Диплом: Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми,

организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа

строится традиционными методами.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного

обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений

научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием

качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают

возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной

информационной технологии в органах управления, основанной на органичном

включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Для такой крупной организации как ООО «ДИН», имеющей разветвленную структуру

и филиалы на отдельных

территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и

нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности

предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это

позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных

текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места

корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи

[121], стало возможным обеспечение правовых условий для использования

электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых

электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически

равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального

органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Учитывая территориальный разброс филиалов и некоторых подразделений ООО

«ДИН», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы

сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна

функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры,

установленные на рабочих местах работников структурных подразделений,

участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать

система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим

направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее

структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов[122];

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации

номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов[123].

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на

этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из

потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором

критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с

политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти

объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределенния, хранения и обмена документами между

офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами[124].

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации

извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной

системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и

руководствоваться законом о защите информации.

[125]

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает

повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно

отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого

быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами

любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания

на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает

возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то

классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных

документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой

сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для

ООО «ДИН». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь

организовывать сложные маршруты движения документов

(последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже

самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и

контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников

и делать многое другое[126].

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и

обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение

руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних

документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации,

включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование)

документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации

номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан,

организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и

своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту

организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку

документов с помощью систем электронной почты

[127].

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна

функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры,

установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и

филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский

интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится,

например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек

- важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к

формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов,

сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость,

приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль

реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать

вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного

взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД

[128].

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система

"Дело" или «Босс-референт») также позволит:

- Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса -

вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах,

систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в

документообороте и работе персонала;

- При переходе на работу с электронными копиями документов полностью

исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому

системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить

название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или

ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных

западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от

работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы

только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI – разработчика

компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется

и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их

[129];

- Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения

технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов

по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения

можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по

оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами

рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время

обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату

площадей для хранения документов составляет до 80%.

[130]

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства

предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих

большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех

сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной

информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного

делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами

организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций

на рынке.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии

документационного обеспечения управления, ООО «ДИН» были выявлены недостатки,

которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию

делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и

оптимизации работы с документами:

- разработаны нормативные документы для ведения делопроизводства: инструкция

по делопроизводству, Положение об Общем отделе; Положение об экспертной

комиссии;

- внесены предложения по оптимизации порядка регистрации документов;

- разработан список нерегистрируемой документации (Приложение №6);

- предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления и подготовки

документов;

- разработана должностная инструкция секретаря Генерального директора;

- составлена номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в

соответствии с Перечнем[131];

- предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления

дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию;

- при распределении поступающей документации подлинники передавать

ответственному исполнителю;

- рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме;

- предлагается автоматизировать процесс документационного обеспечения

управления;

- при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами,

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- правильно оформлять обложки дел – указывать все необходимые реквизиты;

- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись составителя с

указанием должности и отметку о согласовании с руководителем

делопроизводственной службы ООО «ДИН»;

- при внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать

только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить

путем устных переговоров;

- предлагается приступить к созданию архива для документов Компании.

Заключение

Более 10 лет назад был образован жилищный домостроительный кооператив,

который, постепенно развиваясь, превратился в одну крупную строительную

компанию Закрытое акционерное общество «Строительная Компания «Дружба».

В настоящий момент ООО «ДИН» является лидирующей строительной компанией на

подмосковном рынке недвижимости. Стратегия «Дружбы» - это разработка и

воплощение в производство проектов современных комфортабельных жилых домов с

применением новейших технологий строительства. Это поиск новых партнеров,

изучение мирового рынка строительных материалов, техники и технологий.

Современный этап развития Компании – это переход к еще более высокому уровню

строительства; более основательному подходу к работе с клиентами; к

увеличению производства работ, смежных со строительством. Эффективность этого

перехода зависит от эффективности управленческой структуры Компании, которая

основывается на производстве и использовании информации, значительная часть

которой сконцентрирована на документах.

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной

техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и

автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина

предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению

текста обрабатываемых документов.

Основной целью написания данной дипломной работы является анализ организации

и технологии документационного обеспечения управления Закрытого акционерного

общества «Строительная Компания «Дружба» и внесение предложений по

оптимизации документационного обеспечения управления.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию

организации делопроизводственного обслуживания Компании:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по

делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по

проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря

Генерального директора.

2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

- первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать

список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей

документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается

наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом

самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в

компьютерной форме);

- формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в

дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при

формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать

вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при

составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием

должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела ООО «ДИН»);

- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с

указанием должности и отметку о согласовании с руководителем

делопроизводственной службы ООО «ДИН»

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления

и подготовки документов, установленных законодательством.

4. Необходимо составить номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения

документов в соответствии с Перечнем.[132]

5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного

обеспечения управления.

6. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней

переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные

записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных

переговоров).

7. Необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.

8. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства.

Первоначально обработка документов в ООО «ДИН» осуществлялась традиционным

способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества

филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации

делопроизводственной службы и документооборота.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости

использования для работы с документами новых методов. Основным направлением

совершенствования технологии обработки документов является внедрение

компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной

корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки

документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему

делопроизводственного обслуживания ООО «ДИН», значительно повысить

оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной

компании.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по

документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в

корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным,

удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных

функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей

управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-

аналитической работы, а также использование элементов электронного

документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно

иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на

создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый

поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию

делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что

соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а

также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны

только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств

вычислительной техники.

Список используемых источников и литературы

1. Опубликованные

1. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988, 172 с.

2. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному

обслуживанию. М., Экономика, 1988, 30 с.

3. Государственная система документационного обеспечения управления.

Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного

обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.

4. ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие

требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М.,

Издательство стандартов, 1992.

5. Конституция РФ // Российская газета 25 декабря 1993.

6. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М.,

Государственная архивная служба России, 1993.

7. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. М.,

Государственная архивная служба России, 1993.

8. Постановление Совета Министров – Правительства РФ «О порядке

ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве»

03.04.93 г. № 191.

9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и

документационному обеспечению органов управления. М., 1993, 77 с.

10. Положение об Архивном фонде РФ. Указ Президента РФ 17.12.94. № 552. 11.

11. Положение о Государственной архивной службе РФ. Указ Президента РФ

17.03.94 г. № 552.

12. Гражданский кодекс РФ. Ч. 1 и 2. М., 1994.

13. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите

информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.

14. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.

М.: ИПК Издательство стандартов, 1995.

15. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в

деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных

товариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1996.

16. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения. Издательство стандартов, М., 1998.

17. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах

исполнительной власти РФ. М., 2000.

18. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности

госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций,

предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.

19. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 №

1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

20. Кодекс законов о труде РФ. М., 2001.

2. Неопубликованные

21. Устав ООО «ДИН» - М.: 2001 (машинопись)

22. Должностные инструкции сотрудников ООО «ДИН».

23. Распорядительные документы руководства ООО «ДИН»

24. Баласанян В.Э. Ресурсо-энергосберегающие проекты и

Москва. http://www.eos.ru/res.html.

Литература

25. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот

фирмы (на основе ГОСТов РФ ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. –

144 с.

26. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов //

Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83.

27. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в

пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85

28. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов //

Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.

29. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-

поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело 2002. №1. С.

86-93.

30. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы

регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.

31. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство

1999. №1. С. 34-39.

32. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.

С. 32-38

33. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело

1998. №3. С. 19-23.

34. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение

документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000.

№3.С.87-90.

35. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки

деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях

автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2. С. 45-49.

36. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях

использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-

41.

37. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в

условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. С. 29-

32.

38. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы:

составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.

39. Веселов П.В. Вы – секретарь. М.: Изд-во стандартов, 1993. – 120 с.

40. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000.

№2. С.16-20.

41. Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО»,

1995. – 56 с.

42. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т.

Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. – 271 с.

43. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское

дело 1996. №3. С. 31-34.

44. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело

2001. №3. С. 23-26.

45. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами:

автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. С. 24-29.

46. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства

попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

47. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций //

Секретарское дело, 1998. №3, С.42-45.

48. Казанцев С.Ю. Новое слово в строительстве // Элитная недвижимость

2001. №3. С. 81-84.

49. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства //

Делопроизводство 1998. №1. С. 35-39.

50. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота //

Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.

51. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии

в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.

52. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами

// Секретарское дело 1996. №3. С. 23-29.

53. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля

исполнения // Секретарское дело 1996. №4. С. 24-29.

54. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап //

Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.

55. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной

автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

56. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации

делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.

57. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных

системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.

58. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие

успешной работы офиса // Секретарское дело 1997. №1. С. 31-37.

59. Кузнецов С.Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское

дело 1999. №3. С. 27-31.

60. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая

задача секретаря // Секретарское дело 1999. №4. С. 3-5.

61. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические

документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.3-5.

62. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение

управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 - 384 с.

63. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез»

2001 - 324 с.

64. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая

задача секретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5.

65. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления

//Секретарское дело 1999. №2. С. 3-6.

66. Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря //

Секретарское дело 1999. №1. С. 3-5.

67. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии.

М. ВНИИДАД, 1998 - 137 с.

68. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения

управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 56-59.

69. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и

методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2000 - 413 с.

70. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации

делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4. С. 19-25.

71. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную

документальную систему // Секретарское дело 2000. №1. С. 42-47.

72. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Компьютерные сети передачи данных –

современное средство коммуникации // Секретарское дело 1997. №2. С. 31-35.

73. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и

оформлению дел // Секретарское дело 1996. №4. С. 32-36.

74. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и

среднего бизнеса // Делопроизводство, 2001. №2. С. 18-23.

75. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта

(рекомендации по составлению) // Секретарское дело 1997. №4. С. 19-24.

76. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря

руководителя // Секретарское дело 1998. №2. С. 30-34.

77. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению //

Трудовое право 2002. №2. С. 10-13.

78. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на

проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2000. №1. С. 32-37.

79. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в

делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. С. 29-34.

80. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов:

Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2000-80 с.

81. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений //

Секретарское дело 1997. №2. С. 15-19.

82. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и

документооборота для автоматизации российских органов государственной власти,

предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 1998 - 73 с.

83. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР

1997 - 188 с.

84. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000.

№1. С. 18-24.

85. Шатина Н.В. Функции секретаря – помощника руководителя //

Секретарское дело 1997. №4. С. 16-19.

86. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении,

организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

единую систему подготовки и качественного оформления документов, рациональную

организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

1.2. Выполнение требований настоящей инструкции обязательно для всех

сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

1.3. Обеспечение сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба» техническим

оборудованием и средствами осуществляет отдел информационных технологий;

необходимыми блан­ками, штампами и канцелярскими принадлежностями - офис-

менеджер.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ и образцами документов ЗАО

«Строительная Компания «Дружба».

2.2. Бланки документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго

определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их

расположения.

Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210

мм).

В делопроизводстве Компании устанавливаются следующие виды бланков: бланк для

письма, бланк для письма Управления развития бизнеса, общий бланк для всех

других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.).

Исходящая корреспонденция за пределы организации оформляется на простых

бланках с центрованным расположением реквизитов за подписью Генерального

директора и его заместителей. Переписка между подразделениями организации

ведется на бланках с центрованным расположением за подписью начальника

подразделе­ния.

2.2. Документы ЗАО «Строительная Компания «Дружба» приобретают юридическую

силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным директором.

2.3. Подготовка и оформление приказов (по основной деятельности) и распоряжений:

Приказ - правовой акт, издаваемый Генеральным директором ЗАО

«Строительная Компания «Дружба» или, в его отсутствие, - заместителем. Приказ

издается для решения основных задач, стоящих перед предприятием. Посредством

приказа Генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками,

указывает пути решения наиболее важных вопросов.

Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового

случая, и издаются для решения главным образом оперативных вопросов.

Подписывать распоряжения имеют право как Генеральный директор, так и директора.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия

решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседа­ниях коллегиальных

органов.

Протоколы бывают трех видов:

В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование Компании, название

вида доку­мента (протокол), дату, индекс, грифы утверждения, заголовок,

текст, подписи председателя и секретаря.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности: указывается фамилия

и инициалы председательствующего лица (слово «Председатель» печатается через

два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире

указывают фамилию председателя, инициала) секретаря, присутствующих

сотрудников организации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии

пригла­шенных (если таковые есть). Если присутствующих более 10, то

указывается их общее коли­чество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт

повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о

чем ?", например:

1. Об итогах работы организации за первое полугодие 2000 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам

повестки дня. Текст каждого строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Письмо - одно из основных средств связи между гражданами, учреждениями,

организациями, предприятиями.

Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос и сос­тоять из

двух логически связанных частей. Несколько вопросов излагаются в одном письме

только в случаях их взаимосвязанности.

В первой части письма указывают мотивы, факты, события, причины, послужившие

осно­ванием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в

которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы,

предложения, просьбы, реше­ния, заключения и т.д.

Составитель письма кроме текста должен сформулировать заголовок письма

(отвечающий на вопрос “О чем?”), дату и регистрационный номер документа,

ссылку на регистрационный номер и дату документа (заполняется для ответных

писем и полностью переписывается из бланка инициативного документа на который

дается ответ), место составления, адресат (указывается наименование

организации в именительном падеже, наименование структурного подразделения (в

именительном падеже), должность получателя (в дательном падеже), фамилию и

инициалы (в дательном падеже), почтовый адрес (указывается только для

разовых, не постоянных корреспондентов), отметку о наличии приложений (при

наличии таковых), подпись, отметку об исполнителе.

2.4. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО «Строительная

Компания «Дружба». Тексты состоят из двух частей: вводной и распорядительной.

Во вводной части излагаются основания для издания документа. Распорядительная

часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с

указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается

словами "ПРИКАЗЫВАЮ" (в приказе) и "ОБЯЗЫВАЮ" (в распоряжении).

2.5. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие

дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в

приказе на листе ознакомления.

3. Требования к реквизитам документов

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наиме­нование

предприятия - автора документа, название вида документа (не указывается на

письмах), заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об

исполнении документа и направлении в дело.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6