) при ведении переговоров и приня тии решения по конкретному вопросу, может служить письмо, до веренность представляемой лицом организации, рекомендательное письмо юридического или физического лица, письменный ответ организации на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное, факсимильное или электронное послание -- подтверждение полномочий руководителем представляемой орга низации. Наименование документа, подтверждающего полномочия лица, может вноситься в список непосредственно перед началом совещания. Эти документы передаются участниками совещания ответственному организатору для хранения в службе ДИОД.

ДИОД, составляемая при подготовке конфиденциальных совещаний, на которых предполагается присутствие представите лей других организаций, согласовываются с руководителями служ бы ДИОД и службы безопасности. Их предложения по замеченным недостаткам в обеспечении защиты ДИОД должны быть исправлены ответственным организатором совещания. После этого ДИОД утверждается руководителем, организующим совещание. Одновременно с визированием подготовленных документов руководители указанных служб и ответственный организатор определяют место проведения совещания, порядок доступа участников совещания в это помещение, порядок документирования хода обсуждения вопросов и принимаемых решений, а также порядок рассылки (передачи) участникам совещания оформленных решений и подписанных документов.

10.9. Требования к помещению.

Любое конфиденциальное совещание проводится в помещении, имеющем лицензию на проведение в нем подобного мероприятия и, следовательно, оборудованном средствами технической защиты информации. Доступ в такие помещения сотрудников организации и представителей других организаций разрешается и осуществляется сотрудником службы безопасности. Перед началом совещания сотрудник службы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении аудио- и видеозаписывающих или передающих устройств я качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утечки информация. Помещение должно быть оборудовано кондиционером, так как открытие окон, дверей в ходе проведения совещания не допускается. Окна закрываются шторами, входная дверь оборудуется сигналом, оповещающим о ее неплотном закрытии. В целях звукоизоляции целесообразно иметь двойную дверь (тамбур) или зашторивать двери звукопоглощающей тканью. Проведение совещаний в других или неприспособленных помещениях организации (кроме кабинета руководителя организации) не разрешается. В помещении для проведения совещаний не должны находиться приборы, оборудование и технические средства, которые непосредственно не используются для обеспечения хода совещания (например, телефоны городской сети, ПЭВМ, теле- радиоприемники и др.)- При необходимости они размешаются в соседней, изолированной комнате.

Аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотографирование ведутся только по письменному указанию руко водителя организации и осуществляются одним из сотрудников, готовившим совещание. Магнитный или фотоноситель информа ции для этих целей выдается службой ДИОД под роспись в учет ной форме и возвращается в службу по окончании рабочего дня.

Доступ участников конфиденциального совещания в по мещение, в котором оно будет проводиться, осуществляет ответ ственный организатор совещания при участии службы безопаснос ти в соответствии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками персональными документами.

10.12. Перед началом обсуждения каждого вопроса состав при сутствующих корректируется. Нахождение (ожидание) в помеще нии лиц, в том числе сотрудников данной организации, не имею щих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается.

Необходимо, чтобы организовавший совещание руководитель перед его открытием напомнил участникам о необходимости соблюдения режима ограничения распространения информации ограниченного доступа и уточнил, какая конкретно информация является конфиденциальной на данном совещании.

Ход конфиденциального совещания документируется од ним из готовивших его сотрудников или сотрудником службы ДИОД. На особо закрытых совещаниях эту работу выполняет не посредственно ответственный организатор совещания. Составляе мый протокол (стенограмма) должен иметь гриф ограничения дос тупа необходимого уровня и оформляться в стенографической тетради, зарегистрированной в службе ДИОД. Запись участников хода совещания определяется руководителем, организовавшим со вещание, исходя из содержания той информации, которая оглаша ется. Руководитель имеет право не разрешать участникам совеща ния вести какие-либо записи или санкционировать ведение этих записей на листах бумаги, зарегистрированной в службе ДИОД, с последующей сдачей их в эту службу и доставкой курьерами по месту работы участников совещания.

При необходимости вызова на проходящее совещание дополнительных лиц (журналистов, консультантов, экспертов, пред ставителей других организаций) факт их участия в совещании фик сируется в протоколе с указанием мотивов их вызова. Присутствие этих лиц на совещании ограничивается временем рассмотрения той ситуации, по которой они были вызваны.

Участникам конфиденциального совещания независимо от занимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:

вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото-, кино-, видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемники, радиотелефоны и другую аппаратуру, пользоваться ею;

делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;

обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования (буфет, туалет, курительная комната);

информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопросов, содержании решения и т.п.) любых лиц, не связанных с проведением данного совещания, в том числе сотрудников организации.

Участники совещания, замеченные в несанкционированной аудио-или видеозаписи или использовании средств связи, фотографировании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия его направляется организации, представителем которой является данное лицо, или передается руководителю-организатору совещания, если это лицо является сотрудником организации. Одновременно носитель несанкционированно записанной информации передается руководителю службы ДИОД для учета и хранения. Устройство записи возвращается владельцу.

В процессе совещания его участники не могут оглашать больший объем конфиденциальных сведений, чем это было уста новлено при подготовке совещания, или сообщать сведения, не относящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых конфи денциальных сведений регламентируется руководителем, органи зовавшим совещание.

При проведении переговоров по заключению, продлению или прекращению какого-либо довора сотрудникам организации, участвующим в переговорах, не разрешается раскрывать стратегию и желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение вопросов, связанных с темой совещания, не допускается.

По окончании конфиденциального совещания помеще ние, в котором оно проходило, осматривается сотрудниками служ бы безопасности, запирается, опечатывается и сдается под охрану.

Документы, принятые на совещании, оформляются, под писываются, при необходимости размножаются и рассылаются (пе редаются) участникам совещания в соответствии с требованиями к работе с ДИОД организации. Все экземпляры этих документов дол жны иметь гриф ограничения доступа (конфиденциальности).

11. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков, документов, печатей, штампов

11.1. Бланки документов, тетрадей и блокнотов для записей и др., печати, штампы -- носители и реквизиты ДИОД (далее -- блан ки) являются одним из средств защиты документов от подделки, а также являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Бланки изготавливают только полиграфическими и штемпель-но-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

11.2. На бланках типографским способом или нумератором про ставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров (не касается печатей и штампов). Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) по следующим реквизитам:

при поступлении бланков (печатей, штампов): наименование вида бланка (печати, штампа); дата поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование организации -- поставщика бланков (печатей, штампов);

количество экземпляров;

серия и номера бланков (не касается печатей и штампов);

при выдаче бланков:

наименование вида бланка (печати, бланка);

количество экземпляров;

серия и номера бланков (не касается печатей и штампов);

наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица-получателя бланков (печатей, штампов);

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрацнонной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на службу ДИОД. Лица, персонально ответ ственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

11.3. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел.

11.6. Проверку наличия, использования и хранения бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распоряди тельным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах пос ле последней записи. В случае обнаружения нарушений при изго товлении, учете, хранении и использовании бланков комиссия про водит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководства организации.

11.7. Допускается тиражирование средствами оперативной поли графии организации документов на бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью.

Приложение 2

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ о режиме секретности (пропускном и внутриобъектовом режимах) в административных зданиях организаций

Общие положения

Настоящая Инструкция разработана в соответствии с тре бованиями Закона Российской Федерации "О государственной тай не", Закона Российской Федерации "О закрытом административ но-территориальном образовании", нормативных актов о режиме секретности в организациях.

Требования Инструкции по осуществлению пропускного и внутриобъектового режима в административных зданиях организа ции призваны не допускать:

проникновения посторонних лиц на охраняемую (режимную) территорию организации в режиме секретности;

посещение режимных помещений без служебной необходимости работниками организации и командированными лицами;

внос (ввоз) на территорию организации личных визуальных средств наблюдения, кино- и фотоаппаратуры, радиотехнической и другой аппаратуры;

вынос (вывоз) с территории организации секретных документов без соответствующего разрешения.

1.3. Инструкция предусматривает:

организацию: Бюро пропусков, контрольно-пропускных пунктов (КПП) и постов с пропускными функциями на входах (выходах) на режимные территории и помещения;

введение системы постоянных, временных, разовых, материальных и транспортных пропусков;

определение должностных лиц, имеющих право давать разрешение на выдачу соответствующего вида пропусков;

определение перечня предметов, запрещенных к проносу (провозу) на режимную территорию (помещение);

охрану здания, помещений, хранилищ секретных документов;

оборудование мест для переговоров посетителей по внутреннему телефону;

определение перечня лиц, которые допускаются в режимные помещения, где ведутся секретные работы.

1.4. Внутриобъектовый режим -- совокупность организационных и технических мероприятий и правил, направленных на обеспечение

режима секретности и сохранение государственных и служебных секретов в организации.

1.5. Внутриобъектовый режим предусматривает:

соблюдение необходимого порядка подбора, изучения и оформления лиц для работы в организации;

ограничение круга лиц, допускаемых к секретным работам, документам; определение должностных лиц организации, имеющих право разрешать ознакомление с той или иной категорией документов и информации;

доведение до исполнителей только такого объема секретных сведений, который им необходим для выполнения служебных заданий;

проведение работы среди исполнителей по разъяснению требований режима секретности, повышению их ответственности за сохранение доверенных секретов;

порядок передвижения на территории организации;

выделение соответствующих помещений для производства секретных работ и осуществления контроля за допуском посетителей в эти помещения;

обеспечение установленного порядка пользования секретными документами;

проведение мероприятий по предотвращению утечки секретов в повседневной деятельности;

проведение мероприятий по предотвращению утечки секретов в процессе проведения совещаний, конференций, выставок и т.п., а также при посещении объектов иностранцами; -

передачу сводок, отчетов и другой информации о секретных работах, документах, только с исполъзованиемсекретной переписки, шифрованной связи или телефонных и телеграфных каналов, оборудованных специальной аппаратурой;

осуществление контроля за применением технических средств, используемых для передачи, приема, обработки и размножения секретной информации, а также за подготовкой предназначенных для проведения секретных мероприятии помещений с тем, чтобы они удовлетворяли требованиям по защите от утечки секретной информации;

исключение возможности бесконтрольного использования средств специальной телефонной связи посторонними лицами, а также расконспирации реализуемых в них технических мер зашиты;

оборудование изолированных комнат вне охраняемой территории для приема представителей других учреждений (предприятий);

размещение административно-хозяйственных и других служб, общественных организаций, не имеющих непосредственного отношения к проводимым секретным работам, вне охраняемой территории.

Пропускной режим

Надежность охраны и пропускной системы достигается со четанием наиболее оптимального количества выставляемых сотруд ников охраны и применением технических средств охранной и про тивопожарной сигнализации.

Пропускной режим в организации устанавливается в соот ветствии с данным разделом Инструкции, который определяет:

порядок доступа граждан и въезда (выезда) транспортных средств на территории организации;

порядок вноса (выноса), ввоза (вывоза) грузов, специальных грузов, документов и материальных ценностей;

перечень должностных лиц, имеющих право принятия решений об оформлении и выдаче пропусков соответствующих видов;

порядок контроля за обоснованностью выдачи пропусков, своевременностью их изъятия и погашения.

2.3. Граждане, нарушившие требования пропускного режима либо допустившие противоправное преодоление границы запретной и кон тролируемой зон организации, могут быть задержаны в порядке и на срок, установленные законодательством Российской Федерации.

2.4. Организация и осуществление пропускной системы возла гается на начальника Службы охраны (Отряда военизированной охраны и т.п., далее -- Службы охраны) организации.

Сотрудники Службы охраны имеют право производить задержание лиц, грубо нарушивших пропускной и внутриобъектовый режимы, до прибытия правоохранительных органов.

Оформление и выдача удостоверений (приложение 1), про пусков штатному составу организации, а также лицам, прибывшим в командировку, осуществляется Бюром пропусков. Бюро пропус ков должно иметь сейф (металлический шкаф) с надежными и проч ными запорами и тремя экземплярами ключей для хранения блан ков пропусков, печатей, штампов, угловых знаков (шифров) и изъятых из обращения пропусков. Сейф (металлический шкаф) должен быть учтен в Спецуправлении (1 отделе, Режимно-секрет- ном отделе, далее -- Спецуправлении) по журналу учета сейфов, металлических шкафов, спецхранилищ и ключей от них (форма 1). Рабочие экземпляры ключей от сейфа и входных дверей в опеча танном пенале сдаются в смену караула Службы охраны под рас писку в журнале приема (сдачи) под охрану хранилищ, сейфов и ключей от них (форма 2).

На Бюро пропусков возлагаются следующие основные задачи:

оформление, выдача пропусков, их замена, перерегистрация и уничтожение по окончании сроков их действия;

представление заявок на изготовление бланков пропусков, печатей, штампов и условных знаков (шифров), проставляемых на пропусках, учет и хранение их, своевременное обеспечение КПП образцами действующих пропусков, а соответствующих структурных подразделений -- разовыми материальными пропусками;

ежедневная проверка полноты сдачи разовых пропусков, выданных посетителям в течение рабочего дня;

ведение соответствующих книг, журналов учета и документации на получение, выдачу, уничтожение пропусков и т.п.

Бланки всех видов пропусков учитываются в книге учета пропусков (форма 3). Для учета каждого вида пропусков в книге отводится несколько страниц, а при большом количестве бланков могут заводиться отдельные книги.

Списание выданных пропусков и выведение остатка в книгах учета осуществляется ежеквартально. По этим же книгам в конце отдельным разделом учитываются печати, штампы и условные знаки (шифры) с проставлением их оттисков. Учет вышеперечисленных материалов должен вестись четко и отражать фактическое их наличие.

Начальник Бюро пропусков подчиняется непосредственно начальнику Службы охраны.

2.7. Контроль за входом (выходом), въездом (выездом) осуществляют сотрудники охраны КПП. Наименования КПП, их место расположения, необходимое количество сотрудников охраны регламентировано Табелем постов караула Службы охраны.

2.6. На КПП (посту) хранится следующая документация: "

инструкция сотруднику охраны КПП (поста); Т"

образцы действующих пропусков;

списки должностных лиц, которым предоставлено право выдачи разовых материальных пропусков с образцами подписей; опись документации и имущества.

Документация утверждается начальником Службы охраны. Все образцы пропусков перечеркиваются цветной полосой по диагонали, и делается надпись "Образец".

На всех КПП ведется книга приема и сдачи дежурства, кото рая пронумеровывается, прошнуровывается, опечатывается, заверя ется подписью и учитывается в делопроизводстве Службы охраны.

Начальник Службы охраны лично отвечает за состояние про пускного режима и обязан уделять должное внимание контрольно- пропускной службе, систематически контролировать ее несение.

Личный состав КПП должен нести службу в строгом соот ветствии с требованиями инструкции, в которой излагаются следу ющие основные вопросы:

назначение и задачи контрольно-пропускных пунктов (постов); подчиненность и обязанности; время и место отдыха сотрудников; порядок приема и сдачи дежурства; порядок проверки пропусков и других документов; въезда (выезда) служебных (личных) автомобилей; внос (вывоз, провоз) оборудования (имущества); контроль за убытием лиц, вошедших по разовым пропускам; действия личного состава КПП по прибытии лиц, не имеющих пропусков и на которых нет заявок, и другие вопросы.

Лица, находящиеся на территории или в зданиях организа ции без пропусков, задерживаются для выяснения обстоятельств их проникновения. Об этом докладывается начальнику Службы охраны и ставится в известность начальник Спецуправления.

Для прохода на территорию и в здания организации со трудникам организации выдаются удостоверения (Приложение 1) по формам:

№ 1 (за подписью руководителя организации) -- круглосуточное нахождение в зданиях и на территории, в том числе в выходные и праздничные дни;

№ 2 (за подписью заместителя руководителя организации) -- в рабочие дни с 8.00 до 20.00.

Удостоверения категорически запрещается передавать кому-либо, предъявлять вне организации как документ, удостоверяющий личность, или оставлять его в качестве залога в других учреждениях (организациях). Они выдаются сроком на пять лет и подлежат перерегистрации не реже одного раза в два года с простановкой условного знака (шифра).

Удостоверения выдаются сотрудникам на основании списков, утвержденных заместителем руководителя организации. Списки составляются по форме:

номер по порядку;

должность;

фамилия, имя, отчество;

наименование образца удостоверения.

Удостоверения выдаются только руководству организации, сотрудникам управлений, отделов.

2.12. Пропуска для прохода в помещения, на территорию орга низации подразделяются на следующие виды:

по срокам действия -- постоянные, временные и разовые; по назначению -- личные, материальные и транспортные.

Удостоверения и пропуска являются служебными документами, дающими право:

личные -- на проход и пребывание на охраняемых территориях и в помещениях организации;

материальные -- на ввоз (внос) и вывоз (вынос) оборудования, механизмов, изделий, аппаратуры и других материальных ценностей;

транспортные -- на въезд и выезд транспортных средств.

2.13. Пропуска для входа в здание организации выдаются:

2.13.1. Постоянные -- сотрудникам организации, принятым на постоянную работу, которым не выдаются удостоверения, сотрудни кам других организаций, находящихся в зданиях организации, а так же учреждений, организаций, подведомственных самой организации.

Постоянные пропуска изготавливаются из плотной бумаги и ламинируются (как вариант -- и должны иметь приспособления для крепления к одежде).

Основанием для выдачи постоянного пропуска является:

для сотрудников организации -- приказ о приеме данного лица на работу и заявка о выдаче постоянного пропуска на имя начальника Управления делами (Хозяйственного управления и т.п., в зависимости какое подразделение ведет данную работу, далее -- Управление делами) организации;

для сотрудников других организаций, находящихся в зданиях, -- заявка на имя начальника Управления делами.

Срок действия постоянного пропуска -- три года. По истечении срока действия постоянный пропуск подлежит изъятию. При изменении фамилии сотрудника постоянный пропуск изымается и выписывается новый на измененную фамилию;

2.13.2. Временные -- лицам, командированным для работы и временно работающим в организации, а также сотрудникам орга низации, утратившим удостоверения (постоянные пропуска), до окончания служебного расследования.

Основанием для выдачи временного пропуска является письменное распоряжение начальника Службы охраны, на заявке на его имя от начальников структурных подразделений организации.

Срок действия временного пропуска -- от пяти суток до шести месяцев. До одного месяца эти пропуска могут выдаваться без фотокарточек, а на более длительный период -- с фотокарточками.

Временный пропуск без фотокарточки действителен только с предъявлением документа, удостоверяющего личность (паспорта, военного билета, удостоверения личности). На бланках пропусков на месте фотокарточки должна быть надпись: "Действителен по предъявлении удостоверения личности, паспорта, военного билета".

Временные пропуска изготавливаются из прочного и плотного картона. Форма (цвет) временных пропусков меняются ежегодно. При отсутствии различных по цвету или форме бланков временных пропусков разрешается использовать те же бланки, но с обязательным проставлением на них установленных для этих целей условных знаков (шифров).

По истечении срока действия временный пропуск подлежит изъятию;

2.13.3. Разовые -- лицам для разового посещения организации.

Основанием для выдачи разового пропуска являются письменные заявки (форма 4), подписанные начальником структурного подразделения организации. Подписи заверяются печатями (штампами) подразделений организации.

Заявки подаются в бюро пропусков.

Выдача разовых пропусков допускается также по распоряжению, отданному по телефону руководством организации и начальником Управления делами (круг должностных лиц, дающих заявку по телефону, определяется руководством организации).

При получении заявок о выдаче разового пропуска по телефону от лиц, которым предоставлено такое право, начальник (инспектор) бюро пропусков обязан убедиться в достоверности принятого заказа, для чего необходимо позвонить лицу, передавшему заказ.

Разовые пропуска выдаются по предъявлении документов, удостоверяющих личность, только тем лицам, на чье имя они заказаны, и дают право прохода посетителям а те подразделения, которые указаны в пропуске. По окончании посещения лицом, принимавшим посетителя, на пропуске делается отметка о времени ухода и ставится печать (штамп) подразделения. При выходе посетителя из здания организации разовые пропуска изымаются на КПП, сверяются с корешками и сдаются в бюро пропусков;

2.13.4. Материальные пропуска дают право выноса (вывоза) ма териальных ценностей из здания (с территории) организации. Блан ки материальных пропусков выдаются в структурные подразделе ния организации.

Они должны быть подписаны начальниками структурных подразделений и заверены печатью (штампом).

При выносе (вывозе) оргтехники (ЭВМ, ПЭВМ и их составных элементов) материальные пропуска дополнительно подписываются ответственным лицом ВЦ.

На лиц, задержанных при попытке выноса материальных ценностей без материального пропуска или по неправильно оформленному пропуску, начальник смены караула составляет протокол (акт) в двух экземплярах и передает его вместе с изъятыми ценностями и объяснением задержанного начальнику Службы охраны, который сообщает в соответствующие структурные подразделения организации для принятия к нарушителю мер воздействия.

Пропуск лиц в здания организации с материальными ценностями производится по заявке на имя начальника Управления делами (Хозяйственного управления, Отдела материально-технического снабжения и т.п., в зависимости от того, какое подразделение ведет данную работу, далее -- Управление делами).

Материальные пропуска изымаются контролерами на КПП при выносе (вывозе) материальных ценностей с последующим возвращением в подразделение, выдавшее пропуск, для погашения и под-клеивания к корешкам;

2.13.5. Транспортные пропуска выдаются на автотранспорт организации и других организаций и учреждений для въезда (выезда) на территорию организации. Транспортные пропуска выдаются на один год по заявкам на имя начальника Управления делами (Хозяйственного управления и т.п., в зависимости от того, какое подразделение ведет данную работу, далее -- Управление делами).

2.14. Устанавливаемые образцы удостоверений постоянных и временных пропусков, проставляемые на них условные знаки (шиф ры), продолжительность их действия объявляются приказом по организации (Приложение 1).

2.15. Удостоверения заполняются черной тушью, подписывают ся и заверяются рельефной металлической печатью.

Заполненные и подготовленные удостоверения (постоянные пропуска) выдаются сотрудникам под расписку в книге учёта вы дачи пропусков (форма 5).

За получение образцов удостоверений, пропусков расписывается ответственный за выдачу указанных документов.

Отметки о выдаче удостоверений, постоянных, временных и разовых пропусков делаются в соответствующих списках, распо ряжениях и заявках с проставлением номеров пропусков. На чис тых бланках всех видов удостоверений и пропусков запрещается ставить оттиски печатей, условных знаков (шифров) и подписы вать их до заполнения.

Удостоверения, постоянные и временные пропуска при пере мещении или увольнении сотрудников организации, а также убытии командированных лиц сдаются при подписании обходного листа, до кументов о переводе (увольнении) или об окончании командировки.

Удостоверения, постоянные и временные пропуска, выве денные из действия, принимаются от сотрудников под расписку в книге учета выдачи пропусков и погашаются (перечеркиваются). Уничтожение выведенных из действия и использованных удосто верений и временных пропусков, книжек корешков с подклеенными к ним разовыми и материальными пропусками, печатей, штампов и условных знаков (шифров) и заявок (распоряжений) на пропуска осуществляется комиссией по акту. В состав комиссии включается не менее трех человек, один из которых является сотрудником Бюро пропусков. В акте по каждому образцу удостоверений и временных пропусков указываются их номера и общее количество. При уничтожении печатей, штампов и условных знаков (шифров) в акте проставляются оттиски о них, а при уничтожении разовых и материальных пропусков, заявок и распоряжений -- общее их количество и за какой период.

Акт после подготовки указанных материалов к уничтожению согласовывается со Спецуправлением и утверждается начальником Управления делами.

Перед уничтожением материалов комиссия тщательно сверяет наименования образцов пропусков, удостоверений, их номера и количество с записями в акте, а также в книгах, где они учтены. Исправления, дописывания и вычеркивания в актах не допускаются. В исключительных случаях все исправления, внесенные в акт, оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии. Второй и последующие листы акта заверяются на обороте росписью председателя комиссии.

Удостоверения, пропуска, печати, штампы и условные знаки (шифры) уничтожаются путем сожжения (расплавления, механического спиливания и т.п.), растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу. Разрешается уничтожение удостоверений, пропусков на картонажных фабриках при условии конспирации и присутствия всех членов комиссии до их полной переработки. Начальником бюро пропусков делаются отметки об уничтожении в соответствующих книгах учета. В актах делается запись о списании уничтоженных материалов с книг учета. Все виды удостоверений и пропусков, выведенных из действия, уничтожаются систематически, но не реже одного раза в квартал. Распоряжения и заявки на получение временных и разовых пропусков уничтожаются по окончании календарного года. Списки на выдачу удостоверений уничтожаются после вывода удостоверений из действия.

О случаях утрат (хищений) или передачи удостоверений, пропусков другим лицам начальник Службы охраны сообщает начальнику Спецуправления и докладывает начальнику Управления делами для выяснения причин и обстоятельств утраты. Назначается административное расследование. Номер утраченного удостоверения, пропуска и фамилия владельца сообщаются на все контрольно-пропускные пункты (посты), где действует удостоверение (пропуск), в целях исключения его использования посторонними лицами для проникновения в организацию.

Результаты административного расследования докладыва ются заместителю руководителя организация для принятия мер и объявления результатов в приказе. Приказ является основанием для списания с учета утерянных или похищенных удостоверений, пропусков и выдачи взамен их новых. При необходимости замес тителем руководителя организации может быть принято решение о замене или перерегистрации всех пропусков.

Член Совета Федерации Федерального Собрания Россий ской Федерации, депутат Государственной Думы имеют соответ ствующие удостоверения, являющиеся документами, подтвержда ющими личность и полномочия депутата.

Удостоверения депутата Совета Федерации и депутата Государственной Думы являются документами, дающими право беспрепятственно посещать все органы государственной власти, присутствовать на заседаниях их коллегиальных органов, а также посещать предприятия, учреждения и организации (Федеральный закон о статусе депутата Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации).

По служебным удостоверениям имеют право проходить на территорию и в здания организации:

Глава Правительства Российской Федерации и его заместители, главы и заместители глав правительств республик, входящих в состав Российской Федерации;

главы и заместители глав администраций краев, областей и автономных округов Российской Федерации;

главы и заместители постоянных представительств республик при Президенте Российской Федерации;

руководители и заместители руководителей представительств администраций краев, областей и автономных округов при Правительстве Российской Федерации;

министры Российской Федерации и их заместители;

руководители, заместители руководителей, ответственные работники Администрации Президента и Аппарата Правительства Российской Федерации;

сотрудники налоговой полиции, Министерства внутренних дел, Федеральной службы безопасности, прокуратуры, Счетной палаты при предъявлении предписания на выполнение задания;

фельдьегери, сотрудники спецсвязи.

2.21. Работники и представители печати, радио и телевидения допускаются на территорию и в здания организации с разрешения руководства организации в рабочие дни с 10.00 до 17.00 часов (вре мя может быть другое в соответствии с решением руководства организации).

Иностранные граждане пропускаются по списку (заявке) с сопровождающим (ответственным), указанным в списке (заявке) на имя начальника Службы охраны.

Нахождение иностранцев в зданиях организации только в период с 1 1.00 до 16.30 (время может быть другое в соответствии с решением руководства организации).

2.22. Допуск лиц, прибывших на прием к руководству организа ции, осуществляется по распоряжению начальника Управления делами или его заместителя.

Допуск в здания организации без оформления разовых пропусков по предъявлению документов, удостоверяющих личность, разрешается:

участникам совещаний по спискам, утвержденными начальником Управления делами или его заместителем;

рабочим для производства ремонтных и профилактических работ по спискам, подписанным начальником Управления делами (Управления служебными зданиями, Хозяйственного управления и т.п., в зависимости какое подразделение ведет данную работу, далее -- Управление делами) или его заместителем.

Списки передаются накануне дня посещения начальнику Службы охраны до 15.00 (время может быть другое в соответствии с решением руководства организации).

Работники скорой помощи, пожарной безопасности, аварий ных служб и других служб (вопросы энергоснабжения, водопровода, газоснабжения и т.п.) допускаются в здания и на территорию организа ции в сопровождении начальника смены караула или его помощника.

Пребывание сотрудников организации и других организа ций в зданиях организации в выходные и праздничные дни разре шается на основании письменных заявок на имя начальника Уп равления делами.

Собрания, совещания и другие мероприятия в помещени ях организации после окончания рабочего времени проводятся ру ководителями структурных подразделений по предварительному согласованию с начальником Управления делами.

3. Внутриобъектовый режим

3.1. На территории и в зданиях организации могут находиться только лица, работающие в организации, и посетители, имеющие временные или разовые пропуска.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13