Диплом: Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения

поручений, зафиксированных в документах.[74]

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по

поручению руководства Компании.

В ООО «ДИН» для ведения контроля исполнения сотрудники службы

документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных

в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие

исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

- формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого

документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения

контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

- снятие документов с контроля по указанию руководителя.

После указания руководителя ЗАО "Строительная Компания "Дружба" о постановке

документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного

цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит

номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок

исполнения в регистрационную базу данных.

Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими

документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и

типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по

документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания

(утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их

поступления.

Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом

документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ

[75]. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в

следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные -

руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере.

На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и

датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа

исполненного документа, не проставляется.

Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и

результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В

случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад

руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих

основаниях.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе

Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально

разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за

исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является

то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении

ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем

в соответствии с существующими требованиями

[76], так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на

документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести

то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для

ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

2.6. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в

организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном

порядке.[77]

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и

формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел

[78]. Она является классификационным справочником и используется при

построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по

папкам (делам) для оперативного их поиска.

[79]

Несмотря на то, что ООО «ДИН» существует несколько лет, за все это время не

было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время начальником

Общего отдела ведется работа по сбору информации для составления номенклатуры

дел.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые

нормативно-методическими документами – Государственной системой

документационного обеспечения управления[80]

, Основными правилами работы ведомственных архивов

[81], Перечнем документов с указанием сроков хранения

[82], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о структурных подразделениях Компании,

штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы,

как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- название вида документа;

- место составления;

- на какой год;

- название разделов;

- гриф утверждения;

- гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная для ООО «ДИН», представлена в

приложении №8.

2.7. Формирование дел

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой

классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в

дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному

вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

[83].

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с

номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела

[84]. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску

необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия,

обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации

делопроизводства.

В ООО «ДИН» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям

видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска

предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и

договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку

продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование дел руководства Компании проводит секретарь Генерального

директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО «ДИН»

занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел

в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и

начальником Общего отдела.

Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию

дел, были выявлены следующие недостатки:

- папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных

правил работы ведомственных архивов»;[85]

- для приложений к документам сформирована отдельная папка;

-документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

- в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся

непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления

(копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не

подлежащие регистрации;

- в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним

сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО

"Строительная Компания "Дружба" необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в

соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы,

относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными

документами; группировать в дело документы одного календарного года, за

исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы

постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться

документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно

превышать 250 листов[86].

Дела Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и

проводится сотрудниками Общего отдела.

В зависимости от сроков хранения сотрудниками Общего отдела проводится полное

или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по

личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку

или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя

дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

оформление реквизитов обложки дела.

[87]

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долго­временного

хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке

содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся

дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и

формы отчетности и т.п.).[88]

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты

документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается

число, месяц и год, или год, месяц, число.

[89] Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца

пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том

случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения Компании в течение периода,

охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное

подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного

подразделения.[90]

2.8. Подготовка документов к передаче в архив

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре ООО «ДИН» до настоящего момента отсутствует такое подразделение,

как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях.

За сохранность документов в делах отвечают секретари структурных

подразделений.

В настоящее время проводятся работы по созданию архива в структуре службы

документационного обеспечения управления – Общего отдела, оборудуется

помещения для размещения стеллажей.

Приказом Генерального директора № 39 от 28.02.2002 создана комиссия по

проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В

состав комиссии входят:

- начальник Общего отдела;

- юрист;

- секретарь-референт Генерального управления.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

[91]: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе

принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора

на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется

Основными правилами работы ведомственных архивов

[92]. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по

проведению экспертизы ценности документов Компании должна регламентироваться

Положением о комиссии. В ООО «ДИН» такое положение до настоящего момента

отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является

рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел

постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов

о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

[93].

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в

Компании за последние 3 года, разделили на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве

Компании.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов

должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах.

После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с

руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты

должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с

указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи

секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению

документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте

указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого

структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого

подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в

акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе

[94]. Акт об уничтожении документов представлен в приложении №7.

Все лица, ответственные за делопроизводство в Компании, обязаны завершенные

дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет

оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в

архив.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ООО «ДИН»

обладает рядом недостатков:

- отсутствует четкий порядок регистрации документов;

- встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

- отсутствуют необходимые организационные документы для ведения

делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении

делами и Общем отделе; Положение об экспертной комиссии;

- не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора;

- отсутствует номенклатура дел Компании;

- отсутствует архив документов Компании;

- при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов -

докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в

существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и

передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная

записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных

ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два

документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется

нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов

того же целевого назначения, что и докладная записка.

[95]

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный

документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для

принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и

информации.

3. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения

3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО «ДИН»

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО

«ДИН» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные

направления совершенствования делопроизводства:

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов,

таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе

документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии,

должностная инструкция секретаря Генерального директора.

Инструкция по делопроизводству является нормативным доку­ментом,

регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов,

порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положе­ниями

Государственной системы документационного обеспечения управления

[96] и Типовой[97] инструкцией по

делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие

разделы:

5. Общие положения.

6. Правила подготовки и оформления документов.

7. Требования к реквизитам документов.

8. Организация документооборота

8.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей

корреспонденции

8.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

8.3. Организация контроля исполнения документов.

8.4. Поисковая система по документам.

8.5. Составление номенклатуры дел.

8.6. Формирование и оформление дел.

8.7. Экспертиза ценности документов.

8.8. Передача дел в архив[98].

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и

фиксировать все основные моменты работы с документами. Инструкция по

делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные

этапы, что позволит сделать работу с документами в Компании более

унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление

документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.

Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

Вторым обязательным нормативным документом по организации службы

документационного обеспечения управления является положение об этой

структуре. Начальнику Общего отдела ООО «ДИН» необходимо разработать

положение об отделе.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание

на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения

управления.[99] В структуру положения об

Общем отделе должны входить следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-

методические документы, руководствоваться которыми должна служба.

Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его

руководителя.

2. Задачи.

3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля,

архив и т.д.)

4. Функции.

5. Обязанности.

6. Права.

7. Руководство. Здесь описываются права руководителя службы делопроизводства.

8. Ответственность.

9. Взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного обеспечения управления должно

разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с

юристом и утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения об

Общем отделе дан в приложении №9.

В связи с тем, что в ООО «ДИН» создана комиссия

по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать

положение, которое бы регламентировало ее

деятельность.

Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Компании от

малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию.

Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при

систематизации дел по структурным подразделениям.

[100]

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения

методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и

подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую,

научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в

процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная

комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по

проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно

действующей экспертной комиссии[101].

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего

законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной

комиссии должны входить следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии,

указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные

акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

2. Основные задачи экспертной комиссии.

3. Основные функции.

4. Права экспертной комиссии.

5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия

в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять

квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться

Генеральным директором Компании. Проект положения приводится в приложении №

10.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также

документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное

практическое значение;

- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения,

а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты),

утратившие практическое и справочное значение.

Среди нормативных документов ООО «ДИН» отсутствует должностная инструкция

секретаря Генерального директора. Должностные обязанности нигде не закреплены

и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу

по мере необходимости.

Должностная инструкция – правовой акт, устанавливающий и регулирующий

организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников

других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и

предприятий.[102]

Должностная инструкция необходима секретарю для того, чтобы очертить круг его

обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость

с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой

[103].

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в

том, что она:

- закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

- определяет его задачи, функции, права и обязанности;

- позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

- является правовой основой для аттестации работника, определения его

дисциплинарной и материальной ответственности;

- устанавливает организационные основы работы секретаря.[104]

На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря

Генерального директора предлагается его должностная инструкция (приложение

№11).

При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ

[105], т. е. исходя из типового набора делопроизводственных операций и

организации их выполнения, тарифно-квалификационная характеристика секретаря.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

1. Общие положения

2. Основные задачи и функции

3. Обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимосвязи по должности

7. Оценка деятельности[106].

Так как секретарь Генерального директора является помощником руководителя, к его

профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования.

В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный

пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям

[107].

В целях совершенствования работы с документами в ООО «ДИН» предлагается

ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:

Первичная обработка входящих документов.

Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь

затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для

уточнения он идет к руководителю. В Компании должен быть перечень

нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то

предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы

секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение №6).

Регистрация.

В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов,

не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие в

компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы

и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и

нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.

Документы, поступающие из филиалов ООО «ДИН», предлагается регистрировать

как внутренние документы, а не как входящие.

Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение

современных требований:[108]

регистрация приказов по личному составу и по основной деятельности Компании

осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и

основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих

приказов на две группы соответственно их тематике.

Для более быстрого поиска исходящих документов рекомендуется в индексе,

помимо порядкового номера, проставлять номер структурного подразделения.

Также, в секретариате Генерального управления ведется «Журнал регистрации

исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета,

поздравительные сообщения и т.д.) отправляемые по факсимильному аппарату, в

том числе и исходящие письма, для которых это является повторной

регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал

является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале

исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в

структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа,

отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной

стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

Составление номенклатуры дел.

Систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном

обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным

справочником любого предприятия и используется при построении

информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо

знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами –

Государственной системой документационного обеспечения управления

[109], Основными правилами работы ведомственных архивов

[110], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных

учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю

организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту,

когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный

объем документов уже очень велик.

Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве ЗАО «Строительная Компания

«Дружба» до создания Общего отдела. Документы сформированы в дела

произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в

стопках в столах и папках руководителей и специалистов структурных

подразделений; никогда не проводилась экспертиза ценности документов; архив

в структуре Компании отсутствовал.

Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками службы документационного

обеспечения управления стоит не только задача составления номенклатуры дел на

текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных

документов за все годы существования Компании.

Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на

следующий календарный год. [111]

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным

подразделениям или направлениям деятельности Компании. В такой крупной

организации, имеющей разветвленную структуру, удобнее всего выделять в виде

разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо

от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного

обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе

документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы,

фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства

Компании.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Компании.

Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ,

должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен

[112]. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы,

электронные документы и базы данных.

При составлении номенклатуры дел ООО «ДИН», необходимо использовать

положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные

и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в

процессе деятельности подразделения.

При разработке номенклатуры дел рекомендуется привлечь руководителя

структурного подразделения, его заместителей, который обязан оказывать

методическую помощь – разъяснить методику составления и оформления. В

унифицированную форму номенклатуры дел обязательно нужно включить следующие

реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- название вида документа;

- место составления;

- на какой год составляется номенклатура дел;

- названия разделов;

- гриф утверждения;

- гриф подписания.[113]

При составлении номенклатуры дел Компании необходимо указывать сроки хранения

документов в соответствии с соответствующим Перечнем.

[114]

Номенклатура дел, разработанная для ООО «ДИН», представлена в приложении №8.

Формирование и оформление дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с

номенклатурой дел[115].

В ООО «ДИН» формирование дел проводится по названиям видов документов

(приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом документов для

оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации.

Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и

договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Также при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО

"Строительная Компания "Дружба" предлагается помещать в дело только

исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел

по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного

вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в

дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков

хранения. [116]

После составления и утверждения номенклатуры дел Компании рекомендуется

лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях ООО «ДИН»,

совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению

экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.

В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в ООО «ДИН» придавалось лишь

формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек

дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы

документационного обеспечения управления

[117] и Основных правил работы ведомственных архивов

[118].

На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения,

указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное»,

«договоры»). В связи с этим секретарям Генерального управления и лицам,

ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях необходимо

оформить все реквизиты обложки дела:

- наименование организации;

- структурного подразделения;

- индекс дела;

- номер дела (тома, части);

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.[119]

Составление описей дел.

ООО «ДИН» является крупной компанией с большим объемом документации, который

год от года увеличивается. В связи с этим всем сотрудникам, отвечающим за

делопроизводство в компании, рекомендуется ежегодно составлять опись дел и

согласовывать с руководителем Общего отдела ООО «ДИН».

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный

перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания

дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел

[120].

В результате работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов все

документы поделены на две группы:

- дела по основной (производственной) деятельности;

- дела по личному составу Компании.

На каждую группу дел предлагается составить отдельные описи:

- в опись №1 (дела по основной деятельности) заносятся дела в следующей

последовательности: устав, протоколы общих собраний, приказы по основной

деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты;

- в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга

учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки,

лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению в следствии работы комиссии по

проведению экспертизы ценности документов, предлагается составить акт

(приложение №7). Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии

и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться Генеральным

директором Компании.

3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе

автоматизации.

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за

счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров,

улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее

трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект

достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих

направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-

вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6