Word

и предыдущая глава также закончилась на нечетной странице, то следующая

четная страница должна быть пропущена.

Вставка символов раздела осуществляется с помощью команды Вставка |

Разрыв. В результате выполнения этой команды открывается окно диалога

«Разрыв». Ниже приведен состав опций этого окна диалога:

|Опция |Назначение |

|Новую страницу |Вставка принудительного разрыва страницы в позицию |

| |курсора. |

|Новую колонку |Вставка принудительного разрыва колонки в позицию |

| |курсора. |

|Со следующей страницы|Вставляет маркер конца страницы над точкой вставки. |

| |Оставшийся текст помещается на следующей странице |

|На текущей странице |Новый раздел продолжается сразу за предыдущим без |

| |вставки маркера конца страницы между ними. Свободное |

| |место последней страницы предыдущего раздела заполняется|

| |текстом из нового раздела |

|С четной страницы |Новый раздел начинается на следующей нечетной странице. |

| |Если конец раздела попадает на нечетную страницу, то |

| |следующая четная страница останется пустой |

|С нечетной страницы |Новый раздел начинается на следующей четной странице. |

| |Если конец раздела попадает на четную страницу, то |

| |следующая нечетная страница останется пустой |

Для того чтобы новый раздел начинался со следующей страницы, нужно

выбрать переключатель Со следующей страницы.

Пример. Вставка символа раздела

. Установите курсор в точку, с которой должен начаться новый раздел.

. Выберите команду Вставка | Разрыв, откроется окно диалога “Разрыв”

(рис. 11.17.)

. Установите переключатель Со следующей страницы. Новый раздел будет

начинаться с новой страницы.

. Нажмите OK.

Удаление маркеров разделов

Символ раздела подчиняется тому же правилу, что и символ абзаца, содержащий

всю информацию о параметрах форматирования абзаца. При удалении символа

абзаца, абзац принимает форматирование рядом стоящего абзаца. Аналогичное

явление происходит при удалении символа раздела. При этом также удаляется

формат раздела, предшествующего удаляемому символу. В этом случае

предыдущий раздел сливается со следующим и приобретает присущие ему

характеристики формата. Если это произошло случайно, воспользуйтесь для

отмены командой Правка | Отменить или нажмите кнопку Отменить на

стандартной панели инструментов.

Если требуется отменить разбиение для нескольких разделов, целесообразно

воспользоваться инструментом поиска — замены, позволяющим быстро отыскать

все символы разбиения на разделы.

Разбивка на страницы

Во время работы с документом, MS Word обрывает страницу по мере ее

заполнения. Это автоматическая фоновая разбивка на страницы. Если

установлена такая разбивка на страницы, MS Word определяет объем текста на

странице и автоматически осуществляет разрыв страницы. Однако вы можете

самостоятельно установить конец страницы.

Фоновая разбивка на страницы

По умолчанию разбивка на страницы производится в моменты пауз при

наборе или редактировании. Это действие называется фоновой разбивкой на

страницы.

По умолчанию MS Word переустанавливает разделители страниц каждый

раз, когда вносятся изменения в документ. При этом MS Word вычисляет

сколько текста можно поместить на страницу и вставляет фоновый разрыв

страницы, который появляется в виде точечной линии в обычном режиме или как

конец страницы в режиме разметки страницы. Отключение фоновой разбивки

увеличивает скорость работы MS Word.

Пример. Установка и отключение фоновой разбивки по страницам

. Находясь в обычном режиме, выберите команду Сервис | Параметры.

. Перейдите на вкладку “Общие”.

. Установите флажок Фоновая разбивка на страницы для включения фоновой

разбивки на страницы или удалите этот флажок для отключения ее.

. Нажмите кнопку ОК.

При автоматической разбивке на страницы поддерживается индикация номера

страниц в активной строке состояний.

Вставка принудительного разрыва страницы

Можно вставить разрыв страницы вручную, если необходимо перервать страницу

в определенном месте документа. Это особенно важно при создании макета,

когда страница недостаточно насыщена или на странице не поместилась подпись

к рисунку или таблице, что затрудняет чтение материала и т.д.

Маркер конца страницы, вставленный вручную, называют принудительным

разрывом страницы. Страницы при вставке принудительного разрыва страницы

перенумеровываются автоматически.

Удаление принудительного разрыва страницы

Если надобность в принудительном разрыве страницы отпала, символ

принудительного разрыва страницы можно удалить.

Для его удаления нужно в выделить символ конца страницы и нажать

Backspace или Delete.

Если вы вставили символ конца страницы при помощи флажка С новой

страницы в окне диалога “Абзац

”, то удалить его можно, только убрав флажок.

Если вы установили в документе несколько символов принудительного

разрыва страницы, то для их поиска целесообразно использовать инструмент

поиска — замены. Он действует аналогично описанному выше поиску и замене

символа разрыва раздела.

Использование стилей и шаблонов при оформлении документов.

Стиль – это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название.

С помощью стилей можно установить несколько параметров форматирования

за один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить

собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. В этом

случае не придется при форматировании элементов устанавливать параметры с

помощью команд меню Формат (Шрифт, Абзац и т.д.). Достаточно установить

требуемые стили, а затем каждый раз просто выбирать из списка требуемый

стиль.

Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить

выполнение вашей работы. Форматирование с помощью стилей сводится к

выделению нужных фрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для

данного фрагмента.

В MS Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к

нескольким символам. Принципиальное отличие заключается в том, что абзац,

благодаря знаку конца абзаца, можно не выделять, достаточно установить в

нем курсор, а стиль символов можно применить к фрагменту текста любой

величины, но без знака абзаца, поэтому требуемый фрагмент обязательно

должен быть выделен.

Самый простой способ установки стиля одного символа — это выделить его и

нажать нужную кнопку панели инструментов: полужирный, курсив,

подчеркивание, и выделенный символ будет оформлен соответствующим образом.

Что касается стиля абзаца, то его название появляется в поле Стиль панели

инструментов “Форматирование” при установке курсора в пределах абзаца.

В качестве основного стиля, установленного по умолчанию используется

стиль “Нормальный”. Этот стиль применяется для основного текста любого

документа и служит основой для создания других стилей.

Таким образом, форматируя абзацы соответственно представлению о том,

как должен выглядеть тот или иной элемент текста, не забывая при этом дать

название новому виду форматирования, можно создать различные стили для

разных целей.

Собственно назначение стилей состоит в удобстве их применения. Дело в

том, что при наличии различных стилей не приходиться тратить время на

форматирование отдельных элементов текста, достаточно установить курсор в

пределах абзаца, стиль которого требуется поменять, открыть список стилей

стандартной панели инструментов и выбрать нужный вам стиль из предложенного

списка. В результате фрагмент будет оформлен соответствующим образом.

Параметры форматирования можно узнать из специального справочного

окна, а так же из окон диалога “Стиль”, “Изменение стиля”, “Создание

стиля”, “Организатор”. Все перечисленные выше окна диалога содержат раздел

“Описание”, в котором представлены все параметры формата.

Получение информации о параметрах форматирования.

. Выберите мышкой меню Справка команда Что это такое. Курсор примет вид

пиктограммы (стрелки и знака вопроса).

. Установите курсор на интересующем вас фрагменте текста. Появится

специальное окно, содержащее все параметры форматирования данного

фрагмента.

Перемещая видоизмененный курсор по тексту можно получить все сведения о

параметрах форматирования любого фрагмента текста.

Установка стилей с помощью окна диалога “Стиль”

Наиболее широкие возможности по работе со стилями предоставляет окно

диалога “Стиль”.

. Установите курсор в пределах фрагмента текста, которому надо изменить

стиль. Если необходимо установить стиль для нескольких абзацев (или

нескольких символов), выделите их

. Выберите команду Формат | Стиль. Откроется окно диалога “Стиль”.

. В списке Стиль выберите требуемый стиль. В поле “Образец абзаца”

появится фрагмент документа с установленным стилем в уменьшенном виде, а

поле “Образец символов” — пример выбранного стиля в применении символов к

одному слову предложения. В нижнем разделе “Описание” отображается

описание параметров форматирования используемого стиля.

. Если данные параметры вас устраивают, нажмите кнопку Применить, и стиль

будет применен.

Назначение окна диалога “Стиль” значительно шире, чем просто установить

выбранный стиль. С его помощью можно:

. Изменять существующие стили

. Создавать новые стили

. Удалять ставшие ненужными пользовательские стили

. Копировать требуемые стили из одного шаблона в другой

Установка стилей с помощью панели инструментов “Форматирование”

Установите курсор в пределах текста, для которого предполагается изменить

стиль. В случае необходимости выделите в документе несколько абзацев или

символов.

. Нажмите кнопку, расположенную в правой части поля Стиль, откроется список

стилей, определенных для текущего документа.

. Выберите в списке нужный стиль.

Выделенный фрагмент сразу же будет отформатирован с использованием

указанного вами стиля.

Копирование стилей

. Выделите фрагмент текста, стиль которого вы хотите скопировать.

. Нажмите кнопку Копировать формат, курсор примет вид кисти.

. Установите указатель мыши в начало фрагмента текста, для которого

требуется скопировать формат. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская

ее, переместите указатель в конец фрагмента, после чего отпустите кнопку

мыши. В результате фрагмент текста будет отформатирован выбранным стилем,

указатель мыши примет нормальный вид.

. Если вам нужно скопировать стиль в несколько фрагментов текста, кнопку

Копировать формат следует нажать дважды. В результате после копирования

стиля курсор мыши не восстановит своей первоначальной формы, и вы можете

продолжить копирование стиля в следующие фрагменты. Для завершения

операции копирования нажмите кнопку Копировать формат еще раз или нажмите

клавишу Esc.

Установка стилей с помощью клавишных команд

Для установки стиля можно использовать клавишные команды. В табл.

10.2 приведены клавишные команды, доступные при работе в MS Word.

Клавишные команды, предназначенные для работы со стилями

|Команда |Назначение |

|Ctrl+Shift+N|Устанавливает стиль “Нормальный” |

|Alt+Ctrl+1 |Устанавливает стиль “Заголовок 1” |

|Alt+Ctrl+2 |Устанавливает стиль “Заголовок 2” |

|Alt+Ctrl+3 |Устанавливает стиль “Заголовок 3” |

|Ctrl |Открывает список Стиль стандартной панели инструментов. Если |

|+Shift+S |панель отсутствует на экране, открывает окно диалога “Стиль” |

|Ctrl+Y или |Устанавливает предыдущий стиль |

|F4 | |

|Alt+Shift+ |Повышает уровень заголовка |

|Alt+Shift+ |Понижает уровень заголовка |

|Shift+Tab |Повышает уровень заголовка только в режиме Структуры |

|Tab |Понижает уровень заголовка в режиме просмотра структуры |

|Ctrl+Q |Восстанавливает исходный формат одного или нескольких абзацев |

|Ctrl+Spaceba|Удаляет установленные дополнительно параметры форматирования для |

|r |символов |

Создание стилей

Проще всего создавать стиль, основываясь на одном из существующих стилей.

Для создания нового стиля предназначено окно диалога “Создание

стиля”. Для открытия этого окна выберите команду Формат | Стиль и в окне

диалога “Стиль” нажмите кнопку Создать.

Рассмотрим два способа создания нового стиля.

Создание стиля

Выберите команду Формат | Стиль. Откроется окно диалога “Стиль”.

Нажмите кнопку Создать. Откроется окно диалога “Создание стиля”.

o В поле Имя введите имя нового стиля, основываясь на приведенных ниже

правилах:

> Имя стиля может содержать до 253 символов, включая любые символы,

кроме:

. Обратной наклонной черты (\)

. Фигурных скобок ({})

. Точки с запятой (;)

> Запятые могут использоваться только в качестве символов, разделяющих

несколько имен одного стиля.

o Поле Основан на стиле укажите один из стандартных или пользовательских

стилей.

o В зависимости от того, создаете вы стиль абзаца или символа выберите из

списка Стиль соответствующую опцию.

o Выберите из списка Стиль следующего абзаца требуемый стиль.

o Откройте меню Формат нажатием одноименной кнопки.

o Выберите параметры форматирования, которые вы собираетесь внести в

создаваемый стиль (шрифт, формат абзаца, табуляция, обрамление и т.д.).

o Сделав требуемые установки, нажмите OK.

o В разделе “Описание” окна диалога “Создание стиля” проверьте

установленные параметры стиля и нажмите Применить. MS Word отформатирует

абзац, в котором установлен курсор, только что созданным стилем.

Альтернативный способ — создание стиля по образцу сводится к

форматированию фрагмента текста с последующей установкой требуемых

параметров форматирования в окне диалога “Создание стиля”. Рассмотрим

создание стиля по образцу для абзаца, который должен обращать на себя

внимание читателя.

Альтернативный способ создание стиля по образцу

. Выберите нужный абзац и отформатируйте его.

. Таким образом мы создали образец, на основании которого теперь создадим

стиль.

. Выберите команду Формат | Стиль, нажмите кнопку Создать.

. В поле Имя введите: Выделение, в поле Основан на стиле выберите

Нормальный, в поле Стиль выберите Абзаца, в поле Стиль следующего абзаца

— Нормальный.

. Нажмите кнопку Формат, выберите параметры установленные ранее при

форматировании образца. Нажмите OK.

. Проверьте установленные параметры в разделе “Описание” окна диалога

“Создание стиля”. Если они вас удовлетворяют, нажмите OK.

. В разделе “Образец” окна диалога “Стиль” вы увидите все сделанные вами

установки

. Нажмите кнопку Закрыть.

В результате в списке Стиль на панели инструментов “

Форматирование” появится новый стиль “Выделение”, предназначенный для

абзацев текста, на который следует обратить внимание читателя.

Поиск и замена стилей

Найти и заменить стиль любого фрагмента текста можно с помощью

механизма поиска — замены. В окне диалога “Найти” предусмотрено меню

Формат, в котором присутствует опция Стиль. MS Word анализирует параметры

форматирования, установленные в качестве условий поиска. Аналогично

работает механизм замены.

Поиск и замена стилей

. Выберите команду Правка | Заменить

. В окне диалога “Заменить” нажмите кнопку Формат. На экране появится

следующее меню.

. Выберите команду Стиль. Откроется окно диалога “Поиск стиля”.

. Выберите стиль, который требуется найти. В нижней части окна диалога

появится описание искомого стиля. Нажмите OK. В окне диалога “Заменить”,

ниже поля Найти, появится наименование выбранного стиля.

. Щелкните мышкой в поле Заменить на, нажмите кнопку Формат, выберите из

списка опций Стиль.

. В окне диалога “Заменить стиль” выберите стиль, на который нужно поменять

найденный стиль (например, “Заголовок 2”). Нажмите OK.

. В окне диалога “Заменить” нажмите кнопку Заменить.

MS Word последовательно будет предлагать вам для замены найденные

фрагменты текста, оформленный стилем “Заголовок 1”. Ваша задача сводится к

анализу целесообразности данной замены и нажатию кнопок Заменить и Найти

далее.

Если вы уверены, что все фрагменты, оформленные стилем “Заголовок 1”,

должны изменить свои параметры на “Заголовок 2”, нажмите кнопку Заменить

все.

Библиотека стилей

MS Word содержит ряд шаблонов (встроенных и, возможно,

пользовательских), каждый из которых предоставляет в ваше распоряжение

набор стилей для оформление документа. Для удобства использования стили,

доступные во всех шаблонах, сведены в Библиотеку стилей, которая доступна

через одноименное окно диалога. Данное средство предоставляет вам

возможность не только выбрать, но и визуально оценить, как будет выглядеть

документ, если вы воспользуетесь тем или иным шаблоном. Все это можно

сделать, не покидая окна диалога “Библиотека стилей”. Открытие этого окна

осуществляется с помощью команды Формат | Библиотека стилей.

В левой части окна диалога содержится список всех доступных шаблонов,

среди которых можно выбрать наиболее приемлемый с вашей точки зрения.

Верхнее поле содержит имя выбранного вами шаблона.

Ниже расположены три переключателя:

. При установке переключателя Документ в правом окне будет открыт активный

документ. Перебирая различные варианты шаблонов, в этом окне вы сможете

увидеть, как меняется ваш документ при изменении шаблона.

. При установке переключателя Пример в основном окне демонстрируется

встроенный пример шаблона, если он предусмотрен. Однако не все встроенные

шаблоны сопровождаются примерами. Если пример отсутствует, то в окне

появляется, сообщение, отформатированное стилем основного текста шаблона,

о том что пример отсутствует.

. Переключатель Образцы стилей действует аналогично переключателю Пример,

то есть, если для шаблона предусмотрен пример, он отобразится в основном

окне. Если шаблон не содержит образцов стиля, в окне появится сообщение,

отформатированное стилем первой строки шаблона, о том, что образцы

отсутствуют.

Любой из встроенных шаблонов можно применить к документу и увидеть

образец измененного текста. Подобрав шаблон, следует нажать OK, в

результате чего документ будет перенесены элементы формата выбранного

шаблона. Сам же шаблон останется без изменений.

Авто формат.

Как следует из названия, автоформат может форматировать документ без

вашего участия. Прибегнув к помощи этого средства, вы предлагаете MS Word

самостоятельно решить проблемы, связанные с форматированием. MS Word

производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем

форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.

Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и

после его ввода. При этом вы оставляете за собой право принять или

отвергнуть форматирование произведенное с помощью автоформата. Кроме того,

вы можете частично принять, а от части внесенных изменений — отказаться.

Автоформатирование в процессе ввода текста

Автоформатирование в процессе ввода, пожалуй одно из наиболее удачных

средств, облегчающих создание документа.

. Выберите команду Сервис | Автозамена

. В окне диалога “Автозамена” перейдите на вкладку “Автоформат”.

. Установите переключатель При вводе.

. Выберите нужные вам опции из раздела “Применять при вводе”, установите

флажки соответствующие нужным опциям.

. Нажмите OK.

Если вы решили использовать все предлагаемые средства автоформата,

целиком положившись на автоматического помощника, все же следует выполнять

ряд правил. Чтобы установить:

. Заголовок 1. Введите текст без отступов и табуляций, начиная с левого

края строки, с прописной буквы, не используя знаков препинания. В конце

быстро дважды нажмите клавишу Enter.

. Заголовок 2. Выполните действия, аналогичные установке Заголовка 1 и,

кроме того, установите табуляцию (с помощью клавиши Tab или кнопки

Увеличить отступ на панели инструментов “Форматирование”).

. Заголовок 3. В этом случае необходимо дважды нажать клавишу Tab или

кнопку Увеличить отступ. Остальные действия аналогичны установке

Заголовка 1.

. Для каждого следующего уровня заголовка меняется только количество

нажатий клавиши Tab или кнопки Увеличить отступ (на один раз меньше

порядкового номера уровня заголовка). Заголовки не могут следовать

подряд, между ними должна располагаться хотя бы одна строка текста.

. Нумерованный список получается, если ввести 1. и пробел перед первым

абзацем списка. Каждый абзац заканчивайте нажатием клавиши Enter. Для

отключения нумерации нажмите Enter дважды.

. Маркированный список получается, если ввести * и пробел в начале строки

первого абзаца. Каждый абзац заканчивайте нажатием клавиши Enter. Для

выключения списка нажмите Enter дважды.

. Сплошная линия. Введите подряд три дефиса, нажмите Enter.

Авто форматирование уже введенного текста.

Для автоматического форматирования существующего текста необходимо на

вкладке “Автоформат” окна диалога “Параметры” установить переключатель При

выборе команды. Далее можно запустить процесс автоформатирования с помощью

кнопки Автоформат стандартной панели инструментов или команды Формат |

Автоформат.

При автоматическом форматировании документа, в зависимости от

установок, сделанных на вкладке “Автоформат” (команда Сервис | Параметры),

MS Word производит следующие изменения:

. К каждому абзацу применяется стиль

. Удаляются лишние маркеры абзацев

. Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев.

. Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых

для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня.

. Символы (C), (R) и (TM) заменяются на символы из установленного шрифта:

символ авторского права, символ зарегистрированного товарного знака и

символ товарного знака ©, ® и™ ™.

С помощью кнопки Автоформат можно быстро отформатировать текст, и

если вы не удовлетворены полученными результатами, можно отменить

автоформатирование нажатием кнопки Отменить. В любом случае, вышеописанные

замены, производимые с помощью кнопки Автоформат могут быть полезными.

Шаблоны и документы

По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который

содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню,

клавиатуры, панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Он не

содержит макросов, элементов автотекста. Со временем, он может

видоизменяться по мере ввода в него различных установок. Шаблон “Обычный”

является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого

документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки

форматирования, элементы автоматизации, вы в дальнейшем можете сделать его

шаблоном. Создавая документы на основе созданного шаблона, вы получаете

возможность использовать все сделанные ранее установки. Их не нужно делать

выполнять, они успешно будут работать в документе также, как и в предыдущем

документе, который вы сделали шаблоном.

Если вы собираетесь использовать созданный шаблон для какого-то

определенного типа документов (например, только для создания определенных

форм), то такой шаблон называется специальным. Как правило, специальные

шаблоны имеют определенное форматирование текста, страницы, а также могут

иметь элементы автоматизации, настройки меню, панелей.

При работе с шаблонами вы можете перенести из одного шаблона в другой

шаблон или документ любые определенные в нем параметры. Эта возможность

сэкономит время, затрачиваемое на разработку новых шаблонов и документов.

Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный

шаблон, а также созданные на его основе документы, в MS Word установлены

следующие приоритеты:

. Специальный шаблон имеет приоритет над общим

. Документ имеет приоритет над специальным шаблоном

То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в

шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального

шаблона блокируют установки шаблона “Обычный”. Это значит, что вы можете

видоизменять шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона

“Обычный”.

Приступая к работе с шаблонами, мы рекомендуем вам набраться терпения

и ознакомиться со всеми встроенными MS Word шаблонами. Если среди множества

шаблонов вы найдете для себя полезный, сходный с требуемым документом,

внесете в него некоторые изменения и дополнения. Вы все равно затратите

меньше времени на доводку имеющегося шаблона, чем на создание нового.

Имейте в виду простое правило: делайте копию шаблона, давая ей другое имя,

и работайте с ней, оставляя исходный шаблон неизменным. Он может вам еще

пригодиться.

Обзор встроенных шаблонов

Как уже говорилось, Word содержит ряд встроенных шаблонов и мастеров

для создания различных стандартных документов наиболее часто используемых в

делопроизводстве.

Стандартные шаблоны MS Word

Шаблон Характеристика

Общие

Обычный Многоцелевой шаблон, предназначенный для документов разных

типов

Письма и факсы

Факсы Содержит три вида факсов: Изысканный, Современный,

Стандартный

Письма Три вида писем: Изысканное, Современное, Стандартное

Мастер писем Позволяет в диалоговом режиме создать несколько

стандартных типов факсов

Мастер факсов Позволяет в диалоговом режиме создать несколько типов

писем

Записки

Записки Содержит три вида шаблона записок: Изысканная, Современная,

Стандартная

Мастер записок Позволяет в диалоговом режиме создавать несколько видов

записок, для многостраничных записок устанавливает

колонтитулы

Отчеты

Отчеты Создает три вида отчетов: Изысканный, Современный, Стандартный.

Содержит все возможные виды форматирования

Другие документы

Мастер повесток дня Создает различные формы повесток дня

Мастер грамот Создает четыре вида наградных листов

Мастер календарей Создает календарь на год

Мастер резюме Создает три вида резюме (Изысканное, Современное,

Стандартное)

Мастер таблиц Создает различные типы таблиц

Резюме Создает три типа резюме

Счет Создает счет, автоматически вычисляет сумму

Табель Создает недельный табель учета рабочего

времени

Заказ Создает заказ, автоматически вычисляет сумму

Публикации

Брошюра Создает двухстороннюю, трехколоночную брошюру

Шаблон Характеристика

Заявление для печати Создает три типа заявлений для печати: Изысканное,

Современное, Стандартное

Бюллетень Создает информационный бюллетень

Мастер бюллетеней Создает Классический или Современный бюллетень

Руководство Создает инструкции, руководство, документацию с содержанием и

алфавитным списком

Справочник Создает адресные или телефонные справочники

Диссертация Шаблон для оформления диссертаций, со списком литературы,

алфавитным указателем

Замена шаблона

Представьте себе ситуацию: вы создали служебную записку. В дальнейшем

эта записка переросла в статью, а в последствии и в отчет вашей

деятельности. Для каждого из этих документов существует специальный шаблон,

позволяющий оформить документ так, как того требует его назначение. Таким

образом вы можете изменить шаблон и получать новый документ. Сначала вы

используете шаблон “Стандартная записка”, затем для статьи можно

использовать шаблон “Брошюра”, преобразованный к требованиям издания, для

которого предназначена статья. Далее, дополнив содержимое, можно

воспользоваться шаблоном “Отчет”. При этом содержание документа может

меняться незначительно, но благодаря оформлению вы получите три совершенно

разных документа.

Пример. Замена шаблона

. Выберите команду Файл | Шаблоны. Откроется окно диалога “Шаблоны и

надстройки”.

. Нажмите кнопку Присоединить, откроется окно диалога “Присоединение

шаблона”.

. Выберите нужную папку, а в папке — название требуемого шаблона. Нажмите

Открыть. Снова будет открыто окно диалога “Шаблоны и надстройки”.

. Установите флажок Автоматически обновлять стили документа. Нажмите OK

В активном документе используемые стили будут изменены на стили из

присоединенного шаблона.

Изменение документа при изменении присоединенного к нему шаблона

В предыдущем примере вы увидели, как изменяется документ при замене

шаблона, на котором он основан. Таким образом при замене присоединенного к

документу шаблона, происходят следующие изменения:

. Если к документу присоединить другой шаблон, в документе станут

доступными элементы из нового шаблона

. При внесении изменений в шаблон новые свойства приобретут только

документы создаваемые на основе измененного шаблона

. На созданные ранее документы изменения в шаблоне, на котором они

основаны, не влияют

. При замене шаблона в документе соответствующим образом будут изменены

только то есть стили, названия которых в точности соответствуют

существующим в новом шаблоне

Использование нескольких шаблонов одновременно

MS Word позволяет использовать несколько шаблонов одновременно. Такая

необходимость может возникать, когда из одного шаблона вы хотите

позаимствовать, например, форматирование страницы, из другого — стили, из

третьего — оперативные клавиши или макросы. Как вы уже знаете, в таких

случаях можно скопировать нужные элементы из разных шаблонов через окно

диалога “Организатор”. В качестве альтернативного способа можно подключить

нескольких шаблонов одновременно. Однако использование нескольких шаблонов

имеет свои особенности.

При использовании нескольких шаблонов с одинаковыми имена стилей

могут возникнуть проблемы, связанные с совпадающими именами. Если вы внесли

изменения в стандартный стиль, который используете в текущем шаблоне, а в

подключенном для копирования шаблоне оказался еще не измененный стиль, то

автоматически измененные стили заменятся на прежние. Поэтому, при

использовании нескольких шаблонов ваша задача усложняется необходимостью

скопировать шаблон и заменить совпадающие имена стилей.

Пример. Одновременное использование нескольких шаблонов

. Выберите команду Файл | Шаблоны. Откроется окно диалога “Шаблоны и

надстройки”.

. Нажмите кнопку Добавить. Откроется окно диалога “Добавление шаблона”.

. Выберите из списка нужные шаблоны (для выделения сразу нескольких файлов

используйте клавиши Shift и Ctrl, как описано в предыдущем примере).

. Нажмите кнопку Открыть. Вы возвратитесь в окно диалога “Шаблоны и

надстройки”. При этом добавленные шаблоны появятся в списке загруженных

шаблонов.

. Нажмите OK.

Изменение шаблона

При работе с документом, построенным на основе какого-то шаблона,

может возникнуть необходимость внести в шаблон изменения. Обычно это

касается стилей и параметров форматирования страницы. При этом можно

непосредственно видоизменять сам шаблон, а можно вносить изменения в

документ, основанный на этом шаблоне, и затем сохранить внесенные изменения

в шаблоне.

Внося изменения в шаблон, обязательно копируйте его, с тем, чтобы исходный

шаблон не был поврежден.

. Выберите команду Файл | Открыть, откройте шаблон, который хотите

изменить, и сохраните его под другим именем. Дальнейшие действия

осуществляются с копией шаблона.

. Если в окне диалога “Открытие документа” отсутствует список шаблонов,

выберите в поле Тип файла значение Шаблон документа.

. Внесите изменения в стили шаблона, подписи рисунков, формат страницы,

макросы, элементы автотекста, панели инструментов, настройки меню и

оперативные клавиши.

. С помощью окна диалога “Организатор” меню Сервис Шаблоны и надстройки

можно скопировать из шаблона в другой шаблон любой элемент (стили,

автотекст, панели, макросы), переходя на соответствующие вкладки окна

диалога.

. Для копирования стилей перейдите на вкладку “Стили”.

. Нажмите кнопку Закрыть файл, она изменит название на Открыть файл.

Нажмите ее, откроется окно диалога “Открытие файла”.

. В поле Тип файл” укажите Шаблоны документов, выберите из списка шаблонов

требуемый файл и откройте его.

. Повторите эту процедуру для шаблона, в который необходимо скопировать

элементы списка.

. Теперь, когда с обеих сторон окна диалога открыты нужные вам шаблоны,

выделите элементы списка стилей, которые нужно скопировать, используя

клавиши Shift или Ctrl.

. Нажмите кнопку Копировать. Если в шаблоне имеются одноименные стили,

которые вы не хотите использовать, нажмите кнопку Удалить. При

необходимости переименовать стиль используйте кнопку Переименовать.

. Закончив внесение изменений в стили выберите следующую вкладку. Действия

в каждой вкладке аналогичны описанным выше.

. Для завершения внесения изменений в шаблон нажмите кнопку Закрыть.

. Сохраните шаблон.

Создание собственного шаблона.

Описанная выше процедура изменения шаблона через документ может

расцениваться как создание шаблона, ведь вы изменили документ, созданный на

базе шаблона, и сохранили его в качестве нового шаблона, таким образом

появился новый шаблон. Безусловно, понятия изменение и создание шаблона

взаимосвязаны.

Таким образом, условно можно предложить два способа создания шаблона:

. Изменить документ, созданный на основании какого-то шаблона, и сохранить

его в качестве нового шаблона

. Создать документ, основанный изначально на шаблоне “Обычный”, внести в

него все возможные установки (элементы шаблона) и сохранить в качестве

нового шаблона

Последний способ безусловно чрезвычайно трудоемкий, но если среди имеющихся

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5