Диплом: Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами,

инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы

РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения

управления, Уставом ООО «ДИН» и работает в тесном взаимодействии с другими

подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе

на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается

разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную

работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании

по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и

актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и

договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов ООО «ДИН» являются самостоятельными структурными

подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу

делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

В ООО «ДИН» существует служба научно-технической документации, выраженная

архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения.

Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития

бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности

действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-

планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним

трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела

производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной

текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными

инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской

является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами

службы научно-технической документации являются:

- Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;

- Входной контроль и регистрация технической документации;

- Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей

замечаний Заказчику;

- Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;

- Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;

- Документальная подготовка сдачи объекта;

- Оформление и согласование проектов технической документации;

- Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;

- Разработка технической части договоров на работы отдела; - Лицензирование

и сертификация работ и видов деятельности;

- Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами

работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации

является секретарь.

1.4. Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО «ДИН»

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия

является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «ДИН» служба

делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по

разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным доку­ментом,

регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов,

порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положе­ниями

Государственной системы документационного обеспечения управления

[51] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах

исполнительной власти РФ[52].

Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником

Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены

следующие пункты:

1. Общие положения.

2. Правила подготовки и оформления документов.

3. Требования к реквизитам документов.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей

корреспонденции

4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

4.3. Организация контроля исполнения документов.

4.4. Поисковая система по документам.

4.5. Составление номенклатуры дел.

4.6. Формирование и оформление дел.

4.7. Экспертиза ценности документов.

4.8. Передача дел в архив[53].

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему

законодательству в области информации и документации

[54]. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении № 1.

Подразделения ООО «ДИН» осуществляют свою деятельность на основе «Положений»

данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции,

обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании,

положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же

причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и

должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные

обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним

закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет

равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО «ДИН» присутствуют

организационно-распорядительные документы – Устав Компании, в котором

закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды

деятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие

основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение

управление Компании как инструкция по делопроизводству, положение об Общем

отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.

Рассматривая службу делопроизводства в ООО «ДИН» следует отметить, что

отсутствует такая служба как архив.

Структура службы делопроизводства (Общий отдел) организована в ООО «ДИН» с

противоречием Государственной системы документационного обеспечения управления

[55], так как это должно быть самостоятельным структурным подразделением, с

прямым подчинением первому руководителю, т.е. Генеральному директору, в

структуру которого не должен входить административно-хозяйственный отдел.

2. Анализ системы документационного обеспечения в ЗАО "Строительная Компания

2.1. Организация документооборота

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая

организацию документирования и управления документацией в процессе реализации

функций учреждения, организации и предприятия.

Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по организации

технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только

с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН»

осуществляется Общим отделом.

Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный

документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам,

подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их

создания или получения до отправки или сдачи в дело

[56].

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность

работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения

качества документов, создания условий применения современных технических

средств обработки документной информации, повышения эффективности работы

аппарата управления, ГСДОУ[57]

установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми

документами в организациях.

Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в

тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами

определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и

эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами

составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между

работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность

каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с

документами[58].

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов,

полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели

объема документооборота используются для определения технологической

оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных

аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот Компании за последние 3 года, была выявлена

тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три

группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с

расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы

деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества

филиалов, постоянным возрастанием количества работников.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по

вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по

вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие

информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98

[59], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие

документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках

и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки

отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие

виды бланков:

- бланк Компании для письма; (см. Приложение 2)

- бланк для письма Управления развития бизнеса; (см. Приложение 3)

- общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная

записка и т.д.). (см. Приложение 4).

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы

организации, подготовившей его[60].

Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3

группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании

(Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его

заместителями и руководителями структурных подразделений;

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных

вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно

сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с

воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название

подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все

документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи

компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в

соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти

[61].

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют

два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка –

документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного

сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот

документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи

которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях,

нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по

своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным

введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого

назначения, что и докладная записка.[62]

2.2. Порядок работы с входящими документами в Компании

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «ДИН»

осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального

управления.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она

доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно

секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом

проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного

времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не

уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения документа;

- при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется

в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты

поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и

передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора,

передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые

и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении

которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она

относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен

быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения

поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и

направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным

исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания,

на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы,

адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным

лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от

правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по

принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения

руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения

направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их

поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении

документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО «ДИН»

передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую

корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.

Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом

самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с

указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы

одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от

излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию –

распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии,

оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ

требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на

контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться

ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ЗАО «Строительная

Компания «Дружба» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются

копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ

[63].

Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1, стр. 45.

Схема 1. Оперограмма движения входящих документов

- движение документов, поступающих на имя Генерального директора

- движение документов,

поступающих на имя руководителей структурных подразделений

- движение нерегистрируемых документов

2.3. Порядок работы в Компании с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка

исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его

оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела

Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или

вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и

телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

[64]

В ООО «ДИН» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом

Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-

референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

- порядковый номер документа, включающий номер дела;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-

ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его

номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй

экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в

дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами ООО «ДИН» приведен в схеме 2, стр. 48.

Схема 2. Оперограмма движения исходящих документов

- движение документов, подписываемых Генеральным директором

- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

2.3. Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как

«запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его

создания, отправления или получения».[65]

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в

регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база

данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается

информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем

можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов

[66].

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе

документационного обеспечения управления[67]

и Типовой инструкции по делопроизводству[68]

. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая

система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок

организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву

документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе

регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном

месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный

центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их

создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для ООО «ДИН», как для строительной компании, характерна разветвленная

структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом

территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при

которой часть документов регистрируется централизованно секретарями

Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах.

Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора,

производится однократно его секретарем.

В ООО «ДИН» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке:

секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о

поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия

перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все

поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные

письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата

поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО «ДИН» осуществляется путем занесения

данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль.

С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в

журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но

необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный номер в

соответствии с действующими требованиями.

[69] Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из

порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В

соответствии с требованиями ГСДОУ[70] в

индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код

подразделения, порядковый номер и дата. В Компании номенклатура дел находится в

стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих документов ООО «ДИН» ведется в журнале, содержащем

следующие графы:

В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари

структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя

Генерального директора, а также приказы по основной и административно-

хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.

Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:

ООО «ДИН» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально

находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих

филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они

относятся к группе внутренних документов.

При анализе регистрации документов ООО «ДИН» была выявлена серьезная ошибка в

процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по

основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов

по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является

грубым нарушением ГСДОУ[71]. Следует

разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в Компании

является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.

[72] об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица,

ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях,

осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано

недостаточно четким порядком регистрации.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только

электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству

реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов,

можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это

позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и

централизованной.

2.5. Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих

своевременное исполнение документов[73].

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6